Neue Version erstellen

Wenn Sie ein freigegebenes Dokument bearbeiten wollen, dann müssen Sie eine neue Version des Dokumentes erstellen. Wenn Sie ein freigegebenes Dokument bearbeiten, dann können Sie dieses nicht abspeichern bzw werden die Änderungen nicht in das System übernommen. Sollte das passieren, dann sind Ihre Änderungen nicht verloren. Speichern Sie das Dokument außerhalb des Programms ab (z.b. am Desktop) - Erstellen Sie von dem Dokument eine neue Version und importieren Sie das bereits geänderte Dokument in die neue Version.

Um für ein Dokument eine neue Version zu erstellen, klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Neue Version>.

Version

Die Versionsnummer wird automatisch hochgezählt, kann aber jederzeit geändert werden. Wir empfehlen nur ganzzahlige Versionsnummern zu verwenden.

Dokument nach der Erstellung auschecken

Klicken Sie diese Option an, wenn Sie das Dokument gleich bearbeiten wollen.

Vorlage

Ändern Sie die Vorlage, so wird diese automatisch auf das Dokument angewendet.

Code

Haben Sie Autocode aktiviert und wollen dem Dokument einen Code zuweisen, dann wählen Sie zuerst einen Dokumententyp und klicken Sie dann auf den Button neben dem Code. Der Code wird dann automatisch erstellt.

Änderungen im Dokument markieren

Diese Option ist nur bei MS Word Dokumenten verfügbar. Wird diese Option angewählt, so werden die Überarbeitungen im Dokument automatisch markiert. Sollten die Überarbeitungen um MS Word zu unübersichtlich werden, so können Sie diese dort ebenfalls wieder ausschalten, oder sollten Sie dieser zu markieren vergessen haben, so können Sie diese dort nachträglich aktivieren.

Grund für neue Version

Hier müssen Sie frei einen zusätzlichen Text angeben, aus welchem Grund das Dokument einer Überarbeitung bedarf. Der Änderungsgrund wird später in die History Chart aufgenommen und bleibt als Aufzeichnung im System.   Klicken Sie auf den Button <Speichern>, um die neue Version zu erstellen.

Änderungsanträge

Wenn Sie eine neue Version erstellen und Änderungsanträge zu einem Dokument vorliegen, so wird in der Maske der Button „Änderungsanträge“ rechts oben angezeigt. Mit einem Klick auf diesen Button werden alle Änderungsanträge zu dem Dokument angezeigt. Weitere Informationen zu den Änderungsanträgen finden Sie hier

Dokument importieren

Haben Sie die neue Version für das Dokument von außerhalb bekommen (z.b. Spezifikation vom Lieferanten) dann können Sie hier auch das neue Dokument importieren, indem Sie dieses mit Drag&Drop aus dem Explorer in das Fenster ziehen oder den Button rechts oben anklicken. Der Dateiname des zu importierenden Dokuments wird angezeigt. Mit "Import abbrechen" können Sie den Vorgang abbrechen. Ansonsten verfahren Sie wie oben beschrieben.