Hochladen von Dokumenten
Mit der neuen Funktion Dokumente hochladen, können auch Benutzer die den Windows Client nicht installiert haben, oder auch lose ans Unternehmen gebundene Partner wie Grafiker etc Dokumente in das System laden. Der Benutzer kann ein Dokument von seiner Festplatte wählen, optional noch einen Code und einen Dokumentennamen vergeben werden.
Warning: getimagesize(https://www.viscom.co.at/images/dls/webinterface/03.png] [1): failed to open stream: HTTP request failed! HTTP/1.1 400 Bad Request
in
/home/tng_vimi/public_html/v2015/js/script.source.php on line
392
Bevor Sie starten sollten Sie über den Windows Client einen Ordner anlegen und den Verteiler einstellen und dann in den Servereinstellungen diesen Ordner als Standardupload- Ordner angeben. Laden Benutzer nun neuen Dokumente hoch, so landen Sie in diesem Ordner und über eine Mail werden die Personen im Verteiler über das neue Dokument informiert. Wird kein Ordner angeben, dann landen die hochgeladenen Dokumente im Stammverzeichnis. Alternativ kann man auch für jeden Benutzer einen eigenen Ordner für den Upload definieren. Das können Sie über die Benutzeinstellungen machen. Um einen Ordner zu wählen, klicken Sie auf die blaue Bezeichnung und wählen Sie einen Ordner.
Limitierungen: Größenbegrenzung gibt es keine. Aufgrund des Aufbaus können auch sehr grosse Dateien hochgeladen werden. Es gibt nur Begrenzungen in Art und Typ des Dokumentes - so können aus Sicherheitsgründen keine ausführbaren Dateien hochgeladen werden.
Bearbeiten von Dokumenten: Checkout - Checkin
Wenn Sie in der Dokumentenliste auf den Titel des Dokumentes klicken kommen Sie zu den Eigenschaften und den Punkten wie Links, History Chart etc. Bei den Eigenschaften können Sie nun auch ein Dokument über das Webinterface zum Bearbeiten öffnen. Das Dokument wird lokal auf den PC geladen und kann so bearbeitet werden. In der Datenbank wird das Dokument als ausgecheckt markiert.
Warning: getimagesize(https://www.viscom.co.at/images/dls/webinterface/05.png] [1): failed to open stream: HTTP request failed! HTTP/1.1 400 Bad Request
in
/home/tng_vimi/public_html/v2015/js/script.source.php on line
392
Ist die Bearbeitung abgeschlossen, so muss das Dokument wieder hochgeladen werden. Hierbei ist zu beachten, dass das hochgeladene Dokument aus Sicherheitsgründen die DokumentenID enthalten muss. Ist diese nicht im Dateinamen enthalten wird das Dokument nicht aktzeptiert und am Server gespeichert. Bitte seien Sie sorgfältig bei der Auswahl und dem Hochladen des Dokumentes.
Dokument per Mail versenden
Um ein Dokument per Mail zu versenden klicken Sie im Menü auf <Neu> in dem Formular werden die Mail Adressen aus dem Verteiler standardmäßig aufgeführt. Sie können jedoch Adressen hinzufügen oder löschen. Des weiteren können Sie wählen ob eine Empfangsbestätigung angefordert werden soll und einen zusätzliche Mailtext angeben. Klicken Sie <Senden> um den Vorgang zu starten.
Dokuent prüfen und zurückweisen
Über die Tasks haben Sie auch Zugriff auf die Informationen welche Dokumente zu prüfen sind. Um ein Dokument zu prüfen klicken Sie auf den Dokumentennamen. Sie haben die Option das Dokument vor dem Prüfen auszuchecken um es zu bearbeiten - dann müssen Sie es aber auch wieder einchecken oder Sie haben die Möglichkeit über <Entwurf öffnen> nur den Entwurf zu betrachten und zu lesen. Dann müssen Sie das Dokument nicht einchecken.
Warning: getimagesize(https://www.viscom.co.at/images/dls/webinterface/08.png] [1): failed to open stream: HTTP request failed! HTTP/1.1 400 Bad Request
in
/home/tng_vimi/public_html/v2015/js/script.source.php on line
392
Ist die Prüfung abgeschlossen, können Sie auf <Dokument prüfen> oder auf <Dokument zurückweisen> klicken. Wie im Windows Client können Sie definieren, ob der Freigebende per Mail verständigt werden soll.
Einstellungen
Unter Einstellungen finden Sie einige hilfreiche zusätzliche Informationen. So können Sie sehen, welche Aktionen Sie durchgeführt haben, oder man kann überprüfen, ob IP Adressen geblockt sind, da sie versucht haben auf Dokumente zuzugreifen, für die sie keine Berechtigung haben.
