DLS - Benutzerhandbuch - Übersicht

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Übersicht - Verteilergruppen

Übersicht

Übersicht - Verteilergruppen
 
In der Übersicht „Verteilergruppen“ werden alle Verteilergruppen angezeigt, die zur Zeit im System angelegt sind. In der Listenansicht sind folgende Felder zu sehen:
  • Gruppe: Bezeichnung der Gruppe an
  • Mitglieder: Gibt an wie viele Mitglieder in der Gruppe sind.
  • Sicherheit: Gibt die Sicherheitseinstellung der Gruppe an und zeigt damit an, wer die Gruppe bearbeiten darf.
  • Aktualisiert am/von: Gibt an von wem und wann die Gruppe zuletzt bearbeitet wurde.
  • in Dokumenten: Zeigt an in wie vielen Dokumenten die Gruppe aufgenommen wurde
  • in Kontakten: Zeigt an in wie vielen Kontakten die Gruppe aufgenommen wurde
Zusätzlich zur besseren Strukturierung bei einer Vielzahl von Gruppen, können die Gruppen in einer Ordnerstruktur abgelegt werden, wie bei den Dokumenten.  

Die einzelnen Funktionen

Die Funktionen können über die Leiste links der Liste oder über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden.
EigenschaftenEigenschaften Öffnet die Eigenschaften der Gruppe zur Bearbeitung. Ob Sie die Gruppe bearbeiten können, hängt von den Berechtigungen ab, die Sie selbst im System haben und der Sicherheitsstufe, die der Gruppe zugeordnet wurde.
Neuen Eintrag anlegenNeuen Eintrag anlegen Legt eine neue Verteilergruppe an
Verteilergruppe kopierenVerteilergruppe kopieren Kopiert die Verteilergruppe
E-Mail an Verteilergruppe sendenE-Mail an Verteilergruppe senden E-Mail an Verteilergruppe senden
DruckenDrucken Druckt die Listenansicht
LöschenLöschen Löscht die die Verteilergruppe, aber Achtung: Das Löschen geht nicht in den Papierkorb und kann nicht rückgängig gemacht werden. Löschen Sie mal auf die schnelle alle Verteilergruppen, weil sie die Gruppen neu strukturieren wollen, dann kann es schnell passieren, dass Sie sich selbst aus Dokumenten aussperren. In dem Fall kontaktieren Sie uns bitte und wir helfen Ihnen.
Suchen/FilterSuchen/Filter Suchen nach Gruppenbezeichnung oder Mitglied
Filter aufhebenFilter aufheben Setzt den Filter zurück und zeigt wieder alle Daten an
Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Listenansicht in ein MS Excel Dokument
AktualisierenAktualisieren Lädt die aktuellen Daten aus der Datenbank und stellt sie neu dar
  Dokumente für Verteilergruppe Öffnet alle Dokumente, die im Verteile diese Gruppe haben.
  Mail an Verteilergruppe mit MS Outlook senden Eine Funktion mit der man an alle die in einer Verteilergruppe enthalten sind, eine E-Mail über MS Outlook senden kann. Outlook muss dazu bereits geöffnet sein.

Benutzeranlage mit Startpasswort

Ab Version 15.1 können mit einem Standard - Passwort bei der Benutzeranlage arbeiten, dass der Benutzer beim ersten Login selbst ändern muss.

Passwort einstellen

Servereinstellungen - Standard Passwort
 
In den Servereinstellungen können Sie das Standard - Passwort einstellen. Unter "Verschiedenes" doppelklicken Sie auf den entsprechenden Eintrag um eine Maske zu bekommen, indem Sie das Passwort eingeben können.

Benutzer anlegen

Benutzeranlage - popup
Wenn Sie nun einen neuen Benutzer anlegen oder auch über die Option "Mehrere Benutzer erstellen" gehen, wo Sie gleich eine große Anzahl von Benutzern erstellen können, wird bei neu erstellten Benutzern, immer das Start Passwort verwendet.

Passwort ändern nach Login

Benutzer - Standardpasswort ändern
 
Loggt sich ein Benutzer ein, so prüft das System, ob noch das Standard - Passwort verwendet wird. Wenn ja, dann bekommt er die Maske zu Ändern des Passwortes vorgelegt. Hierbei ist das alte Passwort schon vor ausgefüllt, sodass nur mehr das neue Passwort eingegeben und bestätigt werden muss. Der Vorgang kann zwar abgebrochen werden, aber wird beim nächsten Login wieder vorgelegt.

Passwort zurücksetzen

Benutzer - Standardpasswort zurücksetzen
 
Diese Option können Sie beim Passwort über die rechte Maustaste aufrufen und bietet Ihnen die Möglichkeit das Passwort eines Benutzers auf das vordefinierte Standard - Passwort zurückzusetzen, wenn der Benutzer sein Passwort vergessen hat. Beim nächsten Login muss er das Passwort dann wieder ändern.

Kontakte aus MS Excel importieren

Kontakte aus MS Excel importieren
 
Kontakte können im DLS aus einer MS Excel Datei importiert werden. Dazu rufen Sie den Import auf und geben Sie den Namen der Excel Datei an, aus der Sie importieren wollen. Wenn Sie die Datei angegeben haben, so wählen Sie unter Arbeitsblatt den Namen des Arbeitsblattes, aus dem importiert werden soll. Mit „Öffnen“ bestätigen Sie die Eingabe und die gefunden Kontakte werden in der Liste angezeigt. Mit "Importieren" starten Sie den import. Ist der Import abgeschlossen und sind Sie zurück in der Liste der Kontakte, kann es sein, dass Sie einmal F5 drücken müssen, um die gerade importierten Kontakte auch zu sehen.   Zu beachten ist außerdem, dass in der Excel Datei die Spalten bestimmte Bezeichnungen haben müssen, um importiert zu werden. Bitte passen Sie in der Excel Datei die Spaltennamen zuerst an, bevor Sie den Import starten.
Spaltenname Bedeutung
salutation Anrede 
lastname Nachname
firstname Vorname
title  Titel
company Firma
street Strasse
city Stadt
zip PLZ
country Land
phone1 Telefon 1
phone2 Telefon 2
fax Fax
email E-Mail
web Website
initials Initialen
Notes Anmerkungen

Sind nicht alle Felder vorhanden, so hat das keinen Einfluss auf den Erfolg des Importes. Sollten Felder fehlen, die Sie benötigen, so wenden Sie sich bitte an uns.  

Übersicht - Benutzerliste

Übersicht

Übersicht - Benutzerliste
 
In der Übersicht „Benutzerliste“ werden alle Benutzer angezeigt, die einen Zugang zum System haben. Die Bedeutung der einzelnen Spalten ist wie folgt:
  • Benutzername: selbsterklärend
  • Name: selbsterklärend
  • Letzter Login: Zeigt an, wann sich der Benutzer eingeloggt hat. Sortieren Sie nach dieser Spalte, so bekommen Sie rasch eine Übersicht, wer sich schon länger nicht eingeloggt hat.
  • Ausgecheckte Dokumente: Zeigt an wie viele Dokumente der Benutzer aktuell ausgecheckt hat. Gepaart mit der Information, wann sich der Benutzer zuletzt eingeloggt hat, kann man ermitteln, welche Dokumente von dem Benutzer schon länger gesperrt sind.
  • Tasks: Gibt an, wie viele Dokumententasks beim Benutzer aktiv sind. Gepaart mit der Information, wann sich der Benutzer zuletzt eingeloggt hat, kann man ermitteln, welche Tasks und damit welche Dokumente schon länger bei einem Benutzer hängen. Sie können auch in den Eigenschaften nachsehen, um welche Tasks es sich dabei handelt.
  • Build: Zeigt an mit welcher Programmversion der Benutzer sich einloggt. Ist die Programmversion schon älteren Datums, so sollte ein Update in Erwägung gezogen werden.
  • Erstellt am: Gibt an, wann der Benutzer angelegt wurde
  • Hostname: Gibt an, von welchem Computer aus zuletzt eingeloggt wurde
  • Berechtigung: Gibt an, über welche Berechtigungsstufe der Benutzer verfügt
     

Allgemeine Funktionen

Die Funktionen können über die Leiste links der Liste oder über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden.
Benutzer bearbeitenBenutzer bearbeiten Ruft die Details zum gewählten Eintrag auf, um die Eigenschaften zu bearbeiten
Benutzer anlegenBenutzer anlegen Legt einen neuen Benutzer an
DruckenDrucken Druckt die Listenansicht
Suchen/FilterSuchen/Filter Suchen nach Vollname oder Benutzername
Filter aufhebenFilter aufheben Setzt den Filter zurück und zeigt wieder alle Daten an
Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Listenansicht in ein MS Excel Dokument
AktualisierenAktualisieren Lädt die aktuellen Daten aus der Datenbank und stellt sie neu dar
LöschenLöschen Löscht den oder die gewählten Benutzer. Diese können sich dann nicht mehr einloggen. Haben diese aber Funktionen in Dokumenten bleiben diese erhalten, da Funktionen Kontakten zugeordnet sind und nicht Benutzern.

Nur über die rechts Maustaste zugängliche Funktionen

Folgende Funktionen haben keinen oder noch keinen Button in der Leiste und sind nur über das Menü der rechten Maustaste zugänglich:
  • Username und Passwort mailen: Generiert eine Mail mit Username und Passwort und sendet diese an die in den Kontakten hinterlegte Mail Adresse.
  • Mehrere Benutzer erstellen: Prüft,von welchen Kontakten noch keine Benutzer abgeleitet wurden, zeigt diese in einer Liste an und generiert automatisch einen Username und ein Passwort.
  • Benutzer mit Tagesübersicht per Mail: Öffnet ein Fenster, in dem alle Benutzer angezeigt werden, die eine Tagesübersicht per Mail bekommen. In diesem Fenster können auch Benutzer hinzugefügt oder entfernt werden.
  • Berechtigungen der Benutzer vergleichen: Erstellt eine Matrix in der verglichen wird, wer welche Berechtigungen hat und welche Funktionen ausgeführt werden können.
  • Benutzerstatistik: Erstellt eine Matrix in der angezeigt wird in welchen Verteilergruppen der Benutzer ist und in weiterer Folge auf welche Dokumente über welche Verteilergruppe zugegriffen werden kann.

Kontakte anlegen und verwalten

Kontakt anlegen

Klicken Sie in der Ordnerübersicht auf den Ordner Kontakte, um eine Übersicht der angelegten Kontakte zu bekommen. Um einen neue Kontakt anzulegen, klicken Sie auf den Button neu oder über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag Es öffnet sich ein neues Fenster, indem der Kontakt erfasst werden kann. Ist die Datenerfassung abgeschlossen, so klicken Sie auf den Button um den neu erfassten Kontakt abzuspeichern.

Kontakt bearbeiten

Um einen Kontakt zu bearbeiten, doppelklicken Sie mit er linken Maustaste oder klicken über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Eigenschaften>. Der Kontakt wird in einem neuen Fenster geöffnet. Bearbeiten Sie den Kontakt und speichern Sie dei Änderungen über den Button <Speichern>.

Kontakt löschen

 
Um einen Kontakt zu löschen, wählen Sie den zu löschenden Kontakt aus der Übersicht und klicken Sie auf den Button <Löschen>. Der Kontakt wird in den Papierkorb verschoben.

Achtung: Es können nur jene Kontakte gelöscht werden, die keine Zuordnungen haben

Sicherheitseinstellungen

Wie bei den Dokumenten kann auch für Kontakte die Sicherheit definiert werden. Folgende Sicherheitsstufen stehen zur Auswahl:
  • Öffentlich: Alle haben Zugriff auf den Kontakt
  • Privat: Nur der Ersteller sieht und hat Zugriff auf den Kontakt
  • Beschränken auf Verteiler: Nur die im Verteiler aufgenommenen Personen haben Zugriff auf den Kontakt. Wählen Sie diese Option, so müssen Sie die betreffenden Personen in den Verteiler aufnehmen, indem Sie auf den Button <Verteiler> klicken. Hilfe dazu finden Sie hier. Aber Achtung - alle Kontakte/Personen die in den Verteilergruppen für Dokumente aufgenommen wurden sollten auch in den Kontakten in die entsprechenden Verteilergruppen aufgenommen werden.

Kategorien

Für die Kontakte können Sie ähnlich dem MS Outlook Kategorien vergeben. Diese sind frei wählbar und können wie folgt angelegt und ausgewählt werden. Doppelklicken Sie in das Feld <Kategorien> Es erscheint ein Fenster in dem die zur Auswahl stehenden Kategorien angezeigt werden. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die einzelnen Checkboxes vor den Bezeichnungen der Kategorie um diese Kategorie auszuwählen. Klicken Sie auf den Button <OK> um die Änderungen zu übernehmen. Um eine Kategorie anzulegen, klicken Sie auf den Button <Anlegen>. Geben Sie im Feld die neue Kategorie an und klicken Sie auf den Button <Hinzufügen> Sind alle notwendigen Kategorien angelegt, so klicken Sie auf den Button <OK> um das Fenster zu schließen. Die neu angelegten Kategorien stehen nun zur Auswahl.

Kontakte suchen

 
Um nach einen Kontakt zu suchen klicken Sie auf den Button . Es öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie zuerst definieren können, nach was Sie suchen wollen. Danach geben Sie den Suchbegriff ein und klicken auf den Button , um die Suchabfrage zu starten. Das Suchergebnis wird in der Liste angezeigt. Um wieder alle Kontakte anzuzeigen klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Filter aufheben>

Kontakte importieren und exportieren

 
Um einen oder mehrerer Kontakte zu exportieren, wählen Sie die zu exportierenden aus der Liste aus und klicken über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <vCard exportieren>. Bei dem sich öffnenden Fenster geben Sie den Pfad an, wohin die Kontakte exportiert werden sollen und bestätigen mit <OK>. Die Kontakte werden als vCard (=virtuelle card) in das Verzeichnis unter dem Namen des Kontakts gespeichert. Diese Dateien können von den gängigen Adressprogrammen weiterverwendet oder per Mail verschickt werden.

Der Import von vCards funktioniert ähnlich. Klicken Sie auf die rechte Maustaste - wählen Sie vCard importieren. Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die vCard - Datei auswählen können. Nach dem Import wird der Kontakt in dem Eigenschaftsfenster angezeigt und kann noch überarbeitet werden. Bestätigen Sie den Import mit <Speichern>. Alternativ können Sie auch vCards per Drag&Drop importieren.

Verteilergruppen

 
Ab der Version 8.6 können Kontakte direkt in Verteilergruppen aufgenommen bzw. von Verteilergruppen gelöscht werden und man muss nicht in die einzelnen Verteilergruppen aufrufen um einen Kontakt aufzunehmen. Man sieht dadurch auch leichter in welchen Verteilergruppen ein Kontakt ist und auf welche Dokumente er dadurch Zugang hat.

Export MS Excel

Ab der Version 8.6 können Kontakte nach MS Excel zur weiteren Verarbeitung exportiert werden. Wählen Sie zuerst die zu exportierenden Kontakte aus der Liste und wählen Sie über das Men+ der rechten Maustaste den Eintrag <Export zu Excel> In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie die Felder, die Sie exportieren wollen und klicken Sie auf den Button <Export> um den Vorgang zu starten.