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DLS Version 22.1

Exklusiver Vorab-Einblick: Diese Version befindet sich aktuell noch in der Finalisierung. Sie benötigen eine der neuen Funktionen bereits heute? Kontaktieren Sie uns gerne persönlich – wir finden eine Lösung!

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DLS Version 21.3

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DLS Version 21.2

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DLS Version 21.1

Hier werden nach und nach Informationen zur neuen Version 20.1 angeführt.

Bildschirmauflösung

Alle Programme DLS, KVP, VIS-QM wurden dahingehend überarbeitet, dass die Darstellung bei groß auflösenden Bildschirmen verbessert sein sollte. Die Skalierung von Schrift und Icons sollte besser sein. Schriften bei der HTML - Vorschau in VIS-QM und KVP sollten nicht allzu vergrößert sein.

Fensterdesign bei mehreren Monitoren

Hat man mehrere Monitore mit verschiedenen Auflösungen (Notebook und externer Monitor) und hat sich alle Fenster etc nach einem Monitor eingerichtet, dann haben diese nicht mehr gestimmt, wenn man das Programm auf den andern Monitor verschoben hat. Das sollte jetzt verbessert sein. Damit sollte man für jeden Monitor die Einstellungen vornehmen können und das Programm merkt sich die Einstellungen.

HTML Vorschau

In allen Programmen (DLS, KVP, VIS-QM) kann man die Werte aus der HTML - Vorschau kopieren, indem man einfach auf den Text/Wert klickt. Weiters kann man mit Strg+Mausrad die Anzeige zoomen.

Neue Sicherheitsstufe für Dokumente

Wir haben eine Meldung von einem Kunden bekommen, dass ein Auditor bemängelt hat, dass zu viele Benutzer bestimmte kritische Listen bearbeiten können. Wir haben ja schon länger in den Sicherheitseinstellungen implementiert, dass nur Mitarbeiter mit Funkionen im Dokument die Dokumente auschecken und bearbeiten können. Nur wenn dieses Feature aktiviert wird, dann gilt das für alle Dokumente im System, was eine zu weitreichende Einschränkung darstellen kann.
Aus dem Grund haben wir eine Möglichkeit implementiert, das auf Dokumentenebene einstellen zu können. Wenn Sie das Feature verwenden wollen, müssen Sie es zuerst in den Einstellungen aktivieren.

Dann können Sie ein Dokument wählen, und in der Bearbeitungsmaske die Sicherheit auf "Erweiterte Sicherheit" stellen. Ab diesem Zeitpunkt können nur Ersteller, Prüfer und Freigebender das Dokument auschecken und bearbeiten.

Zusätzlich können über den Verteiler weitere Bearbeiter definiert werden bzw. auch diese Berechtigung wieder entzogen werden.

Bitte beachten Sie noch folgende Sicherheitseinstellungen in den Benutzergruppen. Ist die Einstellung "Kann Dokumente für andere prüfen und freigeben" aktiviert, dann können Benutzer dieser Sicherheitsstufe ebenfalls das Dokument auschecken und bearbeiten.

Versucht ein Benutzer das Dokument auszuchecken ohne die Berechtigung zu haben, so kommt eine entsprechende Meldung.

Virtuelle Dokumentenansichten - Dokumente mit erweiterten Sicherheitseinstellungen

Um alle Dokumente mit erweiterter Sicherheit anzuzeigen, wurde eine virtuelle Dokumentenansicht erstellt.

Pfadanzeige - Dokumente

Die Pfadanzeige im Dokumentenfenster wurde überarbeitet. Des weiteren kann die Pfadanzeige nun auch in den Dokumenteneigenschaften bearbeitet werden.

Pfadanzeige - Ordner

Auf Kundenwunsch wurde implementiert, das der Verzeichnispfad auch in den Ordnereigenschaften angezeigt und kopiert werden kann.

Eigenen Kontakt bearbeiten - Verteilergruppen

Beim "Eigenen Kontakt bearbeiten" werden nun auch die Sicherheitseinstellungen der Verteilergruppen angewendet.

Archivierte Kontakte

Wird ein Dokument freigegeben, dann wird das Mail nicht mehr an die archivierten Kontakte gesendet. Bei der Auswahl werden die archivierten Kontakte nicht mehr angezeigt. In den Verteilergruppen werden die archivierten Kontakte nicht mehr angezeigt

Archivierte Kontakte

Startbutton für VIS-QM Tool

Für Benutzer des VIS-QM Tools kann man bei den Addon Einstellungen definieren, dass ein Button auf der Hauptleiste angezeigt werden kann.

MS Excel: Logo im Zentrum platzieren

Ab dieser Version kann das oder ein Logo auch in der Mitte platziert werden.

Dokumentenimport und Sende QM-Info

Folgendes Fehlverhalten wurde korrigiert. Wurde ein Dokument importiert und dann in den Dokumenteneigenschaften deaktiviert, dass die QM - Informationen gesendet werden, dann wurden diese beim ersten Checkout dennoch gesendet. Dieses Fehlverhalten wurde behoben.

Programminfo

Design der Programminfo wurde erweitert.

Benutzerliste

Bei der Benutzerliste wird nun auch der Sitzungsname angezeigt, damit man ermitteln kann, ob der Benutzer mit einer RDP-Sitzung eingeloggt ist.

Dokumenteneigenschaften - Kategorien

Bei der Kategorisierung der Dokumenteneigenschaften hat sich bei der Neuerstellung von Kategorien ein Fehler eingeschlichen. Dieser wurde behoben.

MS Powerpoint: Suchen und Ersetzen

Wie bei MS Word und Excel Dokumenten wurde nun implementiert, dass auch in MS Powerpoint Dokumenten Text ersetzt werden kann.

MS Visio: Suchen und Ersetzen

Wie bei MS Word und Excel Dokumenten wurde nun implementiert, dass auch in MS Visio Dokumenten Text ersetzt werden kann.

Fehler bei Darstellung im Verzeichnispfad

Bei der Darstellung des Verzeichnispfads gab es einen Fehler bei der Darstellung, wenn kein Skin/Style gewählt wurde. Dieser wurde behoben.

Neue Version - Wahl der Vorlage

Neues Dokument - Vorlage wÃ¤hlen - Filter

Legt man ein neues Dokument an, so kann man ja eine Vorlage wählen. Hier wurde über das Menü der rechten Maustaste eine Möglichkeit eingebaut nach Dokumententyp (Word, Excel etc) zu filtern.

Dokumenteneigenschaften - Größe

In den Dokumenteneigenschaften wird nun auch die Größe des Dokumentes angezeigt.
In der erweiterten Suche wurde eine weitere Option aufgenommen, damit man nach KB und MB suchen kann. Damit muss man nicht aufs Byte runter den Wert eingeben.

Virtuelle Dokumentenansichten - GroÃe Dokumente

Genauso wurde in den "Virtuellen Dokumentenansichten" 2 Einträge angelegt, um große Dokumente auffinden zu können.

Berechtigungsstufe Gast

Die Berechtigungsstufe "Gast" wurde überprüft und die Sicherheitseinstellungen wurden angepasst.

Reiter Jobs und Kalender

Da ja die Jobs Funktionen vom VIS-QM Tool abgelöst werden, können die Jobs hier im DLS ausgeblendet werden. Standardmäßig werden diese beim Update ausgeblendet. Werden diese weiter benötigt, so müssen Sie diese in den Servereinstellungen aktivieren.

Reiter Jobs und Kalender

Benutzerliste

In der Benutzerliste werden nun deaktivierte Benutzer mit einem roten Punkt angezeigt, um besser sehen zu können, wessen Zugang zur Zeit deaktiviert ist.

Benutzerliste

Wir hatten ein Gespräch mit einer Mitarbeiterin eines Kunden, da kam zur Sprache, dass sie Benutzer nicht löschen kann, da sie sonst nicht die Logs der Benutzer sehen kann. Warum das bisher keinem aufgefallen ist, ist eine andere Sache. Auf jeden Fall haben wir reagiert und implementiert, dass die Logs nun auch beim Kontakt aufgerufen werden können. Die zusätzlichen Menüeinträge werden nur angezeigt, wenn es auch Daten in dem entsprechenden Bereich gibt. Damit kann man die Nutzer löschen, ohne dass die Informationen nicht mehr einsehbar sind.

DLS - 506.ai

Die Kombination aus dem VISCOM DLS (Dokumentenleitsystem) und 506.ai schafft eine starke Synergie zwischen klassischer, strukturierter Dokumentenverwaltung und moderner Künstlicher Intelligenz. Während VISCOM die "Ordnung" garantiert, liefert 506.ai die "Intelligenz".

Weiterlesen: DLS - 506.ai

DLS Version 20.1

Hier werden nach und nach Informationen zur neuen Version 20.1 angeführt.

Taskmenü

Im Hauptmenü wird nun ein Eintrag für die Tasks angezeigt. Damit muss man nicht nur über das Menü der rechten Maustaste arbeiten. Wie bei den Tasks wird auch für die Kontakte im Hauptmenü nun ein Eintrag angezeigt. Damit muss man nicht nur über das Menü der rechten Maustaste arbeiten. Es werden die wichtigsten Einträge in dem Menü angezeigt

Kontaktmenü

Wie bei den Tasks wird auch für die Kontakte im Hauptmenü nun ein Eintrag angezeigt. Damit muss man nicht nur über das Menü der rechten Maustaste arbeiten. Es werden die wichtigsten Einträge in dem Menü angezeigt

Taskverwaltung

In der Version 20.1 wurde eine umfangreiche Taskverwaltung eingeführt. Damit können alle offenen Tasks bezüglich Prüfung und Freigabe aber auch alle offenen Lesetasks oder auch Dokumente mit Lesetasks so wie Benutzer mit Lesetasks betrachtet und überwacht werden.

Sicherheitseinstellungen - Taskverwaltung

Sicherheitseinstellungen - Taskmanagement

Die Taskverwaltung ist initial nur für Administratoren zugänglich. Wenn auch andere Benutzer Zugriff haben sollen, so muss das in den Sicherheitseinstellungen aktiviert werden.

Servereinstellungen - Bestätigung der Lesetasks

Bei den Lesetasks muss eine Meldung bestätigt werden. Der angezeigte Test kann hier eingestellt werden. Einfache HTML - Markups können hier verwendet werden.

Dokument einen Lesetask zuweisen über Verarbeitungsschlange

Eine Art einen Lese Task einem Dokument zuzuweisen ist das betreffende Dokument zuerst zur Verarbeitungsschlange hinzuzufügen und danach über das Menü der rechte Maustaste den Menüeintrag "Dokument einen Lesetask hinzufügen" aufrufen. Danach haben Sie die Möglichkeit die Verteilergruppen zu wählen die den Lesetask ausführen sollen, sobald das Dokument freigegeben ist. Über die Einstellungen zur Verteilergruppe haben Sie zusätzlich die Möglichkeit Mitarbeiter vom Lesetask auszuschließen. Bitte beachten Sie, dass nur Verteilergruppen einen Lesetask zugewiesen werden können, die auch im ursprünglichen Dokumentenverteiler sind. Hat z.b. Das Dokument die Verteilergruppe A und Sie wählen hier Verteilergruppe B, dann wird diese Wahl ignoriert.

Dokument einen Lesetask zuweisen über Dokumenteneigenschaften

Sie können die Lesetasks für ein Dokument aktivieren, wenn Sie die entsprechende Option anklicken. Es werden die Lesetasks für alle Verteilergruppen des Dokumentes aktiviert. Desaktivieren Sie die Option, werden die Lesetasks gelöscht.

Dokument einen Lesetask zuweisen über Mehrfachbearbeitung

Sie können die Lesetasks für mehrere Dokumente auf einmal aktivieren, wenn Sie mehrere Dokumente aus der Dokumentenliste wählen und auf "Bearbeiten (F4)" klicken. die entsprechende Option anklicken. Es werden die Lesetasks für alle Verteilergruppen des Dokumentes aktiviert.

Dokument einen Lesetask zuweisen über Verteilergruppe

Öffnen Sie die Liste der Verteilergruppen und wählen Sie eine Gruppe aus und öffnen Sie die Eigenschaften. Gehen Sie zum Menüpunkt "Dokumente mit Lesetasks". Sie sehen die Dokumente die dieser Gruppe bereits zugeordnet sind. Um ein weiteres hinzuzufügen klicken Sie auf den Button "Plus". Es öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie nach dem Dokument suchen können, das Sie aufnehmen wollen. Wenn Sie mit "OK" bestätigen, wird das Dokument aufgenommen. Bitte beachten Sie, dass das Dokument der Dokumentenverteilergruppe zugewiesen sein muss, sonst wird das Dokument nicht aufgenommen. (Weil es ja keinen Sinn macht einen Lesetask zu erstellen auf das der Benutzer nicht zugreifen und lesen kann).

Verteilergruppen - Eigenschaften

Die Eigenschaften zu einer Verteilergruppe wurden dahin gehend erweitert, dass Lesetasks für die Verteilergruppe aktiviert und deaktiviert werden können.

Benutzer - Eigenschaften

Die Benutzereinstellungen wurden dahin gehend erweitert, dass Lesetasks pro Verteilergruppe aktiviert und deaktiviert werden können.

Lesetasks erstellen

Wurde für ein Dokument der Lesetask aktiviert, so werden die Tasks für die einzelnen Mitarbeiter erstellt, wenn ein Dokument freigegeben wird. Alte, nicht erledigte Tasks werden in dem Zusammenhang gelöscht. Für bestehende freigegebene Dokumente können die Tasks auch erstellt werden.

Lesetasks erstellen über Verteiler

Rufen Sie den Verteiler zum Dokument auf und klicken Sie auf den Menüeintrag "Lesetasks". Hier können Sie sehen, ob die Tasks erstellt worden sind und wer, wann den Task erledigt hat. Wurden die Tasks noch nicht erstellt, so klicken Sie auf Lesetasks erstellen.

Lesetasks erstellen über Verteilergruppen

Öffnen Sie die Liste der Verteilergruppen und wählen Sie eine Gruppe aus und öffnen Sie die Eigenschaften. Gehen Sie zum Menüpunkt "Dokumente mit Lesetasks" um zu sehe, welche Dokumente der Verteilergruppe zugeordnet sind. In der Spalte "Offen" können Sie sehen, ob es nicht erstellte Tasks gibt. Klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf "Lesetask erstellen".

Es öffnet sich ein weiteres Fenster indem Sie eine Übersicht bekommen, welche Tasks bereits erstellt wurden, abgearbeitet sind oder eben noch nicht erstellt wurden. Klicken Sie auf "Lesetask erstellen" um die Tasks zu erstellen.

Lesetasks erstellen über Taskverwaltung

Lesetasks - Taskverwaltung - Nicht erstellt

Öffnen Sie die Taskverwaltung und gehen Sie zu dem Eintrag "Nicht erstellte Lesetasks". Hier können nun alle ausständigen Lesetasks erstellt werden.

Pfadanzeige bei Dokumentenwahl

In der Maske zum Suchen bzw. Hinzufügen von Dokumenten wird nun auch der Pfad angezeigt, um die Dokumente leichter wählen zu können.

DLS Version 19.3

Synchronisierung des MS Office - Wörterbuchs

Noch in der Betaphase ist die Synchronisierung des MS Office - Wörterbuchs. Die Problemstellung bzw was uns schon immer gestört hat ist, dass man brav die Wörter und Spezialausdrücke in das benutzerdefinierte Office Wörterbuch aufnimmt und dann arbeitet man auf einem anderen PC und es ist wieder alles rot unter wellt, weil auf diesem PC oder bei dem User das Wörterbuch wieder ein eigenes ist. Aus dem Grund wird nun die Möglichkeit gegeben die Wörterbücher zu synchronisieren. Das Wörterbuch eines Users wird mit dem allgemeinen Wörterbuch am Server abgeglichen und kann dann von anderen Users runtergeladen werden.

OCR - Texterkennung

Mit Tesseract wurde eine Texterkennung von gescannten PDF - Dokumenten implementiert. Damit kann die Volltextsuche auch über gescannte Dokumente erfolgen. Die Software muss zusätzlich installiert werden und in den Servereinstellungen muss der Pfad zum Programm angegeben werden, wenn dieser vom Standardinstallationspfad abweicht.

Danach kann über das Menü "Erweitert" die Funktion "OCR Ausführen" aufgerufen werden. Bitte führen Sie aber zuerst die Volltextindizierung aus, damit mal alle PDF - Dokumente indiziert werden, die eine Textebene haben.

Windows 11 und Datumsfelder

Einige Datumseingaben und Felder waren unter Windows 11 deaktiviert. Das wurde behoben.

Verknüpfte Dokumente

Verknüpfte Dokumente werden nun mit denn Windows - Link Icon angezeigt und nicht mehr mit dem einheitlichen Browser - Icon. Damit kann man nun endlich erkennen, welche Art von Dokument dem verknüpften Dokument zu Grunde liegt. Es hat nur ein paar Jahre gedauert, bis wir hierfür endlich eine Lösung gefunden haben.

PDF Icons in der Dokumentenliste

Wollen Sie gleich in der Dokumentenliste sehen, zu welchen Dokumenten es ein PDF-Dokument gibt, haben Sie nun die Möglichkeit das über die Option in den Benutzereinstellungen zu aktivieren. Sollte die Dokumentenicons dann nicht sichtbar sein, dann müssen Sie die Spalte mit den Icons erweitern.

"Entwurf betrachten" in der Hauptleiste

Auf Kundenwunsch wurde implementiert, dass die Funktion zum Öffnen des Entwurfs in die allgemeine Buttonleiste kommt. Diese Option kann man wieder in den Benutzereinstellungen ein und ausschalten. Weiters wurde implementiert, dass man auch andere Funktionen in der Buttonleiste aktivieren oder deaktivieren kann.

Doppelte Anzeige von Freigabe Daten in MS Word Dokumenten beim Drucken

Nach einem Update von MS Word (Die schauen immer, dass wir beschäftigt bleiben) kann es sein, dass in der Kopfzeile oder Fußzeile das Datum zu erstellt, geprüft, freigegeben doppelt angezeigt wird, wenn man das Dokument drucken will. Man kann als Workaround die Bearbeitung von dem Dokument aktivieren, dann werden die Daten nicht doppelt angezeigt. Mit der Version wird das Problem behoben, in dem die Änderungsnachverfolgung nach der Freigabe abgeschaltet wird.

Pinnwand - Ordner

Auf Kundenwunsch wurde umgesetzt, dass man nicht nur Dokumente, sonder auch Ordner favorisieren kann. Das kann bei den Ordnern über die rechte Maustaste erfolgen.

Die Ansicht für die Pinnwand bzw. Favoriten wurde umgestellt, damit man nun auch die Pinnwand - Ordner aufrufen kann. Auch wurde die Verwaltung aufgenommen, sodass gleich in dem Fenster Dokumente bzw. Ordner auch entfernt werden können. Damit entfällt die Verwaltung über die Benutzereinstellungen.

Dashboard - Icons

Das Dashboard wurde überarbeitet. Es werden nun auch die Pinnwand - Ordner angezeigt. Auch wurde das Dashboard um Icons erweitert.

Timeline

Die Timeline wurde überarbeitet. Wichtige Aktionen wie "Prüfen" und "Freigeben" wurden mit dem entsprechenden Icon. Weiters wurde ein Fehler behoben, dass die Variablen wie "Approver" nicht aufgelöst wurden.

Systemereignisse

Bei den Systemereignissen wird nun angezeigt, von welchem Pfad das Dokument gestartet wurde. Damit ist es leichter möglich, herauszufinden, ob ein User mit der aktuellen Version arbeitet und von wo gestartet wird.

Benutzereinstellungen - Systemereignisse

Bei den Einstellungen zum Benutzer gibt es zusätzlich einen Punkt, damit man nicht nur die Dokumentenereignisse sondern auch die Systemereignisse zu einem Benutzer betrachten kann. So kann man z.B. eruieren, welche Ordner ein Benutzer geändert oder angelegt hat.

Login - Styles

Wenn man den Style des Programms beim Start ändert, dann werden nun die Icons gleich richtig angezeigt, wenn man von einem dunklen auf einen hellen Style ändert.

Dokumentenimport

Fehler bei der Anzeige der Importliste wurde behoben. War ein Dokument bereits importiert, dann wurden auch Dokumente als bereits importiert angezeigt, die es nicht waren.

Info

Der Menüeintrag "Über" wurde in "Info" unbenannt. Die gesammelten Informationen können nun auch in die Zwischenablage kopiert werden, um sie gesammelt an uns senden zu können. Die Funktion ist über die rechte Maustaste verfügbar.