Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente in der Liste und öffnen Sie das Menü der rechten Maustaste – gehen Sie zu „Tools“ und wählen Sie den Menüpunkt wie angezeigt.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem die markierten Word Dokumente angezeigt werden. Steht im Status „Update“ dann ist die vorhandene Vorlage neuer als die im Dokument verwendet. Steht „OK“ dann ist die verwendeter Vorlage aktuell. Steht unter „Vorlage“ noch kein Eintrag, dann ist dem Dokument noch keine Vorlage zugewiesen. Das kann v.a. bei älteren Dokumenten vorkommen, da diese Funktion erst später eingeführt wurde. Ist dem Dokument noch keine Vorlage zugewiesen, dann wählen Sie die Option “Dokumente der unten angeführten Vorlage neu zuweisen“ und wählen Sie die richtige Vorlage aus.

Ermitteln der Dateigrösse

Bevor mit der Optimierung begonnen wird - Öffnen Sie bitte ein leeres Dokument, wo nur Kopfzeile mit Logo im Dokument enthalten ist. Wir ermitteln zuerst die Dateigröße, um zu sehen, ob eine Optimierung sinnvoll ist. Die Dateigröße kann für alle MS Office Dokumente auf die selbe Art und Weise ermittelt werden

Klicken Sie in MS Word im Menü <Datei> auf den Eintrag <Eigenschaften>. Unter Grösse wird die aktuelle Dateigrösse angezeigt. Beträgt die Dateigrösse über 100KB, so kann man eine Optimierung versuchen.

Optimieren eines Logos in MS Word

Klicken Sie auf das Logo und wählen Sie aus dem Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Grafik formatieren>

Klicken Sie auf den Button <Komprimieren>

Es erscheint oben abgebildetes Fenster - Sollten Sie mehrere Grafiken/Bilder in dem Dokument haben, so können Sie auch <Alle Bilder im Dokument> wählen. Bestätigen Sie mit <OK> Speichern Sie das Dokument ab und betrachten Sie erneut die Dateigröße

In dem Fall hat sich eine Einsparung von über 150KB ergeben. Sicherheitshalber sollten Sie aber bevor sie das auf mehrere Dokumente anwenden oder ein derartig optimiertes Dokument als Vorlage verwenden, testen, ob der Druck auch den Anforderungen entspricht. Drucken Sie also das Dokument aus und prüfen Sie den Druck sorgfältig

Beispiel: Bild einer Digicam in MS Word

Digitalkameras haben immer eine größere Auflösung und somit haben Bilder von Digicams oftmals schon 5 MB. Wollen Sie solche Bilder von Produkten etc in ein Dokument aufnehmen, so können Sie dieses Verfahren auch auf diese Bilder anwenden um Platz einzusparen und auch z.b. das verschicken solcher Dokumente per E-Mail zu vereinfachen.

Zu Demonstrationszwecken haben wir ein Bild mit 3MB aus einer Digicam in ein Word Dokument eingebunden. Speichert man das Dokument gleich dannach ab, so hat das Dokument eine Größe von ca. 3,2 MB - nach erfolgter Komprimierung ca. 200 KB. Sie sehen also welches Einsparungspotential sich da ergibt.

Beispiel: Bild einer Digicam in MS Powerpoint

Analog zu MS Word kann das Verfahren auch auf andere MS Office Dokumente wie Powerpoint und Excel angewendet werden. Wir haben schon erwähntes Bild von einer Digicam mit 3 MB in eine Powerpoint Datei eingefügt.

Wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Grafik formatieren>.

Klicken Sie auf den Button <Komprimieren> und bestätigen Sie das sich öffnende Fenster mit <Ok>

Wenn Sie über das Menü <Datei> den Eintrag <Eigenschaften> wählen sehen Sie, dass sich ohne Qualitätsverlust die Größe der Powerpoint Präsentation von ca. 3,3 MB auf 165 KB reduziert hat. Haben Sie nun ein paar Bilder in einer Präsentation - so ist die Einsparung an Platz und Größe durchaus beträchtlich.

Zum Vergleich haben wir Ihnen die beiden Dateien auf unserem Server abgelegt:

• Original mit ca 3,2 MB
• Optimiert mit ca 165 KB

Es kommt bei Kunden immer wieder mal vor, dass ein Dokument nicht aus dem DLS ausgecheckt wird, sondern in Word oder Excel über die zuletzt bearbeiteten Dateien geöffnet wird, ohne dass das Dokument vorher ausgecheckt wird. Aus dem Grund haben wir nun eine Sicherheitsstufe eingebaut, die das abfangen soll und dem Benutzer verschiedene Möglichkeiten bieten soll, wenn das auftritt. Konkret geht das Programm so vor, dass der Hash der Datei, die Lokal am Rechner liegt, ermittelt wird und geprüft wird, ob dieser Hash, schon mal bei einem Checkout oder Checkin vorgekommen ist. Ist das nicht der Fall so wird davon ausgegangen, dass die Datei außerhalb des Programms bearbeitet wurde. Lokal: Unter Lokal werden Informationen zur lokalen Datei angeführt. Also jener Datei, die sich lokal auf Ihrem Rechner befindet und bearbeitet wurde und werden kann. Server: In der Rubrik Server werden Informationen vom letzten Checkin am Server angezeigt.
Es wird angezeigt, wann und von wem das Dokument zuletzt eingecheckt wurde. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

1. „Abbrechen“: Wählen Sie diese Option, wenn Ihnen nicht ganz klar ist, ob Sie eine der anderen Optionen nehmen können.
2. Lokale Datei beibehalten: Wenn Sie die Datei zuletzt bearbeitet und nur vergessen haben, diese auszuchecken, dann wählen Sie diese Option. Die lokale Datei wird beibehalten und nicht mit der Datei vom Server überschrieben. Sollte sich das im Nachhinein als Fehler darstellen, dann können Sie noch immer über die Dokumentenereignisse etwaige Änderungen im eingecheckten Dokument betrachten und zusammenführen.
3. Sichern und überschreiben: In dem Fall wird die lokale Datei mit der Datei aus dem SQL Server überschrieben. Dies lokale Datei wird vorher aber ins Verzeichnis „\Backups“ gesichert und Sie können auch in diesem Fall die Änderungen zusammenführen.

Achtung: Wenn das Dokument von einer anderen Person zuletzt eingecheckt wurde, so sollten Sie Rücksprache halten, ob das Dokument geändert wurde, da es sonst dazu kommen kann, dass Änderungen an dem Dokument überschrieben werden.

Sollten Sie sich gar nicht im Klaren sein, was Sie tun sollen, dann klicken Sie "Abbrechen" und kontaktieren Sie uns bitte.

Die MS Office Tools für MS Word und MS Excel Dokumente wurden ab Version 19.2 neu strukturiert und auch in der Funktion erweitert. In den Reitern werden die einzelnen verfügbaren Funktionen für MS Office und MS Excel angezeigt.

MS Word: Vorlage zuweisen

Hier können Sie bestehenden Word Dokumenten eine neue Vorlage zuweisen. Damit werden Kopf und Fußzeile von der Vorlage übernommen. In dieser Maske können Sie das aber nur für Dokumente machen, die noch nicht freigegeben sind. Wenn Sie die Vorlage für freigegebene Dokumente ändern wollen, so wählen Sie die entsprechende Option. Weitere Informationen finden Sie hier

MS Word: Suchen und Ersetzen

Mit dieser Option können Sie in MS Word Dokumenten nach einen Begriff Suchen und diesen durch einen anderen Ersetzen. Als würden Sie in MS Word direkt ein Suchen und Ersetzen durchführen. Nur können Sie es hier auf mehrere aus der Dokumentenliste gewählte Dokumente anwenden. Vorbereitend können Sie in der erweiterten Suche im DLS eine Volltextsuche auf MS Word Dokumente nach dem Begriff durchführen, um nur die entsprechenden Dokumente angezeigt zu bekommen. Danach können Sie hier den Begriff ersetzen. Die Ersetzung kann auch auf freigegebene Dokumente angewandt werden, damit, wenn sich z.B. nur die Telefon oder die Raumnummer in der Dokumentation ändert, nicht von allen Dokumenten eine neue Version erstellt werden muss. Bitte beachten Sie auch, dass vor der Volltextsuche die Indizierung geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden muss.

MS Word: Konvertieren

Konvertiert die MS Word Dokumente in das XML – Format, dass 2003 eingeführt wurde. Es werden in der Liste nur die .doc Dokumente angezeigt, also nur jene Dokumente, die noch im alten Dateiformat sind. Sie sollten nach und nach die Konvertierung vornehmen, das das neue Office bereits viele Formatierungen hat, die im alten Format nicht abgespeichert werden können. Des weiteren ist es bei neueren Word Versionen bereits so, dass die alten .doc Dokumente über das Trust Center deaktiviert sind. Mann muss dann die Bearbeitung immer aktivieren und es ist dann auch so, dass der Datenaustausch zwischen DLS und dem Word Dokument so lange nicht funktioniert, bis man die Einstellungen im Trust Center ändert.

MS Word: Makro ausführen

Hier können Sie über die gewählten Dokumente ein MS Word Makro ausführen, das Sie zuerst angelegt haben. Bitte beachten Sie das das erstellte Makro in der "normal.dot" abgespeichert sein muss und nicht in einem Dokument, da es sonst anderen Dokumenten nicht zur Verfügung steht. Aktuell können Sie das nur für nicht freigegebene Dokumente ausführen. Wenn Sie hier bedarf haben, so wenden Sie sich besser zuerst an uns, damit wir Ihnen hier helfen können. Wenn Sie die Option "Auf MS Office Benutzereingabe warten" aktivieren, dann lässt das Programm das Word Dokument offen und Sie können noch etwaige Änderungen vornehmen.

MS Word: Dokumentenschutz aufheben

Hier können Dokumente, die mit einem persönlichen Passwort versehen wurden, entsperrt werden. Der Schutz kann dann über das DLS gesteuert werden. Welche Dokumente einen Schutz haben, können Sie in den SA Tools ermitteln. Da finden Sie einen eigenen Menüpunkt "Office Dokumente mit Schutz" wo Ihnen alle entsprechenden Dokumente aufgelistet werden.

MS Excel: Vorlage zuweisen

Hier können Sie für mehrere Excel Dokumente eine Vorlage zuweisen. Die Vorlagen können Sie in den Servereinstellungen anlegen.

MS Excel: Konvertieren

Konvertiert MS Excel Dokumente in das neue XML – Format, dass 2003 eingeführt wurde. Es werden in der Liste nur die .xls Dokumente angezeigt, also nur jene Dokumente, die noch im alten Dateiformat sind. Man kann hier noch wählen, ob man in ein "normales“ neues Excelformat konvertieren will, oder in ein Excel – Dokument mit Makros. Wenn ein Excel – Dokument Makros enthält, dann sollten Sie dieses unbedingt auswählen. Sie sollten nach und nach die Konvertierung vornehmen, das das neue Office bereits viele Formatierungen hat, die im alten Format nicht abgespeichert werden können. Des weiteren ist es bei neueren Excel Versionen bereits so, dass die alten .xls Dokumente über das Trust Center deaktiviert sind. Mann muss dann die Bearbeitung immer aktivieren und es ist dann auch so, dass der Datenaustausch zwischen DLS und dem Excel Dokument so lange nicht funktioniert, bis man die Einstellungen im Trust Center ändert.

MS Excel: Makro ausführen

Hier können Sie über die gewählten Dokumente ein MS Excel Makro ausführen, das Sie zuerst angelegt haben. Wenn Sie die Option "Auf MS Office Benutzereingabe warten" aktivieren, dann lässt das Programm das Word Dokument offen und Sie können noch etwaige Änderungen vornehmen.

MS – Powerpoint: Link Analyse

Analysiert die DLS - Links in MS Powerpoint Dokumenten. Damit kann man z.b. bei selbst erstellten Startseiten prüfen, ob alle Links richtig gesetzt sind und die Links auf gültige Ordner oder Dokumente verweisen. Natürlich können auch Internetlinks verifiziert werden. Weitere Informationen finden Sie hier

MS – Powerpoint: Konvertieren

Konvertiert die MS Powerpoint Dokumente in das XML – Format, dass 2003 eingeführt wurde. Es werden in der Liste nur die .ppt Dokumente angezeigt, also nur jene Dokumente, die noch im alten Dateiformat sind. Hier haben Sie wiederum die Möglichkeit das Format mit oder ohne Makros zu wählen.

MS Visio: Konvertieren

• VSDX zu VSD konvertieren: Konvertiert die neueren VSDX Dateien in das ältere VSD Format. Diese Option kann aber dennoch nur mit einem neuen Visio ausgeführt werden. Dieser Punkt ist dafür gedacht, dass eine Visio Datei mit der neuen Version erstellt wurde, aber Kollegen noch nicht die neue Version haben.
• VSD zu VSDX konvertieren: Konvertiert alte VSD Dateien in das neue VSDX Format.

PDF

An PDF - Dokumente können ja auch in begrenzter Form die Metadaten, wie erstellt, geprüft etc, gesendet werden. Wenn man da aber Rückgängig machen will, dann hat man hier die Möglichkeit, die Daten wieder zu entfernen. Zur Info: Unter den Virtuellen Dokumentenansichten gibt es einen Eintrag, der Ihnen alle PDF Dokument ausgibt, wo diese Option aktiviert ist.

Admin

Unter "Admin" finden Sie noch 3 Optionen, die nur unter Absprache mit uns verwendet werden sollten. An und für sich kann man hier aus importierten Dokumenten die Metadaten einlesen und den Dokumenten zuordnen. Das passiert im Allgemeinen wenn ein System neu aufgesetzt wird.

MS Word Fehler Fußzeile

Erscheint im MS Word in der Kopf oder Fußzeile eine Fehlermeldung, die der oben abgebildeten ähnlich sieht, dann wurden die Dokumenteneigenschaften nicht beschickt. Das passiert v.a. dann wenn man mit Drag&Drop Dokumente in das DLS importiert und dann die Dokumente im Entwurfstatus lässt und keine Aktion setzt, die die Kopf und Fußzeile aktualisieren. Prüft man das Dokument oder gibt es frei, dann wird im Zuge des Lenkens die Bereiche vom DLS beschickt und die Fehlermeldung erscheint nicht mehr.

Um die Meldungen im Dokument zu entfernen, wählen Sie das Dokument in der Liste aus und klicken Sie auf den Button "QM Info senden". Weiter Informationen finden Sie hier.

Einleitung

Mit MS Word 2007 führt Microsoft das docx Dateiformat ein, das eine Kombination aus dem XML Format und der ZIP Kompression ist, wobei die ZIP Kompression dazu dienen soll die Dateigrösse zu reduzieren. Mit dem neuen Format ändert Microsoft auch die Dateierweiterung von .doc auf .docx Werden Dokumente im neuen Dateiformat gespeichert, so seien Sie sich bitte gewahr, dass diese von älteren MS Word Versionen nicht geöffnet werden können.

Kompatibiltätsmodus

Öffnet MS Word 2007 eine Datei im alten .doc Format, so wird im Fenstertitel der Dateiname (test) sowie der Ausdruck [Kompatibiltätsmodus] angezeigt.

Kompatibiltätsmodus als Standard einstellen

An und für sich kann man bei neuen Dokumenten bei <Speichern unter> entscheiden, ob das Dokument im neuen docx-Format oder im alten Word 97-2003 Format abspeichern will. Versendet man viele Dokumente via eMail oder hat im Unternehmen noch PCs, die mit einer älteren Version von Office laufen, so kann man auch das Standardspeicherformat ändern. Klicken Sie zuerst auf den <Start> Button links oben (1). Klicken Sie danach auf den Button <Word-Optionen> (2)

Wählen Sie den Reiter <Speichern> und unter <Dateien in diesem Format speichern> wählen Sie <Word 97-2003 Dokument>. Bestätigen Sie mit OK. Nun werden alle neuen Dokumente im alten .doc Format abgespeichert.

DLS und MS Word 2007

Bereits in das DLS integrierte Dokumente können mit dem Word 2007 ohne Probleme geöffnet, bearbeitet und gelenkt werden, da diese automatisch im Kompatibiltätsmodus im Word 2007 geöffnet werden. Neue Dokumente, die per Drag&Drop in das DLS importiert werden, müssen bis zur Version 8.7 zuerst im alten Dateiformat abgespeichert werden, da das DLS die neue Dateierweiterung (.docx) nicht erkennt. Das heißt im Detail, es können zwar solche Dokumente in das DLS importiert werden, jedoch werden die Felder (erstellt, geprüft, freigegeben) nicht beschickt, da das DLS die neuen .docx Erweiterung nicht als MS Word Dokument erkennt. Wir arbeiten jedoch bereits an einer Behebung des Problems.

Mit diesen Tool können Sie MS Office - Dokumente als PDF exportieren. Markieren Sie die zu versendenden oder zu exportierenden Dokumente aus der Dokumentenliste und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste im Untermenü "Tools" auf den Eintrag "PDF exportieren".

Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Dokumente in ein Verzeichnis oder in eine ZIP - Datei zu exportieren. Wenn Sie eine ZIP - Datei wollen, geben Sie bitte einen Dateinamen an und klicken Sie dann auf den Button "In ZIP-Datei exportieren".
Es startet nun der Vorgang und von den Office Dokumenten wird ein PDF erstellt und in die ZIP Datei gepackt. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Verzeichnis im Explorer geöffnet in dem die ZIP-Datei zu finden ist.

Das Problem, wenn man das Druckdatum in MS Word einfach mitdem Feld "PRINTDATE" einfügt ist, dass es die meiste Zeit nicht stimmt. Kopiert man z.B. ein Dokument, so wird das letzte Druckdatum vom kopierten Dokument angezeigt, obwohl das betreffende Dokument noch nie gedruckt wurde. Des weiteren gibt es keine Möglichkeit, das Druckdatum zu resetten sprich zurückzustellen oder in einer anderen Art und Weise zu manipulieren. Zumindest wurde von meiner Seite keine Möglichkeit gefunden über VBA oder OLE Einfluss auf das interne Druckdatum zu nehmen. Alle Lösungsansätze gingen über ein Makro, dass über eine Dokumentenvariable das aktuelle Datum ausgeben, aber ein Makro war wegen der schlechten Distributierbarkeit keine Option.
Nach einiger Recherche ist es nun doch gelungen, ohne ein entsprechendes Makro zu programmieren, eineMethode herauszufinden, wie das Druckdatum nur am Ausdruck angezeigt wird. Man vergleicht im Feld das Druckdatum mit dem letzten Speicherdatum und nur wenn das Druckdatum größer oder gleich dem letzten Speicherdatum ist, so wird dasDruckdatum angezeigt.

Zu MS Office Dokumenten können parallel PDF Dokumente geführt werden. PDFs können nur von freigegebenen Dokumenten erstellt werden und es werden auch nur die PDFs der freigegebenen Dokumente angezeigt. Wird von einem Dokument eine neue Version erstellt, dann wird automatisch bei der Freigabe auch ein neues PDF erstellt. Überprüfen Sie aber bitte, ob das PDF auch korrekt erstellt wurde.

Nutzen

• Benutzer können so eingestellt werden, dass die PDF Dokumente bevorzugt werden und diese zur Ansicht geöffnet werden. Dadurch hat es natürlich mehr Sicherheit.
• Webinterface: Auch am Client vom Webinterface kann eingestellt werden, dass die Benutzer die PDF Dokumente öffnen und nicht die MS Office Dokumente. Dadurch kann man auch Mitarbeiter einbinden, die kein MS Office installiert haben (z.B. Produktion)
• Dokumente versenden: Will man freigegebene Dokumente per Mail versenden, so hat man beim Drag & Drop der Dokumente in ein Mailprogramm die Option die PDF Dokument anstatt der MS Office Dokumente zu versenden.

Von folgenden Dokumenten können PDF erstellt werden:

• MS Word
• MS Excel, wobei hier gilt, dass das PDF nur vom ersten Arbeitsblatt erstellt wird. Brauchen Sie PDF Dokumente von allen Arbeitsblättern, dann verwenden Sie den PDF Splitter.
• MS Powerpoint
• MS Visio

Weiters gilt:

• Von archivierten Dokumenten oder zurückgezogenen Dokumenten können keine PDF geöffnet werden.
• PDFs von MS Visio Dokumenten können auch verwendet werden, um diese an die Mitarbeiter zu verteilen, die kein Visio installiert haben. Hier wird vom Programm automatisch geprüft, ob ein Visio installiert ist. Ist das nicht der Fall, so wird das PDF geöffnet.

PDF erstellen

Zur Erstellung eines PDFs selektieren sie ein oder mehrere Dokumente aus der Liste. Klicken Sie auf den Button PDF-Erstellen. Dokumente die nicht in ein PDF konvertiert werden können, werde automatisch ignoriert und es wird keine weitere Meldung angezeigt.

PDF öffnen

Wurde das PDF erstellt, wird in der oberen Buttonleiste der Button <PDF öffnen> aktiv. Das PDF kann nun betrachtet, per Mail versendet oder exportiert werden.

PDF bei Freigabe erstellen

Sie können ein PDF zu einem Dokument auch während der Freigabe erstellen, wenn Sie einfach diese Option anklicken.

PDF löschen

Wollen Sie ein PDF zu einem Dokument löschen, so müssen Sie in die Dokumenteneigenschaften gehen und im Menü ganz links den entsprechenden Punkt aufrufen.

SA Tools - Überprüfen auf nicht aktuelle PDFs

Im Menü "Erweitert" finden Sie die Admin - Funktion "SA Tools". Rufen Sie diese auf und gehen Sie zu dem Eintrag "PDF nicht aktuell". Hier werden alle Dokumente angezeigt, deren PDFs aus diversen Gründen nicht aktuell sind. Ist die Liste leer dann sind alle PDF Dokumente aktuell.

Funktionen

	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste vom Hauptprogramm.Klicken Sie auf "PDF Erstellen" um das PDF zu aktualisieren.
	Suche anwenden	Lädt alle Dokumente aus der aktuellen Liste in die Dokumentenliste vom Hauptprogramm. Markieren Sie dort alle Dokumente und klicken Sie auf "PDF Erstellen" um alle PDF zu aktualisieren. Sie können das aktuelle Fenster offen lassen und einfach über den Taskmanager zum Hauptprogramm wechseln. Wenn Erstellung abgeschlossen ist, dann können Sie zurück wechseln und mit "Aktualisieren" überprüfen, ob die Aktion erfolgreich war und das Dokument in der Liste nicht mehr angezeigt wird.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	PDF Löschen	Löscht das PDF zum Office Dokument.

Outdated:

• In den User-Einstellungen wurde die Option entfernt, dass die PDFs Clientseitig erstellt werden können, da das nun Standard wird.
• Die PDF - Queue wurde ebenfalls entfernt, da diese nicht mehr notwendig ist.

Hier wird beschrieben, wie für MS Word Dokumente die Kopf und Fußzeile eingestellt werden kann. Dieses Dokument ist gültig ab der Version 9.1 der Software. Bei den MS Word Dokumenten werden die Informationen über Ersteller, Prüfer, Freigebenden etc. über Felder angezeigt. Die Felder können frei im Dokument plaziert werden. Hier wird der Vorgang mit MS Word 2010 beschrieben.

Einfügen der Feldinformationen in das Word Dokument

Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der ein Feld eingefügt werden soll. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Feld. Wählen Sie in der Liste Kategorien die Kategorie DocProperty aus. Auf der rechten Seite unter <Eigenschaft> finden Sie alle verfügbaren Felder. Wählen Sie dad gewünschte Feld und klicken Sie auf <OK>. Das Feld wird an der gewählten Stelle eingefügt.

Gültige Felder ab Version 14.1

Neu:
DLSCreatorPosition	Funktion bzw Position des Erstellers
DLSApproverPosition	Funktion bzw Position des Prüfers
DLSApprover2Position	Funktion bzw Position des zweiten Prüfers
DLSPublisherPosition	Funktion bzw Position des Freigebenden
DLSCCList	Verteiler des Dokumentes

Bisher schon verfügbar
DLSTitle	Bezeichnung des Dokumentes
DLSnewVersNr	Aktuelle Version des Dokumentes
DLSoldVersNr	Versionsnummer der Vorversion
DLSCode	Dokumentencode
DLSCreator	Ersteller des Dokumentes
DLSNewCreated	Datum der Erstellung
DLSOldCreated	Datum der Erstellung der Vorversion
DLSApprover	Prüfer des Dokumentes
DLSApproved	Datum der Prüfung
DLSPublisher	Freigebender des Dokumentes
DLSPublished	Datum der Freigabe
DLSPrePublisher	Vorfreigebender des Dokumentes
DLSPrePublished	Datum der Vorfreigabe
DLSValidFrom	Gültig von (ab wann das Dokument gültig ist)
DLSValidTo	Gültig bis (bis wann das Dokument gültig ist)
DLSFolderPath	Gesamter Pfad des Dokumentes
DLSBarCode	Barcode mit der ID und Versionsnummer des Dokumentes
DLSFolder	Bezeichnung des Ordners in dem das Dokument gespeichert ist
DLSHistory	Letzter Änderungsgrund des Dokumentes
DLSProcess	Prozess des Dokumentes
DLSBarcode	Barcode für das Dokument
DLSDocTypeShort	Dokumententyp kurz (z.B. AA, FB, VO, HB)
DLSDocTypeLong	Dokumententyp lang (z.B. Arbeitsanweisung, Formblatt, Handbuch)

Um die Felder im Dokument anzuzeigen markieren Sie das gesamte Dokument und drücken Sie <Umschalt+F9> Dann werden dei Felder mit ihrem Bezeichner angezeigt. Drücken Sie nur F9 um die Felder zu aktualisieren. Ein Dokument mit allen verfügbaren Feldern finden Sie hier zum Download. Damit können Sie die Felder auch einfach in Ihr Dokument kopieren.

Hier wird beschrieben, wie die Dokumentenverknüpfungen in MS Word und MS Office Dokumenten erstellt werden können. Dieses Dokument ist gültig ab der Version 9.1 der Software. Als Neuerung gilt, dass Links schneller an Dokumente geschickt werden können, dass Links in Dokumenten beim "QM- Info senden" automatisch im Dokument ausgelesen werden und in die Datenbank eingetragen werden, also beim "Lenken" die Links in der Datenbank aktualisiert werden,  und dass in Dokumenten gesetzte Links von einem oder mehreren Dokumenten eingelesen werden können, um den aktuellen Stand zu aktualisieren.

Verknüpfungen an Word und Excel senden

Um einen Link an eine MS Word oder ein MS Excel Dokument zu senden, gehen Sie zuerst in der Dokumentenliste zu dem Dokument zu dem Sie den Link erstellen wollen. Klicken Sie dann auf den Link - Button in der linken Buttonleiste und wählen Sie den entsprechenden Eintrag. Der Link wird nun an das Dokument geschickt, wobei zu beachten ist, dass wenn eine Wort oder eine Zelle mit Inhalt im Dokument markiert ist, das Wort oder die Zelle direkt verlinkt wird. Ist keine Auswahl vorhanden so wird der Link mit der aktuellen Dokumentenbezeichnung geschickt. Zu beachten ist bei diesem Vorgang auch, dass immer nur ein Word oder Excel offen ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass das richtige Dokument beschickt wird. Sind mehrere zum Beispiel MS Word Dokumente offen, so kann es vorkommen, dass das System nicht genau weiß, welches Dokument zuletzt in Bearbeitung war und das falsche beschickt wird.

Link vs Weblink

Mit den "normalen" Links werden die Verknüpfungen erstellt, mit denen die Dokumente im Programm geöffnet werden. Klickt man also auf so einen Link, dann öffnet sich das DLS automatisch und es geht zu dem Dokument bzw je nach Einstellung öffnet es auch das Dokument. Bei den Weblinks werden die Links zum Webinterface vom DLS erstellt. Voraussetzung hier ist, dass das Webinterface geöffnet ist. Vorteil hier ist, dass man das DLS Programm nicht installiert haben muss, um einen Link zu öffnen.

Links aus bestehenden Dokumenten einlesen und aktualisieren

Wenn in den Servereinstellungen aktiviert, dann werden die Links bzw Verknüpfungen automatisch eingelesen, wenn die Dokumente geprüft oder freigegeben werden. Will man diese aber gleich in der Datenbank haben, dann kann man das auch manuell auslösen. Markieren Sie die Dokumente, die Sie verarbeiten wollen und klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag im Menü. Es werden dann die Links aus den Dokumenten eingelesen.

Server - Einstellungen

Arbeitet man gar nicht mit Dokumentenverknüpfungen, so kann man auch ausschalten, dass die Links aus den Dokumenten beim "QM- Info senden" ausgelesen werden. Da dieser Vorgang doch Zeit in Anspruch nimmt, kann man das ausschalten, so man diese Funktion nicht benötigt. In den Servereinstellungen kann man auch definieren, wie die Links gesendet oder in die Zwischenablage kopiert werden sollen.

Wird im MS Word oder MS Excel Dokument das Kürzel des Erstellers, Prüfers oder Freigebenden nicht angezeigt, dann suchen Sie nach der betreffenden Person in den Kontakten und tragen Sie dort das Kürzel ein. Gehen Sie zurück zum Dokument und klicken sie "QM Info senden". Die Daten werden dann im Dokument erscheinen. Ab der Version 13.2 (09/2017) wird in der Kontaktliste auch das Kürzel angezeigt. Damit kann man leichter überprüfen, ob für alle Kontakte ein Kürzel angezeigt wird.

Hier können Sie eine Vorlage auf bestehende Dokumente anwenden, die nicht freigegeben sind. Wählen Sie zuerst die Dokumente aus der Liste aus, die Sie bearbeiten wollen und klicken Sie auf den Eintrag "MS Office Optionen". In der Liste werden dann alle Dokumente angezeigt, die nicht freigegeben sind und auf die somit die Vorlage angewendet werden kann.
In der Liste wird angezeigt welche Vorlage das Dokument aktuell hat und wie der Status ist. Zeigt der Status OK an und ist auch die Vorlage die richtige, dann muss das Dokument eigentlich nicht bearbeitet werden und kann über das Menü der rechten Maustaste wieder gelöscht werden. Beim Format angezeigt, ob das Dokument im Hochformat oder Querformat angelegt wurde. Diese Information ist wichtig, denn wenn Sie eine Hochformatvorlage auf ein querformatiges Dokument anwenden, dann wird das Ergebnis eher bescheiden sein. Sortieren Sie nach dem Format und löschen Sie alle Einträge es Formates, das nicht passt.
Unter "Vorlage" können Sie die Vorlage wählen, die Sie anwenden wollen.
Optionen:

• MS Word Seiteneinrichtung übernehmen: ist dies Option aktiv, werden Einstellungen, wie Seitenabstand oben, links und rechts etc. übernommen.
• Alle MS Word Formatvorlagen kopieren: Hier werden alle Formatvorlagen wie Überschrift 1, Überschrift 2 etc von der Vorlage auf das importierte Dokument angewendet.
• MS Word verbergen: Wenn MS Word verborgen ist, wird es schneller, sie haben jedoch nicht die Möglichkeit zu sehen, wenn ein Fehler beim Import auftritt.
• Nur mit DLS markierte Formatvorlagen kopieren: Wählen Sie diese Option, wenn für die Kopf und Fußzeile eigene Formatvorlagen erstellt wurden und diese in der Bezeichnung den Term "DLS" haben. Dann werden nur diese kopiert. So sollte die Kopf und Fußzeile im richtigen Layout erscheinen und der Rest des Dokumentes nicht angepasst werden.

Klicken Sie auf "Start" um den Vorgang zu starten. Die Dokumente werden der Reihe nach abgearbeitet. In der Statusspalte wird die Dauer der Aktion angezeigt, damit Sie sehen können, wie lange ein Dokument braucht. Mit diesem Wert können Sie bei mehreren Dokumenten auch hoch rechnen wie lange es dauern wird, die gesamte Liste abzuarbeiten.

Makroname

Sie können in MS Word ein VBA Makro erstellen, und in der "normal.dot" abspeichern. Mit solchen Makros können Sie zusätzliche Änderungen in der Formatierungen oder auch ein "Suchen und Ersetzen" im Dokument vornehmen. Wenn Sie ein Makro im Zuge der Aktion ausführen wollen, geben Sie den Makroname an.

Werden die Daten in Kopf und/oder Fußzeile von MS Word Dokumenten nicht aktualisiert, also nicht der richtige Ersteller, Prüfer und Freigebende angezeigt, dann hat es meistens damit zu tun, dass diese Werte nicht als Felder hinterlegt sind, sondern fix reingeschrieben wurden. Ob ein Feld hinterlegt ist lässt sich einfach überprüfen, wenn Sie die Maus auf den entsprechenden Eintrag stellen und dann in MS Word die Hochstelltaste und F9 drücken. Dann sollte ein Code in geschwungener Klammer angezeigt werden. Ist das nicht der Fall, so wurde der Eintrag manuell per Hand eingegeben. Sie können das aber beheben, indem Sie die entsprechend Kopf oder Fußzeile per Hand von einem funktionierenden Dokument kopieren, oder wie hier beschrieben vorgehen.