Klicken Sie in der Ordnerübersicht auf den Ordner Kontakte oder oben in der Buttonleiste auf das entsprechende Icon, um eine Übersicht der angelegten Kontakte zu bekommen.
- Kürzel: Wichtig, wenn in den MS Office Dokumenten nicht der volle Name sondern nur das Kürzel angeführt wird.
- Dokumente: Zeigt an in wie vielen Dokumenten der Kontakt als primärer Kontakt angeführt ist.
- Kommentare: Gibt an wie viele Kommentare es zu dem Kontakt gibt.
- Weitergeleitet auf: Gibt an, ob der Kontakt auf einen anderen umgeleitet ist. Umleitungen können angelegt werden, wenn ein Mitarbeiter auf Urlaub, Karenz oder aus dem Unternehmen ausgeschieden ist.
Kontakt anlegen
Kontakt bearbeiten
Um einen Kontakt zu bearbeiten, doppelklicken Sie mit er linken Maustaste oder klicken über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Eigenschaften>. Der Kontakt wird in einem neuen Fenster geöffnet. Bearbeiten Sie den Kontakt und speichern Sie dei Änderungen über den Button <Speichern>.Kontakt löschen
Achtung: Es können nur jene Kontakte gelöscht werden, die keine Zuordnungen haben. Soll heißen, die in den Dokumenten nicht Ersteller, Prüfer, Freigebender oder ähnliches sind. Wenn der Kontakt nicht zu löschen ist, so können Sie diesen archivieren. Dann ist der ebenfalls aus der Listenansicht, aber noch im System.
Sicherheitseinstellungen
Wie bei den Dokumenten kann auch für Kontakte die Sicherheit definiert werden. Folgende Sicherheitsstufen stehen zur Auswahl:- Öffentlich: Alle haben Zugriff auf den Kontakt
- Privat: Nur der Ersteller sieht und hat Zugriff auf den Kontakt
- Beschränken auf Verteiler: Nur die im Verteiler aufgenommenen Personen haben Zugriff auf den Kontakt. Wählen Sie diese Option, so müssen Sie die betreffenden Personen in den Verteiler aufnehmen, indem Sie auf den Button <Verteiler> klicken. Hilfe dazu finden Sie hier. Aber Achtung - alle Kontakte/Personen die in den Verteilergruppen für Dokumente aufgenommen wurden sollten auch in den Kontakten in die entsprechenden Verteilergruppen aufgenommen werden.
Kategorien
Kontakte suchen
Kontakte per vCard importieren und exportieren
Der Import von vCards funktioniert ähnlich. Klicken Sie auf die rechte Maustaste - wählen Sie vCard importieren. Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die vCard - Datei auswählen können. Nach dem Import wird der Kontakt in dem Eigenschaftsfenster angezeigt und kann noch überarbeitet werden. Bestätigen Sie den Import mit <Speichern>. Alternativ können Sie auch vCards per Drag&Drop importieren.
Export MS Excel
Verteilergruppen
Änderungen
Dokumenteninfos zu Kontakt
Startseite
Zusätzliche Funktionen
In der Kontaktliste stehen über das Menü der rechten Maustaste noch weitere Funktionen zur Verfügung:- Alle Dokumente zu gewählten Kontakt: Zeigt alle Dokumente an, in der der Kontakt als primärer Kontakt angegeben ist. Beispiel: Wenn man die Spezifikationen eines Lieferanten dem Ansprechpartner der Firma zugewiesen hat, dann kann man hier sich alle Spezifikationen des Lieferanten auflisten lassen.
- Alle Dokumente auf Firma: Gibt es mehrere Ansprechpartner bei einem z.B. Lieferanten, die den Dokumenten zugewiesen sind, dann kann man hier alle anzeigen lassen, die der Firma zugewiesen sind. Wichtig ist natürlich, dass der Eintrag unter "Firma" gleichlautend und nicht unterschiedlich geschrieben ist.
- E-Mail senden: Öffnet eine neue Mail in Ihrem Mail Programm.
- Link in die Zwischenablage kopieren: Wie bei den Dokumenten und den Ordnern kann man hier auch den Link zu einem Kontakt generieren.
- Zeige auf Google Maps: Öffnet den Internetbrowser und zeigt die Adresse (so erfasst) auf Google Maps an.
- Adressen geocodieren: Berechnet Lon und Lat von einer Adresse. Hat im normalen Alltag keine Bedeutung. Wir haben das mal programmiert, um eine Map aller unserer Kunden zu erstellen.
- Als archiviert markieren: Archiviert die gewählten Kontakte