DLS Version 19.2

Volltextsuche

Die Volltextsuche wurde komplett überarbeitet und viele neue Funktionen wurden hinzugefügt. Eine wichtige Änderung hier ist, dass auf 32 und 64 Bit Office angepasst wurde. Wenn ein 64-Bit MS Office vorliegt, dann wird nun die 64-Bit Anwendung zur Indizierung geöffnet. Damit sollten die Dokumente besser indiziert werden. Weiters wurde die Suche umgestellt, sodass die Volltextsuche am Server erfolgt. Damit ist die Volltextsuche um einiges schneller. Weitere Infos finden Sie hier

Zentrale Vorprüfung

Die "Zentrale Vorprüfung" wurde in allen Bereichen überarbeitet und einige Funktionen sind dazugekommen. So wurde eingerichtet, dass die Tasks für alle in der Gruppe erstellt werden. Bei den Voreinstellungen zu einem Ordner kann man festlegen, ob für diesen Ordner eine ZVP vorgenommen werden soll. Neue Dokumente, die in dem Ordner erstellt werden, bekommen diese Option übertragen. Außerdem wurde ein ausführliches Handbuchkapitel zu dem Thema eingerichtet. Weitere Infos finden Sie hier

Ordnericons

Einige Ordnericons sind dazu gekommen. Wenn Sie spezielle Icons für Ihre Ordner brauchen, dann wenden Sie sich bitte an uns.

Benutzerstatistik

Die Benutzerstatistik und Folgemasken wurde überarbeitet. Unter anderem wurde eine "Suche Anwenden" Funktion eingeführt. Weitere Infos finden Sie hier

Ordnerstatistik - Dokumente in Ordner

Die Ordnerstatistik wurde überarbeitet. Bei verknüpften Dokumenten wird nun Prüfer und Freigebende des Originaldokumentes angezeigt, während der Verteiler des verknüpften Dokumentes angezeigt wird. Fortschrittsanzeige wurde überarbeitet und ein Kapitel in der Online - Hilfe wurde angelegt. Weitere Informationen finden Sie hier.

Verarbeitungsschlange

Die Verarbeitungsschlange wurde um die Druckoptionen, die aus der Dokumentenliste bekannt sind erweitert. Es wurden für das Anzeigen der Verarbeitungsschlange ein Tastaturshortcut "Strg+F7" eingefügt und für das Hinzufügen von Dokumenten zur Verarbeitungsschlange der Shortcut "ALT+F7". Die Option "Suche anwenden" wurde auch hier aufgenommen, damit kann man die Verarbeitungsschlange wieder in die Dokumentenliste laden um etwaige Funktionen auszuführen, die nicht direkt aus der Verarbeitungsschlange ausgeführt werden können. (z.B Dokumentenmatrix)

Dokumente suchen/filtern

Die Suche wurde nochmal erweitert. Es wurde noch die Erweiterung aufgenommen, damit man schnell, ohne die "Erweiterte Suche" aufmachen zu müssen, nach Titel in bestimmten Dokumententypen suchen zu können. Also wenn man nach einem MS Word Dokument sucht gibt man zusätzlich ".doc" ein oder bei einem MS Excel Dokument ".xls" Dazu muss man natürlich die Erweiterungen kennen, aber die kann man in den Dokumenteneigenschaften auslesen.

Alle Dokumente einchecken

Die Funktion alle Dokumente einchecken wurde überarbeitet und erweitert. Nun kann man auch von dieser Funktion aus den Checkout eines Dokumentes abbrechen. Weiters wird nun nicht nur der Host sondern auch die Session der Workstation angezeigt, von der das Dokument ausgecheckt wurde. Weitere Informationen zu "Alle Dokumente einchecken" finden Sie hier

Schriftfarbe für Ordner

Es wurden nun auch die Ordner - Schriftfarben aktiviert, wenn man Styles in Verwendung hat. Aber hier gibt es zu beachten, dass durch die Unterschiedlichkeit der Styles es vorkommen kann, dass die Schriftfarben für andere User vielleicht schlecht zu lesen sind. Was man dazu machen kann lesen Sie hier.

Dokumente erneut öffnen (MRU)

Hier wurde das Design überarbeitet und ein "Suche anwenden" Button wurde eingeführt, damit man die gesamte Liste oder das Ergebnis einer Suche in die Dokumentenliste laden kann und die Arbeit an den Dokumenten an denen man zuletzt gearbeitet hat, fortsetzen kann. Es werden nun auch nicht nur Checkouts und Betrachtungen berücksichtigt, sondern auch Import, Neues Dokument erstellen, Neue Version erstellen und der gesamte Prüflauf. Weiters wurde eine Hilfe - Funktion eingebaut.

Dokumente auf der Pinnwand

Wie bei den MRU wurde auch hier wurde das Design überarbeitet und ein "Suche anwenden" Button wurde eingeführt, damit man die gesamte Liste oder das Ergebnis einer Suche in die Dokumentenliste laden kann. Weiters wurde eine Hilfe - Funktion eingebaut.

Dokument per Drag&Drop exportieren

Die Funktion "Dokument per Drag&Drop exportieren" wurde überarbeitet und ein Fehler wurde behoben. Einzelne nicht MS Office Dokumente wurden nicht exportiert (also z.B. PDF Dokumente). Es wurde aber nicht nur der Fehler behoben, sondern im Zuge dessen gleich komplett überarbeitet. So sollte nun auch das Cursorverhalten besser sein und die Funktionen in den Optionen wurden erweitert. So wurde die Funktion zum Erstellen einer ZIP - Datei hier hinzugefügt. Die ursprüngliche Maske zum Erstellen von ZIP - Dateien ist damit obsolet. Zusätzlich wird nun beim Logging des Exports auch der Hash der exportieren Datei erfasst und in den Dokumentenereignissen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie hier.

Systray - Menü

Dem Systray Menü wurden (wieder) die Icons zugewiesen. Zum Systray Menü kommt man, indem man im Systray mit der rechten Maustaste auf das DLS Icon klickt.

Dokument bearbeiten (Eigenschaften des Dokuments)

Die erste Seite der Dokumenteneigenschaften wurde überarbeitet und wir hoffen, dass die Anzeige der Elemente nun besser ist. Wir haben hier das Problem, dass manche Kunden Bildschirme so groß wie eine Kinoleinwand haben und andere auf 20 Jahren alten Monitoren arbeiten müssen. Es bleibt zu hoffen, dass die geänderte Ansicht alle zufrieden stellt.
Die Menüleiste auf der linken Seite wurde auch geändert. Die gewachsene Struktur wurde nach Wichtigkeit neu arrangiert. Spezifische Einträge, wie Duplikate und Excel Splitter werden nur angezeigt, wenn auch relevant. Neben den Texten steht nun auch die Zahl der Einträge, damit man gleich sieht, ob ein Dokument gesendete Mails oder Kommentare hat. Bei den Tasks zeigt die Zahl die Anzahl der offenen Tasks.
Weiters:

• Lokale Cache Dokumente: wurde komplett überarbeitet mit einigen neuen Funktionen
• Eingecheckte Dokumente: Format des Datums wurde auf yyyy.mm.dd angepasst
• Hilfe Button wurde nach rechts oben versetzt und ein doppelter "Drucken" Button wurde entfernt.
• Die Funktion "Dokument betrachten" ist nur mehr aktiv, wenn das Dokument auch eine freigegebene Version hat.
• Die Funktion "Sende QM - Info" ist nur mehr aktiv, wenn das Dokument ein MS Office oder ein PDF Dokument ist.
• Die Funktion "Neue Version abbrechen" ist nur mehr aktiv, wenn das Dokument eine freigegebene Version hat und die aktuelle Version nicht freigegeben ist.
• Nach dem kopieren eines Dokumentes wird das Fenster geschlossen.

Hauptfenster: Dokumentenliste - Verzeichnisbaum

Nachdem es zuletzt bei Kunden aufgetreten ist, dass der Verzeichnisbaum nicht mehr zu sehen war, hatten wir jetzt den Fall, dass die Dokumentenliste nicht mehr zu sehen war und der Verzeichnisbaum die komplette Fensterbreite ausgefüllt hat. Das wurde dahingehend behoben, dass nun eine Mindestbreite von 200 Pixel beim Dokumentenfenster stehen bleibt. Damit kann man dann über den Splitter die Fenster wieder richtig stellen.

Benutzereinstellungen - Pinnwand

Die "Benutzereinstellungen - Pinnwand" wurden erweitert:

• Erstellungsdatum: Zeigt an wann der Eintrag erstellt wurde. An Anfang haben alle das selbe Datum, da das technisch natürlich nicht anders geht.
• Hits (365): gibt an wie oft das Dokument in den letzten 365 Tagen geöffnet oder ausgecheckt wurde. Sinn dahinter ist, dass man danach sortieren kann und die Dokumente, die man öfter verwendet oben auf der Liste aufscheinen.

Des weiteren kamen die Funktionen "Gehe zu Dokument" und "Suche anwenden" hinzu. Erster geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumenten liste. Zweiteres zeigt die gesamte Liste der Pinnwand in der Dokumentenliste an.

Servereinstellungen

Das Design in den Servereinstellungen wurde aufgeräumt. Hilfe kam nach rechts oben. Popup Funktionen wurden entfernt auf Seiten, wo sie keine Funktion haben. Suche wurde für ein paar zusätzlichen Seiten eingebaut.

Neues Dokument erstellen

Bei "Neues Dokument erstellen" gab es immer wieder Probleme mit der Höhe des Fensters, sodass manchmal einige Bereiche nicht sichtbar waren. Wir hoffen, das endgültig behoben zu haben.

Benutzereinstellungen - Hilfe

Der Hilfe Button wurde nach rechts oben versetzt und allen Menüpunkte wurde der korrekte Eintrag vom Online - Handbuch zugewiesen.

Benutzereinstellungen - Minimale Breite

Im Fenster der Benutzereinstellungen wurde ein minimale Breite eingeführt, die sich dynamisch anpasst, wenn man den Splitter zwischen Menü und Content verschiebt.

Neues Dokument erstellen

• Hilfe - Button wurde nach oben versetzt.
• Status: Die Option "Status" wurde entfernt. Status des neuen Dokumentes ist immer "Entwurf" und kann nicht beim Erstellen geändert werden. Er wurde entfernt, da es sonst zu Problemen im Prüflauf kommen kann.
• Verteiler: Beim Anlegen des Verteilers ist die Option "Mitglied als Bearbeiter" definieren nur aktiv, wenn in den Servereinstellungen die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" oder "Weitere Prüfer aktivieren" aktiviert sind.

Weitere Informationen zu "Neues Dokument erstellen" finden Sie hier.

Setup - MS Excel

In den Einstellungen zu MS Excel wurde der Hilfekontext implementiert.

Statistik

Im Statistik Teil wurden Design Anpassungen vorgenommen und im Chart- Modul wurde eine Druck Funktion aufgenommen, damit man die Grafik auch Drucken kann. Hilfekontext wurde ebenfalls implementiert.

Sysmaster.ini

Die sysmaster.ini - Konfigurationsdatei wurde erweitert, damit man auch den Username als Variable in den Pfad einsetzen kann. Weitere Infos finden Sie hier.

Weitere kleinere Änderungen

• Dokument kopieren: Das Kopieren eines Dokumentes kann man nun auch mit "Strg+Return" abschließen. Damit erspart man sich den Griff zur Maus.

Behobene Fehler

• Mehrfachbearbeitung: Wenn man auf Ausführen geklickt und vorher Einträge aus der Liste gelöscht hat, dann wurde die falsche zu löschende Menge angezeigt. Die Anzeige der Anzahl der Dokumente im Titel wurde auch korrigiert.
• Prozesse: Beim Zuordnen der Prozesse per Drag&Drop wurde eine Exception behoben.
• Dokumenteneigenschaften - Löschen: Wenn man das Löschen eines Dokumentes abgebrochen hat, dann hat sich das Fenster der Dokumenteneigenschaften geschlossen. Das wurde behoben.
• Servereingenschaften - Erweiterungen: Der Filter wurde aktiviert und liefert nun auch ein Ergebnis
• MRU - Ordner: Die zuletzt verwendeten Ordner wurden nicht mehr angezeigt. Das wurde wieder behoben und aktiviert.
• Liste Verteilergruppen - Dokumente der Verteilergruppe: Wurde technisch überarbeitet und sichergestellt, dass die Dokumente immer angezeigt werden.