DLS Version 17.1

Hier werden finden Sie die Informationen zur Version 17.1. Aktuelle Version ist 16.3. Informationen zu dieser Version finden Sie hier.

Jobs - Mailer

Der Mailer des Jobs wurde dahingehend optimiert, dass eine Mailverständigung nun auch an den Überwacher des Jobs geht.

Jobs - Übernahme vom Ordner

Die Vorgabewerte für "Job für" und "Überwacht von" werden nun übernommen.

Jobs - Dokumente

Die Dokumentenzuordnung zu den Jobs wurde verbessert und sollte nun zuverlässiger laufen.

Jobs - Eigenschaften

Job - Eigenschaften
 
Die Maske mit den Eigenschaften zur Bearbeitung wurde komplett überarbeitet und sollte nun übersichtlicher sein. Auch die Maske für die Historischen Daten (alte Jobs) wurde überarbeitet. Kommentare wurden ebenfalls auf einen eigenen Reiter gestellt und lassen sich nun auch direkt aus der Jobliste aufrufen.

Jobs - Suche/Filter

Jobs - Search
 
Die Suche/Filter für die Jobs wurde auch komplett überarbeitet und an die Dokumente angepasst. Damit kann man nun auch mit den verschiedenen Ordneroptionen arbeiten. Weiters kann man auch nun nach einer Job-ID suchen.

Jobs - Planner

Jobs - Planner - Größer
 
Beim Job - Planner sollte das Datum nun komplett angezeigt werden.

Ordner - Restrukturierung

Ordner - Erweitert - Kontakt
 
Bei der Restrukturierung in den Ordner Optionen wurden die Möglichkeit hinzugefügt auch den Kontakt auf die Unterordner und die Dokumente in den Ordnern zu übernehmen.

Dokumente prüfen und freigeben

prüfen und freigeben
Wenn Prüfer und Freigebender gleich sind, dann kann man nun gleich das Dokument freigeben und muss es nicht vorher prüfen. Also man erspart sich einen Schritt.

Sicherheitseinstellungen

checksec1061-1062
 
Bei den Sicherheitseinstellungen sind zwei Punkte hinzugekommen, mit denen man einschränken kann, ob Benutzer Dokumente freigegeben importieren können oder die Funktionen in den Dokumenteneigenschaften bearbeiten können.

DLS Version 16.3

Hier werden finden Sie die Informationen zur Version 16.3. Aktuelle Version ist 16.2. Informationen zu dieser Version finden Sie hier.

MS Powerpoint - Link Analysen für Startseiten

PP Link Analyse
 
Damit man leichter überprüfen kann, ob die Powerpoint Startseiten richtig verlinkt sind, haben wir eine Link Analyse in die Office Tools aufgenommen. Damit kann man zuerst die Powerpoint Startseite markieren und dann die Link Analyse aufrufen. Alle Links, die in dem Dokument gefunden werden, werden in einer Liste angezeigt und es wird analysiert, ob der Ordner oder das Dokument im System vorhanden ist. Sie können das Powerpoint Dokument auch bearbeiten und die Links ändern.

Löschbare Ordner auffinden

saTools - Löschbare Ordner
 
In den SA - Tools (diese können nur von Admins aufgerufen werden) kann man nun in der Sektion "Prüfe Ordner" auch leere Ordner aufstöbern und gegebenenfalls löschen. Dazu rufen Sie zuerst die Sektion auf und klicken dann über die rechte Maustaste auf "Löschbare Ordner anzeigen". Löschbar ist ein Ordner dann, wenn keine Dokumente in dem Ordner sind und der Ordner auch keine Unterordner hat. Markieren Sie die zu löschenden Ordner und klicken Sie auf "Löschen". Die Ordner werden dann in den Mülleimer verschoben und können dann auch von diesen auch wiederhergestellt werden.
Ordner - Statistik - Ordner löschen
 
Alternativ können leere bzw. löschbare Ordner auch in der Ordnerstatistik angezeigt und gelöscht werden. Funktion ist wie oben beschrieben.
Ordner aktualisieren
Wenn Sie Ordner gelöscht haben, dann müssen Sie die Ordnerstruktur manuell aktualisieren, um die Änderungen zu sehen.

SA Tools - MS Word Felder

SA - Tools - MS Word Felder
 
In den SA - Tools (diese können nur von Admins aufgerufen werden) kann man ja überprüfen, ob alle Felder in den MS Word Dokumenten gesetzt sind. Hinzugefügt wurde die Prüfung auf das "Gültig bis" Datum, eine Suche in der Liste wurde implementiert und mit einem Doppelklick auf einen Listeneintrag werden alle Felder in einem Textfeld angezeigt.

Suche - Ordnerauswahl

Suche - Ordnerauswahl
 
In die Suche wurde nun detaillierter implementiert in welchen Ordnern man suchen will.

Ordner
  • Alle: Sucht in allen Ordnern
  • Aktuell: Sucht im aktuell gewählten Ordner
  • Unterordner: Sucht im aktuell gewählten Ordner und allen Unterordnern
Wenn das Suchfenster nun zu breit ist, dann geben Sie bitte Bescheid - dann versuchen wir das zu restrukturieren.

SA - Tools

SA-Tools
 
Die SA - Tools wurden überarbeitet und eine Listenauswahl wurde hinzugefügt, damit man schneller nach einem Eintrag suchen kann. Der Baum mit den Funktionen wurde auch überarbeitet und nach Funkionen gruppiert. Die Shortcuts wurden verbessert und bei einigen Einträgen sind Funktion hinzugekommen

Erweiterung ändern

Erweiterungen
 
Werden Dokumente mit der falschen Erweiterung importiert, dann werden Sie nicht geöffnet. Hier kann man die Erweiterung ändern, wenn man Admin - Berechtigung hat. Bitte verwenden Sie diese Funktion nur, wenn Sie sich sicher sind, was Sie tun.

Neue Virtuelle Ansicht - Startseiten

Virtuelle Ansichten - Startseite
 
Damit man einen Überblick über alle verwendeten Startseiten bekommt, wie in Version 16.2 eingeführt, können nun für verschiedene Benutzer unterschiedliche Startseiten verwendet werden, wurde eine neue virtuelle Ansicht eingeführt. Führt man diese aus, so werden alle definierten Startseiten angezeigt.

Neue Virtuelle Ansicht - Dokumente mit Links

Virtuelle Ansichten - Dokumente mit Links
 
Es wurden auch zwei neue Virtuelle Dokumentenansichten implementiert, die anzeigen, ob es Dokumente gibt, die Links zu archivierten oder gelöschten Dokumenten haben.
  • Dokumente mit Links zu archivierten Dokumenten: Zeigt in der Dokumentenliste alle Dokumente an, die Links zu archivierten Dokumenten inkludiert haben.
  • Dokumente mit Links zu gelöschten Dokumenten: Zeigt in der Dokumentenliste alle Dokumente an, die Links zu komplett gelöschten Dokumenten oder Links zu Dokumenten im Papierkorb inkludiert haben.
Aufrufen der Links
 
Wenn Sie die virtuelle Ansicht aufgerufen haben, dann können Sie einen Eintrag wählen und die Links aufrufen. Hier können Sie dann sehen, welche Links zu archivierten oder gelöschten Dokumenten gesetzt sind. Die Linkmaske wurde entsprechend überarbeitet, damit auch Links zu gelöschten Dokumenten angezeigt werden.

Bearbeiten von Virtuelle Ansichten

Virtuelle Ansichten - Bearbeiten
 
Selbst erstellte virtuelle Ansichten können nun bearbeitet werden. Bisher kam auch bei selbst erstellen Ansichten die Meldung, dass diese gelöscht und neu erstellt werden muss. Das sollte nun nicht mehr passieren und die Maske zum Ändern der Ansicht sollte sich öffnen.

Dokumentensuche

Dokumentensuche - Quotes
 
Bei der Dokumentensuche können nun Anführungszeichen verwendet werden, damit man nach längeren Phrasen suchen kann. Das gilt für die einfache und die erweiterte Suche.

Dokumentenlink zum Powerpoint Dokument senden

Powerpoint - Dokumentenlink senden
 
Wie für Word und Excel DOkumente ist es nun auch möglich DLS - Links zu Powerpoint Dokumenten zu senden. Wählen Sie in Powerpoint eine Form (Shape) aus DLS das zu verlinkende Dokument aus, gehen Sie ins DLS - suchen Sie das Dokument auf das Sie verlinken wollen und klicken Sie den entsprechenden Eintrag im Link - Menü aus. Der Link wird dann im Powerpoint Dokument gesetzt. Ist der Text der Form (Shape) leer, dann wird auch der Dokumententitel übertragen.

Ordnerlink zum Powerpoint Dokument senden

Powerpoint - Ordnerlink senden
 
Analog zu den Dokumentenlinks können Sie auch Links zu Ordnern senden. Wählen Sie wiederum in Powerpoint eine Form (Shape) aus DLS das zu verlinkende Dokument aus, gehen Sie ins DLS - suchen Sie den Ordner auf den Sie verlinken wollen und klicken Sie den entsprechenden Eintrag im Menü über die rechte Maustaste aus. Der Link wird dann im Powerpoint Dokument gesetzt. Ist der Text der Form (Shape) leer, dann wird auch der Ordnertitel übertragen.

PDF und Bilder Import

Dokument per Drag&Drop importieren
 
Beim Import von PDF und Bildern wurde die Maske erweitert, dass man auch hier Dokumente gleich freigegeben importieren kann. (Freigegeben hinzufügen)

Servereinstellungen - Excel und Powerpoint

Servereinstellungen - Excel
 
Beim Setup für Excel, Powerpoint etc gibt es nun auch einen "Suche anwenden" Button. Damit kann man sich in der Dokumentenliste alle Dokumente anzeigen lassen, die diese Vorlage zugewiesen haben. Auch wurde ein Bug behoben, wo die Liste nicht aktualisiert wurde, wenn ein Eintrag kopiert wurde.

Dokumenteneigenschaften - Automatische Codevergabe

Will man in den Dokumenteneigenschaften einen Code automatisch vergeben und es ist kein Dokumententyp zugewiesen, dann erscheint nun eine entsprechende Meldung. Ein Dokumententyp muss zugewiesen sein, damit ein Code vergeben werden kann.

Dokument kopieren - Automatische Codevergabe

Kopiert man ein Dokument dann wird nun auch der Code automatisch vergeben, wenn diese Option in den Servereinstellungen aktiviert ist.

Dokument einchecken

Checkin - gleicher Hash
 
Wird ein Dokument eingecheckt, dann kann, wenn das Dokument nicht verändert wurde, dieses Fenster erscheinen. Hier haben Sie die Möglichkeit zu wählen, ob Sie das Dokument normal einchecken, oder den Checkout abbrechen wollen. Wenn es ein großes Dokument in Verwendung haben, dann ist es schneller den Checkout abzubrechen, da Sie sich dann die Checkin Zeit ersparen.

Mülleimer

Mülleimer - Eigenschaften
 
Gelöschte Dokumente - Eigenschaften - Dokumente betrachten
Im Mülleimer wurden für gelöschte Dokumente, Ordner und Kontakte die Eigenschaften zugänglich gemacht, damit man genauer sehen kann, was da gelöscht wurde. Damit können nun auch Dokumente, die sich im Mülleimer befinden, betrachtet werden.

Freigegeben importieren

Es kommt selten aber dennoch vor, dass Dokumente, die von einem Netzwerklaufwerk importiert werden, nicht richtig in die Datenbank übernommen werden. Hier wurde nun eine Prüfung vorgenommen, ob diese auch richtig eingetragen werden und wenn es ein Problem gibt, dann meldet dich das System. In dem Fall sollte der Import noch mal versucht werden. Wenn es dann noch immer nicht klappt, dann wenden Sie sich bitte an uns.

Weiteres

  • Persönliche Einstellungen - "Dokumente über OLE öffnen" deaktiviert: Nachdem die Option mehr Probleme als Nutzen verursacht hat, wurde die Option deaktiviert.
  • Servereinstellungen - "PDF am Client erstellen" wurde entfernt. Da ja nun mittlerweile alle ein Office Version über 2003 haben ist diese Option nicht mehr notwendig.

Weitere behobene Bugs

  • Pinnwand Suche: Hat nicht funktioniert und wurde behoben.
  • Dokumente - alle aus-gecheckte betrachten: DLL hat nicht gestartet - das wurde behoben.
  • Kontakte - Update: Beim Update des Status hat sich in der Version 16.2 die englische Bezeichnung eingeschlichen. Das wurde wieder behoben.
  • Dokumentenmatrix: In der Version 16.1 hat sich ein Fehler eingeschlichen. Die Dokumentenmatrix für mehrere Prüfer wurde nicht angezeigt. Das wurde wieder behoben.

DLS Version 16.2

Hier werden finden Sie die Informationen zur Version 16.2. Diese Version wird mit Ende des Quartals 3/2020 zur Verfügung stehen.

Die Design und Styles aus der Version 16.1 wurden wieder zurückgenommen, da dadurch das Programm, v.a. bei PCs mit nicht sehr schneller Grafikkarte, zu langsam wurde und der Fensteraufbau nicht schnell genug war. Wir werden aber dennoch versuchen in Kürze einen Darkmode zur Verfügung zu stellen. Auf jeden Fall wurde das Design mal dahingehend überarbeitet, dass die Icons nun zentral bereitgestellt werden und damit in allen Bereichen des Programms auch gleich aussehen. Des weiteren wurden die Sprachdateien in Deutsch und Englisch überarbeitet.


Nun zu den neuen Funktionen:

Aktivitätsstatistik

Aktivitätsstatistik
 
In der Aktivitätsstatistik kann man sich eine jährliche oder monatliche Auswertung über alle Ereignisse im DLS erstellen lassen. Mit einem Doppelklick auf z.B. alle exportierten Dokumente bekommen Sie ein eine tabellarische und optische Auswertung zu dem Ereignis und können über das Info Icon auch gleich alle Einträge zu dem Event in dem Zeitraum betrachten. Exportieren lassen sich die Daten natürlich auch.
stat02
 

Ereignis - Report

stat03
 
In den Statistiken gibt es auch zwei neue Einträge mit Ereignisreport - Täglich und Ereignisreport - Monatlich. Damit lassen sich für diverse Ereignisse Grenzwerte festlegen, damit man dann per Mail verständigt werden kann, wenn dieser Grenzwert überschritten wird.

Dokumente prüfen, freigeben etc.

docapprove
 
Bei den Prüf- und Freigabeaktionen gibt es nun eine Buttonleiste oben mit den verschiedenen Aktionen, wie Entwurf betrachten, auschecken, Kommentare ansehen etc.

MS Powerpoint

powerpoint - vorlage
 
Die Darstellung und die Übertragung der Daten nach MS Powerpoint hat sich grundlegend geändert - es können nun viel mehr Daten an das MS Powerpoint Dokument gesendet und in das Layout eingebunden werden. Hierfür wird es in Kürze eine eigene Anleitung geben bzw. das entsprechende Kapitel aktualisiert werden. Oder Wie wenden sich an uns und wir gehen das gemeinsam durch.

Ordner suchen

dokumente - ordner - suchen
 
Hier kann man nun auch nach einer Ordner-ID suchen. Also dem 17 stelligen Code des Ordners.

Vorlagenübersicht

SATools01
 
Bei der Vorlagenübersicht in den SA-Tools bekommt man einen Überblick, welche Dokumente welche Vorlage haben und wie viele dieser Dokumente keine aktuelle Vorlage haben. Dieses Tool kann man dann gut verwenden, wenn man die Vorlagen umstellen will.

Dokumente erneut öffnen (MRU) und Pinnwand

mru01
 
Bei den zwei Punkten wurde auch eine Suche implementiert, falls die Listen mal länger werden.

Servereinstellungen - Volltextsuche

servereinstellungen - volltextsuche
 
Bei der Volltextsuche wurde die Möglichkeit implementiert die Einstellungen zu ändern und damit Dokumententypen aus den Volltextsuche auszuschließen.

Benutzereinstellungen zurücksetzen

Benutzereinstellungen zurücksetzen
 
Es kommt zuweilen vor, dass die Listenansichten durcheinander kommen und nicht mehr richtig angezeigt werden. Hier kann man für den gewählten Benutzer diese Einstellungen zurücksetzen. Weiters kann man auch beim Login diese Option wählen, wenn man die eigenen Einstellungen zurücksetzen will.

Dokumentenordner aus Textfeld einfügen

Ordner Popup
Muss man mehrere Unterordner auf einmal erstellen, dann kann man dies schneller machen, wenn man diese Option hier wählt und alle Ordnernamen in dem Textfeld eingibt oder aus z.B. Excel Liste importiert. Die Einstellungen (Prüfer, Freigebender, Verteiler) werden von dem Ordner übernommen, unter dem diese eingefügt werden. Stellen Sie also vorher sicher, dass diese Einstellungen ihren Anforderungen entsprechen.

Dokument - Events

Document Event Info
Wird ein Dokument importiert, so wird nun mitgeloggt von welcher Datei importiert wurde. Beim Check-in wird das ebenfalls mitgeloggt, damit man das hier schnell ermitteln kann. Einsehen kann man das in dem man in den Dokumenten - Events (aufzurufen über die Dokumenteneigenschaften) auf einen Eintrag doppelklickt.

Prüfung ob ein Dokument bereits importiert wurde

Dokument importieren - Duplikat ignore
 
Wird eine ganze Dokumentenstruktur importiert (also ein gesamter Baum) dann wird auch geprüft, ob ein Dokument bereits vorhanden ist. Bisher konnte man bei dieser Prüfung nur Abbrechen also das Dokument wurde nicht importiert. Nun hat man auch die Möglichkeit diesen Hinweis zu ignorieren und das Dokument dennoch zu importieren.

Eindeutiger Dokumentencode

Servereinstellungen - Dokumentencode
 
Es wurde nun in den Servereinstellungen eine Option aufgenommen, mit der man das System so konfigurieren kann, dass Dokumentencodes nur einmal vergeben werden können. Wir beim Erstellen, Kopieren versucht einen bereits bestehenden Code noch mal zu vergeben, so erscheint ein entsprechender Hinweis.

Reports - Mehrfacher Code

Report Dokumentencode
 
Um mehrfache vergebene Dokumentencodes aufzuspüren, wurde eine Report Funktion in das Hauptmenü aufgenommen. Hier finden Sie einen Punkt bei dem alle mehrfach vergebenen Codes aufgelistet werden. Bitte beachten Sie das gelöschte Dokumente nicht, archivierte Dokumente aber schon berücksichtigt werden. Mit "Suche anwenden" können Sie die Ergebnisse in der Dokumentenliste anzeigen und die Codes über die Dokumenteneigenschaften ändern.

Reports - Mehrfacher Titel

Wie beim Code können hier Dokumente mit dem selben Titel aufgelistet werden.

Dokumentensuche - Voller Verzeichnispfad

Suche - Voller Verzeichnispfad
 
In der Dokumentensuche kam ebenfalls eine Option hinzu. Ist die Option nicht aktiviert, dann wird unter Ordner nur der einfache Ordnername angezeigt, in dem sich das Dokument befindet. Ist die Option angeklickt, dann wird der vollständige Verzeichnispfad angezeigt. Diese Option wurde eingefügt, da es bei mehreren Dokumenten recht lange dauern kann, bis alle vollen Verzeichnispfade für alle Dokumente erstellt wurden. Mit der einfachen Ordneranzeige wird die Anzeige der Suchergebnisse beschleunigt.

Alle ausgecheckten Dokumente

dls16 1 004
 
Für "Admins" gibt es eine neue Funktion, damit sie alle ausgecheckten Dokumente von allen Benutzern einsehen und gegebenenfalls den Checkout abbrechen können.

Dokument reaktivieren mit neuer Versionsnummer

Dokument reaktivieren
 
Von einem Kunden eingemeldet wurde der Wunsch, dass man eine neue Versionsnummer bekommt, wenn man ein abgelaufenes Dokument reaktiviert. Diesem Wunsch haben wir umgesetzt und in die Auswahl zum Reaktivieren aufgenommen. Wird diese Option gewählt, dann wird auch das Freigabedatum aktualisiert. Das "Gültig bis" Datum wird berechnet aus dem aktuellen Freigabedatum und der letzten Dauer der Gültigkeit. Wenn Sie diese Option nicht brauchen, oder verwirrend finden, dann wenden Sie sich bitte an uns.

Automatische Codevergabe

Die Vergabe der automatischen Codes wurde überarbeitet und flexibler gemacht. In den Servereinstellungen wurde ebenfalls ein weiterer Punkt eingeführt, damit man die Maske für die Codes nicht immer eingeben muss. Für weitere Informationen klicken Sie bitte hier.

Dokumentenmatrix

Dokumentenmatrix - Pfad
 
Die Dokumentenmatrix wurde um den Dokumentenpfad erweitert.

Personalisierte Startseite

startpage
 
Diese Funktion wurde auf Kundenwunsch erweitert. Damit können Sie für einzelne Benutzer und Benutzergruppen eigene Startseiten definieren. Wählen Sie aus der Kontaktliste oder Benutzerliste die entsprechenden Einträge aus und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag "Startseite" Damit bekommen Sie eine eigene Maske, in der Sie im oberen Bereich sehen, ob und wenn ja welche Startseite aktuell zugeordnet ist. Im unteren Bereich können Sie durch einen Klick rechts vom Eingabefeld auf den Button klicken und ein Dokument wählen, dass als Startseite für die Benutzer gelten soll.

Weitere behobene Bugs

  • Beim Klick auf die zuletzt verwendeten Ordner wurde eine Exception ausgelöst, wenn noch auf keinen Ordner geklickt wurde.

DLS Version 16.1

Hier werden finden Sie die Informationen zur Version 16.1. Diese Version wird mit Ende des Quartals 1/2020 zur Verfügung stehen.

Suche

in die neue Suche wurde die Spalte "Letzte Bearbeitung" hinzugefügt. Damit kann man die Suchergebnisse nach dieser Spalte sortieren.

PDFs auf Aktualität prüfen

dls16 1 005
 
In den SA-Tools gibt es einen neuen Eintrag "PDF nicht aktuell". Damit lässt sich überprüfen, ob die von den Dokumenten erstellten PDFs auch aktuell sind.

Ordner

Ordner Popup
Beim Kontextmenü der Ordner (rechte Maustaste) sind zwei Punkte hingekommen. Mit diesen lassen sich leichter ganze Baumstrukturen ein oder ausklappen.

Druck mit Vorlagenwechsel

Bei "Druck mit Vorlagenwechsel" gab es ein Problem, dass die Kopfzeile nicht richtig dargestellt wurde, wenn das Dokument einen Schutz hat. Das wurde behoben.

Mülleimer

dls16 1 Trash
 
Beim Mülleimer wurde eine Möglichkeit eingebaut die Einträge zu filtern, damit man gezielter Einträge aus dem Mülleimer löschen kann.

Bearbeiter hinzufügen - löschen

dls16 1 006
 
In der Mehrfachbearbeitung sind ebenfalls zwei Punkte hinzugekommen. Diese sind jedoch nur sichtbar und aktiv, wenn die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" aktiv sind.
  • Bearbeiter hinzufügen: fügt einen oder mehrere Bearbeiter den gewählten Dokumenten hinzu. Es erfolgt eine automatische Aufnahme in den Verteiler, so diese(r) noch nicht im Verteiler sind.
  • Bearbeiter entfernen: Entzieht einer oder mehreren Personen die Berechtigung die gewählten Dokumente zu bearbeiten. Die Personen werden nicht automatisch aus dem Verteiler genommen.

Bug : Strg-Taste in der Dokumentenliste

Hat man in der Dokumentenliste versucht mehrere Dokumente über die Strg-Taste zu markieren, dann ist der Drag&Drop Cursor erschienen und man konnte keinen weiteren Dokumente markieren. Das wurde behoben und die Auswahl über die Strg-Taste sollte ohne Probleme möglich sein.

Drag&Drop aus dem DLS

Das Drag&Drop Verhalten aus dem DLS hat sich geändert - Man muss nun nicht mehr die Alt- Taste gedrückt halten, um ein oder mehrere Dokumente aus dem DLS zu exportieren. Man kann die Dokumente nun einfach aus dem DLS auf den Desktop, Explorer oder MS Outlook ziehen.

Weitere behobene Bugs

  • Noch keine Einträge

DLS Version 15.3

Hier werden finden Sie die Informationen zur neuen Version 15.3. Diese Version ist seit Ende 2019 verfügbar. Sollten Sie das Update nicht über die Updateautomatik zu Ihnen kommen, dann wenden Sie sich bitte an uns.

Suche

Suche - neuer Aufbau
 
Die Suche wurde komplett überarbeitet und erweitert. So kann man nun auch in historischen Daten suchen (alte Titel etc ) und auch in den Kommentaren und Änderungsanträgen. Die Treffer der Suche werden in einem Vorschau-Fenster angezeigt und die Volltextsuche wurde überarbeitet damit man bei großen Datenmengen kein Timeout mehr bekommt.

Arbeitsdokumente - PDF

wird von einem Arbeitsdokument ein PDF erstellt, so wird das nun bei jedem Checkin aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass damit sehr große Dokumente länger beim Checkin brauchen können. Damit kann man über das DLS.Touch Interface auch Arbeitsdokumente als PDF öffnen und muss kein Office installiert haben.

Arbeitsdokumente öffnen

Auch beim Öffnen von Arbeitsdokumenten wurde das Verhalten geändert. Wird auf ein Arbeitsdokument doppelgeklickt, dann wird nun immer versucht das Dokument auszuchecken - also zum Bearbeiten zu öffnen. Ist das Dokument bereits von einem anderen Benutzer ausgecheckt, so erscheint nun ein Fenster mit einem entsprechenden Hinweis und Optionen. Bisher wurde die freigegebene Version geöffnet, was bei einem Arbeitsdokument nicht wirklich sinnvoll ist und zu einiger Verwirrung gesorgt hat. Bei den angesprochenen Optionen kann man auswählen, ob man den letzten Entwurf oder die freigegebene Version betrachten will, oder die Aktion abbrechen will.

Arbeitsdokumente - Virtuelle Dokumentenansichten

Bei den Virtuellen Dokumentenansichten wurde der Eintrag "Alle Arbeitsdokumente" hinzugefügt. Damit kann man sich schnell alle als Arbeitsdokument definierten Dokumente anzeigen lassen.

Dokumententasks

Hat man auf einen Eintrag in den Dokumententasks doppelgeklickt, wo wurde der Entwurf geöffnet. Das Dokument wurde also nicht ausgecheckt. Das hat zum Teil für Verwirrung gesorgt. Das wurde nun so gelöst, dass gleich das entsprechende Aktionsfenster geöffnet wird und man dann in diesem wählen kann, ob man das Dokument auschecken will oder den Entwurf betrachten will.

MS Office Tools

  • MS Excel - Suchen und Ersetzen: Suchen und Ersetzen ist nun auch bei Excel Dokumenten möglich.
  • MS Word - Suchen und Ersetzen: Wurde erweitert, damit auch gleich Volltext und PDF aktualisiert werden. Weiters werden auch Links ersetzt - wenn z.B. Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! durch Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! ersetzt werden soll
  • MS Word - Vorlage anwenden: Auch hier wird nun gleich PDF und Volltext aktualisiert, wenn die Vorlage des Dokumentes aktualisiert wird.

Ordner anlegen über Textfeld

Ordner über Textfeld anlegen
Über das Menü der rechten Maustaste bei den Ordnern gibt es einen neuen Eintrag mit dem man Unterordner über ein Textfeld erstellen kann. Also kann man z.B. aus einer Excel Datei Einträge markieren und in das Textfeld kopieren. Für jede Zeile in dem Textfeld wird ein Ordner angelegt.

Verteilergruppen anlegen über Textfeld

Verteilergruppen über Textfeld anlegen
 
Wie bei den Ordnern kann man auch Verteilergruppen über ein Textfeld einfügen. Also kann man z.B. aus einer Excel Datei Einträge markieren und in das Textfeld kopieren. Für jede Zeile in dem Textfeld wird eine Verteilergruppe angelegt.

Periodisch zu erstellende Dokumente

Periodisch zu erstellende Dokumente
 
Bei "Periodisch zu erstellende Dokumente" wurde eine Filterfunktion implementiert und die Liste um die Intervall - Spalte erweitert.

Servereinstellungen

MS Office Setup - Suche anwenden
Für das Setup der MS Excel, MS Powerpoint und Visio Dokumente wurde eine Funktion eingebaut, mit der man die entsprechende Dokumente zu dem Eintrag anzeigen kann. Das soll helfen, wenn man eine entsprechende Kopf und Fußzeile ändert und auf die Dokumente anwenden will, oder wenn man einen Eintrag aussortieren will.

Webinterface

  • Beim Webinterface wurde der technische Aufbau des Verzeichnisbaums komplett überarbeitet. Damit sollten sie die Ladezeiten bei einer größeren Ordnerstrukturen drastisch reduzieren.
  • Zuletzt geöffnete Dateien: Dieser Punkt ist nun auch über das Webinterface verfügbar.

Löschen von Dokumenten - Unklare Meldung

Fehler - Dokumente löschen
 
Will man ein Dokument löschen, so gab es eine nicht korrkete Fehlermeldung. Hier wurde aufgefordert die Links aufzulösen auch wenn es gar keine sichtbaren Links mehr gab. Es wurden Links zu gelöschten Dokumnte in die Abfrage miteinbezogen. Das wurde behoben.

Barcodes

barcode
 
Die Maske zum Prüfen von Dokumenten wurden überarbeitet, damit schneller mehrere Dokumente mit dem Barcode überprüft werden können.

Weitere behobene Bugs

  • Erweiterte Suche: War man einmal im Vorlagenordner konnte man die Erweiterte Suche nicht mehr starten. Das wurde behoben.
  • Verteiler - Kontakt löschen: Im Dokumentenverteiler hat sich ein Bug eingeschlichen. Damit wurde ein einzelner Kontakt aus der Liste nicht mehr gelöscht. Das wurde behoben
  • Volltextsuche: Hat man auf einem 64-Bit Betriebssystem die 32-Bit Version des Programms ausgeführt, dann wurden die Dokumente nicht richtig indiziert. Das wurde behoben, indem nun die 64 Bit Version des Index - Programms aufgerufen wird.
  • Flickern alle 15 Sekunden: Das Flickern des Programms alle 15 Sekunden sollte auch abgestellt sein. Die Anzeige bezüglich der Tasks und Mails hat das ausgelöst.

DLS Version 15.2

Sende QM - Info

In die Datenübertragung an die MS Office Dokumente wurde viel Aufwand investiert, damit diese schneller wird. Vor allem bei MS Excel Dokumenten mit einem Netzwerkdrucker als Standarddrucker war die Geschwindigkeit wirklich grenzwertig. Wir hoffen, das wir das verbessern konnten.

MS Visio

Bei MS Visio Dokumenten werden nun auch die Links eingelesen.

MS Powerpoint

Bei MS Powerpoint Dokumenten werden nun auch die Links eingelesen.

MS Office Optionen

Bei den Konvertierungen (Word, Excel, Powerpoint) wurden weitere Möglichkeiten aufgenommen.
  • MS Word: Es werden nun auch folgende Formate in MS Word Dokumente konvertiert: rtf, htm, txt, html, odt
  • MS Excel: Es werden nun auch folgende Formate in MS Excel Dokumente konvertiert: csv, dbf, ods
  • MS Powerpoint: Es werden nun auch folgende Formate in MS Excel Powerpoint konvertiert: odp

Servereinstellungen - Volltextsuche

Die Volltextsuche wurde erweitert, indem man nun nach Einträgen suchen und diese auch zurücksetzen kann, damit der Index neu erstellt werden kann. Bisher war das nur für einzelne Dokumente möglich. Weiters kann man die Volltextsuche nun auch direkt aus den Servereinstellungen starten

Weitere Änderungen

  • Aus den Servereinstellungen wurden die "Überwachten Ordner" entfernt, da diese unter den AddOns einen eigenen Menüpunkt bekommen haben.

Behobene Bugs

  • Noch keine Einträge

DLS Version 15.1

Hier finden Sie alle Informationen zur Version 15.1

Hilfe

Die kontextbezogene Hilfe ist nun auch über die F1 - Taste erreichbar.

Änderungsanträge bei der Freigabe von Dokumenten

Dokument freigeben - Änderungsantrag betrachten
 
Bei der Freigabe von Dokumenten können nun über das Icon rechts oben auch die Änderungsanträge betrachtet werden, wenn diese noch nicht als abgeschlossen markiert wurden. Damit kann man noch überprüfen, ob diese alle bearbeitet wurden.

Drag&Drop von Dokumenten

Version 15-1 Progressbar
Wenn man mehrere bzw viele Dokumente in einen anderen Ordner zieht (STRG - Taste beim Ziehen gedrückt halten) dann wird nun der Fortschritt angezeigt, damit man nicht den Eindruck bekommt, dass das Programm nicht mehr reagiert. Technisch wurde die Prozedur auch beschleunigt.

Verteilergruppen wählen

Eine Änderung gibt es auch, wenn man Verteilergruppen zuweisen will. Es werden nun jene nicht mehr angezeigt, die bereits ausgenommen wurden und wenn eine aufgenommen wird, dann wird diese aus der Auswahlliste gelöscht. Damit soll man besser Übersicht haben, welche Verteilergruppen bereits aufgenommen wurden und welche noch zur Auswahl stehen. Sollten Sie ein Webinterface installiert haben, dann benötigen Sie auch hier ein Update damit diese Änderung wirksam wird.

Webinterface aktivieren/deaktivieren

Webinterface - aktiviert
 
Bei den Servereinstellungen kann nun mit einem einfachen Schalter das gesamte Webinterface aktiviert oder deaktiviert werden. Bei Systemen, bei denen das Webinterface nicht installiert oder gewünscht ist, kann es nun deaktiviert werden und damit werden auch Komponenten in den anderen Programmteilen ausgeblendet, die sich auf diese Funktion beziehen. Somit werden bei den Benutzern die entsprechenden Einstellungen ausgeblendet und auch die Links zu Dokumenten zum Webinterface werden nicht mehr angezeigt.

Dokumente kopieren - Ordner wählen

Dokumentenordner suchen
 
Wenn man ein Dokument kopiert und wurde die Maske, um den Zielordner zu wählen überarbeitet. Es wurden zum einem die Icons übernommen und zum andern werden nun auch die zuletzt genutzten Ordner in einer Liste angezeigt, sodass man diese schneller wählen kann.

Maximalgröße für E-Mails

Servereinstellungen - Maximale Mailgröße
In den Servereinstellungen kann nun erfasst werden, was die Maximalgröße ist, mit der E-Mails über den Mailserver versendet werden können. Es wird dann eine Warnung angezeigt, wenn das aktuelle Dokument diese Maximalgröße überschreitet.

PDF Dokumente von Office Dokumenten exportieren

PDF Dokumente von Office Dokumenten exportieren
 
Wurde zu den Office Dokumenten ein PDF erstellt, so können diese nun auf einmal exportiert werden. Hierbei kann man wählen, ob die Dokumente einzeln in ein Verzeichnis oder zusammen in eine ZIP - Datei exportiert werden können.

Ordner in Mülleimer löschen

Wird nun ein Ordner gelöscht, dann kommt er auch zuerst mal in den Mülleimer und kann von dort auch wiederhergestellt werden. Was es hier noch zu beachten gibt, wenn die Ordner wiederhergestellt werden, wird noch genauer beschrieben.

Ereignisse zu Ordner

Ordner anlegen und ändern - Ereignisse
 
Geht man in die Einstellungen zu einem Ordner so gibt es einen neuen Eintrag mit Ereignisse. Hier bekommt man einen schnellen Überblick wer welche Änderungen zu dem Ordner vorgenommen hat.

Gesendete Mails

In den gesendeten Mails kann nun über die rechte Maustaste eine Mail erneut verschickt werden. Danach wird die Liste aktualisiert. Anmerkung: Bis die Mail erneut verschickt wird kann es bis zu 15 Minuten dauern.

Erweiterte Suche

Erweiterte Suche
 
Bei der erweiterten Suche wurde das Interface überarbeitet und mit einem Popup Menü versehen, damit Tastaturkürzel verwendet werden können.

Dokumente mit Drag&Drop exportieren

PDF Export DragDrop
 
Mit gedruckter "ALT" Taste lassen sich ja Dokumente direkt aus dem DLS auf den Desktop oder in andere Anwendungen exportieren. Für diesen Export wurde ein Optionsfenster eingebaut, in dem man einstellen kann, ob z.B. das PDF von einem freigegebenen Dokument exportiert werden soll. Ob dieses Optionsfenster erscheint oder nicht, kann man in den Benutzereinstellungen definieren.

Ordner suchen

dokumente - ordner - suchen
 
Das Layout zur Ordner-suche wurde leicht überarbeitet und auch werden nun die Icons angezeigt, damit man sich hier auch leichter orientieren kann, wenn man die Ordnerstrukturen farblich codiert hat. Auch wurde eine eigene Hilfe - Seite implementiert. Auch wurde für Admins die Möglichkeit geschaffen, Suchergebnisse auch zu löschen. (rechte Maustaste). Weiters für Admins kann über die rechte Maustaste auch die Bezeichnung des Ordners geändert werden.

Neue virtuelle Ansichten

Es gibt zwei neue virtuelle Ansichten. Einmal "Alle MS Word Dokumente ohne QM-Info" und "Alle MS Excel Dokumente ohne QM-Info". Mit diesen kann geprüft werden, ob es Dokumente gibt, bei denen das QM - Senden deaktiviert ist. Sollten Dokumente gefunden werden und das eigentlich nicht gewünscht sein, dass die Option für diese Dokumente deaktiviert ist, dann kann man diese Dokumente markieren -> rechte Maustaste -> Eigenschaften und dort über die Mehrfachbearbeitung die Option aktivieren. Danach den Button QM - Info senden klicken, damit die Daten übertragen werden.

Benutzerumleitung

In der Benutzerumleitung gibt es nun eine Option, mit der man einstellen kann, ob eine Meldung angezeigt wird, wenn in einem Dokument die Umleitung erfolgt. Weiters können nun aus der Benutzerumleitung Kontakte, die keine Funktion mehr haben gelöscht werden. Auch wurde diese Prüfung erweitert und es wird nun auch geprüft, ob der Kontakt eine Funktion in den Jobs etc hat.

Benutzer mit Tagesübersicht

Benutzer - Tagesübersicht
 
Bei den Benutzern kann nun über das Menü der rechten Maustaste der Punkt "Benutzer mit Tagesübersicht" aufgerufen werden. Damit hat man eine bessere Auswertung um zu sehen, wer eine Tagesübersicht per Mail bekommt und man kann auch Benutzer hinzufügen oder löschen.

Öffnen von Links

Klickt man auf einen Link (innerhalb oder außerhalb des Programms) wird nun geprüft, ob das Dokument gelöscht wurde. Wenn das Dokument gelöscht wurde, so wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Mehrfachfreigabe auf Icon

Mehrfachfreigabe
Markiert man mehrere Dokumente aus der Liste, so wird nun der Button "Dokument freigeben" aktiv. Klickt man auf diesen, so wird die Mehrfachfreigabe aufgerufen, so man die Berechtigung hat.

Prüfung beim Löschen von Dokumenten

msg 50135 - Dokument verlinked - Dokument kann nicht gelöscht werden
Wollen Sie ein Dokument löschen, so wird nun zuerst geprüft, ob auf das Dokument ein Link gesetzt ist. Ist das der Fall, so lässt sich das Dokument nicht löschen, bis Sie den Link aufgelöst haben.

Mail an Verteilergruppe mit MS Outlook senden

Verteilergruppe - Mail Outlook
Eine neue Funktion mit der man an alle die in einer Verteilergruppe enthalten sind, eine E-Mail über MS Outlook senden kann. Outlook muss dazu bereits geöffnet sein.

Pinnwand (Favoriten) verwalten

Benutzer Einstellungen - Pinnwand
 
In den Benutzereinstellungen wurde ein weiterer Register eingeführt, damit man die Pinnwand Dokumente (also die Favoriten) leichter verwalten und Dokumente von der Pinnwand wieder löschen kann. Bisher war das nur über die Startseite möglich.

Spezielle Linkformate

Links - Spezielle Linkformate
 
Beim Button "Links" in der Buttonleiste neben den Dokumenten gibt es einen neuen Eintrag namens "Spezielle Linkformate". Es erscheint ein Fenster mit der man sich eigene Masken zum verarbeiten von Links erstellen kann. Diese Funktion wurde eigentlich zum eigenen Nutzen erstellt, da wir hier die Bilder für die Dokumentation in unser Joomla vom DLS aus einbinden. Sollten Sie Bedarf haben, dann wenden Sie sich bitte an uns, Sie bekommen dann weitere Erklärungen.

Dokument reaktivieren

Dokument reaktivieren 05
 
Ab der Version 15.1 haben Sie beim "Dokument reaktivieren" nun auch noch mal die Möglichkeit das Dokument zum Betrachten zu öffnen. Auch die Maske zum Versenden der Mails wurde an die anderen Aktionen angepasst. Somit haben Sie nun auch hier die Möglichkeit Verteiler und Personen hinzuzufügen oder zu löschen.

Überwachte Ordner

Das Modul zum Definieren der überwachten Ordner wurde in die AddOns aufgenommen, damit man nicht Admin sein muss, um hier Änderungen in den Einstellungen vornehmen zu können. Aus den Servereinstellungen wird dieser Punkt in der Version 15.2 entfernt werden.

PDF Reader

Beim internen PDF Reader wurden folgende Änderungen vorgenommen:
  • PDF mit Drag&Drop öffnen.
  • PDF mit Drag&Drop anhängen wenn die Umschalttaste oder Steuerungstaste beim Rein-ziehen gehalten wird.
  • PDF Reader zeigt nun an, wenn eine Datei geschützt ist und nicht gespeichert werden kann. Es gibt eine neue Option
  • Der PDF Reader versucht den PDF-Schutz aufzuheben, wenn eine geschützte Datei an eine vorhandene angehängt wird. Aber Achtung - es kann nicht jeder Schutz aufgehoben werden.
  • Für die linke Thumbnail Leiste wurde ein eigenen Popup - Menü eingefügt

Systray

Im Systray (das ist das kleine DLS Icon bei der Uhr) wurde der KVP aufgenommen. Auch kann man dort nun die Dokumente der Pinnwand und die MRU - Dokumente aufrufen.

Weitere Änderungen

  • Kontakte wählen: Hier wurde ein Shortcut eingefügt, damit man alle Kontakte auf einmal wählen kann.
  • Verteilergruppen wählen: Hier wurde ein Shortcut eingefügt, damit man alle Gruppen auf einmal wählen kann.
  • Vorlage auf freigegebene Dokumente anwenden: Auf Dokumente, die selbst Vorlagen sind, kann diese Funktion nicht mehr angewandt werden.
  • MS Office Tools: Bei der Zuweisung der Excel Vorlage wird nun angezeigt, welche Vorlage aktuell verwendet wird.
  • Erweiterte Suche: Ein "Abbrechen" Button wurde eingefügt, damit man auch mit der ESC - Taste schließen kann.
  • Benutzeranlage: Wird ein neuer Benutzer angelegt, kann nun auch über die rechte Maustaste eine Suche geöffnet werden. Das ging nicht mehr seit hier nur mehr jene Kontakte angezeigt werden, die noch keinen Benutzerzugang haben
  • Verteilergruppe anlegen:Legt man eine neue Verteilergruppe an, so werden nun Standardwerte vorgegeben.
  • Projekte und Kalender: Die im Programm gewählte Schriftart wird übernommen.
  • Dokumenteneigenschaften für mehrere Dokumente: Hier wurde der Ablauf dahin geändert, dass nun auch Funktionen für freigegebene Dokumente geändert werden können, so das in den Sicherheitseinstellungen aktiviert ist. Vergessen Sie aber nicht auf "QM - Info senden", wenn hier Änderungen vorgenommen wurden.
  • Ordner exportieren: Hier wird nun nach dem Export der Exportpfad in einem Explorer geöffnet.
  • Mails über abgelaufene Dokumente werden nicht mehr verschickt, wenn der Benutzer eine Tagesübersichtsmail bekommt.

Behobene Bugs

  • In den Dokumenteneigenschaften wurde der Export nach MS Excel nicht ausgeführt, wenn die Aktion über die rechte Maustaste aufgerufen wurde. Dieser Fehler wurde behoben. Dokumente zu Kontakten: Hier gab es eine Fehlermeldung, wenn
  • Nicht leere Ordner löschen: Admins können ja mehrere Ordner auf einmal löschen. Es gilt aber auch, dass Ordner nur dann gelöscht werden können, wenn die Ordner leer sind. Und hier hat sich ein Fehler eingeschlichen, wenn in dem zu löschenden Ordner keine Dokumente sind und in den darunter liegenden Ordnern Dokumente vorhanden waren, dann konnte der Ordner dennoch gelöscht werden. Das wurde behoben, also nun kommt eine entsprechende Meldung, wenn in den Unterordnern noch Dokumente sind.
  • Mehrfachreaktivierung: Bei der Mehrfachreaktivierung wurden die Icons für den Mailversand nicht angezeigt. Das wurde behoben.
  • Dokument per Mail versenden: Zwei Einträge des Popup Menüs "Empfänger" hatten das gleiche Tastaturkürzel
  • Layout der Ordner: Wurde das Icon eines Ordners geändert und hat man das auf die Unterordner angewendet, so konnte es zu einer Exception kommen.
  • Dokument mit Drag&Drop importieren und neue Version erstellen: Hat man ein Dokument per Drag&Drop über ein bestehendes, freigegebenes importiert. so wurde beim ersten Checkout teilweise noch das alte Dokument angezeigt.