Hier wird beschrieben, wie die Dokumentenverknüpfungen in MS Word und MS Office Dokumenten erstellt werden können. Dieses Dokument ist gültig ab der Version 9.1 der Software. Als Neuerung gilt, dass Links schneller an Dokumente geschickt werden können, dass Links in Dokumenten beim "QM- Info senden" automatisch im Dokument ausgelesen werden und in die Datenbank eingetragen werden, also beim "Lenken" die Links in der Datenbank aktualisiert werden, und dass in Dokumenten gesetzte Links von einem oder mehreren Dokumenten eingelesen werden können, um den aktuellen Stand zu aktualisieren.
Um einen Link an eine MS Word oder ein MS Excel Dokument zu senden, gehen Sie zuerst in der Dokumentenliste zu dem Dokument zu dem Sie den Link erstellen wollen. Klicken Sie dann auf den Link - Button in der linken Buttonleiste und wählen Sie den entsprechenden Eintrag. Der Link wird nun an das Dokument geschickt, wobei zu beachten ist, dass wenn eine Wort oder eine Zelle mit Inhalt im Dokument markiert ist, das Wort oder die Zelle direkt verlinkt wird. Ist keine Auswahl vorhanden so wird der Link mit der aktuellen Dokumentenbezeichnung geschickt. Zu beachten ist bei diesem Vorgang auch, dass immer nur ein Word oder Excel offen ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass das richtige Dokument beschickt wird. Sind mehrere zum Beispiel MS Word Dokumente offen, so kann es vorkommen, dass das System nicht genau weiß, welches Dokument zuletzt in Bearbeitung war und das falsche beschickt wird.
Arbeitet man gar nicht mit Dokumentenverknüpfungen, so kann man auch ausschalten, dass die Links aus den Dokumenten beim "QM- Info senden" ausgelesen werden. Da dieser Vorgang doch Zeit in Anspruch nimmt, kann man das ausschalten, so man diese Funktion nicht benötigt.
In den Servereinstellungen kann man auch definieren, wie die Links gesendet oder in die Zwischenablage kopiert werden sollen.
Verknüpfungen an Word und Excel senden
Link vs Weblink
Mit den "normalen" Links werden die Verknüpfungen erstellt, mit denen die Dokumente im Programm geöffnet werden. Klickt man also auf so einen Link, dann öffnet sich das DLS automatisch und es geht zu dem Dokument bzw je nach Einstellung öffnet es auch das Dokument. Bei den Weblinks werden die Links zum Webinterface vom DLS erstellt. Voraussetzung hier ist, dass das Webinterface geöffnet ist. Vorteil hier ist, dass man das DLS Programm nicht installiert haben muss, um einen Link zu öffnen.Links aus bestehenden Dokumenten einlesen und aktualisieren
Wenn in den Servereinstellungen aktiviert, dann werden die Links bzw Verknüpfungen automatisch eingelesen, wenn die Dokumente geprüft oder freigegeben werden. Will man diese aber gleich in der Datenbank haben, dann kann man das auch manuell auslösen. Markieren Sie die Dokumente, die Sie verarbeiten wollen und klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag im Menü. Es werden dann die Links aus den Dokumenten eingelesen.Server - Einstellungen