Servereinstellungen - Zusätzliche Funktionen

Zusätzliche Verantwortlichkeiten

Servereinstellungen - Zusätzliche Verantwortlichkeiten - 4 und 5te Funktion
 
Standardmäßig haben Sie die Funktionen Ersteller, Prüfer und Freigebender zur Verfügung. Wenn Sie mit diesen Funktionen nicht auskommen, so haben Sie die Möglichkeit weitere Funktionen zu aktivieren. Wenn Sie z.B. noch einen Prüfer brauchen, so aktivieren Sie in den Servereinstellungen die 4te Funktion. Wenn Sie diese aktivieren wird bei den Ordnereinstellungen und den Dokumenteneigenschaften die 4te Funktion angezeigt und kann zugeordnet werden. Standardmäßig wird diese Funktion Prüfer 2 genannt. Sie haben jedoch die Möglichkeit diese Benennung zu ändern. 

Sollte die 4te Funktion auch nicht ausreichen haben Sie noch die Möglichkeit eine 5te Funktion zu aktivieren. Diese wird dann ebenfalls in den Ordnereigenschaften und Dokumenteneigenschaften angezeigt und in den Workflow eingebunden. Standardmäßig wird diese Funktion Prüfer 3 genannt. Sie haben jedoch die Möglichkeit diese Benennung zu ändern.

Zentrale Vorprüfung

Servereinstellungen - Zusätzliche Verantwortlichkeiten - zentrale Vorprüfung
 
Zentrale Vorprüfung ist eine Spezialität, die man für das einzelne Dokument aktivieren kann. In dem Fall wird das Dokument zu einer Prüfungsstelle geschickt, die aus einer Person oder einer Gruppe bestehen kann und erst wenn diese Stelle ihr OK gegeben hat, kommt das Dokument in den üblichen Prüflauf. Um die zentrale Vorprüfung zu aktivieren klicken Sie auf die entsprechende Checkbox und definieren Sie den Kontakt für die Mailverständigung und die Verteilergruppe. Den Kontakt für die Mailverständigung müssen Sie in den Kontakten erfassen und eine Mail Adresse eingeben, die auf die einzelnen Personen verteilt, wenn nicht eine einzelne Person sondern eine Gruppe diese Funktion übernimmt. Die Verteilergruppe müssen Sie ebenfalls anlegen. Die Personen in der Gruppe bekommen dann Zugriff auf das Dokument, wenn für das Dokument die zentrale Vorprüfung aktiviert wird.

Mehrere Prüfer aktivieren

Servereinstellungen - Zusätzliche Funktionen - Weitere Prüfer aktivieren
 
Reichen die oben angezeigten Möglichkeiten nicht, dann können Sie mehr oder weniger, unendliche Prüfer aktivieren. Wenn Sie diese Option aktivieren, dann ändert sich das Layout von diversen Modulen. Es werden nicht mehr die DropDown Felder bei den Verantwortlichkeiten angezeigt, sondern alle Funktionen werden in einer Liste angezeigt.

Exemplarische Anzeige

Servereinstellungen - Mehrere Funktionen - Anzeige der Funktionen
 
Die Funktionen werden im Allgemeinen wie oben dargestellt. Wichtig ist auch zu beachten, dass, wenn Sie diese Funktion aktivieren, eigene MS Office Vorlagen benötigt werden, die damit umgehen können - soll heißen, die diese Menge an Daten darstellen können.

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