Die zentrale Vorprüfung ist eine Spezialfunktion. Mit dieser kann man Dokumente, zu einer zentralen Stelle senden, bevor das Dokument in den Prüflauf geht. Also weiter zu Prüfer und Freigebenden gesendet wird. Diese zentrale Stelle kann z.b. die CI prüfen
Vorarbeiten
Legen Sie eine Verteilergruppe für die zentrale Vorprüfung an und nehmen Sie zumindest die eine Person auf, die die zentrale Vorprüfung ausführen soll. Diese Gruppe wird dann automatisch dem Verteiler hinzugefügt, wenn für ein Dokument die zentrale Vorprüfung ausgeführt werden soll. Ab der Version 19.2 wird auch der Task zum Prüfen für die Personen in der Gruppe erstellt. Die Mail geht aber zur Zeit nur weiterhin an den einen Kontakt, der in den Servereinstellungen angegeben ist. Wenn das Verständigungsmail auch an alle in der Gruppe gehen, dann müssen Sie zur Zeit von der IT eine Mail - Adresse z.b.
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! einrichten lassen und von dort, wird es dann an die einzelnen Personen verteilt.
Servereinstellungen
In den Servereinstellungen gehen Sie zu den Funktionen und aktiveren Sie die zentrale Vorprüfung. Geben Sie den Kontakt an, der die zentrale Vorprüfung vornehmen soll. Es kann ein eigener Kontakt/Benutzer angelegt werden, wenn mehrere Personen diese Funktion ausführen sollen. Zur Zeit wird der Task nur für eine Person erstellt. Weiters wählen Sie noch die Verteilergruppe, die Sie für diesen Zweck angelegt haben.
Zentrale Vorprüfung in den Ordnereinstellungen
Ist die zentrale Vorprüfung in den Servereinstellungen aktiviert, dann ist die Option in den Ordnereigenschaften sichtbar. Legen Sie hier fest, wenn Dokumenten, die in dem Ordner erstellt werden, automatisch die zentrale Vorprüfung zugewiesen werden soll. Wenn Sie in einem solchen Ordner einen Unterordner erstellen, dann bekommt dieser automatisch auch diese Option gesetzt und muss im Bedarfsfall deaktiviert werden.
Zentrale Vorprüfung bei neuem Dokument
Ist die zentrale Vorprüfung in den Servereinstellungen aktiviert, dann ist die Option auch sichtbar, wenn ein neues Dokument erstellt wird. Ist die zentrale Vorprüfung in den Eigenschaften zum Ordner aktiviert, dann ist die Option hier auch aktiviert und kann natürlich geändert werden.
Wird die Option aktiviert, dann wird die Verteilergruppe (CPA = Central pre - approvement = Zentrale Vorprüfung) automatisch hinzugefügt.
Zentrale Vorprüfung in den Dokumenteneigenschaften
In den "Dokumenteneigenschaften - Verantwortlichkeiten" sind die gelb markierten Optionen sichtbar, wenn die zentrale Vorprüfung in den Servereinstellungen aktiviert wurde. Wenn Sie auf auf die Checkbox "Zentrale Vorprüfung aktiveren" klicken, dann wird die Funktion unten in die Liste aufgenommen und reiht sich nach dem Ersteller ein. Durch einen weiteren Klick auf die Checkbox wird diese Funktion wieder entfernt.
Achtung: Wenn Sie die Funktion aktiveren wollen, dann darf der Status nur "Entwurf" sein. Wenn das Dokument schon weiter ist, Status "Warte auf Prüfung" oder "Geprüft" dann muss das Dokument zurückgewiesen und neu in den Prüflauf geschickt werden. Erst dann kommt es zur "Zentralen Vorprüfung".
Dokument zur Prüfung markieren
Wenn Sie ein Entwurfsdokument zur Prüfung markieren und ist die zentrale Vorprüfung aktiviert, dann ist der erste Schritt, dass es zu eben dieser Stelle geht. Sie können die Stelle auch per Mail verständigen, dass ein Dokument zu prüfen ist. Aus den Tasks kann das Dokument geprüft (blauer Daumen hoch) oder zurückgewiesen werden.
Tasks
Die Stelle, die als zentrale Vorprüfung definiert ist, bekommt nicht nur eine Mailverständigung, sondern auch einen entsprechenden Task in die Taskliste eingetragen.
Dokument prüfen
Hier wird nun das Dokument geprüft. Sie haben noch die Möglichkeit das Prüfdatum und/oder den Prüfer zu ändern. Eine Verständigungsmail an den nächsten Prüfer kann auch versendet werden. Wurde das Dokument geprüft, dann wird der Task entfernt.
Weitere Funktionen:
 | Hilfe |
Klicken Sie diesen Button an, so kommen Sie auf diese Seite. |
 | Kommentare |
Mit dem Button "Kommentare" können Sie etwaige Kommentare zu dem Dokument aufrufen. Weitere Informationen zu den Kommentaren finden Sie hier |
 | Entwurf betrachten |
Öffnet den Entwurf des Dokumentes ohne es auszuchecken und zu sperren. Etwaige Änderungen werden nicht übernommen. |
 | Dokument auschecken |
Checkt den Entwurf des Dokumentes aus und sperrt es bis es wieder eingecheckt wird. Es wird zur Bearbeitung geöffnet und etwaige Änderungen werden übernommen. |
 | Änderungsanträge |
Wird der Button angezeigt, so ist ein Änderungsantrag für das Dokument vorhanden. Klicken Sie darauf, so wird dieser angezeigt. Weitere Informationen zu den Änderungsanträgen finden Sie hier.
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 | Dokument prüfen |
Startet das Prüfen des Dokumentes. |
Mehrfachbearbeitung
Ab Version 19.2 ist die zentrale Vorprüfung auch in der Mehrfachbearbeitung enthalten. In die "Mehrfachbearbeitung" kommt man, wenn man mehrere Dokumente aus der Dokumentenliste wählt und auf "Bearbeiten (F2)" klickt. Wenn Sie also gleich mehrere Dokumente in die zentrale Vorprüfung aufnehmen wollen, dann markieren Sie diese Dokumente in der Liste, klicken Sie auf "Bearbeiten" und wählen Sie die Seite "Funktionen". Klicken Sie sicherheitshalber auf den Button "Zurücksetzen", um alle Optionen zuerst mal zurückzusetzen. Aktivieren Sie die Option "Zentrale Vorprüfung aktivieren" und klicken Sie auf "Ausführen".
Weitere Funktionen:
 | Zurücksetzen |
Setzt alle Optionen auf neutral zurück. Wählen Sie die Option, um sicher zu gehen, dass Sie nicht ungewollt Änderungen vornehmen. |
 | Löschen |
Löscht Einträge aus der Liste |
| Ausführen |
Wendet die gesetzten Optionen auf Dokumente an. |
Ordner - Erweitert
Ab Version 19.2 scheint die Option "Zentrale Vorprüfung" auch hier auf, wenn die zentrale Vorprüfung in den Servereinstellungen aktiviert ist.
- Auf Unterordner anwenden
- Auf Dokumente in Ordner anwenden
- Auf Dokumente in Ordner und Unterordner anwenden
