Das Problem
Eine grundlegende Forderungen der Normenreihe EN-ISO 9001 ff. an ein Unternehmen ist die Erstellung und Lenkung von Unterlagen über die betrieblichen Prozesse, Zielsetzungen und Vorkehrungen des angestrebten Qualitätsmanagementsystems. Es müssen somit eine Vielzahl von Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen etc. erstellt werden. Wenn nicht gleich von Beginn an ein effektives System zur Verwaltung dieser Dokumente zur Verfügung ist, kann es mit zunehmendem Umfang der Dokumentation zu Problemen und Unstetigkeiten kommen, die den Erfolg des gesamten QMS gefährden können und deren Richtigstellung sehr zeitaufwendig ist.Wichtige Eigenschaften, die ein System zur Verwaltung von Dokumenten aufweisen sollte, sind:
- Eine Systematik, v.a. bei der Vergabe der Dokumentennamen, die für künftige Entwicklungen entsprechend offen geplant ist.
- Die Regelung der Kompetenzen und Abläufe zur Erstellung, Änderung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten.
- Organisation der Verteiler.
- Die Sicherstellung, daß nur die aktuelle Ausgabe von Dokumenten an den dafür vorgesehenen Stellen aufliegen.
- Regelungen über die Archivierung von Dokumenten.
- Daß bei der Neuausgabe eines Dokumentes gleich gekennzeichnet ist, welche Punkte geändert wurden, damit die Kollegen nicht erst zeitaufwendig nach den Neuerungen suchen müssen.
- Eine schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten im Bedarfsfall (z.B. Audit).
- Ein System, das das richtige Verhältnis an zentraler Verwaltung und dezentralem Zugriff ermöglicht.
- Die Sicherstellung der Durchgängigkeit zwischen den Dokumenten.
Die Lösung
Wir haben in mehrjähriger enger Zusammenarbeit mit zertifizierten Betrieben ein System entwickelt, mit dem nicht nur die Forderungen der Norm konsequent umgesetzt werden, sondern das auch die Verwaltung der Dokumente in der Praxis erleichtert und den dafür notwendigen Zeitaufwand auf ein erträgliches Maß reduziert.Da jede Firma ihre eigene Struktur und individuelle Ansprüche hat, bieten wir ein ausgewogenes System aus kompetenter Beratung und Softwareunterstützung zum Thema Lenkung der Dokumente.