Anmerkung zum Online Handbuch

Das Online Handbuch ist zur Zeit in Überarbeitung. Eine Vielzahl von Einträgen wurde bereits aktualisiert, aber es finden sich noch einige Einträge, die noch das alte Design in den Screenshots haben und auch vielleicht nicht alle Funktionen angeführt haben.

Benutzer anlegen und verwalten

Im Log - Bereich werden nun auch die Icons zu den Dokumenten angezeigt. Im Stats Bereich wurden die fehlenden Übersetzungen nachgereicht.

Design - Farben für Links

Nachdem die Farben von den Links, zuweilen recht sagen wir mal komisch waren, wurden diese nun hardcodiert und werden nicht mehr dynamisch ermittelt. Damit sollten die Farben der Links auch zu den Styles passen.

Dokumenteneigenschaften

In den Dokumenteneigenschaften war dem Druckbutton ein falsches Icon zugeordnet. Das wurde behoben.

Multifunktionen überarbeitet

Eine Vielzahl von Multifunktionen wurde überarbeitet. Konkret:

• Mehrere Dokumente zur Prüfung markieren
• Mehrere Dokumente prüfen
• Mehrere Dokumente zurückweisen
• Mehrere Dokumente prüfen
• Mehrere Dokumente freigeben
• Mehrere Tasks weiterleiten

Tasks weiterleiten

Die Funktion "Tasks weiterleiten" wurde überarbeitet und dem Design angepasst. Neue Funktionen sind hinzugekommen. Ein Online - Hilfe Kapitel wurde erstellt und eingebunden. Weitere Infos hier

Tasks weiterleiten - Mailverständigung

Eine neue Mailvorlage wurde eingeführt. Bei dieser wird nun angezeigt, wer den Task weitergeleitet hat.

Mehrere Tasks weiterleiten

Die Funktion "Mehrere Tasks weiterleiten" wurde überarbeitet und dem Design angepasst. Das Flackern bei der Anzeige wurde behoben. Ein Online - Hilfe Kapitel wurde erstellt und eingebunden. Weitere Infos hier

Dokument freigeben - Mailing

Bei der Freigabe war ein Fehler bei der Icon- Zuordnung. Der wurde behoben und die ganze Buttonleiste ist nach oben gewandert und integriert sich in die allgemeine Buttonleiste. Weiters wurde eine PDF - Vorschau implementiert, damit Sie vor der Freigabe überprüfen können, ob auch das PDF den Anforderungen entspricht.

Gesendete Mails

Bei den gesendeten Mails wurde die Buttonleiste dem Popup- Menü angepasst und es wird nun auch die Anzahl der ungesendeten Mails aktuell gehalten, wenn man das Modul geöffnet hält. Wird erkannt, dass es neue zu sendende Mails gibt, wird die Liste aktualisiert.

Dokumenteneigenschaften für mehrere Dokumente ändern

• Bei "Ausführen", kommt nun vorher eine Anfrage, ob man die Aktion ausführen will.
• Fehler beim Zurücksetzen der Volltextsuche wurde behoben.
• Export MS Excel wurde hinzugefügt.
• Fehler beim Aufruf der Online - Hilfe wurde behoben.
• Die Exception die ausgelöst wurde, wenn man gleich auf Funktionen klickt, wurde behoben.

Thumbnails bei Bilderordner

Thumbnails werden nun immer neu von dem zuletzt eingecheckten Bild erstellt und nicht mehr von dem freigegebenen Dokument. Das erscheint uns sinnvoller, wenn man von einem Bild eine neue Version macht.

Dokument außerhalb des Programms bearbeitet

Hier wurde bei "Abbrechen" ein Fehler behoben. Wenn man "Abbrechen" geklickt hat, kam beim nächsten Checkout diese Abfrage nicht mehr. Rechts oben wurde ein Explorer Button hinzugefügt, der einem das Entwurfs- Verzeichnis öffnet. Hilfe Button wurde zum richtigen Handbuchkapitel verlinkt.

Fehler bei Spaltentitel - Dokumentenliste behoben

Endlich wurde ermittelt, warum sich die Spaltentitel manchmal umstellen und die Übersetzung verschwindet. Es passiert dann wenn man von einem Bilderordner wieder zu einem "normalen" Ordner wechselt. Wir konnten das beheben und auch die Reihenfolge der Spalten sollte jetzt bestehen bleiben.

Dokumenteneigenschaften - Verknüpfungen

Dokumenteneigenschaften - Verknüpfungen

Die Verknüpfungen in den Dokumenteneigenschaften wurden überarbeitet. Der Titel der Verknüpfung und der Pfad wird nun angezeigt. Weitere Informationen finden Sie hier.

Mehrfachreaktivierung

Bei der "Reaktivierung von mehreren Dokumenten" ist nun sichergestellt, dass PDFs, so vorhanden, auch aktualisiert werden. Weiters wurde das Interface überarbeitet und den aktuellen Design angepasst. Weitere Informationen zur Mehrfachreaktivierung finden Sie hier.

Dokumentenmatrix

Die Dokumentenmatrix wurde erweitert. Es werden nun auch hier die Icons zu den Dokumenten angezeigt, damit man leichter identifizieren kann, um welche Art von Dokument es sich handelt und eine weitere Spalte wurde angefügt, in der die Erweiterung des Dokumentes angeführt wird, damit diese auch übernommen werden kann, wenn man die Liste nach MS Excel exportiert, sodass man auch dort identifizieren kann um welche Art von Dokument es sich handelt.

Mailvorlagen - Dokumententyp

Ein Kunde wollte den Dokumententyp (Arbeitsanweisung, Formblatt etc) im Betreff des Verständigungsmails haben. Das wurde umgesetzt. Wenn Sie das ebenfall haben wollen, dann fügen die bitte folgendes ein:

• @doctypeshort: Wenn die Kurzform eingefügt werden soll (z.B AA)
• @doctypelong: Wenn die Langform eingefügt werden soll (z.B Arbeitsanweisung)

Dokumente suchen

Bei der Dokumentensuche wurde eine weitere Option aufgenommen, dass in einem Schritt nach Titel, Code und Dokumenten-ID gesucht werden kann. Damit kann man schneller suchen und muss nicht immer umschalten.

Mehrere Ordner archivieren

Auf Kundenwunsch wurde umgesetzt, dass mehrere Ordner auf einmal archiviert werden können. Dafür müssen Sie zuerst in der Ordner-liste mir der rechten Maustaste die Mehrfachselektion aktivieren und dann können Sie, ebenfalls über die rechte Maustaste, mehrere Ordner auf einmal archivieren.

Suche Kontakte, User, Tasks, Mülleimer...

Die Suche bei Kontakten, Benutzern, Tasks, Mülleimer und Verteilergruppen wurde umgestellt. Es wird nun kein eigenes Fenster geöffnet, sondern in das allgemeine Layout integriert.

Mehrere Dokumente per Mail versenden

Hier wurde die Dokumenten-anzeige erweitert, indem auch hier die Icons der Dokumente angezeigt werden. Des weiteren wurde implementiert,

• Zu Dokument wechseln: Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
• Suche anwenden: Lädt alle Einträge aus der Queue in der Dokumentenliste.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Dokument zurückweisen

Die Maske für "Dokument zurückweisen" wurde den anderen Aktions-Designs angepasst. Weitere Informationen finden Sie hier.

Name der Instanz

In den "Servereinstellungen -> Dokumente" kann für die Instanz ein Name vergeben werden. Dieser wird im Titel der Applikation und auch in der Taskliste von Windows angezeigt. Damit kann man leichter zur richtigen Anwendung wechseln, wenn man mit mehreren Instanzen arbeitet.

Ordner suchen

Bei "Ordner suchen" wurde wieder aufgenommen, dass die Ordner-Icons angezeigt werden. Die wurden durch das Umstellungen auf die DLS - Styles kurzfristig deaktiviert. Weiters wurden die "Admin" Funktionen "Bearbeiten" und "Löschen" hinzugefügt. Weitere Informationen finden Sie hier.

SA Tools - Tabellengrösse

Bei den SA-Tools (Werkzeuge für Administratoren )wurde ein Punkt aufgenommen, um sehen zu können, welche Tabellen wie viel Platz verwenden.

PDFs exportieren

Hier wurde ein Eintrag zum Online Handbuch angelegt und der Hilfeaufruf auf diesen gesetzt. Popup Menü wurde hinzugefügt.

Vorlage auf freigegebene Dokumente anwenden

Bei "Vorlage auf freigegebene Dokumente anwenden" wurden folgende Funktionen aufgenommen.

• Makroname: Sie können im MS Word ein Makro erstellen (normal.dot) und hier den Makroname angeben. Dieses Makro wird dann ausgeführt, wenn die Vorlage angewendet wird.
• Mit OK markierte Einträge löschen: Löscht alle Einträge, die den Status OK haben, also die eine aktuelle Vorlage haben.
• Hilfe Button eingefügt und auf die Online Hilfe verlinkt.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Suchen und ersetzen

Bei "Suchen und ersetzen" wurde die Option Zur Verarbeitungsschlange hinzufügen" implemetiert. Damit kann man die Dokumente deren Titel geändert wurde in der Vverarbeitungsschlange ablegen damit man zu einem späteren Zeitpunkt die Änderungen an die Office Dokumente übertragen kann.

Neue Version

Nachdem wir das Handsuchkapitel zu "Neue Version erstellen" überarbeitet haben, haben wir bemerkt, dass man zwar mit Drag&Drop eine externe Datei importieren kann, aber es keinen designierten Button gibt.

Behobene Fehler

• Kommentar anzeigen bei Öffnung eines Dokumentes: In den Servereinstellungen kann eingestellt werden, dass ein Kommentar angezeigt wird, wenn das Dokument geöffnet wird. Es wurde aber der falsche Wert abgegriffen, was dazu führte, dass der Kommentar nicht angezeigt wurde.
• Verschwindender Navigationsbereich: Nachdem es einem Benutzer gelungen ist, den kompletten Navigationsbereich verschwinden zu lassen, womit dann keine Ordner etc. angezeigt wurden, haben wir eine Mindestbreite für den Navigationsbereich eingebaut. Damit sollte das nicht mehr möglich sein.
• Benutzerumleitung: Nach dem Anlegen einer Benutzerumleitung kam es zu einer Fehler Meldung (Connection Error) und die Liste wurde nicht aktualisiert. Das wurde behoben.

Volltextsuche

Die Volltextsuche wurde komplett überarbeitet und viele neue Funktionen wurden hinzugefügt. Eine wichtige Änderung hier ist, dass auf 32 und 64 Bit Office angepasst wurde. Wenn ein 64-Bit MS Office vorliegt, dann wird nun die 64-Bit Anwendung zur Indizierung geöffnet. Damit sollten die Dokumente besser indiziert werden. Weiters wurde die Suche umgestellt, sodass die Volltextsuche am Server erfolgt. Damit ist die Volltextsuche um einiges schneller. Weitere Infos finden Sie hier

Zentrale Vorprüfung

Die "Zentrale Vorprüfung" wurde in allen Bereichen überarbeitet und einige Funktionen sind dazugekommen. So wurde eingerichtet, dass die Tasks für alle in der Gruppe erstellt werden. Bei den Voreinstellungen zu einem Ordner kann man festlegen, ob für diesen Ordner eine ZVP vorgenommen werden soll. Neue Dokumente, die in dem Ordner erstellt werden, bekommen diese Option übertragen. Außerdem wurde ein ausführliches Handbuchkapitel zu dem Thema eingerichtet. Weitere Infos finden Sie hier

Ordnericons

Einige Ordnericons sind dazu gekommen. Wenn Sie spezielle Icons für Ihre Ordner brauchen, dann wenden Sie sich bitte an uns.

Benutzerstatistik

Die Benutzerstatistik und Folgemasken wurde überarbeitet. Unter anderem wurde eine "Suche Anwenden" Funktion eingeführt. Weitere Infos finden Sie hier

Ordnerstatistik - Dokumente in Ordner

Die Ordnerstatistik wurde überarbeitet. Bei verknüpften Dokumenten wird nun Prüfer und Freigebende des Originaldokumentes angezeigt, während der Verteiler des verknüpften Dokumentes angezeigt wird. Fortschrittsanzeige wurde überarbeitet und ein Kapitel in der Online - Hilfe wurde angelegt. Weitere Informationen finden Sie hier.

Verarbeitungsschlange

Die Verarbeitungsschlange wurde um die Druckoptionen, die aus der Dokumentenliste bekannt sind erweitert. Es wurden für das Anzeigen der Verarbeitungsschlange ein Tastaturshortcut "Strg+F7" eingefügt und für das Hinzufügen von Dokumenten zur Verarbeitungsschlange der Shortcut "ALT+F7". Die Option "Suche anwenden" wurde auch hier aufgenommen, damit kann man die Verarbeitungsschlange wieder in die Dokumentenliste laden um etwaige Funktionen auszuführen, die nicht direkt aus der Verarbeitungsschlange ausgeführt werden können. (z.B Dokumentenmatrix)

Dokumente suchen/filtern

Die Suche wurde nochmal erweitert. Es wurde noch die Erweiterung aufgenommen, damit man schnell, ohne die "Erweiterte Suche" aufmachen zu müssen, nach Titel in bestimmten Dokumententypen suchen zu können. Also wenn man nach einem MS Word Dokument sucht gibt man zusätzlich ".doc" ein oder bei einem MS Excel Dokument ".xls" Dazu muss man natürlich die Erweiterungen kennen, aber die kann man in den Dokumenteneigenschaften auslesen.

Alle Dokumente einchecken

Die Funktion alle Dokumente einchecken wurde überarbeitet und erweitert. Nun kann man auch von dieser Funktion aus den Checkout eines Dokumentes abbrechen. Weiters wird nun nicht nur der Host sondern auch die Session der Workstation angezeigt, von der das Dokument ausgecheckt wurde. Weitere Informationen zu "Alle Dokumente einchecken" finden Sie hier

Schriftfarbe für Ordner

Es wurden nun auch die Ordner - Schriftfarben aktiviert, wenn man Styles in Verwendung hat. Aber hier gibt es zu beachten, dass durch die Unterschiedlichkeit der Styles es vorkommen kann, dass die Schriftfarben für andere User vielleicht schlecht zu lesen sind. Was man dazu machen kann lesen Sie hier.

Dokumente erneut öffnen (MRU)

Hier wurde das Design überarbeitet und ein "Suche anwenden" Button wurde eingeführt, damit man die gesamte Liste oder das Ergebnis einer Suche in die Dokumentenliste laden kann und die Arbeit an den Dokumenten an denen man zuletzt gearbeitet hat, fortsetzen kann. Es werden nun auch nicht nur Checkouts und Betrachtungen berücksichtigt, sondern auch Import, Neues Dokument erstellen, Neue Version erstellen und der gesamte Prüflauf. Weiters wurde eine Hilfe - Funktion eingebaut.

Dokumente auf der Pinnwand

Wie bei den MRU wurde auch hier wurde das Design überarbeitet und ein "Suche anwenden" Button wurde eingeführt, damit man die gesamte Liste oder das Ergebnis einer Suche in die Dokumentenliste laden kann. Weiters wurde eine Hilfe - Funktion eingebaut.

Dokument per Drag&Drop exportieren

Die Funktion "Dokument per Drag&Drop exportieren" wurde überarbeitet und ein Fehler wurde behoben. Einzelne nicht MS Office Dokumente wurden nicht exportiert (also z.B. PDF Dokumente). Es wurde aber nicht nur der Fehler behoben, sondern im Zuge dessen gleich komplett überarbeitet. So sollte nun auch das Cursorverhalten besser sein und die Funktionen in den Optionen wurden erweitert. So wurde die Funktion zum Erstellen einer ZIP - Datei hier hinzugefügt. Die ursprüngliche Maske zum Erstellen von ZIP - Dateien ist damit obsolet. Zusätzlich wird nun beim Logging des Exports auch der Hash der exportieren Datei erfasst und in den Dokumentenereignissen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie hier.

Systray - Menü

Dem Systray Menü wurden (wieder) die Icons zugewiesen. Zum Systray Menü kommt man, indem man im Systray mit der rechten Maustaste auf das DLS Icon klickt.

Dokument bearbeiten (Eigenschaften des Dokuments)

Die erste Seite der Dokumenteneigenschaften wurde überarbeitet und wir hoffen, dass die Anzeige der Elemente nun besser ist. Wir haben hier das Problem, dass manche Kunden Bildschirme so groß wie eine Kinoleinwand haben und andere auf 20 Jahren alten Monitoren arbeiten müssen. Es bleibt zu hoffen, dass die geänderte Ansicht alle zufrieden stellt.
Die Menüleiste auf der linken Seite wurde auch geändert. Die gewachsene Struktur wurde nach Wichtigkeit neu arrangiert. Spezifische Einträge, wie Duplikate und Excel Splitter werden nur angezeigt, wenn auch relevant. Neben den Texten steht nun auch die Zahl der Einträge, damit man gleich sieht, ob ein Dokument gesendete Mails oder Kommentare hat. Bei den Tasks zeigt die Zahl die Anzahl der offenen Tasks.
Weiters:

• Lokale Cache Dokumente: wurde komplett überarbeitet mit einigen neuen Funktionen
• Eingecheckte Dokumente: Format des Datums wurde auf yyyy.mm.dd angepasst
• Hilfe Button wurde nach rechts oben versetzt und ein doppelter "Drucken" Button wurde entfernt.
• Die Funktion "Dokument betrachten" ist nur mehr aktiv, wenn das Dokument auch eine freigegebene Version hat.
• Die Funktion "Sende QM - Info" ist nur mehr aktiv, wenn das Dokument ein MS Office oder ein PDF Dokument ist.
• Die Funktion "Neue Version abbrechen" ist nur mehr aktiv, wenn das Dokument eine freigegebene Version hat und die aktuelle Version nicht freigegeben ist.
• Nach dem kopieren eines Dokumentes wird das Fenster geschlossen.

Hauptfenster: Dokumentenliste - Verzeichnisbaum

Nachdem es zuletzt bei Kunden aufgetreten ist, dass der Verzeichnisbaum nicht mehr zu sehen war, hatten wir jetzt den Fall, dass die Dokumentenliste nicht mehr zu sehen war und der Verzeichnisbaum die komplette Fensterbreite ausgefüllt hat. Das wurde dahingehend behoben, dass nun eine Mindestbreite von 200 Pixel beim Dokumentenfenster stehen bleibt. Damit kann man dann über den Splitter die Fenster wieder richtig stellen.

Benutzereinstellungen - Pinnwand

Die "Benutzereinstellungen - Pinnwand" wurden erweitert:

• Erstellungsdatum: Zeigt an wann der Eintrag erstellt wurde. An Anfang haben alle das selbe Datum, da das technisch natürlich nicht anders geht.
• Hits (365): gibt an wie oft das Dokument in den letzten 365 Tagen geöffnet oder ausgecheckt wurde. Sinn dahinter ist, dass man danach sortieren kann und die Dokumente, die man öfter verwendet oben auf der Liste aufscheinen.

Des weiteren kamen die Funktionen "Gehe zu Dokument" und "Suche anwenden" hinzu. Erster geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumenten liste. Zweiteres zeigt die gesamte Liste der Pinnwand in der Dokumentenliste an.

Servereinstellungen

Das Design in den Servereinstellungen wurde aufgeräumt. Hilfe kam nach rechts oben. Popup Funktionen wurden entfernt auf Seiten, wo sie keine Funktion haben. Suche wurde für ein paar zusätzlichen Seiten eingebaut.

Neues Dokument erstellen

Bei "Neues Dokument erstellen" gab es immer wieder Probleme mit der Höhe des Fensters, sodass manchmal einige Bereiche nicht sichtbar waren. Wir hoffen, das endgültig behoben zu haben.

Benutzereinstellungen - Hilfe

Der Hilfe Button wurde nach rechts oben versetzt und allen Menüpunkte wurde der korrekte Eintrag vom Online - Handbuch zugewiesen.

Benutzereinstellungen - Minimale Breite

Im Fenster der Benutzereinstellungen wurde ein minimale Breite eingeführt, die sich dynamisch anpasst, wenn man den Splitter zwischen Menü und Content verschiebt.

Neues Dokument erstellen

• Hilfe - Button wurde nach oben versetzt.
• Status: Die Option "Status" wurde entfernt. Status des neuen Dokumentes ist immer "Entwurf" und kann nicht beim Erstellen geändert werden. Er wurde entfernt, da es sonst zu Problemen im Prüflauf kommen kann.
• Verteiler: Beim Anlegen des Verteilers ist die Option "Mitglied als Bearbeiter" definieren nur aktiv, wenn in den Servereinstellungen die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" oder "Weitere Prüfer aktivieren" aktiviert sind.

Weitere Informationen zu "Neues Dokument erstellen" finden Sie hier.

Setup - MS Excel

In den Einstellungen zu MS Excel wurde der Hilfekontext implementiert.

Statistik

Im Statistik Teil wurden Design Anpassungen vorgenommen und im Chart- Modul wurde eine Druck Funktion aufgenommen, damit man die Grafik auch Drucken kann. Hilfekontext wurde ebenfalls implementiert.

Sysmaster.ini

Die sysmaster.ini - Konfigurationsdatei wurde erweitert, damit man auch den Username als Variable in den Pfad einsetzen kann. Weitere Infos finden Sie hier.

Weitere kleinere Änderungen

• Dokument kopieren: Das Kopieren eines Dokumentes kann man nun auch mit "Strg+Return" abschließen. Damit erspart man sich den Griff zur Maus.

Behobene Fehler

• Mehrfachbearbeitung: Wenn man auf Ausführen geklickt und vorher Einträge aus der Liste gelöscht hat, dann wurde die falsche zu löschende Menge angezeigt. Die Anzeige der Anzahl der Dokumente im Titel wurde auch korrigiert.
• Prozesse: Beim Zuordnen der Prozesse per Drag&Drop wurde eine Exception behoben.
• Dokumenteneigenschaften - Löschen: Wenn man das Löschen eines Dokumentes abgebrochen hat, dann hat sich das Fenster der Dokumenteneigenschaften geschlossen. Das wurde behoben.
• Servereingenschaften - Erweiterungen: Der Filter wurde aktiviert und liefert nun auch ein Ergebnis
• MRU - Ordner: Die zuletzt verwendeten Ordner wurden nicht mehr angezeigt. Das wurde wieder behoben und aktiviert.
• Liste Verteilergruppen - Dokumente der Verteilergruppe: Wurde technisch überarbeitet und sichergestellt, dass die Dokumente immer angezeigt werden.

So nun ist es endlich soweit - wir veröffentlichen die Version 17.1. Für diese Version wurden fast alle Fenster und Steuerungskomponenten komplett überarbeitet. Dafür sollte das DLS aber nun fit für die kommenden Jahre sein. Kernänderungen sind, dass nun das Programm personalisiert werden kann. Damit können Sie sich das Layout bzw. das Thema selbst aussuchen. Zur Zeit bieten wir ca. 20 verschiedene Themes an. Die nächste sicher wichtige Änderung ist, dass nun die Anwendung bei High Dpi Monitoren besser skaliert. Das bedeutet, dass bei Monitoren, die eine höhere Auflösung als Full-HD haben und eine hohe Skalierung aufweisen die Steuerelemente richtig angezeigt werden und die Icons die richtige Größe haben. Auch wenn man zwei Monitore mit verschiedenen Auflösung hat, dann ändert sich die Skalierung im Programm, wenn man es von einem Monitor auf den anderen verschiebt. Die verschiedenen Skalierungen werden sicher nach und nach verbessert werden.

Style bzw Theme wählen

Das Aussehen - also das Thema - des Programm kann zum einem beim Login oder in den Benutzereinstellungen gewählt werden. Bitte beachten Sie dass bei einem hellen Theme dunkle Icons angezeigt werden und bei einem dunklen Theme helle Icons. Wenn Sie von einem hellen auf ein dunkles Theme wechseln, kann es sein, dass sie das Programm neu starten müssen, da nur beim Start die Icons neu berechnet werden. Damit Sie nicht alle durchklicken müssen, haben wir eine Übersicht der verschiedenen Layouts hier aufgelistet.

Natürlich gab es auch Änderungen im Programm selbst - hier eine Übersicht:

Dashboard

Im neu gestalteten Dashboard können Sie sich nun, wenn Sie auf den Home Button klicken werden Ihnen neben Systeminformationen auch die Einträge aus den Tasks, dem KVP und anderen Modulen angezeigt. Was angezeigt werden soll, können Sie in den Benutzereinstellungen definieren. Das Dashboard ist noch im Ausbau und in weiterer Folge werden hier noch Optionen und Möglichkeiten hinzugekommen.

Verarbeitungsschlange oder Queue

Ein neues Feature ist auch die Verarbeitungsschlange, in die man Dokumente aufnehmen kann, die dann weiter verarbeitet werden sollen. Es können aus der Liste Dokumente gewählt werden und über das Menü der rechten Maustaste zur Verarbeitungsschlange hinzugefügt werden. Zur Zeit stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Dokumente exportieren
• Sende QM - Info
• Mehrere Dokumente per Mail versenden
• Dokumente einen Lesetask hinzufügen. Das ist eine neue Funktion und wird extra beschrieben

In weiterer Folge werden hier noch Punkte hinzukommen.

Lesetasks

Das ist ebenfalls eine neue Funktion, damit können Dokumente ein Lesetask zugeordnet werden. Benutzer mit einem Lesetask bekommen diesen in ihre Taskliste eingetragen und müssen beim Lesen des Dokumentes bestätigen, dass das Dokument vollständig gelesen wurde. Es kann damit im Dokumentenmanagement definiert werden, dass es verbindlich ist, wenn diese Bestätigung erfolgt ist. Damit lässt sich eine Bestätigung einfordern ohne einen Dokumententest zu erstellen.
Die Lesetasks können für bestimmten Verteilergruppen definiert werden. Man kann auf der einen Seite bei den Verteilergruppen entsprechend Dokumente aufnehmen und auf der anderen Seite können Dokumente in die Verarbeitungsschlange aufgenommen werden und diese können dann eine Verteilergruppe zugeordnet werden. Aktuell müssen die Tasks nach der Zuweisung noch manuell generiert werden. Wie das zu geschehen hat, wird in Kürze dokumentiert.

Dokumententest

Der Funktionsumfang der Dokumententests wurde dahingehend erweitert, dass es nun möglich ist, nachträglich Benutzer zum Test aufzunehmen.

Ordner - Restrukturierung

Bei der Restrukturierung in den Ordner Optionen wurden die Möglichkeit hinzugefügt auch den Kontakt auf die Unterordner und die Dokumente in den Ordnern zu übernehmen.

Dokumente prüfen und freigeben

Wenn Prüfer und Freigebender gleich sind, dann kann man nun gleich das Dokument freigeben und muss es nicht vorher prüfen. Also man erspart sich einen Schritt.

Sicherheitseinstellungen

Bei den Sicherheitseinstellungen sind zwei Punkte hinzugekommen, mit denen man einschränken kann, ob Benutzer Dokumente freigegeben importieren können oder die Funktionen in den Dokumenteneigenschaften bearbeiten können.

Jobs - Mailer

Der Mailer des Jobs wurde dahingehend optimiert, dass eine Mailverständigung nun auch an den Überwacher des Jobs geht.

Jobs - Übernahme vom Ordner

Die Vorgabewerte für "Job für" und "Überwacht von" werden nun übernommen.

Jobs - Dokumente

Die Dokumentenzuordnung zu den Jobs wurde verbessert und sollte nun zuverlässiger laufen.

Jobs - Eigenschaften

Die Maske mit den Eigenschaften zur Bearbeitung wurde komplett überarbeitet und sollte nun übersichtlicher sein. Auch die Maske für die Historischen Daten (alte Jobs) wurde überarbeitet. Kommentare wurden ebenfalls auf einen eigenen Reiter gestellt und lassen sich nun auch direkt aus der Jobliste aufrufen.

Jobs - Suche/Filter

Die Suche/Filter für die Jobs wurde auch komplett überarbeitet und an die Dokumente angepasst. Damit kann man nun auch mit den verschiedenen Ordneroptionen arbeiten. Weiters kann man auch nun nach einer Job-ID suchen.

Jobs - Planner

Beim Job - Planner sollte das Datum nun komplett angezeigt werden.

Hier werden finden Sie die Informationen zur Version 16.3. Aktuelle Version ist 16.2. Informationen zu dieser Version finden Sie hier.

MS Powerpoint - Link Analysen für Startseiten

Damit man leichter überprüfen kann, ob die Powerpoint Startseiten richtig verlinkt sind, haben wir eine Link Analyse in die Office Tools aufgenommen. Damit kann man zuerst die Powerpoint Startseite markieren und dann die Link Analyse aufrufen. Alle Links, die in dem Dokument gefunden werden, werden in einer Liste angezeigt und es wird analysiert, ob der Ordner oder das Dokument im System vorhanden ist. Sie können das Powerpoint Dokument auch bearbeiten und die Links ändern.

Löschbare Ordner auffinden

In den SA - Tools (diese können nur von Admins aufgerufen werden) kann man nun in der Sektion "Prüfe Ordner" auch leere Ordner aufstöbern und gegebenenfalls löschen. Dazu rufen Sie zuerst die Sektion auf und klicken dann über die rechte Maustaste auf "Löschbare Ordner anzeigen". Löschbar ist ein Ordner dann, wenn keine Dokumente in dem Ordner sind und der Ordner auch keine Unterordner hat. Markieren Sie die zu löschenden Ordner und klicken Sie auf "Löschen". Die Ordner werden dann in den Mülleimer verschoben und können dann auch von diesen auch wiederhergestellt werden.

Alternativ können leere bzw. löschbare Ordner auch in der Ordnerstatistik angezeigt und gelöscht werden. Funktion ist wie oben beschrieben.
Wenn Sie Ordner gelöscht haben, dann müssen Sie die Ordnerstruktur manuell aktualisieren, um die Änderungen zu sehen.

SA Tools - MS Word Felder

In den SA - Tools (diese können nur von Admins aufgerufen werden) kann man ja überprüfen, ob alle Felder in den MS Word Dokumenten gesetzt sind. Hinzugefügt wurde die Prüfung auf das "Gültig bis" Datum, eine Suche in der Liste wurde implementiert und mit einem Doppelklick auf einen Listeneintrag werden alle Felder in einem Textfeld angezeigt.

Suche - Ordnerauswahl

In die Suche wurde nun detaillierter implementiert in welchen Ordnern man suchen will.

Ordner

• Alle: Sucht in allen Ordnern
• Aktuell: Sucht im aktuell gewählten Ordner
• Unterordner: Sucht im aktuell gewählten Ordner und allen Unterordnern

Wenn das Suchfenster nun zu breit ist, dann geben Sie bitte Bescheid - dann versuchen wir das zu restrukturieren.

SA - Tools

Die SA - Tools wurden überarbeitet und eine Listenauswahl wurde hinzugefügt, damit man schneller nach einem Eintrag suchen kann. Der Baum mit den Funktionen wurde auch überarbeitet und nach Funkionen gruppiert. Die Shortcuts wurden verbessert und bei einigen Einträgen sind Funktion hinzugekommen

Erweiterung ändern

Werden Dokumente mit der falschen Erweiterung importiert, dann werden Sie nicht geöffnet. Hier kann man die Erweiterung ändern, wenn man Admin - Berechtigung hat. Bitte verwenden Sie diese Funktion nur, wenn Sie sich sicher sind, was Sie tun.

Neue Virtuelle Ansicht - Startseiten

Damit man einen Überblick über alle verwendeten Startseiten bekommt, wie in Version 16.2 eingeführt, können nun für verschiedene Benutzer unterschiedliche Startseiten verwendet werden, wurde eine neue virtuelle Ansicht eingeführt. Führt man diese aus, so werden alle definierten Startseiten angezeigt.

Neue Virtuelle Ansicht - Dokumente mit Links

Es wurden auch zwei neue Virtuelle Dokumentenansichten implementiert, die anzeigen, ob es Dokumente gibt, die Links zu archivierten oder gelöschten Dokumenten haben.

• Dokumente mit Links zu archivierten Dokumenten: Zeigt in der Dokumentenliste alle Dokumente an, die Links zu archivierten Dokumenten inkludiert haben.
• Dokumente mit Links zu gelöschten Dokumenten: Zeigt in der Dokumentenliste alle Dokumente an, die Links zu komplett gelöschten Dokumenten oder Links zu Dokumenten im Papierkorb inkludiert haben.

Wenn Sie die virtuelle Ansicht aufgerufen haben, dann können Sie einen Eintrag wählen und die Links aufrufen. Hier können Sie dann sehen, welche Links zu archivierten oder gelöschten Dokumenten gesetzt sind. Die Linkmaske wurde entsprechend überarbeitet, damit auch Links zu gelöschten Dokumenten angezeigt werden.

Bearbeiten von Virtuelle Ansichten

Selbst erstellte virtuelle Ansichten können nun bearbeitet werden. Bisher kam auch bei selbst erstellen Ansichten die Meldung, dass diese gelöscht und neu erstellt werden muss. Das sollte nun nicht mehr passieren und die Maske zum Ändern der Ansicht sollte sich öffnen.

Dokumentensuche

Bei der Dokumentensuche können nun Anführungszeichen verwendet werden, damit man nach längeren Phrasen suchen kann. Das gilt für die einfache und die erweiterte Suche.

Dokumentenlink zum Powerpoint Dokument senden

Wie für Word und Excel DOkumente ist es nun auch möglich DLS - Links zu Powerpoint Dokumenten zu senden. Wählen Sie in Powerpoint eine Form (Shape) aus DLS das zu verlinkende Dokument aus, gehen Sie ins DLS - suchen Sie das Dokument auf das Sie verlinken wollen und klicken Sie den entsprechenden Eintrag im Link - Menü aus. Der Link wird dann im Powerpoint Dokument gesetzt. Ist der Text der Form (Shape) leer, dann wird auch der Dokumententitel übertragen.

Ordnerlink zum Powerpoint Dokument senden

Analog zu den Dokumentenlinks können Sie auch Links zu Ordnern senden. Wählen Sie wiederum in Powerpoint eine Form (Shape) aus DLS das zu verlinkende Dokument aus, gehen Sie ins DLS - suchen Sie den Ordner auf den Sie verlinken wollen und klicken Sie den entsprechenden Eintrag im Menü über die rechte Maustaste aus. Der Link wird dann im Powerpoint Dokument gesetzt. Ist der Text der Form (Shape) leer, dann wird auch der Ordnertitel übertragen.

PDF und Bilder Import

Beim Import von PDF und Bildern wurde die Maske erweitert, dass man auch hier Dokumente gleich freigegeben importieren kann. (Freigegeben hinzufügen)

Servereinstellungen - Excel und Powerpoint

Beim Setup für Excel, Powerpoint etc gibt es nun auch einen "Suche anwenden" Button. Damit kann man sich in der Dokumentenliste alle Dokumente anzeigen lassen, die diese Vorlage zugewiesen haben. Auch wurde ein Bug behoben, wo die Liste nicht aktualisiert wurde, wenn ein Eintrag kopiert wurde.

Dokumenteneigenschaften - Automatische Codevergabe

Will man in den Dokumenteneigenschaften einen Code automatisch vergeben und es ist kein Dokumententyp zugewiesen, dann erscheint nun eine entsprechende Meldung. Ein Dokumententyp muss zugewiesen sein, damit ein Code vergeben werden kann.

Dokument kopieren - Automatische Codevergabe

Kopiert man ein Dokument dann wird nun auch der Code automatisch vergeben, wenn diese Option in den Servereinstellungen aktiviert ist.

Dokument einchecken

Wird ein Dokument eingecheckt, dann kann, wenn das Dokument nicht verändert wurde, dieses Fenster erscheinen. Hier haben Sie die Möglichkeit zu wählen, ob Sie das Dokument normal einchecken, oder den Checkout abbrechen wollen. Wenn es ein großes Dokument in Verwendung haben, dann ist es schneller den Checkout abzubrechen, da Sie sich dann die Checkin Zeit ersparen.

Mülleimer

Im Mülleimer wurden für gelöschte Dokumente, Ordner und Kontakte die Eigenschaften zugänglich gemacht, damit man genauer sehen kann, was da gelöscht wurde. Damit können nun auch Dokumente, die sich im Mülleimer befinden, betrachtet werden.

Freigegeben importieren

Es kommt selten aber dennoch vor, dass Dokumente, die von einem Netzwerklaufwerk importiert werden, nicht richtig in die Datenbank übernommen werden. Hier wurde nun eine Prüfung vorgenommen, ob diese auch richtig eingetragen werden und wenn es ein Problem gibt, dann meldet dich das System. In dem Fall sollte der Import noch mal versucht werden. Wenn es dann noch immer nicht klappt, dann wenden Sie sich bitte an uns.

Weiteres

• Persönliche Einstellungen - "Dokumente über OLE öffnen" deaktiviert: Nachdem die Option mehr Probleme als Nutzen verursacht hat, wurde die Option deaktiviert.
• Servereinstellungen - "PDF am Client erstellen" wurde entfernt. Da ja nun mittlerweile alle ein Office Version über 2003 haben ist diese Option nicht mehr notwendig.

Hier werden finden Sie die Informationen zur Version 16.2. Diese Version wird mit Ende des Quartals 3/2020 zur Verfügung stehen.

Die Design und Styles aus der Version 16.1 wurden wieder zurückgenommen, da dadurch das Programm, v.a. bei PCs mit nicht sehr schneller Grafikkarte, zu langsam wurde und der Fensteraufbau nicht schnell genug war. Wir werden aber dennoch versuchen in Kürze einen Darkmode zur Verfügung zu stellen. Auf jeden Fall wurde das Design mal dahingehend überarbeitet, dass die Icons nun zentral bereitgestellt werden und damit in allen Bereichen des Programms auch gleich aussehen. Des weiteren wurden die Sprachdateien in Deutsch und Englisch überarbeitet.

Neuerungen zum KVP - Modul

Lesen Sie bitte auch die Änderungen zum KVP - Modul.

Aktivitätsstatistik

In der Aktivitätsstatistik kann man sich eine jährliche oder monatliche Auswertung über alle Ereignisse im DLS erstellen lassen. Mit einem Doppelklick auf z.B. alle exportierten Dokumente bekommen Sie ein eine tabellarische und optische Auswertung zu dem Ereignis und können über das Info Icon auch gleich alle Einträge zu dem Event in dem Zeitraum betrachten. Exportieren lassen sich die Daten natürlich auch.

Ereignis - Report

In den Statistiken gibt es auch zwei neue Einträge mit Ereignisreport - Täglich und Ereignisreport - Monatlich. Damit lassen sich für diverse Ereignisse Grenzwerte festlegen, damit man dann per Mail verständigt werden kann, wenn dieser Grenzwert überschritten wird.

Dokumente prüfen, freigeben etc.

Bei den Prüf- und Freigabeaktionen gibt es nun eine Buttonleiste oben mit den verschiedenen Aktionen, wie Entwurf betrachten, auschecken, Kommentare ansehen etc.

MS Powerpoint

Die Darstellung und die Übertragung der Daten nach MS Powerpoint hat sich grundlegend geändert - es können nun viel mehr Daten an das MS Powerpoint Dokument gesendet und in das Layout eingebunden werden. Hierfür wird es in Kürze eine eigene Anleitung geben bzw. das entsprechende Kapitel aktualisiert werden. Oder Wie wenden sich an uns und wir gehen das gemeinsam durch.

Ordner suchen

Hier kann man nun auch nach einer Ordner-ID suchen. Also dem 17 stelligen Code des Ordners.

Vorlagenübersicht

Bei der Vorlagenübersicht in den SA-Tools bekommt man einen Überblick, welche Dokumente welche Vorlage haben und wie viele dieser Dokumente keine aktuelle Vorlage haben. Dieses Tool kann man dann gut verwenden, wenn man die Vorlagen umstellen will.

Dokumente erneut öffnen (MRU) und Pinnwand

Bei den zwei Punkten wurde auch eine Suche implementiert, falls die Listen mal länger werden.

Servereinstellungen - Volltextsuche

Bei der Volltextsuche wurde die Möglichkeit implementiert die Einstellungen zu ändern und damit Dokumententypen aus den Volltextsuche auszuschließen.

Benutzereinstellungen zurücksetzen

Es kommt zuweilen vor, dass die Listenansichten durcheinander kommen und nicht mehr richtig angezeigt werden. Hier kann man für den gewählten Benutzer diese Einstellungen zurücksetzen. Weiters kann man auch beim Login diese Option wählen, wenn man die eigenen Einstellungen zurücksetzen will.

Dokumentenordner aus Textfeld einfügen

Muss man mehrere Unterordner auf einmal erstellen, dann kann man dies schneller machen, wenn man diese Option hier wählt und alle Ordnernamen in dem Textfeld eingibt oder aus z.B. Excel Liste importiert. Die Einstellungen (Prüfer, Freigebender, Verteiler) werden von dem Ordner übernommen, unter dem diese eingefügt werden. Stellen Sie also vorher sicher, dass diese Einstellungen ihren Anforderungen entsprechen.

Dokument - Events

Wird ein Dokument importiert, so wird nun mitgeloggt von welcher Datei importiert wurde. Beim Check-in wird das ebenfalls mitgeloggt, damit man das hier schnell ermitteln kann. Einsehen kann man das in dem man in den Dokumenten - Events (aufzurufen über die Dokumenteneigenschaften) auf einen Eintrag doppelklickt.