• Verteilergruppe anlegen
• Verteilergruppe bearbeiten
• Verteilergruppe löschen
• Verteilergruppe kopieren
• Verteilergruppe drucken
• Verteilergruppe exportieren
• Dokumente mit Lesetask

Um zu der Übersicht der Verteilergruppen zu kommen, klicken Sie auf der Buttonleiste auf die markierte Schaltfläche oder wählen Sie aus der Ordnerliste den Eintrag "Verteilergruppen"

Verteilergruppe anlegen

Klicken Sie in der Ordnerübersicht auf den Ordner <Verteilergruppen> um eine Übersicht der angelegten Verteilergruppen zu bekommen. Um eine neue Verteilergruppe anzulegen, klicken Sie auf den Button <Neu> oder über das Menü der  rechten Maustaste auf den Eintrag <Neu> Es öffnet sich ein neues Fenster, indem die Verteilergruppe definiert werden kann. Zuerst geben Sie die Beschreibung der Verteilergruppe und die Sicherheitsstufe an. Um einen Kontakt in die Verteilergruppe aufzunehmen klicken Sie auf den Button <Hinzufügen> es erscheint eine Liste mit den angelegten Kontakten. Wählen Sie aus der Liste einen Kontakt aus und klicken Sie auf den Button <Hinzufügen>. Sie können beliebig viele Kontakte in die Verteilergruppe aufnehmen. Um einen Kontakt aus der Verteilergruppe zu löschen, wählen Sie den zu löschenden Kontakt aus der Liste und klicken Sie auf den Button <Löschen>. Wollen Sie die Verteiler in Ordner strukturieren, so können Sie auch den Ordner angeben, in dem die Verteilergruppe abgelegt werden soll.

Anmerkung: Ist eine Verteilergruppe einem Dokument zugewiesen und wird ein Kontakt in die Verteilergruppe aufgenommen, so erhält dieser Kontakt sofortigen Zugang zu der Verteilergruppe. Vice versa, wenn ein Kontakt aus einer Verteilergruppe gelöscht wird, verliert er auch Zugang zu den Dokumenten.
Weitere Optionen:

• E-Mail (ja/nein): Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob das Mitglied der Verteilergruppe eine E-Mail bekommen soll, wenn ein neues Dokument oder eine neue Version freigegeben wird.
• Gültig bis: Hier kann man den Zugriff zu den Dokumenten über diese Verteilergruppe zeitlich limitieren.
• Gruppe aus den Dokumententests ausschließen: Wenn man der Ansicht ist, dass eine Gruppe wie zum Beispiel "Geschäftsführung" keine Dokumententests ausführen muss, dann kann man das hier definieren.

Ist die Erstellung der Verteilergruppe abgeschlossen, klicken Sie auf den Button <OK> um das Fenster zu schließen.

Verteilergruppe bearbeiten

Um eine Verteilergruppe zu bearbeiten, führen Sie einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf die zu bearbeitende Verteilergruppe aus, oder wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste dein Eintrag <Eigenschaften>. Die Verteilergruppe wird in einem neuen Fenster geöffnet. Bearbeiten Sie die Verteilergruppe  wie oben beschrieben und speichern Sie die  Änderungen über den Button <OK>.

Verteilergruppe löschen

Löscht den gesamten Verteiler. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Sind Personen nur in dem zu löschenden Verteiler aufgenommen, so verlieren diese den Zugriff auf die Dokumente für die dieser Verteiler definiert wurde. Achtung: Sie könne sich selbst den Zugang zu Dokumenten entziehen, wenn Sie Verteiler löschen und nicht über einen anderen Verteiler oder über die Funktion bei einem Dokument Zugriff auf die Dokumente haben.

Verteilergruppe kopieren

Um einen Verteiler zu kopieren wählen Sie jenen aus der Liste, des als Basis dienen soll. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag <Verteilergruppe kopieren>. Das Fenster zum Definieren des Verteilers wird geöffnet. Die Kopie bekommt die Bezeichnung <Kopie...>.Ändern Sie die Bezeichnung und nehmen Sie weitere Stellen in den Verteiler auf. Speichern Sie den neuen Verteiler mit <OK>

Verteilergruppe drucken

Um alle Mitglieder einer Verteilergruppe zu drucken, wählen Sie diese aus der Liste der Verteiler und öffnen Sie diese zur Bearbeitung. Danach klicken Sie auf den "Drucken" - Button. Der Report öffnet sich in einem neuen Fenster. Alternativ können Sie die Verteilergruppe zur Bearbeitung öffnen - da haben Sie auch eine Druckoption.

Verteilergruppe exportieren

Die Kontakte in einer Verteilergruppen können nach MS Excel zur weiteren Verarbeitung exportiert werden, wobei gewählt werden kann welche Daten (Name, Adresse, E-Mail etc) exportiert werden soll. Aufgerufen wird der Export über das Menü der rechten Maustaste.

Bearbeiter

Wenn die Sicherheitsstufe auf "Admin und dezidierte Mitglieder" gestellt wird - so kann man hier die "dezidierten Mitglieder" definieren. Also nehmen Sie hier Mitarbeiter auf die keine Admin - Berechtigung haben, aber dennoch den Verteiler bearbeiten können sollen.

Ereignisse

Ab der Version 15.1 können hier alle Ereignisse betreffend des Verteilers betrachtet werden.

Über den Verteiler eines Dokumentes wird gesteuert, welche Personen Zugang zu einem Dokument haben. Wir empfehlen den Dokumenten soweit möglich Verteilergruppen zuzuweisen und nicht einzelne Personen, da es in weitere Folge leichter zu administrieren ist, wenn eine Person das Unternehmen verlässt, neue Personen ebenfalls Zugriffe haben sollen, oder eine Person die Abteilung wechselt.

Verteiler bearbeiten

Um einen Verteiler für ein Dokument zu erstellen bzw. zu überarbeiten wählen Sie zuerst das entsprechende Dokument aus der Liste aus und klicken Sie auf den Button "Verteiler" bzw. wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag "Verteiler". Wenn Sie mehrere Dokumente wählen - oder alle Dokumente in einem Verzeichnis, so wird der Verteiler für alle markierten Dokumente geändert.

Verteilergruppe hinzufügen

Um eine Verteilergruppe in den Verteiler des Dokumentes aufzunehmen, wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Gruppe hinzufügen>. Wählen Sie aus der erscheinenden Liste die gewünschte Verteilergruppe aus und klicken Sie auf den Button <Hinzufügen>

Mitglied (Kontakt) hinzufügen

Um einen einzelnen Kontakt in den Verteiler aufzunehmen wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Mitglied hinzufügen>. Wählen Sie aus der erscheinenden Liste den gewünschten Kontakt aus und klicken Sie auf den Button <Hinzufügen>

Eintrag löschen

Wollen sie eine Gruppe oder einen Kontakt löschen, so klicken Sie bitte auf den Button "Löschen". Ob eine ganze Gruppe oder nur ein Kontakt gelöscht wird, hängt davon ab, welchen Eintrag Sie markiert haben.

Änderungen speichern

Die Schaltfläche <Speichern> wird erst aktiv, wenn Änderungen am Verteiler vorgenommen wurden. Um vorgenommene Änderungen rückgängig zu machen klicken Sie auf die Schaltfläche <Abbrechen>.

Weiters gilt

• Ein Kontakt kann öfters aufscheinen, wenn er in mehreren Gruppen ist.
• Wird die Gruppe gelöscht, in der der Ersteller, Prüfer oder Freigebenden enthalten ist, dann werden diese mit dem Einzelkontakt aufgenommen, damit die Personen, die eine Funktion bei dem Dokument haben nicht den Zugriff auf das Dokument verlieren.
• Ist ein Einzelkontakt im Verteiler und wird eine Gruppe aufgenommen, die diesen Kontakt enthält, so wird der Einzelkontakt aus dem Verteiler gelöscht.
• Sie können auch den Verteiler für mehrere Dokumente auf einmal ändern, wenn sie die gewünschten Dokumente aus der Liste wählen und dann auf "Verteiler" klicken. Der Verteiler wird dann für alle gewählten Dokumente auf einmal geändert.
• Sie können sich auch selbst den Zugriff auf ein Dokument entziehen, wenn sie sich aus dem Verteiler löschen und keine Funktion bei dem Dokument haben.
• Änderungen im Verteiler werden protokolliert und sind über die Dokumentenereignisse einsehbar.

Weitere Funktionen

• Gruppen und Mitglieder: Hier werden alle angezeigt, die im Verteiler sind. Sind Personen in mehreren Verteilergruppen, dann werden diese auch mehrfach hier angezeigt. Sind Personen über Verteilergruppen und als Einzelpersonen enthalten, dann können die Einzelpersonen gelöscht werden. Unter Funktion können Sie sehen, wer Prüfer oder Freigebender bei dem Dokument ist.
• Nur Gruppen: Listet nur die Verteilergruppen auf.
• Nur Mitglieder: Listet nur die Einzelpersonen auf. Hier sind keine Doppelnennungen enthalten. Dadurch hat man einen besseren Überblick, welche Personen nun wirklich Zugriff zu dem Dokument haben.
• Leseliste: Zeigt an wer aus dem Verteiler wann das Dokument gelesen hat.
• Verteilerereignisse: Gibt einen Überblick über die Veränderungen im Verteiler. Hier wird angeführt wer, wann Verteilergruppen hinzugefügt oder gelöscht hat.

Ab Version 15.1 können mit einem Standard - Passwort bei der Benutzeranlage arbeiten, dass der Benutzer beim ersten Login selbst ändern muss.

Passwort einstellen

In den Servereinstellungen können Sie das Standard - Passwort einstellen. Unter "Verschiedenes" doppelklicken Sie auf den entsprechenden Eintrag um eine Maske zu bekommen, indem Sie das Passwort eingeben können.

Benutzer anlegen

Wenn Sie nun einen neuen Benutzer anlegen oder auch über die Option "Mehrere Benutzer erstellen" gehen, wo Sie gleich eine große Anzahl von Benutzern erstellen können, wird bei neu erstellten Benutzern, immer das Start Passwort verwendet.

Passwort ändern nach Login

Loggt sich ein Benutzer ein, so prüft das System, ob noch das Standard - Passwort verwendet wird. Wenn ja, dann bekommt er die Maske zu Ändern des Passwortes vorgelegt. Hierbei ist das alte Passwort schon vor ausgefüllt, sodass nur mehr das neue Passwort eingegeben und bestätigt werden muss. Der Vorgang kann zwar abgebrochen werden, aber wird beim nächsten Login wieder vorgelegt.

Passwort zurücksetzen

Diese Option können Sie beim Passwort über die rechte Maustaste aufrufen und bietet Ihnen die Möglichkeit das Passwort eines Benutzers auf das vordefinierte Standard - Passwort zurückzusetzen, wenn der Benutzer sein Passwort vergessen hat. Beim nächsten Login muss das Passwort wieder geändert werden.

Übersicht

In der Übersicht „Verteilergruppen“ werden alle Verteilergruppen angezeigt, die zur Zeit im System angelegt sind. In der Listenansicht sind folgende Felder zu sehen:

• Gruppe: Bezeichnung der Gruppe an
• Mitglieder: Gibt an wie viele Mitglieder in der Gruppe sind.
• Sicherheit: Gibt die Sicherheitseinstellung der Gruppe an und zeigt damit an, wer die Gruppe bearbeiten darf.
• Aktualisiert am/von: Gibt an von wem und wann die Gruppe zuletzt bearbeitet wurde.
• in Dokumenten: Zeigt an in wie vielen Dokumenten die Gruppe aufgenommen wurde
• in Kontakten: Zeigt an in wie vielen Kontakten die Gruppe aufgenommen wurde

Zusätzlich zur besseren Strukturierung bei einer Vielzahl von Gruppen, können die Gruppen in einer Ordnerstruktur abgelegt werden, wie bei den Dokumenten.  

Die einzelnen Funktionen

Die Funktionen können über die Leiste links der Liste oder über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden.

	Bearbeiten	Öffnet die Eigenschaften der Gruppe zur Bearbeitung. Ob Sie die Gruppe bearbeiten können, hängt von den Berechtigungen ab, die Sie selbst im System haben und der Sicherheitsstufe, die der Gruppe zugeordnet wurde.
	Neu	Legt eine neue Verteilergruppe an
	Kopieren	Kopiert die Verteilergruppe
	Mail an Gruppe senden	E-Mail an Verteilergruppe senden
	Drucken	Druckt die Listenansicht
	Löschen	Löscht die die Verteilergruppe, aber Achtung: Das Löschen geht nicht in den Papierkorb und kann nicht rückgängig gemacht werden. Löschen Sie mal auf die schnelle alle Verteilergruppen, weil sie die Gruppen neu strukturieren wollen, dann kann es schnell passieren, dass Sie sich selbst aus Dokumenten aussperren. In dem Fall kontaktieren Sie uns bitte und wir helfen Ihnen.
	Filter	Suchen nach Gruppenbezeichnung oder Mitglied
	Filter zurücksetzen	Setzt den Filter zurück und zeigt wieder alle Daten an
	Export MS Excel	Exportiert die Listenansicht in ein MS Excel Dokument
	Aktualisieren	Lädt die aktuellen Daten aus der Datenbank und stellt sie neu dar
	Dokumente für Verteilergruppe	Öffnet alle Dokumente, die im Verteile diese Gruppe haben. In der Spalte der Liste "In Dokumenten" sehen Sie die Anzahl der Dokumente, die diese Verteilergruppe zugewiesen haben. Die Anzahl wird ohne Archivdokumente berechnet. Aus dem Grund können dann mehr Dokumente angezeigt haben, wenn Sie die Archivanzeige eingeschaltet haben.
	E-Mail über MS Outlook senden	Eine Funktion mit der man an alle, die in einer Verteilergruppe enthalten sind, eine E-Mail über MS Outlook senden kann. Outlook muss dazu bereits geöffnet sein.
	Einfügen als Text aus Zwischenablage	Zu finden unter Tools. Damit können Sie aus einer Text oder MS Excel Datei gleich mehrere Verteilergruppen auf einmal anlegen.