Export

  • Export nach MS Excel

    Der Export der Daten nach MS Excel wird anhand der Projekte erklärt kann aber auch aus den anderen Reports angewandt werden. In den Projekten selektieren Sie zuerst die zu druckenden und in dem Fall auch zu exportierenden Daten aus und klicken Sie auf den Button <Drucken> um den Report zu starten.

    Im Report klicken Sie im Hauptmenu <Datei> auf den Eintrag <Export MS Excel> MS Excel wird gestartet und die Daten werden in ein neues Arbeitsblatt nach Excel exportiert. Sie können danach mit den Daten verfahren, wie es Ihnen beliebt.

  • Dokumente exportieren

    Dokumente exportieren 1
     
    Um ein oder mehrere Dokumente zu exportieren wählen Sie diese aus der Liste und klicken über das Menü der rechten Maustaste zuerst auf den Eintrag "Tools" und dann im Untermenü auf den Eintrag "Exportieren"
    Dokumente exportieren - Pfadauswahl
     
    Es öffnet sich ein Fenster in dem sie den Pfad für die zu exportierenden Dokumente angeben können. Exportieren Sie nur ein Dokument und ist das Dokument in Erstellung oder Überarbeitung haben sie auch die Möglichkeit den Entwurf zu exportieren. Wollen Sie mehrere Dokumente exportieren, so haben Sie diese Option nicht. In dem Fall wird immer die freigegebene Version exportiert. Es sei denn es gibt keine, dann wird der aktuelle Entwurf exportiert.   Wenn Sie mehrere Dokumente aus verschieden Ordnern exportieren, dann können Sie auch angeben, ob die Dokumente flach oder mit dem Verzeichnisbaum exportiert werden sollen. Achtung: Wenn Sie einen tiefen Verzeichnisbaum exportieren wollen, so wählen Sie den Pfad in den Sie exportieren wollen nicht auch zu tief, da sonst eine Grenze vom Betriebssystem erreicht werden kann und eine entsprechende Fehlermeldung ausgeworfen wird.
    Dokumente der Unterordner anzeigen oder verbergen
    Wollen Sie einen kompletten Ast eines Verzeichnisbaumes exportieren so wählen sie zuerst den Ordner aus der Verzeichnisübersicht. Klicken Sie dann auf Dokumente der Unterordner um alle Dokumente anzuzeigen. Markieren sie alle Dokumente mit "Strg+A" und gehen sie wie oben beschrieben vor. Die Dokumente werden dann alle in den angegebenen Pfad exportiert. Zusätzlich werden die Unterordner angelegt, in dem sie gespeichert sind, um die Struktur zu bewahren.
    Dokumente exportieren - Sicherheitseinstellungen
     
    Jeder Export wird protokolliert. Damit ist ersichtlich welcher Benutzer, welche Dokumente exportiert hat. Es kann über das Benutzer - Log gesehen werden, ob ein Benutzer massenhaft Dokumente exportiert hat, aber es kann auch bei den Dokumentenereignissen gesehen werden, ob ein Dokument exportiert wurde. Weiters kann über die Sicherheitseinstellungen die Möglichkeit Dokumente zu exportieren, deaktiviert werden bzw nur bestimmten Benutzergruppen zugänglich zu machen.  
  • Ordner suchen

    Ordner suchen - Button
    Um einen Ordner zu finden klicken Sie auf den Button "Ordner suchen" in der Buttonleiste oberhalb der Dokumentenliste. Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie den Suchbegriff eingeben können.
    Ordner - Suchen
     
    Mit einem Klick auf den Button "Suchen" werden alle Suchergebnisse angezeigt. Wird nur ein Treffer gefunden, dann ruft das System gleich den gefundenen Ordner auf. Werden mehrere Treffer gefunden, so können Sie mit einem Doppelklick auf den Eintrag den entsprechenden Ordner aufrufen.

    Admin - Funktionen

    Haben Sie die Berechtigung "Admin", dann sind zwei weitere Funktionen über die rechte Maustaste verfügbar.
    • Bearbeiten: Ändern der Bezeichnung des Ordners.
    • Löschen: Löschen des Ordners. Sie können den Ordner jedoch nur dann löschen, wenn er keine Dokumente enthält.
  • Autocode - automatische Codevergabe

    Mit der automatischen Code Vergabe wird der Code zu einem Dokument anhand des Dokumententyps automatisch vergeben. Um diese zu verwenden, muss diese Option in den Servereinstellungen zuerst aktiviert werden.
    autocode - servereinstellungen
     
    Der Code setzt sich zusammen aus dem Dokumententyp und eben der Nummer. Hier kann eingestellt werden, ob die Nummer pro Dokumententyp oder über alle Dokumententypen hochgezählt wird. Wie der Code erstellt wird, kann in dem "Maske" - Feld definiert werden. @dtshort-@nr wird also z.B. mit "SOP-00001" angezeigt. Eine Alternative wäre z.B. @dtshort (@nr), was SOP (00001) ergeben würde.

    Einstellungen

    autocode - dokumententyp
     
    Um die Einstellungen für den Dokumententyp zu ändern, gehen Sie in den Servereinstellungen auf Dokumententyp und doppelklicken Sie auf den entsprechenden Eintrag.
    Unter Autocode können Sie mal einstellen, ob die Nummer über alle Dokumententypen berechnet werden soll - also SOP-001, FB-002 oder ob die einzelnen Dokumententypen unabhängig voneinander hoch zählen sollen also SOP-001, FB-001.
    Bei Startwert geben Sie die Nummer an, mit der begonnen werden soll, wenn es noch keine Einträge gibt. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie führende Nullen wollen also SOP-001 diese auch angegeben werden müssen. Sonst bekommen Sie mit der Zeit SOP-1, SOP-10, SOP-100 und dann ist die Sortierung in der Dokumentenliste nicht mehr korrekt.
    Das Format übernimmt das System aus den bereits oben beschriebenen Servereinstellungen, kann aber hier auch noch modifiziert werden. Wenn Sie wieder auf den standardmäßigen Wert zurückstellen wollen, so klicken Sie bitte auf den Button neben dem Eingabefeld.
    Bitte alle Änderungen auch noch speichern und beachten Sie bitte, dass für die Berechnung des neues Codes immer der gefundene Maximalwert herangezogen wird und dann hoch zählt. Archivierte Dokumente werden ebenfalls berücksichtigt - gelöschte nicht.

    Auswirkungen

    • Neues Dokument erstellen: Wenn Sie ein neues Dokument erstellen und dem Dokument einen Dokumententyp zuweisen, dann wird auch automatisch ein Code generiert
      autocode - neues Dokument
       
    • In den Dokumenteneigenschaften kann ebenfalls der Code vergeben werden, wenn ein Dokumententyp vergeben ist. Klicken Sie dazu auf das Blau unterlegte Label oder den Button neben dem Eingabefeld.
      autocode - dokumenteneigenschaften
       
    • Mehrfachbearbeitung: Wenn in der Mehrfachbearbeitung ein Dokumententyp zugewiesen wird, dann wird auch hier automatisch der Code erstellt.
      autocode - mehrfachbearbeitung
       
    • Mehrfachbearbeitung - Code ändern: Wenn Sie den Dokumententyp mehrerer Dokumente ändern, dann müssen Sie manuell den Code ändern. Das System kann hier keine automatische Anpassung des Codes vornehmen, da es da sonst zu Verwirrungen kommen kann. Wenn Sie die Dokumentencodes für mehrere Dokumente auf einmal ändern wollen, so markieren Sie diese in der Dokumentenliste und gehen Sie in die Mehrfachbearbeitung. Unter dem Menüpunkt "Automatische Codes zuweisen" können Sie dann die alten Codes und die neu berechneten Codes sehen. Klicken Sie auf "Ausführen", wenn die neuen Dokumentencodes übernommen werden sollen.
      autocode - mehrfachbearbeitung - ändern
       

    Nach dem Ändern der Dokumentencodes

    Wenn die Dokumentencodes auch in den MS Office Dokumenten geändert werden sollen, dann beachten Sie bitte, dass Sie "QM - Info senden" ausführen müssen, damit die geänderten Daten an die MS Office Dokumente übertragen werden.
  • Dokumente per Drag&Drop exportieren

    Sie können ein oder mehrere Dokumente per Drag&Drop auf den Desktop, in einen Ordner oder auch in ein Mailprogramm exportieren. Hier gibt es unterschiedliches Verhalten, dass kurz erklärt werden muss.
  • Einzelnes, freigegebenes Dokument: Ziehen Sie per Drag&Drop ein einzelnes, freigegebenes, nicht Office- Dokument (also z.B. ein PDF Dokument) in ein Mailprogramm, dann geschieht das unverzüglich.
  • Ist das nicht der Fall, handelt es sich zum Beispiel um ein oder mehrere oder MS Office Dokumente, dann öffnet sich ein Fenster mit Optionen, die weiter unten beschrieben sind.
  • Optionen

    Drag Drop Export
     
    • Freigegeben exportieren: Das ist die Standardeinstellung und exportiert das oder die Dokumente in freigegebener Version im Originalformat.
    • Entwurf exportieren: Exportiert den aktuellen Entwurf des Dokumentes. Die Option ist nur aktiv, wenn das Dokument nicht freigegeben ist.
    • PDF von freigegebenen Dokument exportieren: Bei MS Office Dokumenten kann anstelle des Original - Office Dokumentes ein PDF Dokument erstellt werden und das wird dann exportiert.
    • PDF von Entwurf exportieren: Wie oben nur wird hier von dem aktuellen Entwurf ein PDF erstellt und das wird exportiert. Die Option ist nur aktiv, wenn das Dokument nicht freigegeben ist.

    ZIP - Datei erstellen

    Drag and Drop Outlook ZIP
     
    Sie können auch die gewählten Dateien in eine komprimierte ZIP - Datei packen, damit Sie z.b. nur eine Datei versenden müssen und diese natürlich auch kleiner ist. Vor allem wenn es sich um MS Office Dokumente handelt. Bei Bild - Dateien etc. sind die Vorteile der Kompression nicht so hoch. Vorgegeben ist der ZIP - Dateiname mit einem Date/Time Stamp. Diesen Dateinamen können Sie aber noch abändern. Klicken Sie auf die Checkbox "Dokumente in ZIP - Datei packen" wenn eine ZIP - Datei erstellt werden soll. Im Outlook wird die ZIP Datei und nicht die einzelnen Dokumente angehängt.

    Sicherheitseinstellungen

    Dokumente exportieren - Sicherheitseinstellungen
     
    Wenn Drag&Drop bei einem Benutzer nicht funktioniert, dann schauen Sie bitte in die Sicherheitseinstellungen ob die Funktion aktiviert ist.

    Logging

    Jeder Export wird protokolliert. Damit ist ersichtlich welcher Benutzer, welche Dokumente exportiert hat. Es kann über das Benutzer - Log gesehen werden, ob ein Benutzer massenhaft Dokumente exportiert hat, aber es kann auch bei den Dokumentenereignissen gesehen werden, ob ein Dokument exportiert wurde.
  • Ordner exportieren

    Ordner exportieren - Menü
     
    Sie können gesamte Ordnerstrukturen aus einem DLS exportieren und in ein anderes importieren, oder in dasselbe DLS in einem anderen Unterordner wieder importieren. Stellen Sie sich dafür mit dem Mauszeiger auf den obersten Eintrag der Ordner, die Sie exportieren wollen und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Menüeintrag Transfer -> Export.
    Ordner exportieren - Auswahl
     
    Es öffnet sich ein Fenster, das Ihnen zeigt wie viele Ordner exportiert werden. Geben Sie den Pfad an, in dem Sie den Export starten wollen. Sie brauchen nur den Pfad und keinen Dateinamen. Der Dateiname wird automatisch generiert.
    Ordner exportieren - Bestätigung
    Bestätigen Sie die Abfrage mit OK und merken Sie sich den Namen der Datei, in die die Pfade exportiert wurden. Es wird automatisch der Exportpfad im Explorer geöffnet. wieder importieren.