MS Office - Bilder / DLS

Beim Einbinden von Logos und Bildern in ein MS Office Dokument passiert es zuweilen, dass bestehende große Logos vom Designerdirekt in das Word Dokument übernommen werden ohne zu beachten wie groß das Dokument dann wird. So passiert es, dass oft schon ein Dokument ein halbes Megabyte groß ist, ohne dass noch eine Zeile Text geschrieben wurde. Das führt nicht nur dazu, dass auf den Festplattensystemen unnötig Platz vergeudet wird, sondern es auch im Zusammenhang mit dem DLS zu längeren Zeiten beim Öffnen oder Lenken von Dokumenten zu längeren Prozesszeiten kommen kann. Wie sich das vermeiden lässt ist hier beschrieben.

 

Ermitteln der Dateigrösse

Bevor mit der Optimierung begonnen wird - Öffnen Sie bitte ein leeres Dokument, wo nur Kopfzeile mit Logo im Dokument enthalten ist. Wir ermitteln zuerst die Dateigröße, um zu sehen, ob eine Optimierung sinnvoll ist. Die Dateigröße kann für alle MS Office Dokumente auf die selbe Art und Weise ermittelt werden

Klicken Sie in MS Word im Menü <Datei> auf den Eintrag <Eigenschaften>. Unter Grösse wird die aktuelle Dateigrösse angezeigt. Beträgt die Dateigrösse über 100KB, so kann man eine Optimierung versuchen.

Optimieren eines Logos in MS Word

Klicken Sie auf das Logo und wählen Sie aus dem Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Grafik formatieren>

 

Klicken Sie auf den Button <Komprimieren>

Es erscheint oben abgebildetes Fenster - Sollten Sie mehrere Grafiken/Bilder in dem Dokument haben, so können Sie auch <Alle Bilder im Dokument> wählen. Bestätigen Sie mit <OK> Speichern Sie das Dokument ab und betrachten Sie erneut die Dateigröße

 

In dem Fall hat sich eine Einsparung von über 150KB ergeben. Sicherheitshalber sollten Sie aber bevor sie das auf mehrere Dokumente anwenden oder ein derartig optimiertes Dokument als Vorlage verwenden, testen, ob der Druck auch den Anforderungen entspricht. Drucken Sie also das Dokument aus und prüfen Sie den Druck sorgfältig

Beispiel: Bild einer Digicam in MS Word

Digitalkameras haben immer eine größere Auflösung und somit haben Bilder von Digicams oftmals schon 5 MB. Wollen Sie solche Bilder von Produkten etc in ein Dokument aufnehmen, so können Sie dieses Verfahren auch auf diese Bilder anwenden um Platz einzusparen und auch z.b. das verschicken solcher Dokumente per E-Mail zu vereinfachen.
 

Zu Demonstrationszwecken haben wir ein Bild mit 3MB aus einer Digicam in ein Word Dokument eingebunden. Speichert man das Dokument gleich dannach ab, so hat das Dokument eine Größe von ca. 3,2 MB - nach erfolgter Komprimierung ca. 200 KB. Sie sehen also welches Einsparungspotential sich da ergibt.

Beispiel: Bild einer Digicam in MS Powerpoint

Analog zu MS Word kann das Verfahren auch auf andere MS Office Dokumente wie Powerpoint und Excel angewendet werden. Wir haben schon erwähntes Bild von einer Digicam mit 3 MB in eine Powerpoint Datei eingefügt.

Wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Grafik formatieren>.

 

Klicken Sie auf den Button <Komprimieren> und bestätigen Sie das sich öffnende Fenster mit <Ok>

Wenn Sie über das Menü <Datei> den Eintrag <Eigenschaften> wählen sehen Sie, dass sich ohne Qualitätsverlust die Größe der Powerpoint Präsentation von ca. 3,3 MB auf 165 KB reduziert hat. Haben Sie nun ein paar Bilder in einer Präsentation - so ist die Einsparung an Platz und Größe durchaus beträchtlich.

Zum Vergleich haben wir Ihnen die beiden Dateien auf unserem Server abgelegt: