Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie auf den Button <Neu> oder im Kontextmenü auf den Eintrag <Neu>.
Es erscheint ein neues Fenster in dem folgende Parameter angegeben werden:
Ordner
Wenn Sie nicht bereits im richtigen Ordner sind, können Sie hier den Ordner wählen.
Dokument von Vorlage erstellen oder Dokument importieren
Um ein neues Dokument anzulegen, müssen Sie entweder eine Vorlage angeben, oder ein bestehendes Dokument in das System importieren. Sie haben nur einen dieser Parameter anzugeben.
Vorlage
Sie können zum Erstellen eines neuen Dokumentes eine Vorlage verwenden. Dafür wählen Sie aus der Liste die gewünschte Vorlage aus.
Über die rechte Maustaste können Sie auch nach einer Vorlage suchen.
Import
Um ein Dokument zu importieren, klicken Sie auf den Button rechts des Eingabefeldes oder auf die unterstrichene Bezeichnung. Es erscheint ein Dialog in dem das Dokument ausgewählt werden kann.
Beschreibung
Geben Sie hier den Titel des Dokumentes an. Seien Sie so spezifisch wie möglich, damit auch andere die Möglichkeit haben zu verstehen, um was es in dem Dokument geht.
MS Office Parameter
Handelt es sich bei dem neuen Dokument um ein MS Office Dokument, so können Sie definieren, ob die Metadaten wie Titel, Code, Ersteller etc. an das neue Dokument gesendet werden sollen. Standardmäßig ist diese Option aktiviert.
Arbeitsdokument
Definieren Sie ein Dokument als "Arbeitsdokument" wenn es ständigen Änderungen unterliegt und nicht oder nur periodisch geprüft und freigegeben wird. Das Dokument bekommt dann den Status "Arbeitsdokument" anstatt "Entwurf".
Sicherheit
Unter dem Punkt <Sicherheit> wird definiert, wer Zugriff auf das Dokument haben soll.
Öffentlich: Alle können das Dokument lesen.
Beschränken auf Verteiler: Nur Personen, die im Verteiler angegeben sind, können das Dokument lesen.
Privat: Nur der Ersteller kann das Dokument lesen
Status
Ab der Version 19.2 ist dieser Punkt nicht mehr zu finden. Der Status des neuen Dokumentes ist immer "Entwurf" und kann nicht beim Erstellen geändert werden. Er wurde entfernt, da es sonst zu Problemen im Prüflauf kommen kann.
Code
Manche Unternehmen, verwenden eine Codierung, um Dokumente leichter und schneller identifizieren zu können. Hier können Sie den entsprechenden Code angeben. Haben Sie die automatische Codegenerierung aktiviert, so wird der Code automatisch ausgefüllt, sobald der Dokumententyp zugewiesen wurde.
Version
Bei einem neuen Dokument ist im Normalfall die Versionsnummer des Dokumentes 1. Es kann aber auch vorkommen, dass ein bereits bestehendes Dokument, das bereits eine höhere Versionsnummer hat, importiert wird, dann kann die korrekte Versionsnummer hier eingestellt werden. Die Standard- Versionsnummer kann in den "Servereinstellungen -> Erweitert -> Versionsnummer für neue Dokumente" eingestellt werden.
Dokumententyp
Bei Dokumententyp könne Sie angeben um welche Art des Dokumentes es sich handelt. Arbeitsanweisung, Formblatt etc. Diese Information wird auch an das Office Dokument übertragen. Sind alle notwendigen Felder ausgefüllt, so klicken Sie auf den Button <Weiter>. Wenn weitere Dokumententypen gebraucht werden, dann können Sie diese in den Servereinstellungen anlegen. Weitere Informationen finden Sie hier.
Prozess
Sind die Prozesse in den Servereinstellungen aktiviert, so können Sie das Dokument auch einem Prozess zuweisen. Sind diese nicht aktiviert, wird diese Option nicht angezeigt.
Verantwortlichkeiten
Auf der nächsten Seite, kann festgelegt, ob das Dokument z.B. einem Kunden oder einem Mitarbeiter fix zugewiesen werden soll. Wollen Sie z.B. einen Brief erstellen und soll die Adresse direkt an das MS Word Dokument gesendet werden, so müssen Sie unter <Kontakt> den Empfänger des Briefes angeben. Des weiteren können die Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Als Standardwerte werden jene genommen, die beim Ordner hinterlegt wurden. Sie können diese aber hier noch ändern. Bitte beachten Sie bei den Punkten wieder das Menü der rechten Maustaste, über die Sie z.B. nach Mitarbeitern suchen können.
Anmerkungen
Unter <Anmerkungen> können Sie zusätzliche Informationen zur Erstellung des Dokumentes angeben. Klicken Sie auf den Button <Weiter> um zur nächsten Seite zu gelangen
Verteilergruppe anlegen
Sie können nun für das Dokument den Verteiler anlegen. Hier gilt wiederum, dass der Erstverteiler von den Ordnereinstellungen übernommen wird. Sind Verantwortliche (Prüfer, Freigebender) nicht im Verteiler so werden diese ebenfalls automatisch aufgenommen. Sie können nun hier über das Menü der rechten Maustaste noch Gruppen oder einzelne Personen aufnehmen. Ersteller, Prüfer und Freigebender werden immer automatisch in den Verteiler aufgenommen auch wenn Sie in keiner Verteilergruppe zu finden sind. Damit wird sichergestellt, dass diese Personen auch Zugriff auf das Dokument haben, wenn sie eine Funktion in dem Dokument haben.
Die Option "Mitglied als Bearbeiter" definieren ist nur aktiv, wenn in den Servereinstellungen die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" oder "Weitere Prüfer aktivieren" aktiviert sind.
Klicken Sie auf den Button <Fertigstellen> um das Dokument nun anzulegen. Das Dokument wird automatisch geöffnet und wenn es sich um ein MS Office Dokument handelt werden auch die QM - Informationen gesendet.
