Mit "Verknüpfung im Programm erstellen" können Sie einen Link zu einem Dokument in einem anderen Ordner anlegen. Damit können Sie den Benutzern Zugang zu einem Dokument in "ihrem" Ordner zur Verfügung stellen. Als Symbol wird ein Link Symbol angezeigt. Die Dokumenteninformationen werden vom Originaldokument übernommen. Wenn sie auf eine Verknüpfung Doppel-klicken dann wird das Originaldokument geöffnet. Markieren Sie das Dokument und wählen "Verknüpfung im Programm erstellen".
Es erscheint ein Fenster in dem Sie den Ordner wählen können, in dem die Verknüpfungen erstellt werden sollen. Klicken Sie dazu auf den blau unterstrichenen Text. Bestätigen Sie mit um die Verknüpfungen zu erstellen. Sie können die Verknüpfungen auch in dem aktuellen Ordner erstellen und dann in einen anderen Ordner verschieben.
Verknüpfungen bei Suche ausblenden
Damit Sie bei der Suche nach Dokumenten nicht alle Verknüpfungen zu den Dokument auch als Ergebnis angezeigt bekommen, können Sie das die Verknüpfungen bei der einfachen und auch der erweiterten Suche ausblenden.
Zu Dokument wechseln
Wollen Sie von einer Verknüpfung zu dem "echten" Dokument navigieren, dann klicken Sie auf den Button zum Dokument wechseln. Bitte beachten Sie, dass Sie nicht zu dem Dokument wechseln können, wenn Sie keinen Zugriff auf das Originaldokument haben.
Verknüpfungen aufspüren
Wollen Sie wissen, ob und wo Verknüpfungen zu einem Dokument bestehen, so markieren Sie das Dokument und rufen über das Menü der rechten Maustaste die Eigenschaften auf. Sind Verknüpfungen vorhanden so wird ein zusätzlicher Eintrag im Menü angezeigt. Rufen Sie diesen Eintrag auf und Sie sehen eine Liste mit den Verknüpfungen und den Pfaden in denen sich diese Verknüpfungen befinden. Über den grünen Pfeil können Sie sich auch zur Verknüpfung navigieren.
Weiters gilt
- Wird ein Dokument gelöscht, so werden auch alle Verknüpfungen gelöscht.
- Für eine Verknüpfung kann ein eigener Verteiler gesetzt werden. Damit können Sie einem Personenkreis Zugang zur Verknüpfung geben, aber das Originaldokument ausblenden.
- Gelöschte Links können wie Dokumente aus dem Mülleimer wiederhergestellt werden.
- Zur Zeit kann man nicht erkennen, ob ein Dokument oder Link im Mülleimer platziert wurde.
