Dokumente exportieren

Dokumente exportieren 1
 
Um ein oder mehrere Dokumente zu exportieren wählen Sie diese aus der Liste und klicken über das Menü der rechten Maustaste zuerst auf den Eintrag "Tools" und dann im Untermenü auf den Eintrag "Exportieren"
Dokumente exportieren - Pfadauswahl
 
Es öffnet sich ein Fenster in dem sie den Pfad für die zu exportierenden Dokumente angeben können. Exportieren Sie nur ein Dokument und ist das Dokument in Erstellung oder Überarbeitung haben sie auch die Möglichkeit den Entwurf zu exportieren. Wollen Sie mehrere Dokumente exportieren, so haben Sie diese Option nicht. In dem Fall wird immer die freigegebene Version exportiert. Es sei denn es gibt keine, dann wird der aktuelle Entwurf exportiert.   Wenn Sie mehrere Dokumente aus verschieden Ordnern exportieren, dann können Sie auch angeben, ob die Dokumente flach oder mit dem Verzeichnisbaum exportiert werden sollen. Achtung: Wenn Sie einen tiefen Verzeichnisbaum exportieren wollen, so wählen Sie den Pfad in den Sie exportieren wollen nicht auch zu tief, da sonst eine Grenze vom Betriebssystem erreicht werden kann und eine entsprechende Fehlermeldung ausgeworfen wird.
Dokumente der Unterordner anzeigen oder verbergen
Wollen Sie einen kompletten Ast eines Verzeichnisbaumes exportieren so wählen sie zuerst den Ordner aus der Verzeichnisübersicht. Klicken Sie dann auf Dokumente der Unterordner um alle Dokumente anzuzeigen. Markieren sie alle Dokumente mit "Strg+A" und gehen sie wie oben beschrieben vor. Die Dokumente werden dann alle in den angegebenen Pfad exportiert. Zusätzlich werden die Unterordner angelegt, in dem sie gespeichert sind, um die Struktur zu bewahren.
Dokumente exportieren - Sicherheitseinstellungen
 
Jeder Export wird protokolliert. Damit ist ersichtlich welcher Benutzer, welche Dokumente exportiert hat. Es kann über das Benutzer - Log gesehen werden, ob ein Benutzer massenhaft Dokumente exportiert hat, aber es kann auch bei den Dokumentenereignissen gesehen werden, ob ein Dokument exportiert wurde. Weiters kann über die Sicherheitseinstellungen die Möglichkeit Dokumente zu exportieren, deaktiviert werden bzw nur bestimmten Benutzergruppen zugänglich zu machen.