• Verteilergruppe anlegen
• Verteilergruppe bearbeiten
• Verteilergruppe löschen
• Verteilergruppe kopieren
• Verteilergruppe drucken
• Verteilergruppe exportieren
• Dokumente mit Lesetask

Um zu der Übersicht der Verteilergruppen zu kommen, klicken Sie auf der Buttonleiste auf die markierte Schaltfläche oder wählen Sie aus der Ordnerliste den Eintrag "Verteilergruppen"

Verteilergruppe anlegen

Klicken Sie in der Ordnerübersicht auf den Ordner <Verteilergruppen> um eine Übersicht der angelegten Verteilergruppen zu bekommen. Um eine neue Verteilergruppe anzulegen, klicken Sie auf den Button <Neu> oder über das Menü der  rechten Maustaste auf den Eintrag <Neu> Es öffnet sich ein neues Fenster, indem die Verteilergruppe definiert werden kann. Zuerst geben Sie die Beschreibung der Verteilergruppe und die Sicherheitsstufe an. Um einen Kontakt in die Verteilergruppe aufzunehmen klicken Sie auf den Button <Hinzufügen> es erscheint eine Liste mit den angelegten Kontakten. Wählen Sie aus der Liste einen Kontakt aus und klicken Sie auf den Button <Hinzufügen>. Sie können beliebig viele Kontakte in die Verteilergruppe aufnehmen. Um einen Kontakt aus der Verteilergruppe zu löschen, wählen Sie den zu löschenden Kontakt aus der Liste und klicken Sie auf den Button <Löschen>. Wollen Sie die Verteiler in Ordner strukturieren, so können Sie auch den Ordner angeben, in dem die Verteilergruppe abgelegt werden soll.

Anmerkung: Ist eine Verteilergruppe einem Dokument zugewiesen und wird ein Kontakt in die Verteilergruppe aufgenommen, so erhält dieser Kontakt sofortigen Zugang zu der Verteilergruppe. Vice versa, wenn ein Kontakt aus einer Verteilergruppe gelöscht wird, verliert er auch Zugang zu den Dokumenten.
Weitere Optionen:

• E-Mail (ja/nein): Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob das Mitglied der Verteilergruppe eine E-Mail bekommen soll, wenn ein neues Dokument oder eine neue Version freigegeben wird.
• Gültig bis: Hier kann man den Zugriff zu den Dokumenten über diese Verteilergruppe zeitlich limitieren.
• Gruppe aus den Dokumententests ausschließen: Wenn man der Ansicht ist, dass eine Gruppe wie zum Beispiel "Geschäftsführung" keine Dokumententests ausführen muss, dann kann man das hier definieren.

Ist die Erstellung der Verteilergruppe abgeschlossen, klicken Sie auf den Button <OK> um das Fenster zu schließen.

Verteilergruppe bearbeiten

Um eine Verteilergruppe zu bearbeiten, führen Sie einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf die zu bearbeitende Verteilergruppe aus, oder wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste dein Eintrag <Eigenschaften>. Die Verteilergruppe wird in einem neuen Fenster geöffnet. Bearbeiten Sie die Verteilergruppe  wie oben beschrieben und speichern Sie die  Änderungen über den Button <OK>.

Verteilergruppe löschen

Löscht den gesamten Verteiler. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Sind Personen nur in dem zu löschenden Verteiler aufgenommen, so verlieren diese den Zugriff auf die Dokumente für die dieser Verteiler definiert wurde. Achtung: Sie könne sich selbst den Zugang zu Dokumenten entziehen, wenn Sie Verteiler löschen und nicht über einen anderen Verteiler oder über die Funktion bei einem Dokument Zugriff auf die Dokumente haben.

Verteilergruppe kopieren

Um einen Verteiler zu kopieren wählen Sie jenen aus der Liste, des als Basis dienen soll. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag <Verteilergruppe kopieren>. Das Fenster zum Definieren des Verteilers wird geöffnet. Die Kopie bekommt die Bezeichnung <Kopie...>.Ändern Sie die Bezeichnung und nehmen Sie weitere Stellen in den Verteiler auf. Speichern Sie den neuen Verteiler mit <OK>

Verteilergruppe drucken

Um alle Mitglieder einer Verteilergruppe zu drucken, wählen Sie diese aus der Liste der Verteiler und öffnen Sie diese zur Bearbeitung. Danach klicken Sie auf den "Drucken" - Button. Der Report öffnet sich in einem neuen Fenster. Alternativ können Sie die Verteilergruppe zur Bearbeitung öffnen - da haben Sie auch eine Druckoption.

Verteilergruppe exportieren

Die Kontakte in einer Verteilergruppen können nach MS Excel zur weiteren Verarbeitung exportiert werden, wobei gewählt werden kann welche Daten (Name, Adresse, E-Mail etc) exportiert werden soll. Aufgerufen wird der Export über das Menü der rechten Maustaste.

Bearbeiter

Wenn die Sicherheitsstufe auf "Admin und dezidierte Mitglieder" gestellt wird - so kann man hier die "dezidierten Mitglieder" definieren. Also nehmen Sie hier Mitarbeiter auf die keine Admin - Berechtigung haben, aber dennoch den Verteiler bearbeiten können sollen.

Ereignisse

Ab der Version 15.1 können hier alle Ereignisse betreffend des Verteilers betrachtet werden.

Benutzer anlegen

Klicken Sie in der Ordnerübersicht auf den Ordner Benutzer, um eine Übersicht der angelegten Benutzer zu bekommen. Um einen neue Benutzer anzulegen, klicken Sie auf den Button neu oder über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Benutzer anlegen> Es öffnet sich ein neues Fenster, indem der Benutzer erfasst werden kann. Der neu anzulegende Benutzer muss bereits auch als Kontakt angelegt worden sein. Hilfe dazu finden Sie hier. Wählen Sie den Kontakt aus der Liste aus. Des weiteren geben Sie den Benutzernamen an. Unter Passwort und Bestätigung geben Sie das Passwort ein, dass der Benutzer beim DLS- Login eingeben muss. Weisen Sie dem Benutzer auch eine Berechtigung zu. Den Umfang der einzelnen Berechtigungen können Sie in den Servereinstellungen definieren.
Weitere Optionen:

• Tagesübersicht per E-Mail senden: Mit dieser Option wird in der nacht eine Mail mit allen Tasks, die zu erledigen sind, gesendet.
• Webeinstellungen: Ist das Webinterface installiert und aktiviert, dann kann hier definiert werden, ob der Benutzer über das Webinterface einsteigen kann. Zusätzlich kann man einen Ordner definieren, in dem hochgeladene Dokumente abgelegt werden.

Sind alle Felder erfasst bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <OK>: Der Benutzer ist nun angelegt, aktiv und der Benutzer kann sich nun einloggen.

Verteilergruppen

Ab der Version 8.6 kann gleich bei der Anlage des Benutzers festgelegt werden, in welche Verteilergruppen er aufgenommen werden soll. Über das Menü der rechten Maustaste können Verteilergruppen aufgenommen oder gelöscht werden.

Dokument Tasks

Bei den Dokument Tasks können Sie sehen welche Tasks aktuell bei dem Benutzer liegen. Sollte bedarf bestehen können Sie auch Tasks weiterleiten oder Dokumentencheckouts für den Benutzer abbrechen. Mit dem grünen Pfeil können Sie sich auch zu dem betreffenden Dokument navigieren.

Benutzerumleitung

Hier können Sie sehen, ob es für den Benutzer eine Benutzerumleitung gibt oder ob auf den Benutzer umgeleitet wird. Umleitungen können hier auch definiert oder gelöscht werden.

Benutzerlog

Ab Version 8.6 kann ermittelt werden, welche Aktionen ein Benutzer zuletzt gesetzt hat und welche Dokumente zuletzt bearbeitet und betrachtet wurden.

Benutzerstatistik

Ab Version 8.6 können auch einige statistische Daten über einen Benutzer abgefragt werden - so z.b. wie viel Dokumente betrachtet wurden etc. In der 2. Spalte wird der prozentuale Anteil zu allen Benutzern angezeigt.

Benutzer bearbeiten

Um einen Benutzer zu bearbeiten, führen Sie einen Doppelklick auf den Eintrag aus oder rufen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag "Benutzer bearbeiten" auf. einem neuen Fenster geöffnet. Bearbeiten Sie den Benutzer und speichern Sie die Änderungen über den Button <OK>.

• Kontakt anlegen
• Kontakt bearbeiten
• Kontakt löschen
• Sicherheitseinstellungen
• Kategorien
• Kontakte suchen
• Verteilergruppen
• Export zu MS Excel
• Änderungen
• Dokumenteninfos zu Kontakt
• Startseite

Warning: file_get_contents(http://192.168.1.69/viscom/load.asp?action=img&id=20230803145855077): failed to open stream: HTTP request failed! HTTP/1.1 404 Not Found in /home/tng_vimi/public_html/v2015/js/script.source.php on line 53
Klicken Sie in der Ordnerübersicht auf den Ordner Kontakte oder oben in der Buttonleiste auf das entsprechende Icon, um eine Übersicht der angelegten Kontakte zu bekommen.

In der Dokumentenliste haben Sie neben den Standardinformationen wie Name, Mail etc. noch folgende Informationen:

• Kürzel: Wichtig, wenn in den MS Office Dokumenten nicht der volle Name sondern nur das Kürzel angeführt wird.
• Dokumente: Zeigt an in wie vielen Dokumenten der Kontakt als primärer Kontakt angeführt ist.
• Kommentare: Gibt an wie viele Kommentare es zu dem Kontakt gibt.
• Weitergeleitet auf: Gibt an, ob der Kontakt auf einen anderen umgeleitet ist. Umleitungen können angelegt werden, wenn ein Mitarbeiter auf Urlaub, Karenz oder aus dem Unternehmen ausgeschieden ist.

Kontakt anlegen

Um einen neue Kontakt anzulegen, klicken Sie auf den Button "Neu" oder über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag Es öffnet sich ein neues Fenster, indem der Kontakt erfasst werden kann. Ist die Datenerfassung abgeschlossen, so klicken Sie auf den Button "OK" um den neu erfassten Kontakt abzuspeichern.

Kontakt bearbeiten

Um einen Kontakt zu bearbeiten, doppelklicken Sie mit er linken Maustaste oder klicken über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Eigenschaften>. Der Kontakt wird in einem neuen Fenster geöffnet. Bearbeiten Sie den Kontakt und speichern Sie dei Änderungen über den Button <Speichern>.

Kontakt löschen

Um einen Kontakt zu löschen, wählen Sie den zu löschenden Kontakt aus der Übersicht und klicken Sie auf den Button <Löschen>. Der Kontakt wird in den Papierkorb verschoben.

Achtung: Es können nur jene Kontakte gelöscht werden, die keine Zuordnungen haben. Soll heißen, die in den Dokumenten nicht Ersteller, Prüfer, Freigebender oder ähnliches sind. Wenn der Kontakt nicht zu löschen ist, so können Sie diesen archivieren. Dann ist der ebenfalls aus der Listenansicht, aber noch im System.

Sicherheitseinstellungen

Wie bei den Dokumenten kann auch für Kontakte die Sicherheit definiert werden. Folgende Sicherheitsstufen stehen zur Auswahl:

• Öffentlich: Alle haben Zugriff auf den Kontakt
• Privat: Nur der Ersteller sieht und hat Zugriff auf den Kontakt
• Beschränken auf Verteiler: Nur die im Verteiler aufgenommenen Personen haben Zugriff auf den Kontakt. Wählen Sie diese Option, so müssen Sie die betreffenden Personen in den Verteiler aufnehmen, indem Sie auf den Button <Verteiler> klicken. Hilfe dazu finden Sie hier. Aber Achtung - alle Kontakte/Personen die in den Verteilergruppen für Dokumente aufgenommen wurden sollten auch in den Kontakten in die entsprechenden Verteilergruppen aufgenommen werden.

Kategorien

Für die Kontakte können Sie ähnlich dem MS Outlook Kategorien vergeben. Diese sind frei wählbar und können wie folgt angelegt und ausgewählt werden. Doppelklicken Sie in das Feld <Kategorien> Es erscheint ein Fenster in dem die zur Auswahl stehenden Kategorien angezeigt werden. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die einzelnen Checkboxes vor den Bezeichnungen der Kategorie um diese Kategorie auszuwählen. Klicken Sie auf den Button <OK> um die Änderungen zu übernehmen. Um eine Kategorie anzulegen, klicken Sie auf den Button <Anlegen>. Geben Sie im Feld die neue Kategorie an und klicken Sie auf den Button <Hinzufügen> Sind alle notwendigen Kategorien angelegt, so klicken Sie auf den Button <OK> um das Fenster zu schließen. Die neu angelegten Kategorien stehen nun zur Auswahl.

Kontakte suchen

Die Suche nach Kontakten wurde in den letzten Versionen umgestellt. Es öffnet sich nicht mehr ein eigenes Fenster, sondern Sie finden die Suche rechts oben. Mit "Strg+F" setzen Sie den Cursor in das Suchfeld. Geben Sie den Suchbegriff ein und bestägigen Sie mit "Eingabe". Das Suchergebnis wird in der Liste angezeigt. Um wieder alle Kontakte anzuzeigen klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Filter aufheben> oder die Tastenkombination "Strg+R".

Kontakte per vCard importieren und exportieren

Um einen oder mehrerer Kontakte zu exportieren, wählen Sie die zu exportierenden aus der Liste aus und klicken über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <vCard exportieren>. Bei dem sich öffnenden Fenster geben Sie den Pfad an, wohin die Kontakte exportiert werden sollen und bestätigen mit <OK>. Die Kontakte werden als vCard (=virtuelle card) in das Verzeichnis unter dem Namen des Kontakts gespeichert. Diese Dateien können von den gängigen Adressprogrammen weiterverwendet oder per Mail verschickt werden.

Der Import von vCards funktioniert ähnlich. Klicken Sie auf die rechte Maustaste - wählen Sie vCard importieren. Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die vCard - Datei auswählen können. Nach dem Import wird der Kontakt in dem Eigenschaftsfenster angezeigt und kann noch überarbeitet werden. Bestätigen Sie den Import mit <Speichern>. Alternativ können Sie auch vCards per Drag&Drop importieren.

Export MS Excel

Ab der Version 8.6 können Kontakte nach MS Excel zur weiteren Verarbeitung exportiert werden. Wählen Sie zuerst die zu exportierenden Kontakte aus der Liste und wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Export zu Excel> In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie die Felder, die Sie exportieren wollen und klicken Sie auf den Button <Export> um den Vorgang zu starten.

Verteilergruppen

Hier können Sie die Verteilergruppen sehen in denen der Kontakt aktuell enthalten ist. Sie haben auch die Möglichkeit hier die Verteilergruppen zu ändern.

Änderungen

Änderungen in den Kontakten werden protokolliert. Hier können Sie sehen wer wann was zu dem Kontakt geändert hat.

Dokumenteninfos zu Kontakt

Über das Menü der rechten Maustaste können Sie die "Dokumenteninfos zu Kontakt" aufrufen. Es öffnet sich ein Fenster in dem zu sehen ist, in welchen Dokumenten oder Ordnern der Kontakt eine Funktion hat. Wenn keine Funktionen vorhanden sind, kann der Kontakt gelöscht werden.

Startseite

Über das Menü der rechten Maustaste können Sie die Funktion "Startseite" aufrufen. Mit dieser Funktion ist es möglich einer einzelnen Person oder Personengruppe eine eigene Startseite zuzuweisen, die z.B. einen begrenzten Umfang hat und der Position spezifisch angepasst ist.

Zusätzliche Funktionen

In der Kontaktliste stehen über das Menü der rechten Maustaste noch weitere Funktionen zur Verfügung:

• Alle Dokumente zu gewählten Kontakt: Zeigt alle Dokumente an, in der der Kontakt als primärer Kontakt angegeben ist. Beispiel: Wenn man die Spezifikationen eines Lieferanten dem Ansprechpartner der Firma zugewiesen hat, dann kann man hier sich alle Spezifikationen des Lieferanten auflisten lassen.
• Alle Dokumente auf Firma: Gibt es mehrere Ansprechpartner bei einem z.B. Lieferanten, die den Dokumenten zugewiesen sind, dann kann man hier alle anzeigen lassen, die der Firma zugewiesen sind. Wichtig ist natürlich, dass der Eintrag unter "Firma" gleichlautend und nicht unterschiedlich geschrieben ist.
• E-Mail senden: Öffnet eine neue Mail in Ihrem Mail Programm.
• Link in die Zwischenablage kopieren: Wie bei den Dokumenten und den Ordnern kann man hier auch den Link zu einem Kontakt generieren.
• Zeige auf Google Maps: Öffnet den Internetbrowser und zeigt die Adresse (so erfasst) auf Google Maps an.
• Adressen geocodieren: Berechnet Lon und Lat von einer Adresse. Hat im normalen Alltag keine Bedeutung. Wir haben das mal programmiert, um eine Map aller unserer Kunden zu erstellen.
• Als archiviert markieren: Archiviert die gewählten Kontakte

Mit der E-Mail Tagesübersicht, können den Benutzern, täglich per Mail Informationen zugesandt werden, welche Tasks bei den Dokumenten zu erledigen sind, welche Jobs aus ständig sind und in weiterer Folge auch welche KVP Maßnahmen durchzuführen sind. Die Tagesübersicht muss pro Nutzer in den Eigenschaften des Benutzers aktiviert werden oder Sie nehmen hier die Benutzer auf, die eine Tagesübersicht bekommen sollen. Die Mail wird täglich kurz nach Mitternacht versandt. Es wird nur dann eine Mail generiert, wenn Tasks/Jobs aktiv sind, wenn die Eigenschaft beim Benutzer aktiviert wurde und wenn der Benutzer auch eine Mail Adresse angegeben hat.

Funktionen:

	Person hinzufügen	Fügen Sie eine oder mehrere Personen, die eine Tagesübersicht per E-Mail bekommen sollen, hinzu.
	Löschen	Löscht den Benutzer aus der Tagesübersicht, sodass dieser keine Mail mehr bekommt.
	Filter	Filter auf die Liste setzen
	Filter zurücksetzen	Hebt den Filter auf und zeigt wieder die gesamte Liste an.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht

Listenansicht

• Letzter Login: Wann hat sich der Benutzer zuletzt eingeloggt.
• Dokumente: Auf wie viele Dokumente in Summe hat der Benutzer Zugriff.
• Einzeln: Zeigt die Anzahl der Dokumente an, auf die der Benutzer nicht über eine Verteilergruppe sondern als Einzelkontakt im Verteiler ist.
• Verteilergruppen: Gibt die Verteilergruppen an, in denen der Benutzer enthalten ist.

Weitere Funktionen:

	Einzeldokumente...	Lädt alle Dokumente in die Dokumentenliste, bei denen der Benutzer als Einzelkontakt im Verteiler enthalten ist. Bitte beachten Sie, dass Sie nur die Dokumente zu sehen bekommen, für die Sie auch im Verteiler sind.
	Alle Dokumente...	Lädt alle Dokumente in die Dokumentenliste. Bitte beachten Sie, dass Sie nur die Dokumente zu sehen bekommen, für die Sie auch im Verteiler sind.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Aktualisieren	Berechnet die Werte neu und aktualisiert die Ansicht
	Filter	Filter auf die Liste setzen
	Filter zurücksetzen	Hebt den Filter auf und zeigt wieder die gesamte Liste an.

Dokumente mit Einzelzugriff:

Die Funktion "Dokumente mit Einzelzugriff" öffnet ein Fenster in dem alle Dokumente angezeigt werden, bei dessen Verteiler der Benutzer auch oder ausschließlich als Einzelkontakt enthalten ist. Die Dokumente sind hier nach Ordner sortiert und zusätzlich kann man sehen, welche Verteilergruppe der Ordner als Standard hat.

Funktionen -Dokumente mit Einzelzugriff

	Alle ausklappen	Zeigt alle Dokumente zu den Ordnern an. Sie können auch auf einen Ordner doppelklicken um die Dokumente zu dem Ordner zu sehen.
	Alle einklappen	Verbirgt die Dokumente und zeigt nur die Ordner an.
	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.

Dokumente mit Benutzer

Wie "Dokumente mit Einzelzugriff" jedoch werden alle Dokumente für den Benutzer angezeigt.

Aufruf

Die Benutzerstatistik kann in der Benutzerliste aufgerufen werden. Wenn Sie nur einen bestimmten Benutzerkreis oder einzelnen Benutzer betrachten wollen, setzen Sie zuerst einen Filter bevor Sie die Funktion aufrufen.

Kontakte können im DLS aus einer MS Excel Datei importiert werden. Dazu rufen Sie den Import auf und geben Sie den Namen der Excel Datei an, aus der Sie importieren wollen. Wenn Sie die Datei angegeben haben, so wählen Sie unter Arbeitsblatt den Namen des Arbeitsblattes, aus dem importiert werden soll. Mit „Öffnen“ bestätigen Sie die Eingabe und die gefunden Kontakte werden in der Liste angezeigt. Mit "Importieren" starten Sie den import. Ist der Import abgeschlossen und sind Sie zurück in der Liste der Kontakte, kann es sein, dass Sie einmal F5 drücken müssen, um die gerade importierten Kontakte auch zu sehen.   Zu beachten ist außerdem, dass in der Excel Datei die Spalten bestimmte Bezeichnungen haben müssen, um importiert zu werden. Bitte passen Sie in der Excel Datei die Spaltennamen zuerst an, bevor Sie den Import starten.

Spaltenname	Bedeutung
salutation	Anrede
lastname	Nachname
firstname	Vorname
title	Titel
company	Firma
street	Strasse
city	Stadt
zip	PLZ
country	Land
phone1	Telefon 1
phone2	Telefon 2
fax	Fax
email	E-Mail
web	Website
initials	Initialen
Notes	Anmerkungen
Code	Code/Personalnummer
Function	Funktion
Function	Funktion
Username	Benuztername
PersNr	Code/Personalnummer

Sind nicht alle Felder vorhanden, so hat das keinen Einfluss auf den Erfolg des Importes. Sollten Felder fehlen, die Sie benötigen, so wenden Sie sich bitte an uns.