Übersicht - Dokumente

Übersicht

Die hier abgebildeten Spalten und Anordnung der Spalten kann von Ihrer Ansicht abweichen, da Spalten ein und ausgeblendet werden können und verschoben werden können.

Obere Buttonleiste

Die Funktionen können über die obere Buttonleiste aufgerufen werden.

	Dokument erstellen	Erstellt ein neues Dokument.
	Folder view	Mit diesem Button kann man die Dokumentenanzeige ändern, indem man die Dokumente der Unterordner in der Liste mit anzeigt oder ausblendet.
	PDF öffnen	Öffnet das vom MS Office Dokument erstellte PDF.
	Verteiler	Öffnet den Verteiler zum gewählten Dokument.
	History	Öffnet die History Chart also die Änderungsliste zum gewählten Dokument.
	Links	Zeigt die Verknüpfungen zum gewählten Dokument.
	Mail	Versendet das Dokument per E-Mail an den Verteiler oder frei definierbaren Empfängern

Mittlere Buttonleiste

Die Funktionen können über die Leiste links der Liste oder über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden.

	Eigenschaften	Ruft die Details zum gewählten Eintrag auf, um die Eigenschaften zu bearbeiten
	Dokument öffnen und betrachten	Lädt das oder die gewählten Dokumente vom Server und öffnet sie schreibgeschützt zum Betrachten
	Zu Dokument wechseln	Zu Dokument wechseln hat zwei verschiedene Bedeutungen. Zum einem, wenn man eine interne Verknüpfung (Link) ausgewählt hat, dann kann man hier zum Originaldokument wechseln. Zum anderen, wenn man über alle Ordner eine Suche durchführt, dann kann man zu dem Ordner aus der Suchanfrage wechseln, wenn auf diesen Button klickt.
	Sende QM Info	Sendet die QM - relevanten Daten, wie Code, Titel und Ersteller, Prüfer etc an das MS Office Dokument.
	PDF Erstellen	Erstellt ein PDF Dokument vom MS Office Dokument. Ja nach Einstellung in den Servereinstellungen kann das PDF client oder serverseitig erstellt werden. PDFs werden nur von freigegebenen Dokumenten erstellt und existieren dann parallel zum freigegebenen MS Office Dokument. Wird eine neue Version freigegeben so wird von der neuen Version ebenfalls und automatisch ein PDF erstellt. Wird bei der Freigabe kein PDF mehr erstellt, so wird das PDF automatisch gelöscht, damit kein ungültiges PDF Dokument vorhanden ist.
	Kopieren	Kopiert ein oder mehrere gewählte Dokumente.
	Dokumente drucken	Öffnet ein Untermenü mit verschiedenen Optionen zum Drucken der Dokumente.
	Suchen/Filter	Suchen nach diversen Parametern.
	Filter aufheben	Setzt den Filter zurück und zeigt wieder alle Daten an
	Export MS Excel	Exportiert die Listenansicht in ein MS Excel Dokument
	Links transferieren	Öffnet ein Untermenü mit Optionen zum Transfer von Dokumentenlinks
	Gesendete E-Mails	Zeigt eine Übersicht der E-Mails die zu dem Dokument versendet wurden.
	Zur Pinnwand hinzufügen	Fügt das gewählte Dokument zur Pinnwand hinzu. Sinn dahinter ist, dass man Dokumente, die man oft braucht an die Pinnwand hängt und so schneller darauf zugreifen kann. Mit einem Doppelklick auf einen Pinnwandeintrag wird man zu dem Dokument transferiert.
	Export MS Excel	Exportiert die aktuelle Dokumentenliste in ein MS Excel Dokument.
	MS Word Optionen	Mit den MS WOrd Optionen können diverse Funktionen auf die MS Office Dokumente angewandt werden.
	Barcode	Mit der Schaltfläche Barcode, können Sie, so Sie einen Barcodeleser und einen Barcode auf dem Dokument haben, überprüfen, ob es sich bei einem gedruckten Dokument um das aktuelle handelt.
	Testliste zu Dokument	Öffnet eine Liste mit allen Dokumententests zu dem gewählten Dokument
	Aktualisieren	Lädt die aktuellen Daten aus der Datenbank und stellt sie neu dar
	Papierkorb verschieben	Verschiebt den oder die gewählten Dokumente in den Mülleimer

Status abhängige Funktionen

Folgende Funktionen sind vom Status des Dokumentes abhängig und können unterschiedlich angezeigt oder ausgeblendet werden.

	Neue Version erstellen	Erstellt eine neue Version des Dokumentes und ist nur verfügbar, wenn das Dokument nicht freigeben ist.
	Dokument zurückziehen	Zieht ein gültiges und freigegebenes Dokument zurück.
	Dokument zurückweisen	Diese Funktion wird angezeigt, wenn das Dokument zu prüfen oder freizugeben ist. In dem Fall können Sie das Dokument auch an den Ersteller zurückweisen, wenn es nicht den Anforderungen entspricht.
	Dokument zum Prüfen markieren	Sendet das Dokument zum ersten Prüfer.
	Dokument prüfen	Prüft das Dokument und sendet es weiter zum nächsten Prüfer oder Freigebenden
	Dokument freigeben	Gibt das Dokument frei.

Nur über die rechte Maustaste zugängliche Funktionen

Folgende Funktionen haben keinen oder noch keinen Button in der Leiste und sind nur über das Menü der rechten Maustaste zugänglich:

• PDF Optionen - Excel Splitter: Damit können von einzelnen Arbeitsblättern in einem Excel Dokument PDF Seiten erstellt werden und diese verschiedenen Benutzergruppen zugeordnet werden.
• Tools -> Export: Exportiert Dokumente aus dem Programm
• Tools -> Dokument importieren: Importiert ein Dokument in das System und überschreibt das aktuelle.
• Tools - > Neue Version abbrechen: Bricht die neue Version ab und stellt das zuletzt freigegebene wieder her.
• Tools -> Mehrfachfreigabe: Mehrere Dokumente auf einmal freigeben
• Tools - Dokumentenmatrix: In der Dokumentenmatrix werden alle wesentlichen Informationen zu einem Dokument angezeigt wie:
• Kommentare: Ruft die Kommentare zu einem Dokument auf.
• Verteilergruppe für gewählte Dokumente hinzufügen: Wenn Sie mehrere Dokumente markieren, können Sie für diese eine Verteilergruppe hinzufügen, ohne den bestehenden Verteiler zu ändern.