PDFs generieren

Zu MS Office Dokumenten können parallel PDF Dokumente geführt werden. PDFs können nur von freigegebenen Dokumenten erstellt werden und es werden auch nur die PDFs der freigegebenen Dokumente angezeigt. Wird von einem Dokument eine neue Version erstellt, dann wird automatisch bei der Freigabe auch ein neues PDF erstellt. Überprüfen Sie aber bitte, ob das PDF auch korrekt erstellt wurde.

Nutzen

• Benutzer können so eingestellt werden, dass die PDF Dokumente bevorzugt werden und diese zur Ansicht geöffnet werden. Dadurch hat es natürlich mehr Sicherheit.
• Webinterface: Auch am Client vom Webinterface kann eingestellt werden, dass die Benutzer die PDF Dokumente öffnen und nicht die MS Office Dokumente. Dadurch kann man auch Mitarbeiter einbinden, die kein MS Office installiert haben (z.B. Produktion)
• Dokumente versenden: Will man freigegebene Dokumente per Mail versenden, so hat man beim Drag & Drop der Dokumente in ein Mailprogramm die Option die PDF Dokument anstatt der MS Office Dokumente zu versenden.

Von folgenden Dokumenten können PDF erstellt werden:

• MS Word
• MS Excel, wobei hier gilt, dass das PDF nur vom ersten Arbeitsblatt erstellt wird. Brauchen Sie PDF Dokumente von allen Arbeitsblättern, dann verwenden Sie den PDF Splitter.
• MS Powerpoint
• MS Visio

Weiters gilt:

• Von archivierten Dokumenten oder zurückgezogenen Dokumenten können keine PDF geöffnet werden.
• PDFs von MS Visio Dokumenten können auch verwendet werden, um diese an die Mitarbeiter zu verteilen, die kein Visio installiert haben. Hier wird vom Programm automatisch geprüft, ob ein Visio installiert ist. Ist das nicht der Fall, so wird das PDF geöffnet.

PDF erstellen

Zur Erstellung eines PDFs selektieren sie ein oder mehrere Dokumente aus der Liste. Klicken Sie auf den Button PDF-Erstellen. Dokumente die nicht in ein PDF konvertiert werden können, werde automatisch ignoriert und es wird keine weitere Meldung angezeigt.

PDF öffnen

Wurde das PDF erstellt, wird in der oberen Buttonleiste der Button <PDF öffnen> aktiv. Das PDF kann nun betrachtet, per Mail versendet oder exportiert werden.

PDF bei Freigabe erstellen

Sie können ein PDF zu einem Dokument auch während der Freigabe erstellen, wenn Sie einfach diese Option anklicken.

PDF löschen

Wollen Sie ein PDF zu einem Dokument löschen, so müssen Sie in die Dokumenteneigenschaften gehen und im Menü ganz links den entsprechenden Punkt aufrufen.

SA Tools - Überprüfen auf nicht aktuelle PDFs

Im Menü "Erweitert" finden Sie die Admin - Funktion "SA Tools". Rufen Sie diese auf und gehen Sie zu dem Eintrag "PDF nicht aktuell". Hier werden alle Dokumente angezeigt, deren PDFs aus diversen Gründen nicht aktuell sind. Ist die Liste leer dann sind alle PDF Dokumente aktuell.

Funktionen

	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste vom Hauptprogramm.Klicken Sie auf "PDF Erstellen" um das PDF zu aktualisieren.
	Suche anwenden	Lädt alle Dokumente aus der aktuellen Liste in die Dokumentenliste vom Hauptprogramm. Markieren Sie dort alle Dokumente und klicken Sie auf "PDF Erstellen" um alle PDF zu aktualisieren. Sie können das aktuelle Fenster offen lassen und einfach über den Taskmanager zum Hauptprogramm wechseln. Wenn Erstellung abgeschlossen ist, dann können Sie zurück wechseln und mit "Aktualisieren" überprüfen, ob die Aktion erfolgreich war und das Dokument in der Liste nicht mehr angezeigt wird.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	PDF Löschen	Löscht das PDF zum Office Dokument.

Outdated:

• In den User-Einstellungen wurde die Option entfernt, dass die PDFs Clientseitig erstellt werden können, da das nun Standard wird.
• Die PDF - Queue wurde ebenfalls entfernt, da diese nicht mehr notwendig ist.