Wurde ein Dokument außerhalb des DLS überarbeitet (z.B. per Mail) dann können Sie das wieder in das DLS System bekommen, indem Sie das betreffende Dokument markieren und dann über das Menü der rechten Maustaste unter "Tools" auf den Eintrag "Dokument importieren" klicken. Wählen Sie das Dokument aus dem Dateisystem und bestätigen Sie die entsprechende Meldung. Die Option ist deaktiviert, wenn das Dokument freigegeben ist. In dem Fall müssen Sie zuerst eine neue Version des Dokumentes erstellen.

Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Haben Sie einen Ordner als Bilderordner definiert, so können Sie die Bilder zuerst runter rechnen lassen (verkleinern). Geben Sie hier die maximale Breite und maximale Höhe ein. Wenn Sie dann Fotos per Drag&Drop importieren, werden diese automatisch verkleinert. Ist der Ordner nicht als Bilderordner definiert, so haben die Einstellungen hier keinen Einfluss auf den Import. In dem Fall werden sie in Originalgröße importiert. Unter Set-Bezeichnung können Sie noch einen Text eingeben, der beim Import dem Dateinamen vorangestellt wird.

Sie können gesamte Ordnerstrukturen in das DLS importieren. Stellen Sie sich dafür mit dem Mauszeiger auf den Eintrag der Ordner in das importiert werden soll und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Menüeintrag Transfer -> Import.

Geben Sie die zu importierende ".folders" Datei an oder wählen Sie diese aus. Die Einträge aus der Datei werden geladen und angezeigt. Hat ein Ordnereintrag den Status "Import" dann wird er importiert. Hat er den Status "OK" dann ist der Ordner mit der ID im System bereits vorhanden. Mit "Ok" wird der Import gestartet. Beachten Sie bitte, dass beim Import die Vorgabewerte von dem Ordner übernommen werden, den Sie aktuell ausgewählt haben. Kontrollieren Sie nochmals die Werte bevor Sie den Import starten, da Sie sonst möglicherweise falsche Einstellungen übernehmen und Fehler duplizieren.

Kopie importieren

Wenn Sie im DLS eine lokale Kopie einer Ordnerstruktur erstellen wollen, so aktivieren Sie bitte die Checkbox "Kopie importieren". Dann bekommen die zu importierenden Ordner neue IDs und werden importiert.

Kontakte können im DLS aus einer MS Excel Datei importiert werden. Dazu rufen Sie den Import auf und geben Sie den Namen der Excel Datei an, aus der Sie importieren wollen. Wenn Sie die Datei angegeben haben, so wählen Sie unter Arbeitsblatt den Namen des Arbeitsblattes, aus dem importiert werden soll. Mit „Öffnen“ bestätigen Sie die Eingabe und die gefunden Kontakte werden in der Liste angezeigt. Mit "Importieren" starten Sie den import. Ist der Import abgeschlossen und sind Sie zurück in der Liste der Kontakte, kann es sein, dass Sie einmal F5 drücken müssen, um die gerade importierten Kontakte auch zu sehen.   Zu beachten ist außerdem, dass in der Excel Datei die Spalten bestimmte Bezeichnungen haben müssen, um importiert zu werden. Bitte passen Sie in der Excel Datei die Spaltennamen zuerst an, bevor Sie den Import starten.

Spaltenname	Bedeutung
salutation	Anrede
lastname	Nachname
firstname	Vorname
title	Titel
company	Firma
street	Strasse
city	Stadt
zip	PLZ
country	Land
phone1	Telefon 1
phone2	Telefon 2
fax	Fax
email	E-Mail
web	Website
initials	Initialen
Notes	Anmerkungen
Code	Code/Personalnummer
Function	Funktion
Function	Funktion
Username	Benuztername
PersNr	Code/Personalnummer

Sind nicht alle Felder vorhanden, so hat das keinen Einfluss auf den Erfolg des Importes. Sollten Felder fehlen, die Sie benötigen, so wenden Sie sich bitte an uns.