Hier werden nach und nach Informationen zur neuen Version 20.1 angeführt.

Bildschirmauflösung

Alle Programme DLS, KVP, VIS-QM wurden dahingehend überarbeitet, dass die Darstellung bei groß auflösenden Bildschirmen verbessert sein sollte. Die Skalierung von Schrift und Icons sollte besser sein. Schriften bei der HTML - Vorschau in VIS-QM und KVP sollten nicht allzu vergrößert sein.

Fensterdesign bei mehreren Monitoren

Hat man mehrere Monitore mit verschiedenen Auflösungen (Notebook und externer Monitor) und hat sich alle Fenster etc nach einem Monitor eingerichtet, dann haben diese nicht mehr gestimmt, wenn man das Programm auf den andern Monitor verschoben hat. Das sollte jetzt verbessert sein. Damit sollte man für jeden Monitor die Einstellungen vornehmen können und das Programm merkt sich die Einstellungen.

HTML Vorschau

In allen Programmen (DLS, KVP, VIS-QM) kann man die Werte aus der HTML - Vorschau kopieren, indem man einfach auf den Text/Wert klickt. Weiters kann man mit Strg+Mausrad die Anzeige zoomen.

Neue Sicherheitsstufe für Dokumente

Wir haben eine Meldung von einem Kunden bekommen, dass ein Auditor bemängelt hat, dass zu viele Benutzer bestimmte kritische Listen bearbeiten können. Wir haben ja schon länger in den Sicherheitseinstellungen implementiert, dass nur Mitarbeiter mit Funkionen im Dokument die Dokumente auschecken und bearbeiten können. Nur wenn dieses Feature aktiviert wird, dann gilt das für alle Dokumente im System, was eine zu weitreichende Einschränkung darstellen kann.
Aus dem Grund haben wir eine Möglichkeit implementiert, das auf Dokumentenebene einstellen zu können. Wenn Sie das Feature verwenden wollen, müssen Sie es zuerst in den Einstellungen aktivieren. Dann können Sie ein Dokument wählen, und in der Bearbeitungsmaske die Sicherheit auf "Erweiterte Sicherheit" stellen. Ab diesem Zeitpunkt können nur Ersteller, Prüfer und Freigebender das Dokument auschecken und bearbeiten. Zusätzlich können über den Verteiler weitere Bearbeiter definiert werden bzw. auch diese Berechtigung wieder entzogen werden.
Bitte beachten Sie noch folgende Sicherheitseinstellungen in den Benutzergruppen. Ist die Einstellung "Kann Dokumente für andere prüfen und freigeben" aktiviert, dann können Benutzer dieser Sicherheitsstufe ebenfalls das Dokument auschecken und bearbeiten.
Versucht ein Benutzer das Dokument auszuchecken ohne die Berechtigung zu haben, so kommt eine entsprechende Meldung.
Um alle Dokumente mit erweiterter Sicherheit anzuzeigen, wurde eine virtuelle Dokumentenansicht erstellt.

Pfadanzeige - Dokumente

Die Pfadanzeige im Dokumentenfenster wurde überarbeitet. Des weiteren kann die Pfadanzeige nun auch in den Dokumenteneigenschaften bearbeitet werden.

Pfadanzeige - Ordner

Auf Kundenwunsch wurde implementiert, das der Verzeichnispfad auch in den Ordnereigenschaften angezeigt und kopiert werden kann.

Eigenen Kontakt bearbeiten - Verteilergruppen

Beim "Eigenen Kontakt bearbeiten" werden nun auch die Sicherheitseinstellungen der Verteilergruppen angewendet.

Archivierte Kontakte

Wird ein Dokument freigegeben, dann wird das Mail nicht mehr an die archivierten Kontakte gesendet. Bei der Auswahl werden die archivierten Kontakte nicht mehr angezeigt. In den Verteilergruppen werden die archivierten Kontakte nicht mehr angezeigt

Archivierte Kontakte

Wird ein Dokument freigegeben, dann wird das Mail nicht mehr an die archivierten Kontakte gesendet. Bei der Auswahl werden die archivierten Kontakte nicht mehr angezeigt. In den Verteilergruppen werden die archivierten Kontakte nicht mehr angezeigt

Startbutton für VIS-QM Tool

Für Benutzer des VIS-QM Tools kann man bei den Addon Einstellungen definieren, dass ein Button auf der Hauptleiste angezeigt werden kann.

MS Excel: Logo im Zentrum platzieren

Ab dieser Version kann das oder ein Logo auch in der Mitte platziert werden.

Dokumentenimport und Sende QM-Info

Folgendes Fehlverhalten wurde korrigiert. Wurde ein Dokument importiert und dann in den Dokumenteneigenschaften deaktiviert, dass die QM - Informationen gesendet werden, dann wurden diese beim ersten Checkout dennoch gesendet. Dieses Fehlverhalten wurde behoben.

Programminfo

Design der Programminfo wurde erweitert.

Benutzerliste

Bei der Benutzerliste wird nun auch der Sitzungsname angezeigt, damit man ermitteln kann, ob der Benutzer mit einer RDP-Sitzung eingeloggt ist.

Dokumenteneigenschaften - Kategorien

Bei der Kategorisierung der Dokumenteneigenschaften hat sich bei der Neuerstellung von Kategorien ein Fehler eingeschlichen. Dieser wurde behoben.

MS Powerpoint: Suchen und Ersetzen

Wie bei MS Word und Excel Dokumenten wurde nun implementiert, dass auch in MS Powerpoint Dokumenten Text ersetzt werden kann.

MS Visio: Suchen und Ersetzen

Wie bei MS Word und Excel Dokumenten wurde nun implementiert, dass auch in MS Visio Dokumenten Text ersetzt werden kann.

Fehler bei Darstellung im Verzeichnispfad

Bei der Darstellung des Verzeichnispfads gab es einen Fehler bei der Darstellung, wenn kein Skin/Style gewählt wurde. Dieser wurde behoben.

Neue Version - Wahl der Vorlage

Legt man ein neues Dokument an, so kann man ja eine Vorlage wählen. Hier wurde über das Menü der rechten Maustaste eine Möglichkeit eingebaut nach Dokumententyp (Word, Excel etc) zu filtern.

Dokumenteneigenschaften - Größe

In den Dokumenteneigenschaften wird nun auch die Größe des Dokumentes angezeigt.
In der erweiterten Suche wurde eine weitere Option aufgenommen, damit man nach KB und MB suchen kann. Damit muss man nicht aufs Byte runter den Wert eingeben.
Genauso wurde in den "Virtuellen Dokumentenansichten" 2 Einträge angelegt, um große Dokumente auffinden zu können.

Berechtigungsstufe Gast

Die Berechtigungsstufe "Gast" wurde überprüft und die Sicherheitseinstellungen wurden angepasst.

Reiter Jobs und Kalender

Da ja die Jobs Funktionen vom VIS-QM Tool abgelöst werden, können die Jobs hier im DLS ausgeblendet werden. Standardmäßig werden diese beim Update ausgeblendet. Werden diese weiter benötigt, so müssen Sie diese in den Servereinstellungen aktivieren.

Reiter Jobs und Kalender

Da ja die Jobs Funktionen vom VIS-QM Tool abgelöst werden, können die Jobs hier im DLS ausgeblendet werden. Standardmäßig werden diese beim Update ausgeblendet. Werden diese weiter benötigt, so müssen Sie diese in den Servereinstellungen aktivieren.

Benutzerliste

In der Benutzerliste werden nun deaktivierte Benutzer mit einem roten Punkt angezeigt, um besser sehen zu können, wessen Zugang zur Zeit deaktiviert ist.

Benutzerliste

Wir hatten ein Gespräch mit einer Mitarbeiterin eines Kunden, da kam zur Sprache, dass sie Benutzer nicht löschen kann, da sie sonst nicht die Logs der Benutzer sehen kann. Warum das bisher keinem aufgefallen ist, ist eine andere Sache. Auf jeden Fall haben wir reagiert und implementiert, dass die Logs nun auch beim Kontakt aufgerufen werden können. Die zusätzlichen Menüeinträge werden nur angezeigt, wenn es auch Daten in dem entsprechenden Bereich gibt. Damit kann man die Nutzer löschen, ohne dass die Informationen nicht mehr einsehbar sind.

Hier werden nach und nach Informationen zur neuen Version 20.1 angeführt.

Taskmenü

Im Hauptmenü wird nun ein Eintrag für die Tasks angezeigt. Damit muss man nicht nur über das Menü der rechten Maustaste arbeiten. Wie bei den Tasks wird auch für die Kontakte im Hauptmenü nun ein Eintrag angezeigt. Damit muss man nicht nur über das Menü der rechten Maustaste arbeiten. Es werden die wichtigsten Einträge in dem Menü angezeigt

Kontaktmenü

Wie bei den Tasks wird auch für die Kontakte im Hauptmenü nun ein Eintrag angezeigt. Damit muss man nicht nur über das Menü der rechten Maustaste arbeiten. Es werden die wichtigsten Einträge in dem Menü angezeigt

Taskverwaltung

In der Version 20.1 wurde eine umfangreiche Taskverwaltung eingeführt. Damit können alle offenen Tasks bezüglich Prüfung und Freigabe aber auch alle offenen Lesetasks oder auch Dokumente mit Lesetasks so wie Benutzer mit Lesetasks betrachtet und überwacht werden.

Sicherheitseinstellungen - Taskverwaltung

Die Taskverwaltung ist initial nur für Administratoren zugänglich. Wenn auch andere Benutzer Zugriff haben sollen, so muss das in den Sicherheitseinstellungen aktiviert werden.

Servereinstellungen - Bestätigung der Lesetasks

Bei den Lesetasks muss eine Meldung bestätigt werden. Der angezeigte Test kann hier eingestellt werden. Einfache HTML - Markups können hier verwendet werden.

Dokument einen Lesetask zuweisen über Verarbeitungsschlange

Eine Art einen Lese Task einem Dokument zuzuweisen ist das betreffende Dokument zuerst zur Verarbeitungsschlange hinzuzufügen und danach über das Menü der rechte Maustaste den Menüeintrag "Dokument einen Lesetask hinzufügen" aufrufen. Danach haben Sie die Möglichkeit die Verteilergruppen zu wählen die den Lesetask ausführen sollen, sobald das Dokument freigegeben ist. Über die Einstellungen zur Verteilergruppe haben Sie zusätzlich die Möglichkeit Mitarbeiter vom Lesetask auszuschließen. Bitte beachten Sie, dass nur Verteilergruppen einen Lesetask zugewiesen werden können, die auch im ursprünglichen Dokumentenverteiler sind. Hat z.b. Das Dokument die Verteilergruppe A und Sie wählen hier Verteilergruppe B, dann wird diese Wahl ignoriert.

Dokument einen Lesetask zuweisen über Dokumenteneigenschaften

Sie können die Lesetasks für ein Dokument aktivieren, wenn Sie die entsprechende Option anklicken. Es werden die Lesetasks für alle Verteilergruppen des Dokumentes aktiviert. Desaktivieren Sie die Option, werden die Lesetasks gelöscht.

Dokument einen Lesetask zuweisen über Mehrfachbearbeitung

Sie können die Lesetasks für mehrere Dokumente auf einmal aktivieren, wenn Sie mehrere Dokumente aus der Dokumentenliste wählen und auf "Bearbeiten (F4)" klicken. die entsprechende Option anklicken. Es werden die Lesetasks für alle Verteilergruppen des Dokumentes aktiviert.

Dokument einen Lesetask zuweisen über Verteilergruppe

Öffnen Sie die Liste der Verteilergruppen und wählen Sie eine Gruppe aus und öffnen Sie die Eigenschaften. Gehen Sie zum Menüpunkt "Dokumente mit Lesetasks". Sie sehen die Dokumente die dieser Gruppe bereits zugeordnet sind. Um ein weiteres hinzuzufügen klicken Sie auf den Button "Plus". Es öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie nach dem Dokument suchen können, das Sie aufnehmen wollen. Wenn Sie mit "OK" bestätigen, wird das Dokument aufgenommen. Bitte beachten Sie, dass das Dokument der Dokumentenverteilergruppe zugewiesen sein muss, sonst wird das Dokument nicht aufgenommen. (Weil es ja keinen Sinn macht einen Lesetask zu erstellen auf das der Benutzer nicht zugreifen und lesen kann).

Verteilergruppen - Eigenschaften

Die Eigenschaften zu einer Verteilergruppe wurden dahin gehend erweitert, dass Lesetasks für die Verteilergruppe aktiviert und deaktiviert werden können.

Benutzer - Eigenschaften

Die Benutzereinstellungen wurden dahin gehend erweitert, dass Lesetasks pro Verteilergruppe aktiviert und deaktiviert werden können.

Lesetasks erstellen

Wurde für ein Dokument der Lesetask aktiviert, so werden die Tasks für die einzelnen Mitarbeiter erstellt, wenn ein Dokument freigegeben wird. Alte, nicht erledigte Tasks werden in dem Zusammenhang gelöscht. Für bestehende freigegebene Dokumente können die Tasks auch erstellt werden.

Lesetasks erstellen über Verteiler

Rufen Sie den Verteiler zum Dokument auf und klicken Sie auf den Menüeintrag "Lesetasks". Hier können Sie sehen, ob die Tasks erstellt worden sind und wer, wann den Task erledigt hat. Wurden die Tasks noch nicht erstellt, so klicken Sie auf Lesetasks erstellen.

Lesetasks erstellen über Verteilergruppen

Öffnen Sie die Liste der Verteilergruppen und wählen Sie eine Gruppe aus und öffnen Sie die Eigenschaften. Gehen Sie zum Menüpunkt "Dokumente mit Lesetasks" um zu sehe, welche Dokumente der Verteilergruppe zugeordnet sind. In der Spalte "Offen" können Sie sehen, ob es nicht erstellte Tasks gibt. Klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf "Lesetask erstellen". Es öffnet sich ein weiteres Fenster indem Sie eine Übersicht bekommen, welche Tasks bereits erstellt wurden, abgearbeitet sind oder eben noch nicht erstellt wurden. Klicken Sie auf "Lesetask erstellen" um die Tasks zu erstellen.

Lesetasks erstellen über Taskverwaltung

Öffnen Sie die Taskverwaltung und gehen Sie zu dem Eintrag "Nicht erstellte Lesetasks". Hier können nun alle ausständigen Lesetasks erstellt werden.

Pfadanzeige bei Dokumentenwahl

In der Maske zum Suchen bzw. Hinzufügen von Dokumenten wird nun auch der Pfad angezeigt, um die Dokumente leichter wählen zu können.

Synchronisierung des MS Office - Wörterbuchs

Noch in der Betaphase ist die Synchronisierung des MS Office - Wörterbuchs. Die Problemstellung bzw was uns schon immer gestört hat ist, dass man brav die Wörter und Spezialausdrücke in das benutzerdefinierte Office Wörterbuch aufnimmt und dann arbeitet man auf einem anderen PC und es ist wieder alles rot unter wellt, weil auf diesem PC oder bei dem User das Wörterbuch wieder ein eigenes ist. Aus dem Grund wird nun die Möglichkeit gegeben die Wörterbücher zu synchronisieren. Das Wörterbuch eines Users wird mit dem allgemeinen Wörterbuch am Server abgeglichen und kann dann von anderen Users runtergeladen werden.

OCR - Texterkennung

Mit Tesseract wurde eine Texterkennung von gescannten PDF - Dokumenten implementiert. Damit kann die Volltextsuche auch über gescannte Dokumente erfolgen. Die Software muss zusätzlich installiert werden und in den Servereinstellungen muss der Pfad zum Programm angegeben werden, wenn dieser vom Standardinstallationspfad abweicht. Danach kann über das Menü "Erweitert" die Funktion "OCR Ausführen" aufgerufen werden. Bitte führen Sie aber zuerst die Volltextindizierung aus, damit mal alle PDF - Dokumente indiziert werden, die eine Textebene haben.

Windows 11 und Datumsfelder

Einige Datumseingaben und Felder waren unter Windows 11 deaktiviert. Das wurde behoben.

Verknüpfte Dokumente

Verknüpfte Dokumente werden nun mit denn Windows - Link Icon angezeigt und nicht mehr mit dem einheitlichen Browser - Icon. Damit kann man nun endlich erkennen, welche Art von Dokument dem verknüpften Dokument zu Grunde liegt. Es hat nur ein paar Jahre gedauert, bis wir hierfür endlich eine Lösung gefunden haben.

PDF Icons in der Dokumentenliste

Wollen Sie gleich in der Dokumentenliste sehen, zu welchen Dokumenten es ein PDF-Dokument gibt, haben Sie nun die Möglichkeit das über die Option in den Benutzereinstellungen zu aktivieren. Sollte die Dokumentenicons dann nicht sichtbar sein, dann müssen Sie die Spalte mit den Icons erweitern.

"Entwurf betrachten" in der Hauptleiste

Auf Kundenwunsch wurde implementiert, dass die Funktion zum Öffnen des Entwurfs in die allgemeine Buttonleiste kommt. Diese Option kann man wieder in den Benutzereinstellungen ein und ausschalten. Weiters wurde implementiert, dass man auch andere Funktionen in der Buttonleiste aktivieren oder deaktivieren kann.

Doppelte Anzeige von Freigabe Daten in MS Word Dokumenten beim Drucken

Nach einem Update von MS Word (Die schauen immer, dass wir beschäftigt bleiben) kann es sein, dass in der Kopfzeile oder Fußzeile das Datum zu erstellt, geprüft, freigegeben doppelt angezeigt wird, wenn man das Dokument drucken will. Man kann als Workaround die Bearbeitung von dem Dokument aktivieren, dann werden die Daten nicht doppelt angezeigt. Mit der Version wird das Problem behoben, in dem die Änderungsnachverfolgung nach der Freigabe abgeschaltet wird.

Pinnwand - Ordner

Auf Kundenwunsch wurde umgesetzt, dass man nicht nur Dokumente, sonder auch Ordner favorisieren kann. Das kann bei den Ordnern über die rechte Maustaste erfolgen. Die Ansicht für die Pinnwand bzw. Favoriten wurde umgestellt, damit man nun auch die Pinnwand - Ordner aufrufen kann. Auch wurde die Verwaltung aufgenommen, sodass gleich in dem Fenster Dokumente bzw. Ordner auch entfernt werden können. Damit entfällt die Verwaltung über die Benutzereinstellungen.

Dashboard - Icons

Das Dashboard wurde überarbeitet. Es werden nun auch die Pinnwand - Ordner angezeigt. Auch wurde das Dashboard um Icons erweitert.

Timeline

Die Timeline wurde überarbeitet. Wichtige Aktionen wie "Prüfen" und "Freigeben" wurden mit dem entsprechenden Icon. Weiters wurde ein Fehler behoben, dass die Variablen wie "Approver" nicht aufgelöst wurden.

Systemereignisse

Bei den Systemereignissen wird nun angezeigt, von welchem Pfad das Dokument gestartet wurde. Damit ist es leichter möglich, herauszufinden, ob ein User mit der aktuellen Version arbeitet und von wo gestartet wird.

Benutzereinstellungen - Systemereignisse

Bei den Einstellungen zum Benutzer gibt es zusätzlich einen Punkt, damit man nicht nur die Dokumentenereignisse sondern auch die Systemereignisse zu einem Benutzer betrachten kann. So kann man z.B. eruieren, welche Ordner ein Benutzer geändert oder angelegt hat.

Login - Styles

Wenn man den Style des Programms beim Start ändert, dann werden nun die Icons gleich richtig angezeigt, wenn man von einem dunklen auf einen hellen Style ändert.

Dokumentenimport

Fehler bei der Anzeige der Importliste wurde behoben. War ein Dokument bereits importiert, dann wurden auch Dokumente als bereits importiert angezeigt, die es nicht waren.

Info

Der Menüeintrag "Über" wurde in "Info" unbenannt. Die gesammelten Informationen können nun auch in die Zwischenablage kopiert werden, um sie gesammelt an uns senden zu können. Die Funktion ist über die rechte Maustaste verfügbar.

Anmerkung zum Online Handbuch

Das Online Handbuch ist zur Zeit in Überarbeitung. Eine Vielzahl von Einträgen wurde bereits aktualisiert, aber es finden sich noch einige Einträge, die noch das alte Design in den Screenshots haben und auch vielleicht nicht alle Funktionen angeführt haben.

Benutzer anlegen und verwalten

Im Log - Bereich werden nun auch die Icons zu den Dokumenten angezeigt. Im Stats Bereich wurden die fehlenden Übersetzungen nachgereicht.

Design - Farben für Links

Nachdem die Farben von den Links, zuweilen recht sagen wir mal komisch waren, wurden diese nun hardcodiert und werden nicht mehr dynamisch ermittelt. Damit sollten die Farben der Links auch zu den Styles passen.

Dokumenteneigenschaften

In den Dokumenteneigenschaften war dem Druckbutton ein falsches Icon zugeordnet. Das wurde behoben.

Multifunktionen überarbeitet

Eine Vielzahl von Multifunktionen wurde überarbeitet. Konkret:

• Mehrere Dokumente zur Prüfung markieren
• Mehrere Dokumente prüfen
• Mehrere Dokumente zurückweisen
• Mehrere Dokumente prüfen
• Mehrere Dokumente freigeben
• Mehrere Tasks weiterleiten

Tasks weiterleiten

Die Funktion "Tasks weiterleiten" wurde überarbeitet und dem Design angepasst. Neue Funktionen sind hinzugekommen. Ein Online - Hilfe Kapitel wurde erstellt und eingebunden. Weitere Infos hier

Tasks weiterleiten - Mailverständigung

Eine neue Mailvorlage wurde eingeführt. Bei dieser wird nun angezeigt, wer den Task weitergeleitet hat.

Mehrere Tasks weiterleiten

Die Funktion "Mehrere Tasks weiterleiten" wurde überarbeitet und dem Design angepasst. Das Flackern bei der Anzeige wurde behoben. Ein Online - Hilfe Kapitel wurde erstellt und eingebunden. Weitere Infos hier

Dokument freigeben - Mailing

Bei der Freigabe war ein Fehler bei der Icon- Zuordnung. Der wurde behoben und die ganze Buttonleiste ist nach oben gewandert und integriert sich in die allgemeine Buttonleiste. Weiters wurde eine PDF - Vorschau implementiert, damit Sie vor der Freigabe überprüfen können, ob auch das PDF den Anforderungen entspricht.

Gesendete Mails

Bei den gesendeten Mails wurde die Buttonleiste dem Popup- Menü angepasst und es wird nun auch die Anzahl der ungesendeten Mails aktuell gehalten, wenn man das Modul geöffnet hält. Wird erkannt, dass es neue zu sendende Mails gibt, wird die Liste aktualisiert.

Dokumenteneigenschaften für mehrere Dokumente ändern

• Bei "Ausführen", kommt nun vorher eine Anfrage, ob man die Aktion ausführen will.
• Fehler beim Zurücksetzen der Volltextsuche wurde behoben.
• Export MS Excel wurde hinzugefügt.
• Fehler beim Aufruf der Online - Hilfe wurde behoben.
• Die Exception die ausgelöst wurde, wenn man gleich auf Funktionen klickt, wurde behoben.

Thumbnails bei Bilderordner

Thumbnails werden nun immer neu von dem zuletzt eingecheckten Bild erstellt und nicht mehr von dem freigegebenen Dokument. Das erscheint uns sinnvoller, wenn man von einem Bild eine neue Version macht.

Dokument außerhalb des Programms bearbeitet

Hier wurde bei "Abbrechen" ein Fehler behoben. Wenn man "Abbrechen" geklickt hat, kam beim nächsten Checkout diese Abfrage nicht mehr. Rechts oben wurde ein Explorer Button hinzugefügt, der einem das Entwurfs- Verzeichnis öffnet. Hilfe Button wurde zum richtigen Handbuchkapitel verlinkt.

Fehler bei Spaltentitel - Dokumentenliste behoben

Endlich wurde ermittelt, warum sich die Spaltentitel manchmal umstellen und die Übersetzung verschwindet. Es passiert dann wenn man von einem Bilderordner wieder zu einem "normalen" Ordner wechselt. Wir konnten das beheben und auch die Reihenfolge der Spalten sollte jetzt bestehen bleiben.

Dokumenteneigenschaften - Verknüpfungen

Dokumenteneigenschaften - Verknüpfungen

Die Verknüpfungen in den Dokumenteneigenschaften wurden überarbeitet. Der Titel der Verknüpfung und der Pfad wird nun angezeigt. Weitere Informationen finden Sie hier.

Mehrfachreaktivierung

Bei der "Reaktivierung von mehreren Dokumenten" ist nun sichergestellt, dass PDFs, so vorhanden, auch aktualisiert werden. Weiters wurde das Interface überarbeitet und den aktuellen Design angepasst. Weitere Informationen zur Mehrfachreaktivierung finden Sie hier.

Dokumentenmatrix

Die Dokumentenmatrix wurde erweitert. Es werden nun auch hier die Icons zu den Dokumenten angezeigt, damit man leichter identifizieren kann, um welche Art von Dokument es sich handelt und eine weitere Spalte wurde angefügt, in der die Erweiterung des Dokumentes angeführt wird, damit diese auch übernommen werden kann, wenn man die Liste nach MS Excel exportiert, sodass man auch dort identifizieren kann um welche Art von Dokument es sich handelt.

Mailvorlagen - Dokumententyp

Ein Kunde wollte den Dokumententyp (Arbeitsanweisung, Formblatt etc) im Betreff des Verständigungsmails haben. Das wurde umgesetzt. Wenn Sie das ebenfall haben wollen, dann fügen die bitte folgendes ein:

• @doctypeshort: Wenn die Kurzform eingefügt werden soll (z.B AA)
• @doctypelong: Wenn die Langform eingefügt werden soll (z.B Arbeitsanweisung)

Dokumente suchen

Bei der Dokumentensuche wurde eine weitere Option aufgenommen, dass in einem Schritt nach Titel, Code und Dokumenten-ID gesucht werden kann. Damit kann man schneller suchen und muss nicht immer umschalten.

Mehrere Ordner archivieren

Auf Kundenwunsch wurde umgesetzt, dass mehrere Ordner auf einmal archiviert werden können. Dafür müssen Sie zuerst in der Ordner-liste mir der rechten Maustaste die Mehrfachselektion aktivieren und dann können Sie, ebenfalls über die rechte Maustaste, mehrere Ordner auf einmal archivieren.

Suche Kontakte, User, Tasks, Mülleimer...

Die Suche bei Kontakten, Benutzern, Tasks, Mülleimer und Verteilergruppen wurde umgestellt. Es wird nun kein eigenes Fenster geöffnet, sondern in das allgemeine Layout integriert.

Mehrere Dokumente per Mail versenden

Hier wurde die Dokumenten-anzeige erweitert, indem auch hier die Icons der Dokumente angezeigt werden. Des weiteren wurde implementiert,

• Zu Dokument wechseln: Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
• Suche anwenden: Lädt alle Einträge aus der Queue in der Dokumentenliste.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Dokument zurückweisen

Die Maske für "Dokument zurückweisen" wurde den anderen Aktions-Designs angepasst. Weitere Informationen finden Sie hier.

Name der Instanz

In den "Servereinstellungen -> Dokumente" kann für die Instanz ein Name vergeben werden. Dieser wird im Titel der Applikation und auch in der Taskliste von Windows angezeigt. Damit kann man leichter zur richtigen Anwendung wechseln, wenn man mit mehreren Instanzen arbeitet.

Ordner suchen

Bei "Ordner suchen" wurde wieder aufgenommen, dass die Ordner-Icons angezeigt werden. Die wurden durch das Umstellungen auf die DLS - Styles kurzfristig deaktiviert. Weiters wurden die "Admin" Funktionen "Bearbeiten" und "Löschen" hinzugefügt. Weitere Informationen finden Sie hier.

SA Tools - Tabellengrösse

Bei den SA-Tools (Werkzeuge für Administratoren )wurde ein Punkt aufgenommen, um sehen zu können, welche Tabellen wie viel Platz verwenden.

PDFs exportieren

Hier wurde ein Eintrag zum Online Handbuch angelegt und der Hilfeaufruf auf diesen gesetzt. Popup Menü wurde hinzugefügt.

Vorlage auf freigegebene Dokumente anwenden

Bei "Vorlage auf freigegebene Dokumente anwenden" wurden folgende Funktionen aufgenommen.

• Makroname: Sie können im MS Word ein Makro erstellen (normal.dot) und hier den Makroname angeben. Dieses Makro wird dann ausgeführt, wenn die Vorlage angewendet wird.
• Mit OK markierte Einträge löschen: Löscht alle Einträge, die den Status OK haben, also die eine aktuelle Vorlage haben.
• Hilfe Button eingefügt und auf die Online Hilfe verlinkt.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Suchen und ersetzen

Bei "Suchen und ersetzen" wurde die Option Zur Verarbeitungsschlange hinzufügen" implemetiert. Damit kann man die Dokumente deren Titel geändert wurde in der Vverarbeitungsschlange ablegen damit man zu einem späteren Zeitpunkt die Änderungen an die Office Dokumente übertragen kann.

Neue Version

Nachdem wir das Handsuchkapitel zu "Neue Version erstellen" überarbeitet haben, haben wir bemerkt, dass man zwar mit Drag&Drop eine externe Datei importieren kann, aber es keinen designierten Button gibt.

Behobene Fehler

• Kommentar anzeigen bei Öffnung eines Dokumentes: In den Servereinstellungen kann eingestellt werden, dass ein Kommentar angezeigt wird, wenn das Dokument geöffnet wird. Es wurde aber der falsche Wert abgegriffen, was dazu führte, dass der Kommentar nicht angezeigt wurde.
• Verschwindender Navigationsbereich: Nachdem es einem Benutzer gelungen ist, den kompletten Navigationsbereich verschwinden zu lassen, womit dann keine Ordner etc. angezeigt wurden, haben wir eine Mindestbreite für den Navigationsbereich eingebaut. Damit sollte das nicht mehr möglich sein.
• Benutzerumleitung: Nach dem Anlegen einer Benutzerumleitung kam es zu einer Fehler Meldung (Connection Error) und die Liste wurde nicht aktualisiert. Das wurde behoben.

Volltextsuche

Die Volltextsuche wurde komplett überarbeitet und viele neue Funktionen wurden hinzugefügt. Eine wichtige Änderung hier ist, dass auf 32 und 64 Bit Office angepasst wurde. Wenn ein 64-Bit MS Office vorliegt, dann wird nun die 64-Bit Anwendung zur Indizierung geöffnet. Damit sollten die Dokumente besser indiziert werden. Weiters wurde die Suche umgestellt, sodass die Volltextsuche am Server erfolgt. Damit ist die Volltextsuche um einiges schneller. Weitere Infos finden Sie hier

Zentrale Vorprüfung

Die "Zentrale Vorprüfung" wurde in allen Bereichen überarbeitet und einige Funktionen sind dazugekommen. So wurde eingerichtet, dass die Tasks für alle in der Gruppe erstellt werden. Bei den Voreinstellungen zu einem Ordner kann man festlegen, ob für diesen Ordner eine ZVP vorgenommen werden soll. Neue Dokumente, die in dem Ordner erstellt werden, bekommen diese Option übertragen. Außerdem wurde ein ausführliches Handbuchkapitel zu dem Thema eingerichtet. Weitere Infos finden Sie hier

Ordnericons

Einige Ordnericons sind dazu gekommen. Wenn Sie spezielle Icons für Ihre Ordner brauchen, dann wenden Sie sich bitte an uns.

Benutzerstatistik

Die Benutzerstatistik und Folgemasken wurde überarbeitet. Unter anderem wurde eine "Suche Anwenden" Funktion eingeführt. Weitere Infos finden Sie hier

Ordnerstatistik - Dokumente in Ordner

Die Ordnerstatistik wurde überarbeitet. Bei verknüpften Dokumenten wird nun Prüfer und Freigebende des Originaldokumentes angezeigt, während der Verteiler des verknüpften Dokumentes angezeigt wird. Fortschrittsanzeige wurde überarbeitet und ein Kapitel in der Online - Hilfe wurde angelegt. Weitere Informationen finden Sie hier.

Verarbeitungsschlange

Die Verarbeitungsschlange wurde um die Druckoptionen, die aus der Dokumentenliste bekannt sind erweitert. Es wurden für das Anzeigen der Verarbeitungsschlange ein Tastaturshortcut "Strg+F7" eingefügt und für das Hinzufügen von Dokumenten zur Verarbeitungsschlange der Shortcut "ALT+F7". Die Option "Suche anwenden" wurde auch hier aufgenommen, damit kann man die Verarbeitungsschlange wieder in die Dokumentenliste laden um etwaige Funktionen auszuführen, die nicht direkt aus der Verarbeitungsschlange ausgeführt werden können. (z.B Dokumentenmatrix)

Dokumente suchen/filtern

Die Suche wurde nochmal erweitert. Es wurde noch die Erweiterung aufgenommen, damit man schnell, ohne die "Erweiterte Suche" aufmachen zu müssen, nach Titel in bestimmten Dokumententypen suchen zu können. Also wenn man nach einem MS Word Dokument sucht gibt man zusätzlich ".doc" ein oder bei einem MS Excel Dokument ".xls" Dazu muss man natürlich die Erweiterungen kennen, aber die kann man in den Dokumenteneigenschaften auslesen.

Alle Dokumente einchecken

Die Funktion alle Dokumente einchecken wurde überarbeitet und erweitert. Nun kann man auch von dieser Funktion aus den Checkout eines Dokumentes abbrechen. Weiters wird nun nicht nur der Host sondern auch die Session der Workstation angezeigt, von der das Dokument ausgecheckt wurde. Weitere Informationen zu "Alle Dokumente einchecken" finden Sie hier

Schriftfarbe für Ordner

Es wurden nun auch die Ordner - Schriftfarben aktiviert, wenn man Styles in Verwendung hat. Aber hier gibt es zu beachten, dass durch die Unterschiedlichkeit der Styles es vorkommen kann, dass die Schriftfarben für andere User vielleicht schlecht zu lesen sind. Was man dazu machen kann lesen Sie hier.

Dokumente erneut öffnen (MRU)

Hier wurde das Design überarbeitet und ein "Suche anwenden" Button wurde eingeführt, damit man die gesamte Liste oder das Ergebnis einer Suche in die Dokumentenliste laden kann und die Arbeit an den Dokumenten an denen man zuletzt gearbeitet hat, fortsetzen kann. Es werden nun auch nicht nur Checkouts und Betrachtungen berücksichtigt, sondern auch Import, Neues Dokument erstellen, Neue Version erstellen und der gesamte Prüflauf. Weiters wurde eine Hilfe - Funktion eingebaut.

Dokumente auf der Pinnwand

Wie bei den MRU wurde auch hier wurde das Design überarbeitet und ein "Suche anwenden" Button wurde eingeführt, damit man die gesamte Liste oder das Ergebnis einer Suche in die Dokumentenliste laden kann. Weiters wurde eine Hilfe - Funktion eingebaut.

Dokument per Drag&Drop exportieren

Die Funktion "Dokument per Drag&Drop exportieren" wurde überarbeitet und ein Fehler wurde behoben. Einzelne nicht MS Office Dokumente wurden nicht exportiert (also z.B. PDF Dokumente). Es wurde aber nicht nur der Fehler behoben, sondern im Zuge dessen gleich komplett überarbeitet. So sollte nun auch das Cursorverhalten besser sein und die Funktionen in den Optionen wurden erweitert. So wurde die Funktion zum Erstellen einer ZIP - Datei hier hinzugefügt. Die ursprüngliche Maske zum Erstellen von ZIP - Dateien ist damit obsolet. Zusätzlich wird nun beim Logging des Exports auch der Hash der exportieren Datei erfasst und in den Dokumentenereignissen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie hier.

Systray - Menü

Dem Systray Menü wurden (wieder) die Icons zugewiesen. Zum Systray Menü kommt man, indem man im Systray mit der rechten Maustaste auf das DLS Icon klickt.

Dokument bearbeiten (Eigenschaften des Dokuments)

Die erste Seite der Dokumenteneigenschaften wurde überarbeitet und wir hoffen, dass die Anzeige der Elemente nun besser ist. Wir haben hier das Problem, dass manche Kunden Bildschirme so groß wie eine Kinoleinwand haben und andere auf 20 Jahren alten Monitoren arbeiten müssen. Es bleibt zu hoffen, dass die geänderte Ansicht alle zufrieden stellt.
Die Menüleiste auf der linken Seite wurde auch geändert. Die gewachsene Struktur wurde nach Wichtigkeit neu arrangiert. Spezifische Einträge, wie Duplikate und Excel Splitter werden nur angezeigt, wenn auch relevant. Neben den Texten steht nun auch die Zahl der Einträge, damit man gleich sieht, ob ein Dokument gesendete Mails oder Kommentare hat. Bei den Tasks zeigt die Zahl die Anzahl der offenen Tasks.
Weiters:

• Lokale Cache Dokumente: wurde komplett überarbeitet mit einigen neuen Funktionen
• Eingecheckte Dokumente: Format des Datums wurde auf yyyy.mm.dd angepasst
• Hilfe Button wurde nach rechts oben versetzt und ein doppelter "Drucken" Button wurde entfernt.
• Die Funktion "Dokument betrachten" ist nur mehr aktiv, wenn das Dokument auch eine freigegebene Version hat.
• Die Funktion "Sende QM - Info" ist nur mehr aktiv, wenn das Dokument ein MS Office oder ein PDF Dokument ist.
• Die Funktion "Neue Version abbrechen" ist nur mehr aktiv, wenn das Dokument eine freigegebene Version hat und die aktuelle Version nicht freigegeben ist.
• Nach dem kopieren eines Dokumentes wird das Fenster geschlossen.

Hauptfenster: Dokumentenliste - Verzeichnisbaum

Nachdem es zuletzt bei Kunden aufgetreten ist, dass der Verzeichnisbaum nicht mehr zu sehen war, hatten wir jetzt den Fall, dass die Dokumentenliste nicht mehr zu sehen war und der Verzeichnisbaum die komplette Fensterbreite ausgefüllt hat. Das wurde dahingehend behoben, dass nun eine Mindestbreite von 200 Pixel beim Dokumentenfenster stehen bleibt. Damit kann man dann über den Splitter die Fenster wieder richtig stellen.

Benutzereinstellungen - Pinnwand

Die "Benutzereinstellungen - Pinnwand" wurden erweitert:

• Erstellungsdatum: Zeigt an wann der Eintrag erstellt wurde. An Anfang haben alle das selbe Datum, da das technisch natürlich nicht anders geht.
• Hits (365): gibt an wie oft das Dokument in den letzten 365 Tagen geöffnet oder ausgecheckt wurde. Sinn dahinter ist, dass man danach sortieren kann und die Dokumente, die man öfter verwendet oben auf der Liste aufscheinen.

Des weiteren kamen die Funktionen "Gehe zu Dokument" und "Suche anwenden" hinzu. Erster geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumenten liste. Zweiteres zeigt die gesamte Liste der Pinnwand in der Dokumentenliste an.

Servereinstellungen

Das Design in den Servereinstellungen wurde aufgeräumt. Hilfe kam nach rechts oben. Popup Funktionen wurden entfernt auf Seiten, wo sie keine Funktion haben. Suche wurde für ein paar zusätzlichen Seiten eingebaut.

Neues Dokument erstellen

Bei "Neues Dokument erstellen" gab es immer wieder Probleme mit der Höhe des Fensters, sodass manchmal einige Bereiche nicht sichtbar waren. Wir hoffen, das endgültig behoben zu haben.

Benutzereinstellungen - Hilfe

Der Hilfe Button wurde nach rechts oben versetzt und allen Menüpunkte wurde der korrekte Eintrag vom Online - Handbuch zugewiesen.

Benutzereinstellungen - Minimale Breite

Im Fenster der Benutzereinstellungen wurde ein minimale Breite eingeführt, die sich dynamisch anpasst, wenn man den Splitter zwischen Menü und Content verschiebt.

Neues Dokument erstellen

• Hilfe - Button wurde nach oben versetzt.
• Status: Die Option "Status" wurde entfernt. Status des neuen Dokumentes ist immer "Entwurf" und kann nicht beim Erstellen geändert werden. Er wurde entfernt, da es sonst zu Problemen im Prüflauf kommen kann.
• Verteiler: Beim Anlegen des Verteilers ist die Option "Mitglied als Bearbeiter" definieren nur aktiv, wenn in den Servereinstellungen die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" oder "Weitere Prüfer aktivieren" aktiviert sind.

Weitere Informationen zu "Neues Dokument erstellen" finden Sie hier.

Setup - MS Excel

In den Einstellungen zu MS Excel wurde der Hilfekontext implementiert.

Statistik

Im Statistik Teil wurden Design Anpassungen vorgenommen und im Chart- Modul wurde eine Druck Funktion aufgenommen, damit man die Grafik auch Drucken kann. Hilfekontext wurde ebenfalls implementiert.

Sysmaster.ini

Die sysmaster.ini - Konfigurationsdatei wurde erweitert, damit man auch den Username als Variable in den Pfad einsetzen kann. Weitere Infos finden Sie hier.

Weitere kleinere Änderungen

• Dokument kopieren: Das Kopieren eines Dokumentes kann man nun auch mit "Strg+Return" abschließen. Damit erspart man sich den Griff zur Maus.

Behobene Fehler

• Mehrfachbearbeitung: Wenn man auf Ausführen geklickt und vorher Einträge aus der Liste gelöscht hat, dann wurde die falsche zu löschende Menge angezeigt. Die Anzeige der Anzahl der Dokumente im Titel wurde auch korrigiert.
• Prozesse: Beim Zuordnen der Prozesse per Drag&Drop wurde eine Exception behoben.
• Dokumenteneigenschaften - Löschen: Wenn man das Löschen eines Dokumentes abgebrochen hat, dann hat sich das Fenster der Dokumenteneigenschaften geschlossen. Das wurde behoben.
• Servereingenschaften - Erweiterungen: Der Filter wurde aktiviert und liefert nun auch ein Ergebnis
• MRU - Ordner: Die zuletzt verwendeten Ordner wurden nicht mehr angezeigt. Das wurde wieder behoben und aktiviert.
• Liste Verteilergruppen - Dokumente der Verteilergruppe: Wurde technisch überarbeitet und sichergestellt, dass die Dokumente immer angezeigt werden.