DLS Version 16.3

Hier werden finden Sie die Informationen zur Version 16.3. Aktuelle Version ist 16.2

DLS Version 16.2

Hier werden finden Sie die Informationen zur Version 16.2. Diese Version wird mit Ende des Quartals 3/2020 zur Verfügung stehen.

Die Design und Styles aus der Version 16.1 wurden wieder zurückgenommen, da dadurch das Programm, v.a. bei PCs mit nicht sehr schneller Grafikkarte, zu langsam wurde und der Fensteraufbau nicht schnell genug war. Wir werden aber dennoch versuchen in Kürze einen Darkmode zur Verfügung zu stellen. Auf jeden Fall wurde das Design mal dahingehend überarbeitet, dass die Icons nun zentral bereitgestellt werden und damit in allen Bereichen des Programms auch gleich aussehen. Des weiteren wurden die Sprachdateien in Deutsch und Englisch überarbeitet.


Nun zu den neuen Funktionen:

Aktivitätsstatistik

Aktivitätsstatistik
 
In der Aktivitätsstatistik kann man sich eine jährliche oder monatliche Auswertung über alle Ereignisse im DLS erstellen lassen. Mit einem Doppelklick auf z.B. alle exportierten Dokumente bekommen Sie ein eine tabellarische und optische Auswertung zu dem Ereignis und können über das Info Icon auch gleich alle Einträge zu dem Event in dem Zeitraum betrachten. Exportieren lassen sich die Daten natürlich auch.
stat02
 

Ereignis - Report

stat03
 
In den Statistiken gibt es auch zwei neue Einträge mit Ereignsreport - Täglich und Ereignsreport - Monatlich. Damit lassen sich für diverse Ereignisse Grenzwerte festlegen, damit man dann per Mail verständigt werden kann, wenn dieser Grenzwert überschritten wird.

Dokumente prüfen, freigeben etc.

docapprove
 
Bei den Prüf- und Freigabeaktionen gibt es nun eine Buttonleiste oben mit den verschiedenen Aktionen, wie Entwurf betrachten, auschecken, Kommentare ansehen etc.

MS Powerpoint

Die Darstellung und die Übertragung der Daten nach MS Powerpoint hat sich grundlegend geändert - es können nun viel mehr Daten an das MS Powerpoint Dokument gesendet und in das Layout eingebunden werden. Hierfür wird es in Kürze eine eigene Anleitung geben bzw. das entsprechende Kapitel aktualisiert werden.

Ordner suchen

dokumente - ordner - suchen
 
Hier kann man nun auch nach einer Ordner-ID suchen. Also dem 17 stelligen Code des Ordners.

Vorlagenübersicht

SATools01
 
Bei der Vorlagenübersicht in den SA-Tools bekommt man einen Überblick, welche Dokumente welche Vorlage haben und wie viele dieser Dokumente keine aktuelle Vorlage haben. Dieses Tool kann man dann gut verwenden, wenn man die Vorlagen umstellen will.

Dokumente erneut öffnen (MRU) und Pinnwand

mru01
 
Bei den zwei Punkten wurde auch eine Suche implementiert, falls die Listen mal länger werden.

Servereinstellungen - Volltextsuche

servereinstellungen - volltextsuche
 
Bei der Volltextsuche wurde die Möglichkeit implementiert die Einstellungen zu ändern und damit Dokumententypen aus den Volltextsuche auszuschließen.

Benutzereinstellungen zurücksetzen

Benutzereinstellungen zurücksetzen
 
Es kommt zuweilen vor, dass die Listenansichten durcheinander kommen und nicht mehr richtig angezeigt werden. Hier kann man für den gewählten Benutzer diese Einstellungen zurücksetzen. Weiters kann man auch beim Login diese Option wählen, wenn man die eigenen Einstellungen zurücksetzen will.

Dokumentenordner aus Textfeld einfügen

Ordner Popup
Muss man mehrere Unterordner auf einmal erstellen, dann kann man dies schneller machen, wenn man diese Option hier wählt und alle Ordnernamen in dem Textfeld eingibt oder aus z.B. Excel Liste importiert. Die Einstellungen (Prüfer, Freigebender, Verteiler) werden von dem Ordner übernommen, unter dem diese eingefügt werden. Stellen Sie also vorher sicher, dass diese Einstellungen ihren Anforderungen entsprechen.

Dokument - Events

Document Event Info
Wird ein Dokument importiert, so wird nun mitgeloggt von welcher Datei importiert wurde. Beim Check-in wird das ebenfalls mitgeloggt, damit man das hier schnell ermitteln kann. Einsehen kann man das in dem man in den Dokumenten - Events (aufzurufen über die Dokumenteneigenschaften) auf einen Eintrag doppelklickt.

Prüfung ob ein Dokument bereits importiert wurde

Dokument importieren - Duplikat ignore
 
Wird eine ganze Dokumentenstruktur importiert (also ein gesamter Baum) dann wird auch geprüft, ob ein Dokument bereits vorhanden ist. Bisher konnte man bei dieser Prüfung nur Abbrechen also das Dokument wurde nicht importiert. Nun hat man auch die Möglichkeit diesen Hinweis zu ignorieren und das Dokument dennoch zu importieren.

Eindeutiger Dokumentencode

Servereinstellungen - Dokumentencode
 
Es wurde nun in den Servereinstellungen eine Option aufgenommen, mit der man das System so konfigurieren kann, dass Dokumentencodes nur einmal vergeben werden können. Wir beim Erstellen, Kopieren versucht einen bereits bestehenden Code noch mal zu vergeben, so erscheint ein entsprechender Hinweis.

Reports - Mehrfacher Code

Report Dokumentencode
 
Um mehrfache vergebene Dokumentencodes aufzuspüren, wurde eine Report Funktion in das Hauptmenü aufgenommen. Hier finden Sie einen Punkt bei dem alle mehrfach vergebenen Codes aufgelistet werden. Bitte beachten Sie das gelöschte Dokumente nicht, archivierte Dokumente aber schon berücksichtigt werden. Mit "Suche anwenden" können Sie die Ergebnisse in der Dokumentenliste anzeigen und die Codes über die Dokumenteneigenschaften ändern.

Reports - Mehrfacher Titel

Wie beim Code können hier Dokumente mit dem selben Titel aufgelistet werden.
Suche - Voller Verzeichnispfad
 

Dokumentensuche - Voller Verzeichnispfad

In der Dokumentensuche kam ebenfalls eine Option hinzu. Ist die Option nicht aktiviert, dann wird unter Ordner nur der einfache Ordnername angezeigt, in dem sich das Dokument befindet. Ist die Option angeklickt, dann wird der vollständige Verzeichnispfad angezeigt. Diese Option wurde eingefügt, da es bei mehreren Dokumenten recht lange dauern kann, bis alle vollen Verzeichnispfade für alle Dokumente erstellt wurden. Mit der einfachen Ordneranzeige wird die Anzeige der Suchergebnisse beschleunigt.

Alle ausgecheckten Dokumente

dls16 1 004
 
Für "Admins" gibt es eine neue Funktion, damit sie alle ausgecheckten Dokumente von allen Benutzern einsehen und gegebenenfalls den Checkout abbrechen können.

Dokument reaktivieren mit neuer Versionsnummer

Dokument reaktivieren
 
Von einem Kunden eingemeldet wurde der Wunsch, dass man eine neue Versionsnummer bekommt, wenn man ein abgelaufenes Dokument reaktiviert. Diesem Wunsch haben wir umgesetzt und in die Auswahl zum reaktivieren aufgenommen. Wird diese Option gewählt, dann wird auch das Freigabedatum aktualisiert. Das "Gültig bis" Datum wird berechnet aus dem aktuellen Freigabedatum und der letzten Dauer der Gültigkeit. Wenn Sie diese Option nicht brauchen, oder verwirrend finden, dann wenden Sie sich bitte an uns.

Weitere behobene Bugs

  • Beim Klick auf die zuletzt verwendeten Ordner wurde eine Exception ausgelöst, wenn noch auf keinen Ordner geklickt wurde.

DLS Version 16.1

Hier werden finden Sie die Informationen zur Version 16.1. Diese Version wird mit Ende des Quartals 1/2020 zur Verfügung stehen.

Suche

in die neue Suche wurde die Spalte "Letzte Bearbeitung" hinzugefügt. Damit kann man die Suchergebnisse nach dieser Spalte sortieren.

PDFs auf Aktualität prüfen

dls16 1 005
 
In den SA-Tools gibt es einen neuen Eintrag "PDF nicht aktuell". Damit lässt sich überprüfen, ob die von den Dokumenten erstellten PDFs auch aktuell sind.

Ordner

Ordner Popup
Beim Kontextmenü der Ordner (rechte Maustaste) sind zwei Punkte hingekommen. Mit diesen lassen sich leichter ganze Baumstrukturen ein oder ausklappen.

Druck mit Vorlagenwechsel

Bei "Druck mit Vorlagenwechsel" gab es ein Problem, dass die Kopfzeile nicht richtig dargestellt wurde, wenn das Dokument einen Schutz hat. Das wurde behoben.

Mülleimer

dls16 1 Trash
 
Beim Mülleimer wurde eine Möglichkeit eingebaut die Einträge zu filtern, damit man gezielter Einträge aus dem Mülleimer löschen kann.

Bearbeiter hinzufügen - löschen

dls16 1 006
 
In der Mehrfachbearbeitung sind ebenfalls zwei Punkte hinzugekommen. Diese sind jedoch nur sichtbar und aktiv, wenn die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" aktiv sind.
  • Bearbeiter hinzufügen: fügt einen oder mehrere Bearbeiter den gewählten Dokumenten hinzu. Es erfolgt eine automatische Aufnahme in den Verteiler, so diese(r) noch nicht im Verteiler sind.
  • Bearbeiter entfernen: Entzieht einer oder mehreren Personen die Berechtigung die gewählten Dokumente zu bearbeiten. Die Personen werden nicht automatisch aus dem Verteiler genommen.

Bug : Strg-Taste in der Dokumentenliste

Hat man in der Dokumentenliste versucht mehrere Dokumente über die Strg-Taste zu markieren, dann ist der Drag&Drop Cursor erschienen und man konnte keinen weiteren Dokumente markieren. Das wurde behoben und die Auswahl über die Strg-Taste sollte ohne Probleme möglich sein.

Drag&Drop aus dem DLS

Das Drag&Drop Verhalten aus dem DLS hat sich geändert - Man muss nun nicht mehr die Alt- Taste gedrückt halten, um ein oder mehrere Dokumente aus dem DLS zu exportieren. Man kann die Dokumente nun einfach aus dem DLS auf den Desktop, Explorer oder MS Outlook ziehen.

Weitere behobene Bugs

  • Noch keine Einträge

DLS Version 15.3

Hier werden finden Sie die Informationen zur neuen Version 15.3. Diese Version ist seit Ende 2019 verfügbar. Sollten Sie das Update nicht über die Updateautomatik zu Ihnen kommen, dann wenden Sie sich bitte an uns.

Suche

Suche - neuer Aufbau
 
Die Suche wurde komplett überarbeitet und erweitert. So kann man nun auch in historischen Daten suchen (alte Titel etc ) und auch in den Kommentaren und Änderungsanträgen. Die Treffer der Suche werden in einem Vorschau-Fenster angezeigt und die Volltextsuche wurde überarbeitet damit man bei großen Datenmengen kein Timeout mehr bekommt.

Arbeitsdokumente - PDF

wird von einem Arbeitsdokument ein PDF erstellt, so wird das nun bei jedem Checkin aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass damit sehr große Dokumente länger beim Checkin brauchen können. Damit kann man über das DLS.Touch Interface auch Arbeitsdokumente als PDF öffnen und muss kein Office installiert haben.

Arbeitsdokumente öffnen

Auch beim Öffnen von Arbeitsdokumenten wurde das Verhalten geändert. Wird auf ein Arbeitsdokument doppelgeklickt, dann wird nun immer versucht das Dokument auszuchecken - also zum Bearbeiten zu öffnen. Ist das Dokument bereits von einem anderen Benutzer ausgecheckt, so erscheint nun ein Fenster mit einem entsprechenden Hinweis und Optionen. Bisher wurde die freigegebene Version geöffnet, was bei einem Arbeitsdokument nicht wirklich sinnvoll ist und zu einiger Verwirrung gesorgt hat. Bei den angesprochenen Optionen kann man auswählen, ob man den letzten Entwurf oder die freigegebene Version betrachten will, oder die Aktion abbrechen will.

Arbeitsdokumente - Virtuelle Dokumentenansichten

Bei den Virtuellen Dokumentenansichten wurde der Eintrag "Alle Arbeitsdokumente" hinzugefügt. Damit kann man sich schnell alle als Arbeitsdokument definierten Dokumente anzeigen lassen.

Dokumententasks

Hat man auf einen Eintrag in den Dokumententasks doppelgeklickt, wo wurde der Entwurf geöffnet. Das Dokument wurde also nicht ausgecheckt. Das hat zum Teil für Verwirrung gesorgt. Das wurde nun so gelöst, dass gleich das entsprechende Aktionsfenster geöffnet wird und man dann in diesem wählen kann, ob man das Dokument auschecken will oder den Entwurf betrachten will.

MS Office Tools

  • MS Excel - Suchen und Ersetzen: Suchen und Ersetzen ist nun auch bei Excel Dokumenten möglich.
  • MS Word - Suchen und Ersetzen: Wurde erweitert, damit auch gleich Volltext und PDF aktualisiert werden. Weiters werden auch Links ersetzt - wenn z.B. Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! durch Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! ersetzt werden soll
  • MS Word - Vorlage anwenden: Auch hier wird nun gleich PDF und Volltext aktualisiert, wenn die Vorlage des Dokumentes aktualisiert wird.

Ordner anlegen über Textfeld

Ordner über Textfeld anlegen
Über das Menü der rechten Maustaste bei den Ordnern gibt es einen neuen Eintrag mit dem man Unterordner über ein Textfeld erstellen kann. Also kann man z.B. aus einer Excel Datei Einträge markieren und in das Textfeld kopieren. Für jede Zeile in dem Textfeld wird ein Ordner angelegt.

Verteilergruppen anlegen über Textfeld

Verteilergruppen über Textfeld anlegen
 
Wie bei den Ordnern kann man auch Verteilergruppen über ein Textfeld einfügen. Also kann man z.B. aus einer Excel Datei Einträge markieren und in das Textfeld kopieren. Für jede Zeile in dem Textfeld wird eine Verteilergruppe angelegt.

Periodisch zu erstellende Dokumente

Periodisch zu erstellende Dokumente
 
Bei "Periodisch zu erstellende Dokumente" wurde eine Filterfunktion implementiert und die Liste um die Intervall - Spalte erweitert.

Servereinstellungen

MS Office Setup - Suche anwenden
Für das Setup der MS Excel, MS Powerpoint und Visio Dokumente wurde eine Funktion eingebaut, mit der man die entsprechende Dokumente zu dem Eintrag anzeigen kann. Das soll helfen, wenn man eine entsprechende Kopf und Fußzeile ändert und auf die Dokumente anwenden will, oder wenn man einen Eintrag aussortieren will.

Webinterface

  • Beim Webinterface wurde der technische Aufbau des Verzeichnisbaums komplett überarbeitet. Damit sollten sie die Ladezeiten bei einer größeren Ordnerstrukturen drastisch reduzieren.
  • Zuletzt geöffnete Dateien: Dieser Punkt ist nun auch über das Webinterface verfügbar.

Löschen von Dokumenten - Unklare Meldung

Fehler - Dokumente löschen
 
Will man ein Dokument löschen, so gab es eine nicht korrkete Fehlermeldung. Hier wurde aufgefordert die Links aufzulösen auch wenn es gar keine sichtbaren Links mehr gab. Es wurden Links zu gelöschten Dokumnte in die Abfrage miteinbezogen. Das wurde behoben.

Barcodes

barcode
 
Die Maske zum Prüfen von Dokumenten wurden überarbeitet, damit schneller mehrere Dokumente mit dem Barcode überprüft werden können.

Weitere behobene Bugs

  • Erweiterte Suche: War man einmal im Vorlagenordner konnte man die Erweiterte Suche nicht mehr starten. Das wurde behoben.
  • Verteiler - Kontakt löschen: Im Dokumentenverteiler hat sich ein Bug eingeschlichen. Damit wurde ein einzelner Kontakt aus der Liste nicht mehr gelöscht. Das wurde behoben
  • Volltextsuche: Hat man auf einem 64-Bit Betriebssystem die 32-Bit Version des Programms ausgeführt, dann wurden die Dokumente nicht richtig indiziert. Das wurde behoben, indem nun die 64 Bit Version des Index - Programms aufgerufen wird.
  • Flickern alle 15 Sekunden: Das Flickern des Programms alle 15 Sekunden sollte auch abgestellt sein. Die Anzeige bezüglich der Tasks und Mails hat das ausgelöst.

DLS Version 15.2

Sende QM - Info

In die Datenübertragung an die MS Office Dokumente wurde viel Aufwand investiert, damit diese schneller wird. Vor allem bei MS Excel Dokumenten mit einem Netzwerkdrucker als Standarddrucker war die Geschwindigkeit wirklich grenzwertig. Wir hoffen, das wir das verbessern konnten.

MS Visio

Bei MS Visio Dokumenten werden nun auch die Links eingelesen.

MS Powerpoint

Bei MS Powerpoint Dokumenten werden nun auch die Links eingelesen.

MS Office Optionen

Bei den Konvertierungen (Word, Excel, Powerpoint) wurden weitere Möglichkeiten aufgenommen.
  • MS Word: Es werden nun auch folgende Formate in MS Word Dokumente konvertiert: rtf, htm, txt, html, odt
  • MS Excel: Es werden nun auch folgende Formate in MS Excel Dokumente konvertiert: csv, dbf, ods
  • MS Powerpoint: Es werden nun auch folgende Formate in MS Excel Powerpoint konvertiert: odp

Servereinstellungen - Volltextsuche

Die Volltextsuche wurde erweitert, indem man nun nach Einträgen suchen und diese auch zurücksetzen kann, damit der Index neu erstellt werden kann. Bisher war das nur für einzelne Dokumente möglich. Weiters kann man die Volltextsuche nun auch direkt aus den Servereinstellungen starten

Weitere Änderungen

  • Aus den Servereinstellungen wurden die "Überwachten Ordner" entfernt, da diese unter den AddOns einen eigenen Menüpunkt bekommen haben.

Behobene Bugs

  • Noch keine Einträge

DLS Version 15.1

Hier finden Sie alle Informationen zur Version 15.1

Hilfe

Die kontextbezogene Hilfe ist nun auch über die F1 - Taste erreichbar.

Änderungsanträge bei der Freigabe von Dokumenten

Dokument freigeben - Änderungsantrag betrachten
 
Bei der Freigabe von Dokumenten können nun über das Icon rechts oben auch die Änderungsanträge betrachtet werden, wenn diese noch nicht als abgeschlossen markiert wurden. Damit kann man noch überprüfen, ob diese alle bearbeitet wurden.

Drag&Drop von Dokumenten

Version 15-1 Progressbar
Wenn man mehrere bzw viele Dokumente in einen anderen Ordner zieht (STRG - Taste beim Ziehen gedrückt halten) dann wird nun der Fortschritt angezeigt, damit man nicht den Eindruck bekommt, dass das Programm nicht mehr reagiert. Technisch wurde die Prozedur auch beschleunigt.

Verteilergruppen wählen

Eine Änderung gibt es auch, wenn man Verteilergruppen zuweisen will. Es werden nun jene nicht mehr angezeigt, die bereits ausgenommen wurden und wenn eine aufgenommen wird, dann wird diese aus der Auswahlliste gelöscht. Damit soll man besser Übersicht haben, welche Verteilergruppen bereits aufgenommen wurden und welche noch zur Auswahl stehen. Sollten Sie ein Webinterface installiert haben, dann benötigen Sie auch hier ein Update damit diese Änderung wirksam wird.

Webinterface aktivieren/deaktivieren

Webinterface - aktiviert
 
Bei den Servereinstellungen kann nun mit einem einfachen Schalter das gesamte Webinterface aktiviert oder deaktiviert werden. Bei Systemen, bei denen das Webinterface nicht installiert oder gewünscht ist, kann es nun deaktiviert werden und damit werden auch Komponenten in den anderen Programmteilen ausgeblendet, die sich auf diese Funktion beziehen. Somit werden bei den Benutzern die entsprechenden Einstellungen ausgeblendet und auch die Links zu Dokumenten zum Webinterface werden nicht mehr angezeigt.

Dokumente kopieren - Ordner wählen

Dokumentenordner suchen
 
Wenn man ein Dokument kopiert und wurde die Maske, um den Zielordner zu wählen überarbeitet. Es wurden zum einem die Icons übernommen und zum andern werden nun auch die zuletzt genutzten Ordner in einer Liste angezeigt, sodass man diese schneller wählen kann.

Maximalgröße für E-Mails

Servereinstellungen - Maximale Mailgröße
In den Servereinstellungen kann nun erfasst werden, was die Maximalgröße ist, mit der E-Mails über den Mailserver versendet werden können. Es wird dann eine Warnung angezeigt, wenn das aktuelle Dokument diese Maximalgröße überschreitet.

PDF Dokumente von Office Dokumenten exportieren

PDF Dokumente von Office Dokumenten exportieren
 
Wurde zu den Office Dokumenten ein PDF erstellt, so können diese nun auf einmal exportiert werden. Hierbei kann man wählen, ob die Dokumente einzeln in ein Verzeichnis oder zusammen in eine ZIP - Datei exportiert werden können.

Ordner in Mülleimer löschen

Wird nun ein Ordner gelöscht, dann kommt er auch zuerst mal in den Mülleimer und kann von dort auch wiederhergestellt werden. Was es hier noch zu beachten gibt, wenn die Ordner wiederhergestellt werden, wird noch genauer beschrieben.

Ereignisse zu Ordner

Ordner anlegen und ändern - Ereignisse
 
Geht man in die Einstellungen zu einem Ordner so gibt es einen neuen Eintrag mit Ereignisse. Hier bekommt man einen schnellen Überblick wer welche Änderungen zu dem Ordner vorgenommen hat.

Gesendete Mails

In den gesendeten Mails kann nun über die rechte Maustaste eine Mail erneut verschickt werden. Danach wird die Liste aktualisiert. Anmerkung: Bis die Mail erneut verschickt wird kann es bis zu 15 Minuten dauern.

Erweiterte Suche

Erweiterte Suche
 
Bei der erweiterten Suche wurde das Interface überarbeitet und mit einem Popup Menü versehen, damit Tastaturkürzel verwendet werden können.

Dokumente mit Drag&Drop exportieren

PDF Export DragDrop
 
Mit gedruckter "ALT" Taste lassen sich ja Dokumente direkt aus dem DLS auf den Desktop oder in andere Anwendungen exportieren. Für diesen Export wurde ein Optionsfenster eingebaut, in dem man einstellen kann, ob z.B. das PDF von einem freigegebenen Dokument exportiert werden soll. Ob dieses Optionsfenster erscheint oder nicht, kann man in den Benutzereinstellungen definieren.

Ordner suchen

dokumente - ordner - suchen
 
Das Layout zur Ordner-suche wurde leicht überarbeitet und auch werden nun die Icons angezeigt, damit man sich hier auch leichter orientieren kann, wenn man die Ordnerstrukturen farblich codiert hat. Auch wurde eine eigene Hilfe - Seite implementiert. Auch wurde für Admins die Möglichkeit geschaffen, Suchergebnisse auch zu löschen. (rechte Maustaste). Weiters für Admins kann über die rechte Maustaste auch die Bezeichnung des Ordners geändert werden.

Neue virtuelle Ansichten

Es gibt zwei neue virtuelle Ansichten. Einmal "Alle MS Word Dokumente ohne QM-Info" und "Alle MS Excel Dokumente ohne QM-Info". Mit diesen kann geprüft werden, ob es Dokumente gibt, bei denen das QM - Senden deaktiviert ist. Sollten Dokumente gefunden werden und das eigentlich nicht gewünscht sein, dass die Option für diese Dokumente deaktiviert ist, dann kann man diese Dokumente markieren -> rechte Maustaste -> Eigenschaften und dort über die Mehrfachbearbeitung die Option aktivieren. Danach den Button QM - Info senden klicken, damit die Daten übertragen werden.

Benutzerumleitung

In der Benutzerumleitung gibt es nun eine Option, mit der man einstellen kann, ob eine Meldung angezeigt wird, wenn in einem Dokument die Umleitung erfolgt. Weiters können nun aus der Benutzerumleitung Kontakte, die keine Funktion mehr haben gelöscht werden. Auch wurde diese Prüfung erweitert und es wird nun auch geprüft, ob der Kontakt eine Funktion in den Jobs etc hat.

Benutzer mit Tagesübersicht

Benutzer - Tagesübersicht
 
Bei den Benutzern kann nun über das Menü der rechten Maustaste der Punkt "Benutzer mit Tagesübersicht" aufgerufen werden. Damit hat man eine bessere Auswertung um zu sehen, wer eine Tagesübersicht per Mail bekommt und man kann auch Benutzer hinzufügen oder löschen.

Öffnen von Links

Klickt man auf einen Link (innerhalb oder außerhalb des Programms) wird nun geprüft, ob das Dokument gelöscht wurde. Wenn das Dokument gelöscht wurde, so wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Mehrfachfreigabe auf Icon

Mehrfachfreigabe
Markiert man mehrere Dokumente aus der Liste, so wird nun der Button "Dokument freigeben" aktiv. Klickt man auf diesen, so wird die Mehrfachfreigabe aufgerufen, so man die Berechtigung hat.

Prüfung beim Löschen von Dokumenten

msg 50135 - Dokument verlinked - Dokument kann nicht gelöscht werden
Wollen Sie ein Dokument löschen, so wird nun zuerst geprüft, ob auf das Dokument ein Link gesetzt ist. Ist das der Fall, so lässt sich das Dokument nicht löschen, bis Sie den Link aufgelöst haben.

Mail an Verteilergruppe mit MS Outlook senden

Verteilergruppe - Mail Outlook
Eine neue Funktion mit der man an alle die in einer Verteilergruppe enthalten sind, eine E-Mail über MS Outlook senden kann. Outlook muss dazu bereits geöffnet sein.

Pinnwand (Favoriten) verwalten

Benutzer Einstellungen - Pinnwand
 
In den Benutzereinstellungen wurde ein weiterer Register eingeführt, damit man die Pinnwand Dokumente (also die Favoriten) leichter verwalten und Dokumente von der Pinnwand wieder löschen kann. Bisher war das nur über die Startseite möglich.

Spezielle Linkformate

Links - Spezielle Linkformate
 
Beim Button "Links" in der Buttonleiste neben den Dokumenten gibt es einen neuen Eintrag namens "Spezielle Linkformate". Es erscheint ein Fenster mit der man sich eigene Masken zum verarbeiten von Links erstellen kann. Diese Funktion wurde eigentlich zum eigenen Nutzen erstellt, da wir hier die Bilder für die Dokumentation in unser Joomla vom DLS aus einbinden. Sollten Sie Bedarf haben, dann wenden Sie sich bitte an uns, Sie bekommen dann weitere Erklärungen.

Dokument reaktivieren

Dokument reaktivieren 05
 
Ab der Version 15.1 haben Sie beim "Dokument reaktivieren" nun auch noch mal die Möglichkeit das Dokument zum Betrachten zu öffnen. Auch die Maske zum Versenden der Mails wurde an die anderen Aktionen angepasst. Somit haben Sie nun auch hier die Möglichkeit Verteiler und Personen hinzuzufügen oder zu löschen.

Überwachte Ordner

Das Modul zum Definieren der überwachten Ordner wurde in die AddOns aufgenommen, damit man nicht Admin sein muss, um hier Änderungen in den Einstellungen vornehmen zu können. Aus den Servereinstellungen wird dieser Punkt in der Version 15.2 entfernt werden.

PDF Reader

Beim internen PDF Reader wurden folgende Änderungen vorgenommen:
  • PDF mit Drag&Drop öffnen.
  • PDF mit Drag&Drop anhängen wenn die Umschalttaste oder Steuerungstaste beim Rein-ziehen gehalten wird.
  • PDF Reader zeigt nun an, wenn eine Datei geschützt ist und nicht gespeichert werden kann. Es gibt eine neue Option
  • Der PDF Reader versucht den PDF-Schutz aufzuheben, wenn eine geschützte Datei an eine vorhandene angehängt wird. Aber Achtung - es kann nicht jeder Schutz aufgehoben werden.
  • Für die linke Thumbnail Leiste wurde ein eigenen Popup - Menü eingefügt

Systray

Im Systray (das ist das kleine DLS Icon bei der Uhr) wurde der KVP aufgenommen. Auch kann man dort nun die Dokumente der Pinnwand und die MRU - Dokumente aufrufen.

Weitere Änderungen

  • Kontakte wählen: Hier wurde ein Shortcut eingefügt, damit man alle Kontakte auf einmal wählen kann.
  • Verteilergruppen wählen: Hier wurde ein Shortcut eingefügt, damit man alle Gruppen auf einmal wählen kann.
  • Vorlage auf freigegebene Dokumente anwenden: Auf Dokumente, die selbst Vorlagen sind, kann diese Funktion nicht mehr angewandt werden.
  • MS Office Tools: Bei der Zuweisung der Excel Vorlage wird nun angezeigt, welche Vorlage aktuell verwendet wird.
  • Erweiterte Suche: Ein "Abbrechen" Button wurde eingefügt, damit man auch mit der ESC - Taste schließen kann.
  • Benutzeranlage: Wird ein neuer Benutzer angelegt, kann nun auch über die rechte Maustaste eine Suche geöffnet werden. Das ging nicht mehr seit hier nur mehr jene Kontakte angezeigt werden, die noch keinen Benutzerzugang haben
  • Verteilergruppe anlegen:Legt man eine neue Verteilergruppe an, so werden nun Standardwerte vorgegeben.
  • Projekte und Kalender: Die im Programm gewählte Schriftart wird übernommen.
  • Dokumenteneigenschaften für mehrere Dokumente: Hier wurde der Ablauf dahin geändert, dass nun auch Funktionen für freigegebene Dokumente geändert werden können, so das in den Sicherheitseinstellungen aktiviert ist. Vergessen Sie aber nicht auf "QM - Info senden", wenn hier Änderungen vorgenommen wurden.
  • Ordner exportieren: Hier wird nun nach dem Export der Exportpfad in einem Explorer geöffnet.
  • Mails über abgelaufene Dokumente werden nicht mehr verschickt, wenn der Benutzer eine Tagesübersichtsmail bekommt.

Behobene Bugs

  • In den Dokumenteneigenschaften wurde der Export nach MS Excel nicht ausgeführt, wenn die Aktion über die rechte Maustaste aufgerufen wurde. Dieser Fehler wurde behoben. Dokumente zu Kontakten: Hier gab es eine Fehlermeldung, wenn
  • Nicht leere Ordner löschen: Admins können ja mehrere Ordner auf einmal löschen. Es gilt aber auch, dass Ordner nur dann gelöscht werden können, wenn die Ordner leer sind. Und hier hat sich ein Fehler eingeschlichen, wenn in dem zu löschenden Ordner keine Dokumente sind und in den darunter liegenden Ordnern Dokumente vorhanden waren, dann konnte der Ordner dennoch gelöscht werden. Das wurde behoben, also nun kommt eine entsprechende Meldung, wenn in den Unterordnern noch Dokumente sind.
  • Mehrfachreaktivierung: Bei der Mehrfachreaktivierung wurden die Icons für den Mailversand nicht angezeigt. Das wurde behoben.
  • Dokument per Mail versenden: Zwei Einträge des Popup Menüs "Empfänger" hatten das gleiche Tastaturkürzel
  • Layout der Ordner: Wurde das Icon eines Ordners geändert und hat man das auf die Unterordner angewendet, so konnte es zu einer Exception kommen.
  • Dokument mit Drag&Drop importieren und neue Version erstellen: Hat man ein Dokument per Drag&Drop über ein bestehendes, freigegebenes importiert. so wurde beim ersten Checkout teilweise noch das alte Dokument angezeigt.

DLS Version 14.3

Abgelaufene Dokumente

Laufen Dokumente ab und es besteht eine Weiterleitung, dann werden die Mails und die Tasks nun bei dem Benutzer auf den die Weiterleitung eingerichtet ist geleitet. Damit soll sicher gestellt werden, dass auch jene Dokumente zeitgerecht verlängert werden können, wenn der Ersteller des Dokumentes aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, oder für längere Zeit nicht verfügbar ist.

Benutzerdefininerte Dokumententasks bei Mehrfachfreigabe

Bei der Mehrfachfreigabe wurde implementiert, dass auch hier die benutzerdefininerten Tasks erstellt werden.

Benutzerdefininerte Dokumententasks

Benutzerdefininerte Dokumententasks - Layout
 
Das Layout zum Konfigurieren vom benutzerdefinierten Tasks wurde überarbeitet und sollte nun übersichtlicher sein. Es ist auch ein Punkt hinzugekommen. Unter "Mögliche nicht erstellte Tasks" wird überprüft, ob der Task vielleicht bei einem Dokument nicht erstellt wurde. Es wird verglichen, ob die Erstellung des letzten Tasks vor dem letzten Freigabedatum liegt.

Bearbeiter beim Ordner hinterlegen

Ordner - Bearbeiter beim Ordner hinterlegen
 
Ab dieser Version können schon beim Ordner Bearbeiter hinterlegt werden. Damit müssen diese nicht für jedes Dokument extra definiert werden. Bearbeiter können ein Dokument auch auschecken wenn die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" aktiviert sind. Ansonsten können nur Personen, die im Prüflauf hinterlegt sind, die Dokumente bearbeiten.

Dokumente kopieren

Wird bei ein Dokument kopiert und der Verteiler des Dokumentes wird ebenfalls übernommen, so werden nun im Ursprungsdokument definierte Bearbeiter ebenfalls mit übernommen.

Periodisch zu erstellende Dokumente

Hier werden nun ebenfalls die Bearbeiter übernommen, wenn konfiguriert ist, dass der Verteiler vom Vorgabedokument übernommen werden soll.Beziehungsweise werden die Bearbeiter auch vom Ordner übernommen, so in diesem welche eingestellt sind. Auch wurde behoben, dass das Dokument von der freigegebenen Version und nicht vom Entwurf erstellt wird.

Dokumente prüfen, freigeben etc.

Dokumente prüfen, freigeben etc (Versionsinformation 14.3)
 
In den Dokumentenaktionen wie prüfen und freigeben, wurden nun die Funktionen eingebaut, dass man hier auch noch mal das Dokument auschecken oder den Entwurf betrachten kann. Der Unterschied zwischen auschecken und Entwurf betrachten ist, dass beim Auschecken das Dokument geändert werden kann während beim Entwurf betrachten das nicht der Fall ist. Der Vorteil beim Entwurf betrachten ist jedoch, dass hier das Dokument nicht gesperrt wird.

Tagesmails (Daily Mail)

Die Tagesmails wurden dahingehend überarbeitet, dass im keine Mails versendet werden, wenn keine Tasks anstehen und auch im Mailkörper werden nur mehr Sektionen angezeigt in denen aktive Einträge sind. Sind also keine Jobs etc fällig, dann werden diese Sektionen auch nicht mehr angezeigt.

Suchen und ersetzen

 
Suchen und ersetzen wurde erweitert indem man nun auch im Dokumentencode Suchen und ersetzen kann. Dazu kann man in dem neu eingeführten Feld auswählen, ob man den Dokumententitel oder den Dokumentencode für die Aktion verwenden will.

Dokumentenkategorien in MS Word

Auf Kundenwunsch wurde implementiert, dass nun auch die Kategorien zu einem Dokument an das MS Word Dokument gesendet werden und dort angezeigt werden können. Hintergrund ist, dass hier die Kategorien verwendet werden sollen um den Gültigkeitsbereich eines Dokuments zu erfassen und diesen Gültigkeitsbereich dann auch im Dokument anzugeben.

Archivierte Dokumente

Sind Dokumente archiviert, so können ab dieser Version diese nicht mehr ausgecheckt und/oder geprüft werden. Bei Dokumenten, die nicht freigegeben archiviert wurden, kann man weiterhin den Entwurf betrachten.

Checkout abbrechen

Für die Funktion "Checkout abbrechen" gibt es nun eine Regel in den Sicherheitseinstellungen. Damit können auch nicht Admins für andere Benutzer den Checkout abbrechen.

Verteiler: Bearbeiter definieren

Hat man beim Verteiler einen Bearbeiter definiert (nur möglich, wenn die erweiterten Sicherheitseinstellungen aktiviert sind) dann wurde dieser nicht zurückgestellt, wenn man die Bearbeitung des Verteilers abgebrochen hat.

Neue virtuelle Ansicht

Bei den virtuellen Dokumentenansichten ist ein neuer Eintrag mit der Bezeichnung "Dokumente, die innerhalb von 30 Tagen ablaufen" hinzugekommen.

Prüfung der Datenbankversion

Beim Login wird nun überprüft, ob die Datenbankversion mit der Programmversion übereinstimmt. Damit kann man mit einer neueren Version des Clients nicht mehr mit einer alten Datenbankversion arbeiten. Sollte hier eine entsprechende Meldung erscheinen, so wenden Sie sich bitte an uns. Es muss dann die Struktur der Datenbank aktualisiert werden.

Hochformat und Querformat

Vorlagen - Hochformat und Querformat (Versionsinformation 14.3)
 
Nach und nach werden nun die Dokumenteneigenschaften von MS Word und MS Excel ausgelesen. Dadurch kann bei MS Word Dokumenten festgestellt werden, ob das Format des betreffenden Dokumentes Hoch oder Quer ist. Das hat den Vorteil, dass beim Anwenden von Vorlagen es nicht mehr so leicht vorkommen kann, dass man z.B eine Querformatvorlage auf ein hochformatiges Dokument anwendet. Das war immer wieder ein Ärgernis und damit können wir das hoffentlich einer Lösung zufügen. Wenn Sie also auf Dokumente eine Hochformatvorlage anwenden wollen und es sind Dokumente im Querformat dabei, dann löschen Sie diese einfach aus der Liste und verarbeiten Sie dies in einem zweiten Schritt.

Kontakte archivieren

Kontakte archivieren
Wenn Kontakte archiviert werden sollen, weil z.b. ein Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen ist, dann kann man nun auch gleich festlegen, ob der archivierte Kontakt aus den Benutzern und Verteilergruppen gelöscht werden soll. Er wird aber nicht aus den Dokumenten etc gelöscht. Hier bleibt er weiterhin enthalten. Aus dem Grund ist es auch weiterhin notwendig eine Benutzerumleitung anzulegen.

Kontakte im Hauptmenü

Kontakte im Hauptmenü
Die Kontakte haben auch einen Eintrag im Hauptmenü bekommen, der angezeigt wird, sobald die Kontakte aufgerufen werden. Damit muss nicht mehr alles über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden. Auch wurde ein Menüpunkt eingeführt mit dem dem leichter die archivierten Kontakte anzeigen oder ausblenden kann. Im Allgemeinen kann das auch über die Benutzereinstellungen unter "Kontakte" eingestellt werden, wo auch noch konfiguriert werden kann, ob bei der Suche in den Kontakten auch in den archivierten Kontakten gesucht werden soll.

Dokumente erneut öffnen

Dokumente erneut öffnen
 
Das Verhalten dieses Punktes wurde geändert und hoffentlich verbessert. Es wurden die ausgecheckten und betrachteten Dokumente zusammengefasst und in einer Liste angezeigt. Aktuell werden die letzten 25 Einträge jener Dokumente angezeigt, die zuletzt ausgecheckt oder betrachtet werden. Damit soll vermieden werden, dass man nicht in zwei Listen nachsehen muss, weil man nicht mehr weiß, ob man das Dokument zuletzt bearbeitet oder nur betrachtet hat. Aus dem Hauptmenü ist der entsprechende Menüpunkt entfernt worden um Platz für neue Funktionen zu schaffen.

Pinnwand

Pinnwand - Dokumente hinzufügen
 
Wahrscheinlich relativ unbekannt ist die Funktion, dass man Dokumente an eine "Pinnwand" heften kann. In der Dokumentenliste ist auf der linken Buttonleiste ein gleich aussehendes Icon mit dem man Dokumente zur Pinnwand hinzufügen kann. Aufgabe bzw. Zweck dieser Funktion ist, dass man Dokumente, die man immer wieder braucht an eben diese Pinnwand heften und damit leichter aufrufen kann, ohne danach zu suchen. Bisher musste man dazu über die Startseite gehen, damit man zu Pinnwand Einträgen kommt. Das wurde nun vereinfacht, indem man gleich hier mit dem entsprechenden Icon diese aufrufen kann. Will man Dokumente von der Pinnwand entfernen, so muss man dies weiterhin über die Startseite machen.

Nicht gesendete Mails und Tasks

Nicht gesendete Mails und Tasks
 
Nachdem wir vor einiger Zeit bei einem Kunden wieder mal feststellen mussten, dass der Mailversand nicht funktioniert hat und das keinem aufgefallen ist, haben wir nun mal testweise eine Anzeige eingebaut, die angibt ob und wie viele Mails nicht verschickt wurden. Das haben wurde dann gleich ausgebaut und nun werden auch noch angezeigt, wie viele Tasks offen sind. Damit kann man dies auch gleich auf einen Blick sehen. In weiterer Folge können hier noch weitere Parameter angezeigt werden. Die Anzeige wird im Übrigen ca. alle 10 Sekunden aktualisiert.

Suche in den virtuellen Dokumentenansichten

Suche in den virtuellen Dokumentenansichten
 
Nachdem die Liste der virtuellen Dokumentenansichten immer länger wird, haben wir auch hier eine Suche bzw eine Filter Funktion eingebaut.