Das VISCOM.DMS ist eine Dokumentenverwaltung der ersten Stunde. Die Erstversion wurde 1995 entwickelt und seitdem mehrfach umgearbeitet, den technischen Neuerungen angepasst und ständig erweitert. An der aktuellen Server-Client Version wird seit 2002 entwickelt. Da damals Server im Allgemeinen und Datenbankserver im Besonderen noch nicht sehr verbreitet waren, war die Grundidee einen schlanken, schnellen Client mit den Datenbankservern in unserem Unternehmen über das Internet zu verbinden. Da zu der Zeit das Internet auch noch nicht die heutige Geschwindigkeit hatte, wurde nach einer Möglichkeit gesucht die Dokumente und Daten möglichst schnell und sicher zu übertragen. Das wurde damals gelöst, indem zum einen die Dokumente vom Programm gepackt und zum anderen verschlüsselt werden, bevor sie zum Server geschickt und im Datenbankserver abgelegt werden. Seitdem ist das Programm ständig gewachsen und um neue Funktionen erweitert worden, wodurch es sich zwar heute nicht mehr primär durch Schlankheit, wohl aber noch durch Schnelligkeit und Sicherheit auszeichnet, Faktoren denen bei der Entwicklung Hauptaugenmerk geschenkt wurde und wird.
Dokumente
Im VISCOM.DMS können alle Arten von Dokumenten verwaltet und gelenkt werden. Bei MS Office Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint) werden zusätzliche Informationen zum Dokument wie Ersteller, Prüfer, Freigebender und vieles mehr an das Dokument gesendet und können dort weiter verarbeitet werden.
Der Zugriff über die Dokumente erfolgt über Verteilersteuerung. So sehen nur jene User die Dokumente für die sie auch im Verteiler aufgenommen sind. Die Ansicht der Dokumente ist vom Look & Feel dem Microsoft Windows Explorer angelehnt um dem User den Umgang zu erleichtern. Zusätzliche Informationen finden sich in der Dokumentenliste wie Status des Dokumentes, aktueller Bearbeitungsstand, Erstellungsdatum, Freigabedatum, Version, Anmerkungen, Links, Dokumentenart, Prozess, Gültigkeit etc.
Ordnerstruktur
Die Ordnerstruktur ist ebenso vom Look & Feel dem Microsoft Windows Explorer ähnlich, jedoch hat sie einige Besonderheiten. Abhängig von der User Berechtigung werden nur jene Ordner angezeigt, in denen sich auch Dokumente befinden, auf die der User Zugriff hat. So können auch User bei einem relativ großen Datenstand leicht die Übersicht behalten, da sie nur jene Ordner und Dokumente sehen, die für sie von Belang sind. Den Ordnern können Vorgabewerte für Verteiler, Prüfer und Freigebenden zugweisen werden, auf die zugegriffen wird, wenn ein neues Dokument erstellt wird.
Vorlagensteuerung
Die Vorlagen für neue Dokumente werden auch gelenkt um sicher zu stellen, dass keine ungeprüften Vorlagen in den Umlauf kommen. Das System prüft auch bei der Erstellung einer neuen Version des Dokumentes ob sich die Vorlage geändert hat.
Dokumente importieren
Dokumente können einzeln per Drag & Drop importiert werden, oder es können ganze Ordnerstrukturen importiert werden. In dem Fall werden nicht nur die Dokumente, sondern auch die Ordner importiert. Office Dokumenten können nach dem Import eine Vorlage mit Kopf, Fußzeile zugewiesen werden, die vom System automatisch auf das importierte Dokument angewendet wird. Neue Dokumente werden im Allgemeinen im Entwurfstatus importiert. Man kann jedoch auch Dokumente, wenn es notwendig und gewünscht ist, gleich freigegeben importieren, da ja nicht bei allen Dokumenten ein Bedarf gegeben ist, sie zu lenken. Beim Import selbst wird geprüft, ob das Dokument schon einmal importiert wurde, um Dubletten im System zu vermeiden.
Dokumente erstellen
Neue Dokumente können auf verschiedene Arten erstellt werden. Direkt im System von bestehenden Vorlagen, durch kopieren bestehender Dokumente im System oder Import vom der Festplatte oder Mailprogramm.
Dokumente suchen und finden
Dokumente schnell zu finden ist ja wohl ein Kernelement eines Dokumenten- Management Systems. Aus diesem Grund gibt es hierzu umfangreiche Möglichkeiten. Von der einfachen Suche, wo nach dem Dokumententitel, Ersteller, Status etc. gesucht werden kann, wobei man wahlweise noch wählen kann, ob man im aktuellen Ordner oder im gesamten System sucht, bis zu erweiterten Suche, wo mehrere Suchoptionen verknüpft werden können, bis zur Volltextsuche und weiteren Features wie virtuelle Dokumentenansichten, Pinnwanddokumente, MRU (zuletzt verwendete Dokumente) sowie Suche im Archiv gibt es vielfache Möglichkeiten.
Virtuelle Dokumentenansichten
Virtuelle Dokumentenansichten sind mehr oder weniger gespeicherte Suchabfragen. Wenn man eine erweiterte Suchabfrage durchführt kann man diese speichern und bei Bedarf wieder ausführen, ohne diese neu erstellen zu müssen (Beispiel: alle abgelaufenen Dokumente oder alle noch nicht freigegebenen Excel Dokumente).
Pinnwand
Einzelne Dokumente können auch auf die „Pinnwand geheftet werden“. Dadurch kann man sich den Zugriff auf jene Dokumente erleichtern, die man ständig benötigt.
Verknüpfungen (Shortcuts)
Für den Zugriff auf oftmals verwendete Dokumente oder auch Ordner kann man auch eine Verknüpfung auf dem Desktop erstellen. Durch einen einfachen Doppelklick startet das Programm automatisch und navigiert zu dem gewünschten Dokument oder Ordner.
MS Office - Kopf und Fußzeilen
Dem Layout und der Verwaltung der Kopf und Fußzeilen der Office Dokumente wie MS Word oder MS Excel wurde über die Jahre viel Aufmerksamkeit geschenkt. Gerade in der letzten Version (9.1) wurde das Beschicken der Kopf und Fußzeilen in MS Excel wieder komplett überarbeitet. Aktuell werden bis zu 23 zusätzliche Informationen an die Office Dokumente übertragen.
- Bezeichnung des Ordners in dem das Dokument gespeichert ist
- Letzter Änderungsgrund des Dokumentes
- Prozess des Dokumentes
- Barcode für das Dokument
- Dokumententyp kurz (z.B. AA, FB, VO, HB)
- Dokumententyp lang (z.B. Arbeitsanweisung, Formblatt, Handbuch)
- Bezeichnung des Dokumentes
- Aktuelle Version des Dokumentes
- Versionsnummer der Vorversion
- Dokumentencode
- Ersteller des Dokumentes
- Datum der Erstellung
- Datum der Erstellung der Vorversion
- Prüfer des Dokumentes
- Datum der Prüfung
- Freigebender des Dokumentes
- Datum der Freigabe
- Vorfreigebender des Dokumentes
- Datum der Vorfreigabe
- Gültig von (ab wann das Dokument gültig ist)
- Gültig bis (bis wann das Dokument gültig ist)
- Gesamter Pfad des Dokumentes
- Barcode mit der ID und Versionsnummer des Dokumentes
- Logo (bei Excel)
Workflow
Im Workflow sind neben Dokument erstellen oder importieren folgende Features enthalten:
- Dokument zur Prüfung markieren mit optionaler Benachrichtigung des Prüfers, dass das Dokument zu prüfen ist
- Dokument prüfen mit optionaler Benachrichtigung des Prüfers, dass das Dokument vorfreizugeben oder freizugeben ist
- Dokument vorfreigeben (optional wenn eine 4te Ebene gebraucht wird)
- Dokument freigeben mit optionaler Benachrichtigung der User im Verteiler, dass ein neues Dokument oder eine neue Version des Dokumentes im Umlauf ist.
- Dokument zurückweisen: Neben dem Prüfen oder Freigeben hat man natürlich auch die Möglichkeit ein Dokument zurückzuweisen, wenn es Fehler enthält oder nicht den Anforderungen entspricht. Wieder gibt es optional die Möglichkeit den Ersteller darüber zu informieren, dass das Dokument zurückgewiesen wurde.
- Dokument zurückziehen: Hat den Vorteil gegenüber dem einfachen Löschen eines Dokumentes, dass die Benutzer aktiv darüber informiert werden können, dass ein Dokument nicht mehr gültig ist und zurückgezogen wird.
- Dokument in der Gültigkeitsdauer einschränken. Dokumente sind dann nur bis zu einem gewissen Zeitpunkt gültig und müssen dann neu versioniert oder in Kraft gesetzt werden. Läuft ein Dokument ab, so wird kurz vor dem Ablauf des Dokumentes der Ersteller darüber informiert.
Verteiler
Wesentlicher Bestandteil eines Dokumentes ist der Verteiler. Für alle Dokumente, die den Sicherheitsstatus Verteiler haben, muss auch ein solcher definiert werden. Im Verteiler wird angeben wer Zugriff auf das betreffende Dokument hat und wer bei der Neuausgabe des Dokumentes über diese per Mail informiert wird. Im Verteiler können Einzelpersonen oder Verteilergruppen aufgenommen werden. Des Weiteren kann im Verteiler definiert werden, ob der Benutzer über ein neues Dokument oder bei der Neuausgabe eines Dokumentes aktiv benachrichtigt werden soll.
History Chart
Jede Vorversion eines Dokumentes wird am Server gespeichert und ist jederzeit mit einigen zusätzlichen Informationen wie Änderungsgrund, Ersteller, Prüfer, Freigebender abrufbar. Zusätzlich kann ein Versionsvergleich von einem historischen Dokument mit dem aktuellen durchgeführt werden um zu sehen, was sich geändert hat. Diese Vorversionen sind permanent verfügbar und können nicht gelöscht werden.
Links - Verknüpfungen
Den Links, also der Verknüpfung der Dokumente untereinander, wurde ebenfalls viel Aufmerksamkeit und Entwicklungszeit geschenkt und ich denke, dass wir eine unschlagbare Lösung anbieten können. Das VISCOM.DMS verfügt über ein eigenes Protokoll ähnlich dem http oder mms Protokoll, wodurch die Software immer weiß wann ein Dokument ihm zuzuordnen ist. So können mit protokoll://id Verknüpfungen in Dokumenten, in Mails, am Desktop unabhängig vom tatsächlichen Speicherort des Dokumentes gesetzt werden. Der geneigte Leser kennt vielleicht das Problem, dass eine Verknüpfung zu einem andern Dokument schnell nicht mehr gültig ist, wenn das Dokument umbenannt oder verschoben wurde. Das ist hier ohne Bedeutung, da das Dokument immer über das DMS aufgerufen wird und vom Server geholt wird. Dadurch sind Links oder Verknüpfungen immer aktuell solange das Dokument im System existiert.
Weiter Features sind: Die Verknüpfungen lassen sich durch einen einfachen Mausklick an ein Dokument senden. Verknüpfungen in einem Office Dokument werden automatisch analysiert und auch in die Datenbank eingetragen. Damit kann man auch direkt im System sehen, welches Dokument mit welchem verbunden ist, sprich wie viele weiterführende und aufrufende Dokumente ein Dokument hat. Es ist auch möglich die Verknüpfungen in Baumstruktur anzuzeigen und zwischen den verknüpften Dokumenten zu wechseln.
Serienbriefe
Es lassen sich auch Dokumente verwalten, die Inhalte von anderen Dokumenten benötigen. Klassisches Beispiel ist ein Serienbrief, wo die Steuerdatei mit den Adressen in einer Excel Datei und das Layout, der Brief, in einem Word Dokument erstellt wird. Werden die Dokumente miteinander verknüpft, dann wird auch immer die Steuerdatei vom Server geholt. Ein anderes Beispiel wäre, wenn von einem Excel Sheet Daten aus einem anderen benötigt werden.
Archivfunktion
Einzelne Dokumente oder ganze Verzeichnisbäume lassen sich mit einem Mausklick archivieren. Archivierte Ordner oder Dokumente lassen sich über die Einstellungen ein- oder ausblenden. Dadurch kann man zum einen wiederum die Geschwindigkeit erhöhen und zum anderen die Übersicht verbessern. Bei der Suche nach einem Dokument kann immer ausgewählt werden, ob im Archiv mit gesucht werden soll. Einmal archivierte Dokumente lassen sich auch leicht wieder aus dem Archiv holen, indem man sie von einem Archivordner in einen aktuellen Ordner verschiebt. Das kann man natürlich auch mit ganzen Verzeichnissen machen.
Dokumente versenden
Alle Dokumente können direkt aus dem System versendet werden. Mehrere Dokumente können auch aus dem System direkt in eine Mail gepackt werden, wobei man bestimmen kann, ab welcher Anzahl von zu sendenden Dokumenten die Mails automatisch in ein Zip- Datei gepackt werden sollen.
PDF erstellen
So aktiviert, können serverseitig PDF Dokumente erstellt werden. Diese können dann anstatt des Originaldokumentes verschickt werden oder auch den Benutzern zugänglich gemacht werden um die Sicherheit zu erhöhen. Man kann also das System so konfigurieren, dass das PDF geöffnet wird und nicht das Originaldokument.
Kommentare
Zu den einzelnen Dokumenten können Kommentare erfasst und verwaltet werden.
Logging
Sämtliche Ereignisse des Dokumentes werden aufgezeichnet. Dadurch bekommt man schnell einen Überblick, wie sich das Dokument über die Zeit entwickelt hat und durch wen bzw. wann das Dokument erstellt, geprüft und freigegeben oder gelesen wurde.
Zusätzliche Sicherheit
Bei jedem „Checkin“ des Dokumentes, also dem Speichern des Dokumentes am Server, wird eine Sicherheitskopie des Dokumentes am Server erstellt. Damit kann man auch innerhalb einer Version zu einem früheren Status des Dokumentes zurückkehren. Im Gegensatz zur History Chart kann man hier einstellen wie lange diese „Zwischenversionen“ aufbehalten werden.
Barcodes
Auf den Office Dokumenten lassen sich auch Barcodes drucken, die mit handelsüblichen Barcodescannern gelesen werden können. Damit lässt sich schnell überprüfen, ob ein gedrucktes Dokument noch gültig ist. Man kann also definieren, dass z.B. im Labor mit dem Barcode überprüft werden muss ob eine Arbeitsanweisung gültig ist bevor nach dieser gearbeitet wird.
Export
Je nach Benutzerberechtigung können auch einzelne oder alle Dokumente aus dem System exportiert werden. Dadurch wird gewährleistet, dass keine Dokumente verloren gehen wenn z.B. das System nicht mehr verwendet wird.
Dokumententests
Um zu überprüfen, ob ein Mitarbeiter ein Dokument auch gelesen und inhaltlich verstanden hat, kann ein multiple choice Test zu einem Dokument erstellt werden, bei dem inhaltliche Fragen beantwortet werden müssen. Der Test kann für alle oder einzelne Personen aus dem Verteiler erstellt werden. Dem Prüfling wird ein „Task“ eingetragen und angezeigt, bis er den Test durchgeführt hat. Ob der Test bestanden wurde lässt sich in der Ergebnisübersicht anzeigen. Die Zahl und Art der Testfragen ist frei wählbar.
Änderungsmarkierungen (MS Word)
Beim Erstellen einer neuen Version kann gewählt werden, ob die Änderungen im Dokument markiert werden sollen. Bei der Freigabe kann diese Funktion wieder rückgesetzt werden, damit die Dokumente in der freigeben Version ohne Markierungen angezeigt werden.
Dokumentendruck
Ein oder mehrere Dokumente können direkt aus dem System gedruckt werden, wobei man wählen kann, ob mit oder ohne Überarbeitungsmarkierungen gedruckt werden soll.
Startseite
Sie können eine eigene Startseite erstellen und so kann den Mitarbeitern auf einfache Art und Weise eine graphische Oberfläche über die Dokumentenstruktur angezeigt werden. Die Startseite selbst kann in PowerPoint oder Word erstellt werden.
Vorlagenänderungen
Ändert sich eine Vorlage, wenn z.B. das Logo in der Kopf- oder Fußzeile sich ändert, kann es einen ungeheuren Aufwand bedeuten die Dokumentation anzupassen. Hier kann das VISCOM.DMS eine immense Hilfe sein, da es das für Sie übernehmen kann. So kann eine Vorlagenänderung automatisch für die bestehende Dokumentation übernommen werden.
Suchen und Ersetzen
Ähnlich wie bei der Vorlagenänderung kann über die Dokumentation ein Suchen und Ersetzen ausgeführt werden, wenn sich z.B. ein Normenname oder ein Produktname ändert.
Office Makros
Unter Umständen kann es notwendig sein ein Office Makro zu programmieren und über die Office Dokumente laufen zu lassen. Auch diese Aufgabe wird bewältigt.
Weitere Features
- Textvorschau: Dokumente können schnell in „nur-text“ angezeigt werden ohne das Dokument zu laden und zu öffnen. Das kann bei der Suche recht hilfreich sein, wenn man schnell überprüfen will, ob es sich wirklich um das Dokument handelt, dass man bearbeiten oder lesen will.
- Kategorien: Dokumente können frei definierbaren Kategorien zugewiesen werden nach denen auch gesucht werden kann.
- Lenken von Word Formularen: Auch Word Formulare, die einen Dokumentenschutz haben, können verarbeitet werden.
- Ändern von Dokumententypen: Wurde ein Dokument z.B. als Excel Dokument begonnen, kann es auf Wunsch als Word Dokument weitergeführt werden.
- Threads: Mehrere Dokumente gleichzeitig öffnen.
- Multiprüfung: Mehrere Dokumente auf einmal prüfen.
Verteilergruppen
Wie schon angemerkt sind die Dokumentenverteiler ein wesentlicher Bestandteil der Dokumentenverwaltung. In den Dokumentenverteiler können einzelne Personen oder Verteilergruppen aufgenommen werden. Wir empfehlen soweit wie möglich mit den Gruppen zu arbeiten, da diese viel leichter zu warten sind, als wenn man den Dokumenten einzelnen Personen zuweist. Ein Beispiel: In der Verteilergruppe „Labor“ sind alle Personen die im Labor arbeiten. Soll nun eine weitere Person Zugang zu den Labordokumenten haben, so wird diese in den Verteiler aufgenommen und hat sofort Zugang zu den gesamten Labordokumenten. Das funktioniert natürlich auch in die andere Richtung. Wechselt ein Mitarbeiter vom Labor in eine andere Abteilung, so wird er aus der einen Verteilergruppe entfernt und in der anderen eingetragen und hat sofort alle Dokumente, die er für seine neuen Aufgaben benötigt.
Dokument Tasks
Die Tasks sind eine Übersicht über alle Aufgaben, die ein User bezüglich der Dokumente hat. In der Liste wird angeführt welche Dokumente zu prüfen oder freizugeben sind. Tasks können auch weitergeleitet werden. Eine Suche in den Tasks ist ebenso vorhanden.
Benutzerverwaltung
In der Benutzerverwaltung kann neben den Berechtigungen auch gesehen werden, welche Dokumente ein User aktuell ausgeschickt hat, welche Aktivitäten er über die Zeit vorgenommen hat oder welche Tasks ausständig sind. Dadurch kann man ersichtlich machen, ob und welche User den Work Flow bremsen.
Kontakte
Bei vielen Installationen gehen die Kontakte nicht über die Benutzer hinaus. Nachdem man Dokumente auch einem Kontakt zuweisen kann z.B. um einen Brief oder ein Angebot zu schreiben, kann die Kontaktdatenbank auch durchaus einen größeren Umfang annehmen. Die Kontakte umfassen folgende Features:
- Erstellen, bearbeiten und kopieren von Kontakten
- Export nach MS Excel
- Import und Abgleich mit MS Outlook
- Import/Export von vCards
- Kontakte suchen
- Dokumente aufrufen, die einem Kontakt zugeordnet sind.
- Kontakte über Verteiler steuern (damit kann man den Zugang zu bestimmten Kontakten wie bei den Dokumenten beschränken)
- Kommentarfunktion zu den Kontakten
- Weiter ist es möglich Kontakte aus anderen Datenbanken einzubinden.
Jobs
In den Jobs können wiederkehrende Tätigkeiten, wie z.B. „Thermometer kalibrieren“, angelegt und die Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Zusätzlich können diese Tätigkeiten mit den Dokumenten verknüpft werden. So kann das Vorgabedokument (wie die Kalibrierung durchzuführen ist) und das Aufzeichnungsdokument angegeben werden, wodurch der Mitarbeiter gleich Zugriff auf diese Dokumente hat. Die Jobs können auch über Verteiler gesteuert und in Verzeichnissen strukturiert werden.
Admin - Bereich
Den Administratoren des Systems stehen noch weitere Features zur Verfügung:
- Systemereignisse: Überblick über die Systemereignisse, in denen unter anderem folgendes aufgezeichnet wird. Login – wann, wer, von wo. Verteiler: Wer hat wann welche Verteilergruppe bearbeitet. Ordner: Wer hat wann einen Ordner bearbeitet oder verschoben
- Kontakte: Wer hat wann einen Kontakt bearbeitet
- Gesendete Mails: Überblick über die Dokumente, die per Mail verschickt wurden
- PDF – Queue
- Servereinstellungen: Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten, die das System betreffen. Auszugsweise: Mailvorlagen einstellen, Prozesse anlegen und Verwalten, Office Kopf und Fußzeilen anlegen und verwalten, Dokumententyp festlegen, Volltextsuche überprüfen.
- Verwaiste Dokumente und Kontakte: Die Verteilerstruktur, sprich dass nur die Personen Zugriff auf Dokumente haben, die auch im Verteiler sind, ist sehr konsequent umgesetzt. Aus dem Grund ist es auch möglich, dass Dokumente verwaisen, wenn z.B. der Verteiler gelöscht wurde und kein neuer angelegt wurde. Diesen Dokumenten kann hier wieder Zugriff gegeben werden.
Weitere Features
- Sämtliche Listen (Dokumentenliste, History Chart, Verteiler etc.) können in ein Excel Dokument exportiert werden.
- Automatische Updates: Die Clients aktualisieren sich selbst aus der Datenbank und müssen nicht von der IT gewartet werden
- Einfache Installation: Die Installation ist sehr einfach. Das ganze Programm kann auch auf einem File Server kopiert werden und den Benutzern nur ein Link auf dem Desktop angelegt werden. Wird kein Fileserver verwendet, kann das Programm einfach von einem Rechner auf den nächsten kopiert werden.
- Zugang über VPN: Wird die Datenbank intern betrieben kann auch ein Zugriff über VPN erfolgen.
- Dokumente außerhalb des Systems bearbeiten: Ist es notwendig oder anders nicht möglich, können Dokumente auch außerhalb des Systems bearbeitet und nachher importiert werden.
- Löschen: Gelöscht bedeutet nicht verloren sondern in den Papierkorb abgelegt. Von diesem können Dokumente und Kontakte wieder in den ursprünglichen Zustand wiederhergestellt werden. Den Papierkorb ausleeren kann man nur mit Admin-Rechten.
- Webinterface: Neben dem hier beschriebenen Client für Windows gibt es auch einen Webclient, mit dem man über einen Internet Browser auf die Dokumente zugreifen kann.
- Smart Phones: Für Smart Phones ist ebenfalls ein optimierter Client verfügbar.
