Ermitteln der Dateigrösse

Bevor mit der Optimierung begonnen wird - Öffnen Sie bitte ein leeres Dokument, wo nur Kopfzeile mit Logo im Dokument enthalten ist. Wir ermitteln zuerst die Dateigröße, um zu sehen, ob eine Optimierung sinnvoll ist. Die Dateigröße kann für alle MS Office Dokumente auf die selbe Art und Weise ermittelt werden

Klicken Sie in MS Word im Menü <Datei> auf den Eintrag <Eigenschaften>. Unter Grösse wird die aktuelle Dateigrösse angezeigt. Beträgt die Dateigrösse über 100KB, so kann man eine Optimierung versuchen.

Optimieren eines Logos in MS Word

Klicken Sie auf das Logo und wählen Sie aus dem Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Grafik formatieren>

Klicken Sie auf den Button <Komprimieren>

Es erscheint oben abgebildetes Fenster - Sollten Sie mehrere Grafiken/Bilder in dem Dokument haben, so können Sie auch <Alle Bilder im Dokument> wählen. Bestätigen Sie mit <OK> Speichern Sie das Dokument ab und betrachten Sie erneut die Dateigröße

In dem Fall hat sich eine Einsparung von über 150KB ergeben. Sicherheitshalber sollten Sie aber bevor sie das auf mehrere Dokumente anwenden oder ein derartig optimiertes Dokument als Vorlage verwenden, testen, ob der Druck auch den Anforderungen entspricht. Drucken Sie also das Dokument aus und prüfen Sie den Druck sorgfältig

Beispiel: Bild einer Digicam in MS Word

Digitalkameras haben immer eine größere Auflösung und somit haben Bilder von Digicams oftmals schon 5 MB. Wollen Sie solche Bilder von Produkten etc in ein Dokument aufnehmen, so können Sie dieses Verfahren auch auf diese Bilder anwenden um Platz einzusparen und auch z.b. das verschicken solcher Dokumente per E-Mail zu vereinfachen.

Zu Demonstrationszwecken haben wir ein Bild mit 3MB aus einer Digicam in ein Word Dokument eingebunden. Speichert man das Dokument gleich dannach ab, so hat das Dokument eine Größe von ca. 3,2 MB - nach erfolgter Komprimierung ca. 200 KB. Sie sehen also welches Einsparungspotential sich da ergibt.

Beispiel: Bild einer Digicam in MS Powerpoint

Analog zu MS Word kann das Verfahren auch auf andere MS Office Dokumente wie Powerpoint und Excel angewendet werden. Wir haben schon erwähntes Bild von einer Digicam mit 3 MB in eine Powerpoint Datei eingefügt.

Wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Grafik formatieren>.

Klicken Sie auf den Button <Komprimieren> und bestätigen Sie das sich öffnende Fenster mit <Ok>

Wenn Sie über das Menü <Datei> den Eintrag <Eigenschaften> wählen sehen Sie, dass sich ohne Qualitätsverlust die Größe der Powerpoint Präsentation von ca. 3,3 MB auf 165 KB reduziert hat. Haben Sie nun ein paar Bilder in einer Präsentation - so ist die Einsparung an Platz und Größe durchaus beträchtlich.

Zum Vergleich haben wir Ihnen die beiden Dateien auf unserem Server abgelegt:

• Original mit ca 3,2 MB
• Optimiert mit ca 165 KB

Einleitung

Mit MS Word 2007 führt Microsoft das docx Dateiformat ein, das eine Kombination aus dem XML Format und der ZIP Kompression ist, wobei die ZIP Kompression dazu dienen soll die Dateigrösse zu reduzieren. Mit dem neuen Format ändert Microsoft auch die Dateierweiterung von .doc auf .docx Werden Dokumente im neuen Dateiformat gespeichert, so seien Sie sich bitte gewahr, dass diese von älteren MS Word Versionen nicht geöffnet werden können.

Kompatibiltätsmodus

Öffnet MS Word 2007 eine Datei im alten .doc Format, so wird im Fenstertitel der Dateiname (test) sowie der Ausdruck [Kompatibiltätsmodus] angezeigt.

Kompatibiltätsmodus als Standard einstellen

An und für sich kann man bei neuen Dokumenten bei <Speichern unter> entscheiden, ob das Dokument im neuen docx-Format oder im alten Word 97-2003 Format abspeichern will. Versendet man viele Dokumente via eMail oder hat im Unternehmen noch PCs, die mit einer älteren Version von Office laufen, so kann man auch das Standardspeicherformat ändern. Klicken Sie zuerst auf den <Start> Button links oben (1). Klicken Sie danach auf den Button <Word-Optionen> (2)

Wählen Sie den Reiter <Speichern> und unter <Dateien in diesem Format speichern> wählen Sie <Word 97-2003 Dokument>. Bestätigen Sie mit OK. Nun werden alle neuen Dokumente im alten .doc Format abgespeichert.

DLS und MS Word 2007

Bereits in das DLS integrierte Dokumente können mit dem Word 2007 ohne Probleme geöffnet, bearbeitet und gelenkt werden, da diese automatisch im Kompatibiltätsmodus im Word 2007 geöffnet werden. Neue Dokumente, die per Drag&Drop in das DLS importiert werden, müssen bis zur Version 8.7 zuerst im alten Dateiformat abgespeichert werden, da das DLS die neue Dateierweiterung (.docx) nicht erkennt. Das heißt im Detail, es können zwar solche Dokumente in das DLS importiert werden, jedoch werden die Felder (erstellt, geprüft, freigegeben) nicht beschickt, da das DLS die neuen .docx Erweiterung nicht als MS Word Dokument erkennt. Wir arbeiten jedoch bereits an einer Behebung des Problems.

Das Problem, wenn man das Druckdatum in MS Word einfach mitdem Feld "PRINTDATE" einfügt ist, dass es die meiste Zeit nicht stimmt. Kopiert man z.B. ein Dokument, so wird das letzte Druckdatum vom kopierten Dokument angezeigt, obwohl das betreffende Dokument noch nie gedruckt wurde. Des weiteren gibt es keine Möglichkeit, das Druckdatum zu resetten sprich zurückzustellen oder in einer anderen Art und Weise zu manipulieren. Zumindest wurde von meiner Seite keine Möglichkeit gefunden über VBA oder OLE Einfluss auf das interne Druckdatum zu nehmen. Alle Lösungsansätze gingen über ein Makro, dass über eine Dokumentenvariable das aktuelle Datum ausgeben, aber ein Makro war wegen der schlechten Distributierbarkeit keine Option.
Nach einiger Recherche ist es nun doch gelungen, ohne ein entsprechendes Makro zu programmieren, eineMethode herauszufinden, wie das Druckdatum nur am Ausdruck angezeigt wird. Man vergleicht im Feld das Druckdatum mit dem letzten Speicherdatum und nur wenn das Druckdatum größer oder gleich dem letzten Speicherdatum ist, so wird dasDruckdatum angezeigt.

MS Word Meldung: "Der Speicherungsvorgang kann von Word aufgrund eines Dateiberechtigungsfehlers nicht abgeschlossen werden"

{dlsimg 20251017154408782} Heute hat sich ein Kunde mit gemeldet, weil ein die Meldung "Der Speicherungsvorgang kann von Word aufgrund eines Dateiberechtigungsfehlers nicht abgeschlossen werden" kam und damit das Dokument nicht gespeichert, eingecheckt und schon gar nicht geprüft werden konnte. Bis zu diesem Zeitpunkt, war uns diese Meldung trotz Jahrzehnten Erfahrung mit MS Word nicht bekannt.

Nachdem ausgeschlossen werden konnte, dass es an Berechtigungen in MS Word oder am Dateisystem lag, musste es am Dokument liegen. Nachdem selbst nicht mal der Übertrag des Dokumenteninhalts in ein neues MS Word Dokument geholfen und MS Word zum Absturz gebracht hat, hat folgende Lösung geholfen.

Dokument als OTD - Open Office Dokument speichern.

{dlsimg 20251017154910813}

• Speichern Sie das Dokument als OTD - Open Office.
• MS Word schließen.
• OTD Dokument erneut öffnen und wieder als MS Word Dokument speichern.

Danach das neu gespeicherte Dokument wieder im DLS über das bestehende Dokument importieren.

Danach konnte mit dem Dokument wieder wie gewohnt verfahren werden. Natürlich kann es zu Formatierungsverlusten oder Verlust von Kommentaren oder Überarbeitungsmarkierungen kommen.

Wird im MS Word oder MS Excel Dokument das Kürzel des Erstellers, Prüfers oder Freigebenden nicht angezeigt, dann suchen Sie nach der betreffenden Person in den Kontakten und tragen Sie dort das Kürzel ein. Gehen Sie zurück zum Dokument und klicken sie "QM Info senden". Die Daten werden dann im Dokument erscheinen. Ab der Version 13.2 (09/2017) wird in der Kontaktliste auch das Kürzel angezeigt. Damit kann man leichter überprüfen, ob für alle Kontakte ein Kürzel angezeigt wird.

{dlsimg 20260224112413815} Immer wieder kommt es vor, dass das MS Excel das Dokument öffnet, aber die Arbeitsmappe nicht sichtbar ist. Das verursacht immer wieder Schrecken beim Benutzer. Wie das passieren kann, ist uns noch immer nicht klar. Wir haben die Vermutung, dass das v.a. dann passiert, wenn man große Excel Dateien in mehreren Instanzen offen hat.

{dlsimg 20260224112415925} Beheben kann man das auf jeden Fall indem Sie auf die Registerkarte Ansicht (View) gehen und auf die Gruppe "Fenster" klicken.

{dlsimg 20260224112417878} Es wird dann die ausgeblendete Arbeitsmappe angezeigt. Einfach auswählen und mit "OK" bestätigen. Dann ist die Arbeitsmappe sichtbar. Ändern Sie sicherheitshalber eine Zelle bevor Sie diese speichern und schließen.

Werden die Daten in Kopf und/oder Fußzeile von MS Word Dokumenten nicht aktualisiert, also nicht der richtige Ersteller, Prüfer und Freigebende angezeigt, dann kann das folgende Ursachen haben:

Senden der Metadaten nicht aktiviert

{dlsimg 20190304132140785} {dlsimg 20190304132139685} Prüfen Sie als erstes, ob das Option "Sende QM - spezifische Informationen" in den Dokumenteneigenschaften aktiviert ist. Aktivieren Sie die Option und klicken Sie auf "QM - Info senden", um die Metadaten an das Dokument zu übertragen. Wenn Sie QM - Info senden anklicken, dann sollten Sie so ein Fenster sehen, wo man verfolgen kann, wie die Daten an das Office Dokument gesendet werden. {dlsimg 20230710153354546} Prüfen Sie im Dokument, ob die Daten richtig angezeigt werden. Generell gilt, wenn das Fenster beim Prüfen und Freigeben nicht erscheint, dann ist die Option deaktiviert. Tipp: In den virtuellen Dokumentenansichten finden Sie zwei Ansichten für Word und Excel, wo Sie die Word, Excel Dokumente finden, bei denen die Option nicht aktiviert ist.

Felder fehlen im Dokument

Die zweite Möglichkeit ist, dass die Felder in der Kopf/Fußzeile fehlen oder fix reingeschrieben wurden. Ob ein Feld hinterlegt ist lässt sich einfach überprüfen, wenn Sie die Maus auf den entsprechenden Eintrag stellen und dann in MS Word die Hochstelltaste und F9 drücken. Dann sollte ein Code in geschwungener Klammer angezeigt werden. Ist das nicht der Fall, so wurde der Eintrag manuell per Hand eingegeben oder es wurde die Vorlage nicht angewendet. Sie können das aber beheben, indem Sie die entsprechend Kopf oder Fußzeile per Hand von einem funktionierenden Dokument kopieren, oder wie hier beschrieben die Vorlage auf das Dokument anwenden. Damit werden Kopf und Fußzeile von der Vorlage in das Zieldokument kopiert..