Dokumentenaktion

  • Dokument außerhalb des Programms bearbeitet

    Dokument außerhalb des Programmes bearbeitet
     
    Es kommt bei Kunden immer wieder mal vor, dass ein Dokument nicht aus dem DLS ausgecheckt wird, sondern in Word oder Excel über die zuletzt bearbeiteten Dateien geöffnet wird, ohne dass das Dokument vorher ausgecheckt wird. Aus dem Grund haben wir nun eine Sicherheitsstufe eingebaut, die das abfangen soll und dem Benutzer verschiedene Möglichkeiten bieten soll, wenn das auftritt. Konkret geht das Programm so vor, dass der Hash der Datei, die Lokal am Rechner liegt, ermittelt wird und geprüft wird, ob dieser Hash, schon mal bei einem Checkout oder Checkin vorgekommen ist. Ist das nicht der Fall so wird davon ausgegangen, dass die Datei außerhalb des Programms bearbeitet wurde. Lokal: Unter Lokal werden Informationen zur lokalen Datei angeführt. Also jener Datei, die sich lokal auf Ihrem Rechner befindet und bearbeitet wurde und werden kann. Server: In der Rubrik Server werden Informationen vom letzten Checkin am Server angezeigt.
    Es wird angezeigt, wann und von wem das Dokument zuletzt eingecheckt wurde. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
    1. „Abbrechen“: Wählen Sie diese Option, wenn Ihnen nicht ganz klar ist, ob Sie eine der anderen Optionen nehmen können.
    2. Lokale Datei beibehalten: Wenn Sie die Datei zuletzt bearbeitet und nur vergessen haben, diese auszuchecken, dann wählen Sie diese Option. Die lokale Datei wird beibehalten und nicht mit der Datei vom Server überschrieben. Sollte sich das im Nachhinein als Fehler darstellen, dann können Sie noch immer über die Dokumentenereignisse etwaige Änderungen im eingecheckten Dokument betrachten und zusammenführen.
    3. Sichern und überschreiben: In dem Fall wird die lokale Datei mit der Datei aus dem SQL Server überschrieben. Dies lokale Datei wird vorher aber ins Verzeichnis „\Backups“ gesichert und Sie können auch in diesem Fall die Änderungen zusammenführen.
    Achtung: Wenn das Dokument von einer anderen Person zuletzt eingecheckt wurde, so sollten Sie Rücksprache halten, ob das Dokument geändert wurde, da es sonst dazu kommen kann, dass Änderungen an dem Dokument überschrieben werden.
    Sollten Sie sich gar nicht im Klaren sein, was Sie tun sollen, dann klicken Sie "Abbrechen" und kontaktieren Sie uns bitte.
  • Mehrfachreaktivierung von Dokumenten

    Mehrfachreaktivierung von Dokumenten
     
    Oft laufen gleich mehrere Dokumente auf einmal ab. Damit man diese nicht einzeln reaktivieren muss, wurde eine Möglichkeit eingeführt, mehrere Dokumente gleich auf einmal zu reaktivieren.
    Um mehrere Dokumente zu reaktivieren, wählen Sie diese zuerst aus der Dokumentenliste oder aus der Taskliste. Klicken auf die rechte Maustaste und wählen Sie den Eintrag „Dokumente reaktivieren“. Es öffnet sich ein Fenster in dem alle gewählten Dokumente noch mal in einer Liste angezeigt werden. Sie können aus dieser Liste Einträge über die rechte Maustaste löschen, falls Sie ein Dokument versehentlich ausgewählt haben.

    Kommentare

    Wenn Sie zu der Reaktivierung einen Kommentar hinzufügen wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie wählen die Dokumente, die mit dem Kommentar versehen werden sollen aus - Geben den Kommentar ein und klicken auf den Button "Gewählte Einträge aktualisieren". Sollen alle Dokumente denselben Kommentar bekommen können Sie auch den Button "Alle Einträge aktualisieren" anklicken.

    Ablaufdatum setzen

    Mehrfachreaktivierung - Datum
     
    Die Dokumente bekommen als neues Ablaufdatum automatisch das aktuelle Datum + Laufzeit zugewiesen. Wenn Sie das Datum auf ein anderes setzen wollen, so wählen Sie die Einträge aus der Liste und klicken auf "Datum wählen". Es öffnet sich ein kleines Fenster in dem Sie das Datum wählen können. Bestätigen Sie mit "OK" und die Dokumente bekommen das Ablaufdatum zugewiesen.
    Die Reaktivierung der Dokumente beginnen Sie, indem Sie auf den Button „Anwenden“ klicken. Die Listeneinträge werden danach entsprechend abgearbeitet. Ist der Vorgang abgeschlossen, so schließt sich das Fenster automatisch.
    Verständigungsmails senden: Sie können auch festlegen, ob Verständigungsmails versendet werden sollen. Sind die Mails für Dokumente aktiviert, dann wird ein grünes Mailicon angezeigt, sind sie deaktiviert so wird kein Mailicon angezeigt.

    Weitere Funktionen:

    AktualisierenAktualisieren Aktualisiert die Ansicht
    Datum wählenDatum wählen Setzt ein bestimmtes Ablaufdatum für die aus der Liste gewählten Dokumente.
    Maileinstellungen umschaltenMaileinstellungen umschalten Schaltet den Mailversand für die gewählten Einträge an oder aus.
    Mails aktivierenMails aktivieren Aktiviert den Mailversand für alle Einträge
    Mails deaktivierenMails deaktivieren Deaktiviert den Mailversand für alle Einträge
    LöschenLöschen Text

    Dokumentenreaktivierung mit neuer Versionsnummer

    Bei der Standard - Reaktivierung wird die Versionsnummer gleich gelassen. Für die Reaktivierung von abgelaufenen Dokumenten gibt es aber die Möglichkeit die Dokumente auch mit einer neuen Versionsnummer zu versehen, wenn Sie abgelaufen sind. Dazu müssen Sie zuerst in den Servereinstellungen die entsprechende Option aktivieren.
    Dokument reaktivieren - Servereinstellungen
     
    In den Servereinstellungen aktivieren Sie unter "Verschiedenes" die Option "Dokumentenreaktivierung mit neuer Versionsnummer". Bestätigen Sie die Einstellungen mit "OK". Bitte beachten Sie auch, dass Sie Admin - Berechtigung haben müssen, um Änderungen in den Servereinstellungen vornehmen zu können.

    Wurde die Option aktiviert, dann bekommt der Button zur Ausführung der Aktion die Bezeichnung "Dokument mit neuer Versionsnummer reaktivieren".
  • Restrukturierung - Reports und Übersichten

    Ordner

    Einleitend ist zu sagen, dass nur Administratoren diese Funktionen zur Verfügung stehen. Die Listen und Reports werden auch immer in einem eigenen Fenster geöffnet, sodaß man DLS und Report parallel betreiben kann und zwischen den einzelnen Anwendungen umschalten kann.
    Bei den Ordnern ist ein neuer Menüpunkt hinzugekommen mit der Bezeichnung „Ordnerstatistik“. Klickt man diesen Eintrag an, so erscheint eine Liste, die einen Überblick über die Vorgabewerte bezüglich Anzahl der Dokumente in dem Ordner (ohne archivierte und gelöschte Dokumente), Prüfer, Freigebender, Kontakt, Verteilergruppen und Sicherheitseinstellungen gibt. Diese Liste kann auch wiederum in MS Excel exportiert werden oder man kann sich zu dem Ordner im DLS navigieren, um die Vorgabeeinstellungen zu ändern.

    Dokumente zum Ordner

     
    Ähnlich wie bei der oben beschriebenen Liste, kann man dann zu dem gewählten Ordner eine Dokumentenliste einsehen, in der alle aktuellen Werte zu den Dokumenten in dem Ordner angezeigt werden. Neben Prüfer, Freigebender, Kontakt, Sicherheitsstufe und Verteilergruppen zu dem Dokument können hier auch die einzelnen Personen und Mitarbeiter betrachtet werden, die Zugriff zu den einzelnen Dokumenten in dem Ordner haben. Diese Liste kann man wiederum nach MS Excel exportieren, oder man kann sich über den grünen Pfeil zu dem Dokument im DLS navigieren.

    Benutzerstatistik

     
    In der Benutzerübersicht gibt es ebenfalls einen neuen Eintrag mit „Benutzerstatistik“. Klickt man diese Option an, so bekommt man eine Übersicht über alle Benutzer, aus der man entnehmen kann, auf wie viele Dokumente im System (ohne archivierte und gelöschte Dokumente) der einzelne Benutzer Zugriff hat und in welchen Verteilergruppen der Benutzer enthalten ist. Mit einem Doppelklick auf einen Benutzer öffnet man die Dokumentenliste des Benutzers.

    Dokumentenliste für Benutzer

     
    In der Dokumentenliste für den Benutzer werden alle Ordner und Dokumente angezeigt auf die der betrachtete Benutzer Zugriff hat. Es werden zuerst nur die Ordner angezeigt durch einen Doppelklick auf einen Eintrag kann man jedoch die Dokumente dazu betrachten. Weiters gibt es die Möglichkeit über die Funktion „Alle ausklappen“ die Dokumente zu allen Ordnern anzeigen zu lassen. Mit „Ansicht umschalten“ (der blaue Schalter) kann man die Ansicht so einstellen, dass nicht die Dokumente angezeigt werden, auf die der Benutzer Zugriff hat, sondern es werden jene angezeigt, auf die der Benutzer keinen Zugriff hat. Ein Export der Liste nach MS Excel ist ebenso möglich.
  • Dokumente exportieren

    Dokumente exportieren 1
     
    Um ein oder mehrere Dokumente zu exportieren wählen Sie diese aus der Liste und klicken über das Menü der rechten Maustaste zuerst auf den Eintrag "Tools" und dann im Untermenü auf den Eintrag "Exportieren"
    Dokumente exportieren - Pfadauswahl
     
    Es öffnet sich ein Fenster in dem sie den Pfad für die zu exportierenden Dokumente angeben können. Exportieren Sie nur ein Dokument und ist das Dokument in Erstellung oder Überarbeitung haben sie auch die Möglichkeit den Entwurf zu exportieren. Wollen Sie mehrere Dokumente exportieren, so haben Sie diese Option nicht. In dem Fall wird immer die freigegebene Version exportiert. Es sei denn es gibt keine, dann wird der aktuelle Entwurf exportiert.   Wenn Sie mehrere Dokumente aus verschieden Ordnern exportieren, dann können Sie auch angeben, ob die Dokumente flach oder mit dem Verzeichnisbaum exportiert werden sollen. Achtung: Wenn Sie einen tiefen Verzeichnisbaum exportieren wollen, so wählen Sie den Pfad in den Sie exportieren wollen nicht auch zu tief, da sonst eine Grenze vom Betriebssystem erreicht werden kann und eine entsprechende Fehlermeldung ausgeworfen wird.
    Dokumente der Unterordner anzeigen oder verbergen
    Wollen Sie einen kompletten Ast eines Verzeichnisbaumes exportieren so wählen sie zuerst den Ordner aus der Verzeichnisübersicht. Klicken Sie dann auf Dokumente der Unterordner um alle Dokumente anzuzeigen. Markieren sie alle Dokumente mit "Strg+A" und gehen sie wie oben beschrieben vor. Die Dokumente werden dann alle in den angegebenen Pfad exportiert. Zusätzlich werden die Unterordner angelegt, in dem sie gespeichert sind, um die Struktur zu bewahren.
    Dokumente exportieren - Sicherheitseinstellungen
     
    Jeder Export wird protokolliert. Damit ist ersichtlich welcher Benutzer, welche Dokumente exportiert hat. Es kann über das Benutzer - Log gesehen werden, ob ein Benutzer massenhaft Dokumente exportiert hat, aber es kann auch bei den Dokumentenereignissen gesehen werden, ob ein Dokument exportiert wurde. Weiters kann über die Sicherheitseinstellungen die Möglichkeit Dokumente zu exportieren, deaktiviert werden bzw nur bestimmten Benutzergruppen zugänglich zu machen.  
  • Dokument per Mail versenden

    Dokument per Mail versenden - Button
    Alle im DLS verwalteten Dokumente können auch per E-Mail versendet werden. Wählen Sie aus den Dokumenten das zu Versendende aus. Klicken Sie auf den Button "Mail" um das Dokument per E-Mail zu versenden. Mit dieser Methode können sie nur ein Dokument versenden.
    Dokument per Mail versenden
     

    Entwurf senden

    Ist das Dokument im Entwurf, also nicht freigegeben, dann ist die Checkbox "Entwurf senden" aktiv und Sie können diese anwählen. Setzen sie das Häkchen nicht, so wird die freigegebene Version gesendet, so eine existiert sprich die Versionsnummer größer Eins ist. BItte beachten Sie auch, dass das Dokument eingecheckt sein muss, damit Sie es versenden können.

    Freigegebene Version senden

    Wollen sie die freigegebene Version senden, so muss zumindest eine freigegebene Version vorhanden sein. Gehen Sie wie oben beschrieben vor und haken Sie "Entwurf senden" nicht an.

    Dokument als PDF senden

    Wenn sie die PDF Version eines MS Office Dokumentes versenden wollen, so muss das Dokument freigegeben sein und ein PDF von dem Dokument muss erstellt worden sein. Dann ist diese Option anklickbar und kann gewählt werden. Anstatt des MS Office Dokumentes wird dann die PDF Version an das Dokument angehängt.

    Sende Dokument als Anhang

    Wenn sie das Dokument an Personen senden wollen, die keinen Zugang zu ihrer DLS Installation haben, so müssen Sie das Dokument als Anhang mitsenden. Ansonsten reicht, wenn Sie den Link versenden, dann können die Empfänger das Dokument über das DLS öffnen. Ab Version 15.1 kann auch überprüft werden, ob das Dokument nicht zu groß zum Versenden ist. Dafür müssen in den Servereinstellungen, die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden und es muss natürlich auch bekannt sein, was die maximale Dateigröße ist, die verarbeitet werden kann.

    Empfänger

    Dokument per Mail versenden - Empfänger
     
    Wenn Sie auf die Seite der Empfänger wechseln, können Sie die Empfänger der Mail bearbeiten. Automatisch werden jene Mail Adressen in die Empfängerliste aufgenommen, die im Verteiler des Dokumentes sind. Sollen einige aus der Liste die Mail nicht erhalten, so löschen Sie diese Empfänger einfach raus. Zusätzlich haben sie die Möglichkeit:

    E-Mail Funktionen:

    Verteilergruppe hinzufügenVerteilergruppe hinzufügen Fügt eine gesamte Verteilergruppe der Empfängerliste hinzu.
    Kontakt hinzufügenKontakt hinzufügen Fügt eine einzelnen Kontakt der Empfängerliste hinzu.
    E-Mail Adresse hinzufügenE-Mail Adresse hinzufügen Öffnet ein Eingabefenster mit dessen Hilfe Sie eine weitere E-Mail Adresse hinzufügen können.
    Einfügen aus ZwischenablageEinfügen aus Zwischenablage Kopieren Sie aus einem E-Mail Programm die Adresse und fügen Sie diese über diesen Button ein.
    LöschenLöschen Markieren Sie die Einträge, die Sie aus der Empfängerliste entfernen wollen und klicken Sie diesen Button, um diese zu entfernen.
    • einzelne Personen über die Kontakte hinzuzufügen
    • Mail Adressen manuell hinzuzufügen
    • Mail Adressen mit Copy&Paste hinzuzufügen
    Bestätigen sie mit "OK" um den Mail Versand einzuleiten. Je nach Einstellung am Server kann es bis zu 15 Minuten dauern bis der Versand gestartet wird. Die Mail wird immer auch den den Ersteller geschickt, damit überprüft werden kann, ob die Mail auch verarbeitet wurde. Ist beim Versand ein Fehler aufgetreten, dann sollte eine Mail mit einer Fehlermeldung kommen.

    Mails zu Dokument

    Wollen Sie wissen, wer wann an wen ein Mail zu dem Dokument gesendet hat lesen Sie bitte hier weiter: Mails für Dokument  
  • Dokumente - Löschen

    Dokumente - Löschen
     
    Um ein oder mehrere Dokumente aus dem DLS zu löschen, wählen Sie diese aus der Liste und klicken Sie auf den Button "Löschen" oder über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag "Löschen". Das Dokument wird nicht sofort gelöscht, sondern in den Papierkorb verschoben. Aus dem Papierkorb können Dokumente nur mit der Berechtigung "Admin" endgültig gelöscht werden bzw. wiederhergestellt werden.
    Bitte beachten Sie, dass Sie in den Sicherheitseinstellungen auch definieren können, wer Dokumente löschen können soll.
  • Dokument kopieren

    Dokument kopieren 01
     
    Um ein Dokument zu kopieren, wählen Sie es aus der Liste und klicken im Menü über die rechte Maustaste auf den Eintrag "Kopiere Dokument" oder wählen Sie den entsprechenden Button aus der linken Leiste. Kopiert wird - wenn nicht anders angegeben - immer die letzte freigegebene Version.
    Dokument kopieren 02
     
    Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Ordner angegeben müssen, in den das Dokument kopiert werden soll. Vorauswahl ist der aktuelle Ordner. Sie können den Ordner wählen, indem Sie auf die unterstrichene Bezeichnung klicken.
    Weiters kann Code und Dokumententitel des kopierten Dokumentes angegeben werden. Optional kann auch noch angegeben werden, ob der Verteiler, die Verantwortlichkeiten (Ersteller/Prüfer etc) und die Links/Verknüpfungen mit kopiert werden sollen. Werden die Optionen nicht aktiviert, dann werden die Werte vom Zielordner übernommen.
    Bei MS Word Dokumenten können Sie des weiteren angeben, ob die Überarbeitungsmarkierungen im Dokument angezeigt werden sollen "Änderungen im Dokument markieren". Bei neuen Dokumenten empfehlen wir die Änderungen im Dokument nicht zu markieren.

    Weiters gilt

    Aktuell kann nur ein Dokument auf einmal kopiert werden.
  • Dokument freigeben

    Dokument freigeben - Menü
     
    Nachdem das Dokument geprüft wurde, muss es freigegeben werden. Damit wird die Bearbeitung des Dokumentes abgeschlossen und das Dokument kann nicht weiter bearbeitet werden. Um ein Dokument freizugeben, wählen Sie es aus der Liste und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Dokument freigeben>.

    Berechtigungen

    Dokument freigeben - Fenster
     
    Wurde der Freigebende noch nicht angegeben, so ist das Feld <Freigebender> aktiviert und die Funktion kann zugewiesen werden. Ebenso verhält es sich, wenn der Benutzer mit der Berechtigung <Admin> ausgestattet ist. An sonst ist das Feld deaktiviert und der Freigebende kann nicht geändert werden.

    Aktionen

    Mit dem Button "Checkout" können Sie das Dokument auschecken, betrachten und Änderungen vornehmen während über den Button "Entwurf betrachten" keine Änderungen vorgenommen werden können. Dafür wird das Dokument aber auch nicht gesperrt.

    Freigegeben am

    Geben Sie hier den Tag an, an dem das Dokument freigegeben wurde. Der aktuelle Tag ist vorgegeben.

    Überarbeitungsmarkierungen in MS Word zurücksetzen

    Wollen Sie ein MS Word Dokument freigeben, so erscheint diese Option. Hier können Sie festlegen, ob sie im freigegebenen Dokument die Überarbeitungsmarkierungen anzeigen lassen wollen, oder ob diese zurückgesetzt werden sollen

    Dokumentenschutz

    Bei MS Word und MS Excel Dokumenten haben Sie die Möglichkeit die Dokumente noch extra zu schützen. Das ist jener Schutz, der von Excel bzw Word zur Verfügung gestellt wird.

    PDF erstellen

    Handelt es sich bei dem freizugebenden Dokument um ein MS Office Dokument, so kann von dem Dokument ein parallel geführtes PDF erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie hier

    Gültig von - Gültig bis

    Hier können Sie den Gültigkeitsbereich für das Dokument festlegen. Bekommt ein Dokument ein "Gültig bis" so bekommt das Dokument den Status abgelaufen, sobald das angegebene Datum überschritten wird, und der Ersteller wird informiert, dass das Dokument abgelaufen ist. "Gültig von" hat keine Relevanz - wir wollten es schon entfernen, aber da haben sich einige Kunden dagegen ausgesprochen - auch wenn sie nicht erklären konnten wofür sie es brauchen.

    Benutzerdefinierte Tasks

    Mit dem Button rechts oben neben dem Dokumententitel können Sie auch noch dem Dokument einen benutzerdefinierten Task zuweisen, der zu erledigen ist, wenn das Dokument freigegeben wurde. Weitere Informationen finden Sie hier

    Änderungsanträge

    Änderungsantrag - Dokumentenfreigabe
     
    Sind bei einem Dokument Änderungsanträge hinterlegt, so erscheint bei der Freigabe die Option „Änderungsanträge als erledigt markieren“ Wird diese Option bei der Freigabe aktiviert, dann werden alle Änderungsanträge zu einem Dokument als erledigt markiert und die entsprechenden Tasks gelöscht. Wird diese Option nicht aktiviert, dann bleiben diese bestehen und müssen manuell als erledigt markiert werden.

    Weitere Funktionen:

    HilfeHilfe Klicken Sie diesen Button an, so kommen Sie auf diese Seite.
    KommentareKommentare Mit dem Button "Kommentare" können Sie etwaige Kommentare zu dem Dokument aufrufen. Weitere Informationen zu den Kommentaren finden Sie hier
    Entwurf betrachtenEntwurf betrachten Öffnet den Entwurf des Dokumentes ohne es auszuchecken und zu sperren. Etwaige Änderungen werden nicht übernommen.
    Dokument auscheckenDokument auschecken Checkt den Entwurf des Dokumentes aus und sperrt es bis es wieder eingecheckt wird. Es wird zur Bearbeitung geöffnet und etwaige Änderungen werden übernommen.
    ÄnderungsanträgeÄnderungsanträge Wird der Button angezeigt, so ist ein Änderungsantrag für das Dokument vorhanden. Klicken Sie darauf, so wird dieser angezeigt. Weitere Informationen zu den Änderungsanträgen finden Sie hier.
    Benutzerdefinierter DokumententaskBenutzerdefinierter Dokumententask Weisen Sie dem Dokument einen Task zu, der nach der Freigabe abzuarbeiten ist.
    PDF VorschauPDF Vorschau Erstellt von dem Dokument ein PDF, damit Sie überprüfen können, ob das PDF auch den Anforderungen entspricht. Es sind aber noch nicht die Freigabeinformationen übertragen.
    Dokument freigebenDokument freigeben Startet die Freigabe des Dokumentes.

    Benutzer per E-Mail verständigen

    Dokument freigeben - Mail
     
    Jene Personen, die im Verteiler sind, können über die Freigabe des Dokumentes  auch per E-Mail verständigt werden. Eine Mail wird an jene Personen gesendet, die im Verteiler sind und für die eine Mail Adresse angegeben ist. Ist eine Person doppelt im Verteiler, so bekommt sie nur einmal die Mail. Ist eine Person der Ansicht, dass sie zu viele Mails über freigegebene Dokumente bekommt, so kann sie bei der Anlage der Verteilergruppe vom Mail Versand ausgeschlossen werden. (Mail Ja/Nein). Wurde die Option <Benutzer per E-Mail verständigen> gewählt, erscheint der Button <Weiter>. An sonst kann der Vorgang mit dem Button <Freigeben> abgeschlossen werden.
    Wurde die Option <Benutzer per E-Mail verständigen> gewählt, so öffnet sich ein neues Fenster zum versenden der Mail. In diesem Fenster können Sie nun zuerst festlegen, wie das Dokument versendet werden soll. Wenn sie <Sende Dokument als Link> wählen, so wird das ein Link zu dem Dokument am Inter/Intranetserver generiert und dieser verschickt. Wählen Sie <Sende Dokument als Anhang>, so wird das Dokument direkt mit der Mail verschickt. Unter <Zusätzlicher Mailtext> können Sie noch Anmerkungen zum Dokument verfassen.

    Freigabe starten

    Dokument freigeben - Aktion
    Klicken Sie auf den Button <Freigeben> um den Vorgang abzuschließen. Die Freigabedaten werden an das Dokument gesendet und das Dokument bekommt den Status freigegeben.
  • Dokument zurückweisen

    Dokument zurückweisen - Button
     
    Nachdem der Ersteller das Dokument bearbeitet hat und zur Prüfung gekennzeichnet hat, muss das Dokument vom Prüfer geprüft werden. Unter Umständen wird es aber notwendig sein das Dokument zurück-zuweisen, da es nicht den Anforderungen entspricht. Wählen Sie das Dokument aus der Liste und klicken Sie auf den entsprechenden Button oder wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste <Dokument zurückweisen>.
    Dokument zurückweisen 2
     

    Ersteller per E-Mail verständigen

    Der Ersteller kann auch per E-Mail informiert werden, dass das Dokument zurückgewiesen wurde und neu bearbeitet werden muss.
    Wurde die Option <Ersteller per E-Mail verständigen> gewählt, erscheint der Button <Weiter>. An sonst kann der Vorgang mit dem Button <Dokument zurückweisen> abgeschlossen werden.

    Weitere Funktionen:

    HilfeHilfe Klicken Sie diesen Button an, so kommen Sie auf diese Seite.
    KommentareKommentare Mit dem Button "Kommentare" können Sie etwaige Kommentare zu dem Dokument aufrufen. Weitere Informationen zu den Kommentaren finden Sie hier
    Entwurf betrachtenEntwurf betrachten Öffnet den Entwurf des Dokumentes ohne es auszuchecken und zu sperren. Etwaige Änderungen werden nicht übernommen.
    Dokument auscheckenDokument auschecken Checkt den Entwurf des Dokumentes aus und sperrt es bis es wieder eingecheckt wird. Es wird zur Bearbeitung geöffnet und etwaige Änderungen werden übernommen.
    ÄnderungsanträgeÄnderungsanträge Wird der Button angezeigt, so ist ein Änderungsantrag für das Dokument vorhanden. Klicken Sie darauf, so wird dieser angezeigt. Weitere Informationen zu den Änderungsanträgen finden Sie hier.
    Dokument zurückweisenDokument zurückweisen Startet das Zurückweisen des Dokumentes.

    Ersteller verständigen

    Dokument zurückweisen - Mail
     
    Wurde die Option <Ersteller mit Mail verständigen> gewählt, so öffnet sich ein neues Fenster zum Versenden der Mail. In diesem Fenster können Sie nun zuerst festlegen, wie das Dokument versendet werden soll. Wenn sie <Sende Dokument als Link> wählen, so wird das ein Link zu dem Dokument am Inter/Intranetserver generiert und dieser verschickt. Wählen Sie <Sende Dokument als Anhang>, so wird das Dokument direkt mit der Mail verschickt. Unter <Zusätzlicher Mailtext> können Sie noch Anmerkungen zum Dokument verfassen
    Dokument zurückweisen 2
    Klicken Sie auf den Button <Zurückweisen> um den Vorgang abzuschließen. Nach dem Zurückweisen bekommt das Dokument den Status <Entwurf> und der Ersteller des Dokumentes bekommt auch einen Eintrag in seine Tasks, dass er das Dokument nochmal zu bearbeiten hat.
  • Dokument prüfen

    Dokument pürfen - Button
     
    Nachdem der Ersteller das Dokument bearbeitet und zur Prüfung gekennzeichnet hat, muss das Dokument vom Prüfer geprüft werden. Um ein Dokument zu prüfen, wählen Sie es aus der Liste und klicken Sie auf den entsprechenden Button oder über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Dokument prüfen>.

     

    Dokument prüfen - Fenster
     
    Bevor das Dokument zur Prüfung gekennzeichnet wird, kann der Prüfer noch geändert werden, so Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen. Mit dem Button "Checkout" können Sie das Dokument auschecken, betrachten und Änderungen vornehmen während über den Button "Entwurf betrachten" keine Änderungen vorgenommen werden können. Dafür wird das Dokument aber auch nicht gesperrt .

    Geprüft am

    Geben Sie hier den Tag an, an dem das Dokument geprüft wurde. Der aktuelle Tag ist vorgegeben.

    Prüfer per Mail informieren:

    Der Prüfer kann auch per E-Mail informiert werden, dass das Dokument zur Prüfung bereit ist. Wurde die Option <Freigebenden mit Mail verständigen> gewählt, erscheint der Button <Weiter>. An sonst kann der Vorgang mit dem Button <Prüfen> abgeschlossen werden.

    Berechtigungen:

    Wurde der Prüfer und/oder der Freigebende noch nicht definiert, so ist das entsprechende Feld aktiviert und es können die Funktionen zugewiesen werden. Ebenso können diese Funktionen geändert werden, wenn der Benutzer die Berechtigung <Admin> hat. Ansonsten sind die Felder deaktiviert und können nicht geändert werden.

    Weitere Funktionen:

    HilfeHilfe Klicken Sie diesen Button an, so kommen Sie auf diese Seite.
    KommentareKommentare Mit dem Button "Kommentare" können Sie etwaige Kommentare zu dem Dokument aufrufen. Weitere Informationen zu den Kommentaren finden Sie hier
    Entwurf betrachtenEntwurf betrachten Öffnet den Entwurf des Dokumentes ohne es auszuchecken und zu sperren. Etwaige Änderungen werden nicht übernommen.
    Dokument auscheckenDokument auschecken Checkt den Entwurf des Dokumentes aus und sperrt es bis es wieder eingecheckt wird. Es wird zur Bearbeitung geöffnet und etwaige Änderungen werden übernommen.
    ÄnderungsanträgeÄnderungsanträge Wird der Button angezeigt, so ist ein Änderungsantrag für das Dokument vorhanden. Klicken Sie darauf, so wird dieser angezeigt. Weitere Informationen zu den Änderungsanträgen finden Sie hier.
    Dokument prüfenDokument prüfen Startet das Prüfen des Dokumentes.

    Freigebenden verständigen

    Dokument prüfen - Mail
     
    Wurde die Option <Freigebenden mit Mail verständigen> gewählt, so öffnet sich ein neues Fenster zum versenden der Mail. In diesem Fenster können Sie nun zuerst festlegen, ob das Dokument als Anhang mitgeschickt werden soll. Im allgemeinen raten wir davon ab, beim Prüfen das Dokument mitzusenden, da es zum einem den Mailserver unnötig belastet und zum andern weitere Kopien des Dokumentes im Umlauf sind, und da immer die Gefahr vorhanden ist, dass es zu Bearbeitung und/oder weiterer Verteilung von diesen Dokumenten kommt. Im Mail bekommt der Freigebende einen Link mit, mit dem er das Dokument direkt im DLS öffnen kann und das sollte eigentlich reichen.

    Dokument prüfen

    Dokument prüfen - Aktion
    Klicken Sie auf den Button <Prüfen> um den Vorgang abzuschließen. Beim prüfen werden wiederum die Metadaten an das Dokument gesendet, und dem Freigebenden wird ein Task in seine Taskliste eingetragen, dass das Dokument freizugeben ist. Bemerken Sie im Zuge des prüfens, dass das Dokument nicht den Anforderungen entspricht, so brechen Sie hier ab und wählen Sie stattdessen die Option "Dokument zurückweisen"
  • Dokument zur Prüfung kennzeichnen

    Dokument zur Prüfung kennzeichnen 1
     
    Nachdem die Erstellung eines neuen Dokumentes oder der neuen Version eines Dokumentes abgeschlossen ist, muss der Prüflauf eingeleitet werden. Es muss also der Prüfer in Kenntnis gesetzt werden, dass das Dokument nun bereit zur Prüfung ist. Um ein Dokument zur Prüfung zu kennzeichnen, klicken Sie auf den entsprechenden Button oder über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Zur Prüfung kennzeichnen>. Haben Sie den Button geklickt, so werden, wenn es sich um ein Office Dokument handelt, die Metainformationen an das Dokument geschickt, wenn ausgewählt, eine Mail verschickt, und der Prüfer bekommt den Task, dass er das Dokument prüfen soll, in seine Taskliste eingetragen.

    Weitere Funktionen:

    ÄnderungsanträgeÄnderungsanträge Wird der Button angezeigt, so ist ein Änderungsantrag für das Dokument vorhanden. Klicken Sie darauf, so wird dieser angezeigt. Weitere Informationen zu den Änderungsanträgen finden Sie hier.
    KommentareKommentare Mit dem Button "Kommentare" können Sie etwaige Kommentare zu dem Dokument aufrufen. Weitere Informationen zu den Kommentaren finden Sie hier
    HilfeHilfe Klicken Sie diesen Button an, so kommen Sie auf diese Seite.

    Berechtigungen

    Dokument zur Prüfung kennzeichnen 2
     
    Wenn Sie die Berechtigung <Admin> haben, haben Sie hier nun noch die Möglichkeit Prüfer und Freigebenden zu ändern, sowie die Gültigkeit des Dokumentes bis zu einem bestimmten Datum/Zeitpunkt einzuschränken.

    Prüfer mit Mail informieren:

    Der Prüfer kann auch per E-Mail informiert werden, dass das Dokument zur Prüfung frei ist. Wurde die Option <Prüfer mit Mail informieren> gewählt, erscheint der Button <Weiter>. An sonst kann der Vorgang mit dem Button <Zur Prüfung kennzeichnen> abgeschlossen werden.
    Dokument zur Prüfung kennzeichnen 3
     
    Wurde die Option <Prüfer mit Mail informieren> gewählt, so öffnet sich ein neues Fenster zum Versenden der Mail. In diesem Fenster können Sie festlegen, ob das Dokument als Anhang in der Mail mitgeschickt werden soll. Wenn Sie wissen wollen, ob der Empfänger die Mail auch bekommen hat, so klicken sie zusätzlich "Empfangsbestätigung anfordern" an. Unter <Zusätzlicher Mailtext> können Sie noch Anmerkungen zum Dokument verfassen. Oben wird auch noch mal die Empfänger Adresse angezeigt, damit sie diese noch mal überprüfen können. Klicken Sie auf den Button <Zur Prüfung kennzeichnen> um den Vorgang abzuschließen.
  • Neue Version erstellen

    Neue Version erstellen - Popup
     
    Wenn Sie ein freigegebenes Dokument bearbeiten wollen, dann müssen Sie eine neue Version des Dokumentes erstellen. Wenn Sie ein freigegebenes Dokument bearbeiten, dann können Sie dieses nicht abspeichern bzw werden die Änderungen nicht in das System übernommen. Sollte das passieren, dann sind Ihre Änderungen nicht verloren. Speichern Sie das Dokument außerhalb des Programms ab (z.b. am Desktop) - Erstellen Sie von dem Dokument eine neue Version und importieren Sie das bereits geänderte Dokument in die neue Version.

    Um für ein Dokument eine neue Version zu erstellen, klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Neue Version>.

    Version

    Neue Version erstellen - Fenster
     
    Die Versionsnummer wird automatisch hochgezählt, kann aber jederzeit geändert werden. Wir empfehlen nur ganzzahlige Versionsnummern zu verwenden.

    Dokument nach der Erstellung auschecken

    Klicken Sie diese Option an, wenn Sie das Dokument gleich bearbeiten wollen.

    Vorlage

    Ändern Sie die Vorlage, so wird diese automatisch auf das Dokument angewendet.

    Code

    Neue version - Dokumentencode
    Haben Sie Autocode aktiviert und wollen dem Dokument einen Code zuweisen, dann wählen Sie zuerst einen Dokumententyp und klicken Sie dann auf den Button neben dem Code. Der Code wird dann automatisch erstellt.

    Änderungen im Dokument markieren

    Diese Option ist nur bei MS Word Dokumenten verfügbar. Wird diese Option angewählt, so werden die Überarbeitungen im Dokument automatisch markiert. Sollten die Überarbeitungen um MS Word zu unübersichtlich werden, so können Sie diese dort ebenfalls wieder ausschalten, oder sollten Sie dieser zu markieren vergessen haben, so können Sie diese dort nachträglich aktivieren.

    Grund für neue Version

    Hier müssen Sie frei einen zusätzlichen Text angeben, aus welchem Grund das Dokument einer Überarbeitung bedarf. Der Änderungsgrund wird später in die History Chart aufgenommen und bleibt als Aufzeichnung im System.   Klicken Sie auf den Button <Speichern>, um die neue Version zu erstellen.

    Änderungsanträge

    Wenn Sie eine neue Version erstellen und Änderungsanträge zu einem Dokument vorliegen, so wird in der Maske der Button „Änderungsanträge“ rechts oben angezeigt. Mit einem Klick auf diesen Button werden alle Änderungsanträge zu dem Dokument angezeigt. Weitere Informationen zu den Änderungsanträgen finden Sie hier

    Dokument importieren

    Neue Version DragDrop
     
    Haben Sie die neue Version für das Dokument von außerhalb bekommen (z.b. Spezifikation vom Lieferanten) dann können Sie hier auch das neue Dokument importieren, indem Sie dieses mit Drag&Drop aus dem Explorer in das Fenster ziehen oder den Button rechts oben anklicken. Der Dateiname des zu importierenden Dokuments wird angezeigt. Mit "Import abbrechen" können Sie den Vorgang abbrechen. Ansonsten verfahren Sie wie oben beschrieben.
  • Neues Dokument erstellen

    Hauptleiste - Button - Neu
    Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie auf den Button <Neu> oder im Kontextmenü auf den Eintrag <Neu>.

     

    Neues Dokument erstellen - Fenster
     
    Es erscheint ein neues Fenster in dem folgende Parameter angegeben werden:

    Ordner

    Wenn Sie nicht bereits im richtigen Ordner sind, können Sie hier den Ordner wählen.

    Dokument von Vorlage erstellen oder Dokument importieren

    Um ein neues Dokument anzulegen, müssen Sie entweder eine Vorlage angeben, oder ein bestehendes Dokument in das System importieren. Sie haben nur einen dieser Parameter anzugeben.

    Vorlage

    Neues Dokument erstellen - Vorlage
     
    Sie können zum Erstellen eines neuen Dokumentes eine Vorlage verwenden. Dafür wählen Sie aus der Liste die gewünschte Vorlage aus.
    Neues Dokument - Vorlage wählen
     
    Über die rechte Maustaste können Sie auch nach einer Vorlage suchen.

    Import

    Neues Dokument erstellen - Import
     
    Um ein Dokument zu importieren, klicken Sie auf den Button rechts des Eingabefeldes oder auf die unterstrichene Bezeichnung. Es erscheint ein Dialog in dem das Dokument ausgewählt werden kann.

    Beschreibung

    Geben Sie hier den Titel des Dokumentes an. Seien Sie so spezifisch wie möglich, damit auch andere die Möglichkeit haben zu verstehen, um was es in dem Dokument geht.

    MS Office Parameter

    Neues Dokument erstellen - Send QM Info
    Handelt es sich bei dem neuen Dokument um ein MS Office Dokument, so können Sie definieren, ob die Metadaten wie Titel, Code, Ersteller etc. an das neue Dokument gesendet werden sollen. Standardmäßig ist diese Option aktiviert.

    Arbeitsdokument

    Definieren Sie ein Dokument als "Arbeitsdokument" wenn es ständigen Änderungen unterliegt und nicht oder nur periodisch geprüft und freigegeben wird. Das Dokument bekommt dann den Status "Arbeitsdokument" anstatt "Entwurf".

    Sicherheit

    Unter dem Punkt <Sicherheit> wird definiert, wer Zugriff auf das Dokument haben soll.
    • Öffentlich: Alle können das Dokument lesen.
    • Beschränken auf Verteiler: Nur Personen, die im Verteiler angegeben sind, können das Dokument lesen.
    • Privat: Nur der Ersteller kann das Dokument lesen

    Status

    Ab der Version 19.2 ist dieser Punkt nicht mehr zu finden. Der Status des neuen Dokumentes ist immer "Entwurf" und kann nicht beim Erstellen geändert werden. Er wurde entfernt, da es sonst zu Problemen im Prüflauf kommen kann.

    Code

    Manche Unternehmen, verwenden eine Codierung, um Dokumente leichter und schneller identifizieren zu können. Hier können Sie den entsprechenden Code angeben. Haben Sie die automatische Codegenerierung aktiviert, so wird der Code automatisch ausgefüllt, sobald der Dokumententyp zugewiesen wurde.

    Version

    Bei einem neuen Dokument ist im Normalfall die Versionsnummer des Dokumentes 1. Es kann aber auch vorkommen, dass ein bereits bestehendes Dokument, das bereits eine höhere Versionsnummer hat, importiert wird, dann kann die korrekte Versionsnummer hier eingestellt werden. Die Standard- Versionsnummer kann in den "Servereinstellungen -> Erweitert -> Versionsnummer für neue Dokumente" eingestellt werden.

    Dokumententyp

    Neues Dokument erstellen - Dokumententyp
     
    Bei Dokumententyp könne Sie angeben um welche Art des Dokumentes es sich handelt. Arbeitsanweisung, Formblatt etc. Diese Information wird auch an das Office Dokument übertragen. Sind alle notwendigen Felder ausgefüllt, so klicken Sie auf den Button <Weiter>. Wenn weitere Dokumententypen gebraucht werden, dann können Sie diese in den Servereinstellungen anlegen. Weitere Informationen finden Sie hier.

    Prozess

    Sind die Prozesse in den Servereinstellungen aktiviert, so können Sie das Dokument auch einem Prozess zuweisen. Sind diese nicht aktiviert, wird diese Option nicht angezeigt.

Verantwortlichkeiten

Neues Dokument erstellen - Verantwortlichkeiten
 
Auf der nächsten Seite, kann festgelegt, ob das Dokument z.B. einem Kunden oder einem Mitarbeiter fix zugewiesen werden soll. Wollen Sie z.B. einen Brief erstellen und soll die Adresse direkt an das MS Word Dokument gesendet werden, so müssen Sie unter <Kontakt> den Empfänger des Briefes angeben. Des weiteren können die Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Als Standardwerte werden jene genommen, die beim Ordner hinterlegt wurden. Sie können diese aber hier noch ändern. Bitte beachten Sie bei den Punkten wieder das Menü der rechten Maustaste, über die Sie z.B. nach Mitarbeitern suchen können.

Anmerkungen

Unter <Anmerkungen> können Sie zusätzliche Informationen zur Erstellung des Dokumentes angeben. Klicken Sie auf den Button <Weiter> um zur nächsten Seite zu gelangen

Verteilergruppe anlegen

Neues Dokument erstellen - Verteiler
 
Sie können nun für das Dokument den Verteiler anlegen. Hier gilt wiederum, dass der Erstverteiler von den Ordnereinstellungen übernommen wird. Sind Verantwortliche (Prüfer, Freigebender) nicht im Verteiler so werden diese ebenfalls automatisch aufgenommen. Sie können nun hier über das Menü der rechten Maustaste noch Gruppen oder einzelne Personen aufnehmen. Ersteller, Prüfer und Freigebender werden immer automatisch in den Verteiler aufgenommen auch wenn Sie in keiner Verteilergruppe zu finden sind. Damit wird sichergestellt, dass diese Personen auch Zugriff auf das Dokument haben, wenn sie eine Funktion in dem Dokument haben.
Die Option "Mitglied als Bearbeiter" definieren ist nur aktiv, wenn in den Servereinstellungen die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" oder "Weitere Prüfer aktivieren" aktiviert sind.
Klicken Sie auf den Button <Fertigstellen> um das Dokument nun anzulegen. Das Dokument wird automatisch geöffnet und wenn es sich um ein MS Office Dokument handelt werden auch die QM - Informationen gesendet.
  • Neues Dokument mit Drag&Drop erstellen

    Dokument mit Drag&Drop importieren
     
    Um ein Dokument mit Drag&Drop im DLS zu erstellen, wählen Sie zuerst den Ordner aus in dem das Dokument erstellt werden soll. Wechseln Sie in den Explorer, wählen Sie das Dokument das importiert werden soll und ziehen Sie es mit gedruckter linker Maustaste in das DLS. Das Dokument wird damit in das System übernommen. Sie können auf diese Weise auch mehrere Dokumente auf einmal importieren. Überprüfen Sie die Voreinstellungen für den Ordner, ob Prüfer, Verteiler etc. richtig eingestellt sind, sonst müssen Sie das im Nachhinein ändern. Es öffnet sich ein Fenster in dem die zum Import markierten Dokument nochmal angezeigt werden. Sie können nun nochmal Dokumente hinzufügen oder entfernen. Weiters können Sie angeben, ob die Dokumente gleich Freigegeben importiert werden sollen, also nicht durch den Prüflauf geschickt werden müssen. PDFs mit Betriebsanleitungen etc. brauchen ja nicht wirklich eine Freigabe.
    Für das importierte Dokument können Sie im Nachhinein:
    • Die Eigenschaften bearbeiten
    • Den Verteiler bearbeiten
    • Die Links bearbeiten
    • Eine Dokumentenvorlage zuweisen
    Weiters gilt:
    • Als Erstellungsdatum wird das Speicherdatum der Datei genommen.
    • Sonderzeichen werden durch Leerzeichen ersetzt.
    • Als Prüfer und Freigebender werden die Vorgaben für den Ordner übernommen.
    • Als Verteiler werden die Vorgaben für den Ordner übernommen.
    • Ist ein Dokument geöffnet oder schreibgeschützt, dann kann das Dokument nicht importiert werden. Schließen Sie in dem Fall das Dokument oder heben Sie den Schreibschutz auf.
    • Bei einigen Mac Dateiservern kann es möglich sein, dass der Import direkt vom Server wegen der Sonderzeichen nicht funktioniert. In dem Fall kopieren sie sich die Dokumente zuerst lokal und importieren sie dann in das DLS.
    • Wird ein Dokument freigegeben importiert, dann kann keine Vorlage auf das Dokument angewendet werden.
    • Es können auch ganze Verzeichnisse und Verzeichnisbäume importiert werden.

    Vorlage anwenden

    Word - Vorlage anwenden
     
    Wird ein MS Word Dokument importiert, so geht nach dem Import ein Fenster auf, bei dem Sie festlegen können welche Vorlage auf das importierte Dokument angewendet werden soll. Wählen Sie dazu die entsprechende Vorlage aus der Liste uns klicken Sie auf "Start" oder wenn Sie keine Vorlage auf das importierte Dokument anwenden wollen, dann klicken sie auf "Abbrechen". Sie können die Vorlage über die "MS Office Tools" auch zu einem späteren Zeitpunkt kopieren.
    Optionen:
    • MS Word Seiteneinrichtung übernehmen: ist dies Option aktiv, werden Einstellungen, wie Seitenabstand oben, links und rechts etc. übernommen.
    • Styles kopieren: Hier werden alle Formatvorlagen wie Überschrift 1, Überschrift 2 etc von der Vorlage auf das importierte Dokument angewendet.
    • MS Word verbergen: Es wird der Import beschleunigt, sie haben jedoch nicht die Möglichkeit zu sehen, wenn ein Fehler beim Import auftritt.
    • Nur mit DLS markierte Formatvorlagen kopieren: Wählen Sie diese Option, wenn für die Kopf und Fußzeile eigene Formatvorlagen erstellt wurden und diese in der Bezeichnung den Term "DLS" haben. Dann werden nur diese kopiert. So sollte die Kopf und Fußzeile im richtigen Layout erscheinen und der Rest des Dokumentes nicht angepasst werden.
    Weiters gilt:
    Bei einem einseitigen Dokument und einer zweiseitigen Vorlage, automatisch in das zu importierenden Dokument eine weitere Seite eingefügt wird, damit die Kopf und Fußzeile der zweiten Seite auch übernommen werden kann.

    Ordner mit Drag&Drop importieren

    Ordner mit Drag&Drop importieren
     
    Wollen Sie einen ganzen Ordner oder ganze Ordnerstrukturen importieren, so können Sie diesen ebenfalls über den Explorer auswählen und in das DLS ziehen. Es öffnet sich ein anderes Fenster indem alle Ordner und Dokumente angezeigt werden. Mit einem Klick auf den Button "Importieren" wird der Import gestartet.
    Optionen:
    • Bilder verkleinern: Wenn Sie diese Option auswählen, werden Bilder und Fotos, die importiert werden automatisch verkleinert. Sie können die Maximalwerte hierfür in den Benutzereinstellungen angeben.
    • Leere Unterordner ignorieren: Ordner, die keine Dokumente beinhalten werden ignoriert und nicht importiert.
    • Freigegeben importieren: Dokumente werden gleich freigegeben importiert.
    • Dupliklatenwarnung ignorieren: Soll ein Dokument importiert werden, dass bereits im System ist, wird das mit "Bereits importiert" angezeigt. Sie können diese löschen oder dennoch importieren. In dem Fall wird beim Import nochmal eine Warnung angezeigt, dass das schon im System ist. Wenn Sie diese Anzeige unterdrücken wollen, wählen Sie diese Option aus.

    Drag&Drop von PDF und Bildern

    Drag&Drop import PDF und Bilder
     
    Wählt man ein freigegebenes PDF aus der Liste aus und zieht ein PDF darüber, so kommt eine eigene Maske in der entschieden werden kann, ob von dem aktuellen PDF eine neue Version gemacht werden und mit dem importierten ersetzt werden soll. Gleiches gilt für Bilddateien wie JPG, PNG, GIF etc. verdrückt man sich und macht versehentlich eine neue Version, ohne das zu wollen so kann man das rückgängig machen, indem man die neue Version abbricht. Dafür gibt es einen eigenen Menüeintrag im Menü der rechten Maustaste.

    Drag&Drop - PDF anhängen

    Drag&Drop PDF anhängen
     
    Wählt man ein nicht freigegebenes PDF aus der Liste aus und zieht ein PDF darüber, so kommt eine zusätzliche Option "PDF Anhängen". Hier kann man in das bestehende PDF Dokument die Seiten des importierten anhängen und aus zwei Dokumenten somit eines machen.
  • MS Word - Fehler in Fusszeile

    MS Word Fehler Fußzeile

    wordfehler01
    Erscheint im MS Word in der Kopf oder Fußzeile eine Fehlermeldung, die der oben abgebildeten ähnlich sieht, dann wurden die Dokumenteneigenschaften nicht beschickt. Das passiert v.a. dann wenn man mit Drag&Drop Dokumente in das DLS importiert und dann die Dokumente im Entwurfstatus lässt und keine Aktion setzt, die die Kopf und Fußzeile aktualisieren. Prüft man das Dokument oder gibt es frei, dann wird im Zuge des Lenkens die Bereiche vom DLS beschickt und die Fehlermeldung erscheint nicht mehr.
    QM Info senden 01
    Um die Meldungen im Dokument zu entfernen, wählen Sie das Dokument in der Liste aus und klicken Sie auf den Button "QM Info senden". Weiter Informationen finden Sie hier.
  • Checkout von Dokumenten abbrechen

    Wird ein Dokument ausgecheckt, dann wird gespeichert von welcher Workstation und bei Remote Desktop bzw Citrix Verbindungen auch von welcher Session aus, der Checkout erfolgte. Und nur von dieser Workstation aus kann das Dokument auch wieder eingecheckt werden. Wird versucht von einer anderen Workstation oder Session aus das Dokument einzuchecken, so wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Sie haben dann folgende Möglichkeiten. Zum einem können Sie zur Workstation gehen, von der Sie zuletzt das Dokument ausgecheckt haben um es von dieser aus wieder einzuchecken. Bei RDP oder Citrix Sessions wird es schon schwieriger, da diese nach einiger Zeit gelöscht werden und nicht mehr zur Verfügung stehen. In dem Fall können Sie nur ihre IT kontaktieren, wenn Sie in dem entsprechenden Dokument viele Änderungen vorgenommen haben, die sie nicht verlieren wollen. Sind die Änderungen nicht sehr umfangreich, dann können Sie auch den Checkout abbrechen. Wenn Sie sich nicht sicher sein sollten, dann wenden Sie sich bitte an uns - wir können dann versuchen das nach entsprechender Analyse noch versuchen das Dokument zu finden.

    Benutzer: Checkout abbrechen aus den Dokumenteneigenschaften

    Checkout abbrechen über die Dokumenteneigenschaften
    Haben Sie die Berechtigung Benutzer, dann können Sie nur von sich selbst ausgecheckte Dokumente abbrechen. Über die Dokumenteneigenschaften kann den Checkout abbrechen. Klicken Sie dazu auf das ausgecheckte Dokument, und wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag "Eigenschaften". Bei dem Maus - Button öffnet sich ein Menü, mit dem Sie den Checkout abbrechen können. Bitte beachten Sie, dass immer die Möglichkeit besteht, dass Sie Änderungen im Dokument verlieren, wenn Sie den Checkout Abbrechen

    Benutzer: Checkout abbrechen über Hauptmenü

    Checkout abbrechen über Hauptmenü
    Sie können den Checkout eines Dokumentes auch über das Hauptmenü abbrechen. Wählen Sie wiederum das ausgecheckte Dokument aus der Liste aus und wählen Sie im Hauptmenü "Dokumente" den Eintrag "Checkout abbrechen".

    "Checkout abbrechen" als Admin

    Mit der Berechtigung "Admin" können Sie auch ausgecheckte Dokumente anderer Benutzer abbrechen. Sie können dies wiederum auf verschiedene Arten ausführen.

    "Checkout abbrechen" über Tools

    Checkout abbrechen Admin - Administration
     
    Die am längsten vorhandene Möglichkeit ist in der Dokumentenliste über das Menü der rechten Maustaste. Hier wählt man ein oder mehrere Dokumente aus der Liste aus und wählt über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag "Tools" -> "Administration" -> "Checkout abbrechen"

    "Checkout abbrechen" über den Benutzer

    Checkout abbrechen Users
     
    Öffnen Sie die Benutzerliste wählen Sie den Benutzer, dessen Checkouts Sie abbrechen wollen und öffnen Sie die Eigenschaften durch einen Doppelklick. Gehen Sie in der linken Liste auf "Dokument Tasks" und suchen Sie nach den Tasks "Dokument einchecken". Diese können Sie nun über den entsprechenden Button oder über das Menü der rechten Maustaste abbrechen.

    "Checkout abbrechen" über das Modul "Alle ausgecheckte Dokumente"

    Checkout abbrechen Admin - Alle ausgecheckte Dokumente
     
    Im Hauptmenü der Dokumente gibt es, wenn man die Berechtigung "Admin" hat, ebenfalls einen Punkt mit "Administration". Unter diesem findet sich der Punkt "Alle ausgecheckte Dokumente". Wenn Sie dieses Modul öffnen, werden alle ausgecheckte Dokumente von allen Benutzern angezeigt. Hier können Sie ebenfalls den Checkout für einzelne Dokumente abbrechen.
    Alle ausgecheckten Dokumente
     

    Wer hat meinen Checkout abgebrochen.

    Wollen Sie wissen, ob und wer einen Checkout abgebrochen hat, so können Sie das in den Dokumenteneigenschaften sehen. Im Reiter "Dokumentenereignisse" wird auch angezeigt, wer wann einen Checkout abgebrochen hat. Jeder Abbruch wird dokumentiert.
  • DLS - Styles

    Amakrits

    Amakrits.vsf
     

    Amethyst Kamri

    AmethystKamri.vsf
     

    Aqua Graphite

    AquaGraphite.vsf
     

    Aqua Light Slate

    AquaLightSlate.vsf
     

    Auric

    Auric.vsf
     

    Carbon

    Carbon.vsf
     

    Charcoal Dark Slate

    CharcoalDarkSlate.vsf
     

    Cobalt XE Media

    CobaltXEMedia.vsf
     

    Cyan Dusk

    CyanDusk.vsf
     

    Cyan Night

    CyanNight.vsf
     

    Emerald Light Slate

    EmeraldLightSlate.vsf
     

    Glossy

    Glossy.vsf
     

    Glow

    Glow.vsf
     

    Golden Graphite

    GoldenGraphite.vsf
     

    Iceberg Classico

    IcebergClassico.vsf
     

    Lavender Classico

    LavenderClassico.vsf
     

    Light

    Light.vsf
     

    Luna

    Luna.vsf
     

    Onyx Blue

    OnyxBlue.vsf
     

    Ruby Graphite

    RubyGraphite.vsf
     

    Sapphire Kamri

    SapphireKamri.vsf
     

    Silver

    Silver.vsf
     

    Sky

    Sky.vsf
     

    Slate Classico

    SlateClassico.vsf
     

    Smokey Quartz Kamri

    SmokeyQuartzKamri.vsf
     

    Tablet Dark

    Tabletdark.vsf
     

    Tablet Light

    Tabletlight.vsf
     

    Turquoise Gray

    TurquoiseGray.vsf
     

    Windows 10

    Windows10.vsf
     

    Windows 10 Dark

    Windows10Dark.vsf
     

    Windows 10 Slate Gray

    Windows10SlateGray.vsf
     
  • Mehrere Dokumente zur Prüfung markieren

    Mit diesem Modul können Sie gleich mehrere Dokumente auf einmal zur Prüfung markieren. Wählen Sie die Dokumente aus der Dokumentenliste aus und klicken Sie auf den Button "Dokument zur Prüfung markieren".
    Mehrere Dokumente zur Prüfung markieren
     
    Es öffnet sich ein Fenster in dem die Dokumente noch mal aufgelistet werden. Sie können hier hier noch einstellen, ob der Ersteller Verständigungs- Mails bekommen sollen und bestätigen Sie dann mit "Zur Prüfung markieren"

    Funktionen:

    LöschenLöschen Löscht die gewählten Einträge aus der Liste.
    AktualisierenAktualisieren Liest wieder alle Dokumente ein und zeigt sie wieder an. Damit kann man versehentlich gelöschte Einträge wieder anzeigen lassen.
    Zur Prüfung markierenZur Prüfung markieren Markiert alle Dokumente in der Liste zur Prüfung.
    Mails aktivierenMails aktivieren Aktiviert die Mails für alle Einträge. Aktiviert wird nur, wenn auch eine E-Mail Adresse angegeben ist.
    Mails deaktivierenMails deaktivieren Deaktiviert die Mails für alle Einträge
    Maileinstellungen umschaltenMaileinstellungen umschalten Schaltet die Maileinstellungen um. Aktivierte werden deaktiviert und vice versa
  • Mehrere Dokumente zurückweisen

    Mit diesem Modul können Sie gleich mehrere Dokumente auf einmal zurückweisen. Wählen Sie die zu zurückweisenden Dokumente aus der Taskliste und klicken Sie auf den entsprechenden Button.
    Mehrere Dokumente zurückweisen
     
    Es öffnet sich ein Fenster in dem die Dokumente noch mal aufgelistet werden. Sie können hier hier noch einstellen, ob der Ersteller Verständigungs- Mails bekommen sollen und bestätigen Sie dann mit "Dokument zurückweisen"

    Funktionen:

    LöschenLöschen Löscht die gewählten Einträge aus der Liste.
    AktualisierenAktualisieren Liest wieder alle Dokumente ein und zeigt sie wieder an. Damit kann man versehentlich gelöschte Einträge wieder anzeigen lassen.
    ZurückweisenZurückweisen Beginnt den Vorgang und weist alle Dokumente an den Ersteller zurück.
    Mails aktivierenMails aktivieren Aktiviert die Mails für alle Einträge. Aktiviert wird nur, wenn auch eine E-Mail Adresse angegeben ist.
    Mails deaktivierenMails deaktivieren Deaktiviert die Mails für alle Einträge
    Maileinstellungen umschaltenMaileinstellungen umschalten Schaltet die Maileinstellungen um. Aktivierte werden deaktiviert und vice versa
  • Mehrere Dokumente prüfen

    Mit diesem Modul können Sie gleich mehrere Dokumente auf einmal prüfen. Wählen Sie die zu prüfenden Dokumente aus der Taskliste und klicken Sie auf den blauen Prüfbutton.
    Mehrere Dokumente prüfen
     
    Es öffnet sich ein Fenster in dem die Dokumente noch mal aufgelistet werden. Sie können hier hier noch einstellen, ob die Freigebenden Verständigungs- Mails bekommen sollen und bestätigen Sie dann mit "Dokument prüfen"

    Funktionen:

    LöschenLöschen Löscht die gewählten Einträge aus der Liste.
    AktualisierenAktualisieren Liest wieder alle Dokumente ein und zeigt sie wieder an. Damit kann man versehentlich gelöschte Einträge wieder anzeigen lassen.
    Prüfung startenPrüfung starten Startet die Prüfung der Dokumente.
    Mails aktivierenMails aktivieren Aktiviert die Mails für alle Einträge. Aktiviert wird nur, wenn auch eine E-Mail Adresse angegeben ist.
    Mails deaktivierenMails deaktivieren Deaktiviert die Mails für alle Einträge
    Maileinstellungen umschaltenMaileinstellungen umschalten Schaltet die Maileinstellungen um. Aktivierte werden deaktiviert und vice versa
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