Hier werden nach und nach Informationen zur neuen Version 20.1 angeführt.
Taskmenü
Im Hauptmenü wird nun ein Eintrag für die Tasks angezeigt. Damit muss man nicht nur über das Menü der rechten Maustaste arbeiten. Wie bei den Tasks wird auch für die Kontakte im Hauptmenü nun ein Eintrag angezeigt. Damit muss man nicht nur über das Menü der rechten Maustaste arbeiten. Es werden die wichtigsten Einträge in dem Menü angezeigt
Kontaktmenü
Wie bei den Tasks wird auch für die Kontakte im Hauptmenü nun ein Eintrag angezeigt. Damit muss man nicht nur über das Menü der rechten Maustaste arbeiten. Es werden die wichtigsten Einträge in dem Menü angezeigt
Taskverwaltung
In der Version 20.1 wurde eine umfangreiche Taskverwaltung eingeführt. Damit können alle offenen Tasks bezüglich Prüfung und Freigabe aber auch alle offenen Lesetasks oder auch Dokumente mit Lesetasks so wie Benutzer mit Lesetasks betrachtet und überwacht werden.
Sicherheitseinstellungen - Taskverwaltung
Die Taskverwaltung ist initial nur für Administratoren zugänglich. Wenn auch andere Benutzer Zugriff haben sollen, so muss das in den Sicherheitseinstellungen aktiviert werden.
Servereinstellungen - Bestätigung der Lesetasks
Bei den Lesetasks muss eine Meldung bestätigt werden. Der angezeigte Test kann hier eingestellt werden. Einfache HTML - Markups können hier verwendet werden.
Dokument einen Lesetask zuweisen über Verarbeitungsschlange
Eine Art einen Lese Task einem Dokument zuzuweisen ist das betreffende Dokument zuerst zur Verarbeitungsschlange hinzuzufügen und danach über das Menü der rechte Maustaste den Menüeintrag "Dokument einen Lesetask hinzufügen" aufrufen. Danach haben Sie die Möglichkeit die Verteilergruppen zu wählen die den Lesetask ausführen sollen, sobald das Dokument freigegeben ist. Über die Einstellungen zur Verteilergruppe haben Sie zusätzlich die Möglichkeit Mitarbeiter vom Lesetask auszuschließen. Bitte beachten Sie, dass nur Verteilergruppen einen Lesetask zugewiesen werden können, die auch im ursprünglichen Dokumentenverteiler sind. Hat z.b. Das Dokument die Verteilergruppe A und Sie wählen hier Verteilergruppe B, dann wird diese Wahl ignoriert.
Dokument einen Lesetask zuweisen über Dokumenteneigenschaften
Sie können die Lesetasks für ein Dokument aktivieren, wenn Sie die entsprechende Option anklicken. Es werden die Lesetasks für alle Verteilergruppen des Dokumentes aktiviert. Desaktivieren Sie die Option, werden die Lesetasks gelöscht.
Dokument einen Lesetask zuweisen über Mehrfachbearbeitung
Sie können die Lesetasks für mehrere Dokumente auf einmal aktivieren, wenn Sie mehrere Dokumente aus der Dokumentenliste wählen und auf "Bearbeiten (F4)" klicken.
die entsprechende Option anklicken. Es werden die Lesetasks für alle Verteilergruppen des Dokumentes aktiviert.
Dokument einen Lesetask zuweisen über Verteilergruppe
Öffnen Sie die Liste der Verteilergruppen und wählen Sie eine Gruppe aus und öffnen Sie die Eigenschaften. Gehen Sie zum Menüpunkt "Dokumente mit Lesetasks". Sie sehen die Dokumente die dieser Gruppe bereits zugeordnet sind. Um ein weiteres hinzuzufügen klicken Sie auf den Button "Plus". Es öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie nach dem Dokument suchen können, das Sie aufnehmen wollen. Wenn Sie mit "OK" bestätigen, wird das Dokument aufgenommen. Bitte beachten Sie, dass das Dokument der Dokumentenverteilergruppe zugewiesen sein muss, sonst wird das Dokument nicht aufgenommen. (Weil es ja keinen Sinn macht einen Lesetask zu erstellen auf das der Benutzer nicht zugreifen und lesen kann).
Verteilergruppen - Eigenschaften
Die Eigenschaften zu einer Verteilergruppe wurden dahin gehend erweitert, dass Lesetasks für die Verteilergruppe aktiviert und deaktiviert werden können.
Benutzer - Eigenschaften
Die Benutzereinstellungen wurden dahin gehend erweitert, dass Lesetasks pro Verteilergruppe aktiviert und deaktiviert werden können.
Lesetasks erstellen
Wurde für ein Dokument der Lesetask aktiviert, so werden die Tasks für die einzelnen Mitarbeiter erstellt, wenn ein Dokument freigegeben wird. Alte, nicht erledigte Tasks werden in dem Zusammenhang gelöscht. Für bestehende freigegebene Dokumente können die Tasks auch erstellt werden.
Lesetasks erstellen über Verteiler
Rufen Sie den Verteiler zum Dokument auf und klicken Sie auf den Menüeintrag "Lesetasks". Hier können Sie sehen, ob die Tasks erstellt worden sind und wer, wann den Task erledigt hat. Wurden die Tasks noch nicht erstellt, so klicken Sie auf Lesetasks erstellen.
Lesetasks erstellen über Verteilergruppen
Öffnen Sie die Liste der Verteilergruppen und wählen Sie eine Gruppe aus und öffnen Sie die Eigenschaften. Gehen Sie zum Menüpunkt "Dokumente mit Lesetasks" um zu sehe, welche Dokumente der Verteilergruppe zugeordnet sind. In der Spalte "Offen" können Sie sehen, ob es nicht erstellte Tasks gibt. Klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf "Lesetask erstellen".
Es öffnet sich ein weiteres Fenster indem Sie eine Übersicht bekommen, welche Tasks bereits erstellt wurden, abgearbeitet sind oder eben noch nicht erstellt wurden. Klicken Sie auf "Lesetask erstellen" um die Tasks zu erstellen.
Lesetasks erstellen über Taskverwaltung
Öffnen Sie die Taskverwaltung und gehen Sie zu dem Eintrag "Nicht erstellte Lesetasks". Hier können nun alle ausständigen Lesetasks erstellt werden.
Pfadanzeige bei Dokumentenwahl
In der Maske zum Suchen bzw. Hinzufügen von Dokumenten wird nun auch der Pfad angezeigt, um die Dokumente leichter wählen zu können.
