Um zu den Servereinstellungen zu kommen wählen Sie aus dem Hauptmenü <Erweitert> den Eintrag <Servereinstellungen>. Sie müssen "Admin" Berechtigung haben, um zu diesen Einstellungen Zugang zu haben.

Benutzer muss einen Grund für neue Version angeben

Diese Option ist standardmäßig aktiviert und zwingt den Benutzer dazu einen Änderungsgrund anzugeben, wenn eine neue Version eines Dokumentes erstellt wird. der Änderungsgrund wird in die History Chart übernommen und archiviert.

Vier-Augen-Prinzip aktivieren

Zwingt die Benutzer dazu, Prüfer und Freigebenden unterschiedlich zu benennen. Damit kann Ersteller, Prüfer und Freigebender nicht in einer Person sein.

Erweiterte Sicherheitseinstellungen aktivieren

• Administratoren: Die folgenden Einschränken gelten nicht für Administratoren - die dürfen weiter wüten.
• Dokumenteneigenschaften: Werden die erweiterten Sicherheitseinstellungen aktiviert, so können in den Dokumenteneigenschaften nur jene Änderungen vornehmen, die entweder als Ersteller, Prüfer oder Freigebender eingetragen sind.
• Dokument auschecken: Werden die erweiterten Sicherheitseinstellungen aktiviert, so nur Ersteller, Prüfer oder Freigebender das Dokument auschecken, den Entwurf also Lesen und Bearbeiten.

Prozesse anzeigen

Aktiviert die Prozesse. Damit können Dokumente Prozessen zugeordnet werden, die sie selbst definieren können. In der Ordnerstruktur werden die Prozesse ebenfalls angezeigt. Wird auf einem Ordner in den Prozessen geklickt so werden alle Dokumente angezeigt, die dem Prozess zugeordnet wurden.

Zugriff Dokumentenvorlagen über Verteiler steuern

Die Dokumentenvorlagen werden auch über den Verteiler gesteuert werden, sodass die Benutzer nur die für sie relevanten Dokumentenvorlagen sehen. Damit kann z.b. bei abteilungsabhängigen Vorlagen sichergestellt werden, dass in einer Abteilung die richtigen Vorlagen verwendet werden.

Workstation beim Einchecken prüfen

Ein wichtiges Sicherheitsfeature, dass immer aktiviert sein sollte. Beim auschecken wird gespeichert von welcher Workstation (PC) aus das Dokument ausgecheckt wird und beim einchecken wird geprüft, ob das Dokument von der Workstation eingecheckt wird, von der das Dokument auch ausgecheckt wurde. Damit wird sichergestellt, dass das Dokument vielleicht nicht mit einem älteren Stand eingecheckt wird.

Prüfe Terminalsession und Username beim Checkin

Wie "Workstation beim Einchecken prüfen" doch wird zusätzlich auch die Terminalsession gespeichert und beim auschecken und einchecken geprüft. Wenn sie in ihrem Unternehmen viel mit Windows Terminals arbeiten sollten sie diese Option auf jeden Fall aktivieren. Bei Windows Terminal Sessions haben nämlich alle Workstations die selbe WorkstationID, nämlich die des Terminalservers und die oben angeführte Sicherheitshürde greift nicht, da es dazu kommen kann, dass es zu folgendem Szenario kommen kann: Sie bearbeiten ein Dokument auf Terminal A, checken es aber am ende nicht ein oder lassen das DLS geöffnet. Dann gehen Sie zu einem anderen Terminal und checken es erneut aus, was ja grundsätzlich möglich ist. Da bemerken Sie das es eine alter Version ist und sie das Dokument am anderen Terminal nicht eingecheckt haben, und beenden das Programm. Dabei wird die alte Version eingecheckt. Um das nicht aufkommen zu lassen, sollten Sie diese Option aktivieren. Damit sollte das nicht passieren können. Zusätzlich werden sie ab Version 10.1 beim Start des Programms darüber informiert, wenn Sie Dokumente von einer anderen Workstation aus, ausgecheckt haben.

Auschecken bei Doppelklick (Ersteller, Prüfer etc)

Mit "Auschecken bei Doppelklick (Ersteller, Prüfer etc)" verändern Sie das Verhalten des Doppelklicks in der Dokumentenliste wenn ein Dokument in Revision ist, also eine neue Version erstellt wird und sie in der Prüflogik eine Funktion haben, also Ersteller, Prüfer oder Freigebender sind. Dann wird nicht die freigegebene Version geöffnet, sondern das Dokument wird zum Bearbeiten ausgecheckt.

Lese Links bei QM.Info senden

Diese Option ist standardmäßig aktiviert und veranlasst das System dazu, bei Office Dokumenten (Word, Excel) beim Prüfen und Freigeben, das Dokument nach Links zu durchsuchen und in die Datenbank zu übernehmen. Sie können diese Option deaktivieren, wenn Sie Links und Verknüpfungen gar nicht verwenden. Dann können sie sich durch die Deaktivierung den Vorgang beschleunigen.

QM-Info senden an freigegebene Dokumente zulassen

Lässt eine nachträgliche Änderung der Verantwortlichkeiten bei bereits freigegebenen Dokumenten zu.

Über History Chart geöffnete Dokumente markieren

Wird diese Option aktiviert, werden über die History Chart geöffneten Dokumente mit dem Wasserzeichen ungültig markiert.

Änderung der Verantwortlichkeiten bei freigegebenen Dokumenten zulassen

Lässt eine nachträgliche Änderung der Verantwortlichkeiten bei bereits freigegebenen Dokumenten zu.

PDF Erstellung am Client zulassen

Ab Office 2007 kann Word und Excel direkt PDFs erstellen. Damit können PDFs von freigegebenen Versionen direkt am Client erstellt werden. Bei Office 2007 gibt es aber zuweilen noch einige Probleme bei der PDF Erstellung. Wirklich zuverlässig geht es ab Office 2010.

KVP aktivieren

Aktiviert das KVP Modul für den "Kontinuierlichen Verbesserungsprozeß"

Mitteilungen über Tasks in Dokumentenliste anzeigen

Zeigt in der Dokumentenliste neben dem Icon an, ob ein Task zu dem Dokument vorhanden ist. Ist vielleicht eine recht nützliche Funktion, bei einer großen Anzahl von Dokumenten (>20000) kann es aber zu erkennbaren Geschwindigkeitseinbußen kommen.

Namenskürzel statt Vollnamen an Office Dokumente senden

Bei den meisten Installationen aktiviert, werden hier statt den Vollnamen nur die Kürzel gesendet. Es ist hier aber wichtig, dass dann auch alle die Dokumente erstellen, prüfen oder freigeben das Kürzel in den Kontaktdaten angegeben haben.

Um zu den Servereinstellungen zu kommen, wählen Sie aus dem Hauptmenü <Erweitert> den Eintrag <Servereinstellungen>. Sie müssen "Admin" Berechtigung haben, um zu diesen Einstellungen Zugang zu haben.

Einstellungen zur Laufzeit eines Dokuments

Dokumente können in der Laufzeit eingeschränkt werden. Das heißt die Dokumente laufen mit einem bestimmten Datum ab und bekommen dann den Status abgelaufen. Das kann eigentlich bei allen Dokumenten eingesetzt werden, die periodisch überprüft werden müssen, wie Spezifikationen, Normen, Verträge etc. Wann ein Dokument abläuft kann bei jedem Dokument definiert werden indem das "Gültig bis" Datum eingestellt wird. Hier in den Servereinstellungen kann man ein paar grundsätzliche Werte definieren.

Periode

Bei den meisten Installationen wird hier der Wert 0 stehen. Nur wenn alle Dokumente periodisch überprüft werden müssen geben Sie hier einen Wert ein. Ein Wert von 365 (Tagen) entspricht also einem Jahr. In dem Fall laufen neu erstellte Dokumente automatisch nach einem Jahr ab.

Mitteilung in Tagen

Unter "Mitteilung (Tage)" kann definiert werden, wann der Ersteller eines Dokumentes informiert wird, dass das Dokument in der angegebenen Frist abläuft. Der Ersteller bekommt eine Verständigung per Mail und auch einen Eintrag in den Dokumententasks. Also wenn hier z.B. der Wert 30 eingetragen wird, dann wird 30 Tage bevor das "Gültig bis" Datum erreicht wird, eine Nachricht versendet. Des weiteren ändert sich der Status des Dokuments von "Freigegeben" auf "Läuft am dd.mm.yyy" ab. Das Dokument ist aber noch weiterhin gültig bis es zum Stichtag endgültig abläuft und dann den Status abgelaufen bekommt.

Nachricht auch an Freigebenden senden

Sollen die Mitteilung (E-Mail) nicht nur an den Ersteller sondern auch an den Freigebenden gesendet werden, aktivieren Sie bitte die entsprechende Checkbox wie hier abgebildet. Der Freigebenden bekommt dann auch eine Mail aber keinen Task. Der Task bleibt beim Ersteller des Dokumentes. Der Ersteller muss dann überprüfen, ob das Dokument noch aktuell ist - in dem Fall kann er das Dokument reaktivieren und in den Dokumentenereignissen wird eingetragen, dass das Dokument überprüft wurde. Ist das Dokument nicht aktuell, dann kann eine neue Version erstellt werden. Das Dokument muss dann den normal Prüflauf durchgehen.

Internet

• Website: Gibt den Link zum DLS - Webinterface an. Dieser kann an Mitarbeiter weitergegebe werden bzw. kann im Hauptmenü unter "Hilfe - Webinterface" das Webinterface aufgerufen werden.
• Dokumene: Url zum Laden von Dokumenten. Dieser wird für "Weblink an Office Dokumente senden" verwendet.
• Logo: Link zum Firmenlogo für die Mails
• Dashbord: Dokumenten-ID für das Dashbord/Startseite. Siehe auch: Startseite selbst erstellen

Webinterface

• Webinterface aktiviert: Switch um das Webinterface zu aktivieren oder zu deaktivieren
• IP blockieren nach: Gibt an, nach wie vielen erfolglose Login und Dokumentenaufrufen eine Internet IP geblockt werden soll
• Standard Upload Ordner: Im Webinterface kann man auch Dokumente hochladen. Hier wird angegeben in welchem Ordner diese abgelegt werden sollen.
• Blockierte Erweiterungen: Gibt an welche Dateitypen über das Webinterface nicht abgerufen werden dürfen.
• Dokumentenupload aktivieren: Aktiviert/Deaktiviert die angegebene Funktion
• Checkout, Checkin, Prüfen aktivieren: Aktiviert/Deaktiviert die angegebene Funktionen im Webinterface.
• Login für das Laden von Dokumenten: Gibt an, ob der Benutzer eingeloggt sein muss, um einen Link aufrufen und das Dokument laden zu können.

Maileinstellungen

• Max. Mail Größe: Mailserver haben oft Limits für Größe eine Mail oder Anhänge. Hier kann man dieses Limit eingeben. Dann werden Dokumente, die größer sind nicht an die Verständigungsmail angehängt und die Mails bleiben dann nicht hängen bzw werden diese nicht zurückgewiesen.
• Versenden von Mail Anhängen aktivieren: Hier kann man das Anhängen der Dokumente an die Verständigungsmails komplett deaktivieren. Das kann sinnvoll sein, wenn zum einem alle Mitarbeiter Zugang zum System haben und es nicht gewünscht wird, dass Kopien der Dokumente im Unternehmen gibt. Weiters entlastet es den Mailserver.

Dokumente - Sicherheit

Einstellungen für die Dokumentensicherheit wie unten angezeigt. Sie können Einträge aktvieren oder deaktivieren und die Bezeichnungen ändern.

Sicherheitsstufe

Hier können Sie die Bezeichnungen für die Sicherheitsstufen der Benutzer anpassen.

Verteilersicherheit

Hier können Sie die Bezeichnungen für die Sicherheitsstufen der Verteilergruppen anpassen.

Dokument Status

Hier können Sie die Bezeichnungen der Dokumentenstati anpassen.

Zusätzliche Verantwortlichkeiten

• 4te Funktion aktivieren: Aktiviert nach Ersteller, Prüfer und Freigebenden einen weiteren - 2ten Prüfer bzw. 4te Funktion.
• 5te Funktion aktivieren: Aktiviert nach Ersteller, Prüfer und Freigebenden einen weiteren - 3ten Prüfer bzw. 5te Funktion.
• Änderungsantrag senden an: Hier kann man einen zentrale Stelle (Kontakt) definieren, die alle Änderungsanträge zugestellt bekommt.

Sollten diese zusätzlichen Verantwortlichkeiten nicht reichen, dann können Sie unter "Verschiedenes" die Funktion Weitere Prüfer aktivieren. Dann schaltet das Layout der Verantwortlichkeiten um, und sie können so viele Prüfer definieren, wie Sie benötigen. Etwaige Eingaben hier in dieser Maske sind dann hinfällig.

Zentrale Vorprüfung

Hier kann eine gesamte Gruppe (Verteilergruppe) zur Vorprüfung aktiviert werden, um inhaltliche oder Layoutchecks etc zu machen bevor das Dokumente weiter in den Prüflauf kommt.

Zusätzliche Verantwortlichkeiten

Standardmäßig haben Sie die Funktionen Ersteller, Prüfer und Freigebender zur Verfügung. Wenn Sie mit diesen Funktionen nicht auskommen, so haben Sie die Möglichkeit weitere Funktionen zu aktivieren. Wenn Sie z.B. noch einen Prüfer brauchen, so aktivieren Sie in den Servereinstellungen die 4te Funktion. Wenn Sie diese aktivieren wird bei den Ordnereinstellungen und den Dokumenteneigenschaften die 4te Funktion angezeigt und kann zugeordnet werden. Standardmäßig wird diese Funktion Prüfer 2 genannt. Sie haben jedoch die Möglichkeit diese Benennung zu ändern. 

Sollte die 4te Funktion auch nicht ausreichen haben Sie noch die Möglichkeit eine 5te Funktion zu aktivieren. Diese wird dann ebenfalls in den Ordnereigenschaften und Dokumenteneigenschaften angezeigt und in den Workflow eingebunden. Standardmäßig wird diese Funktion Prüfer 3 genannt. Sie haben jedoch die Möglichkeit diese Benennung zu ändern.

Zentrale Vorprüfung

Zentrale Vorprüfung ist eine Spezialität, die man für das einzelne Dokument aktivieren kann. In dem Fall wird das Dokument zu einer Prüfungsstelle geschickt, die aus einer Person oder einer Gruppe bestehen kann und erst wenn diese Stelle ihr OK gegeben hat, kommt das Dokument in den üblichen Prüflauf. Um die zentrale Vorprüfung zu aktivieren klicken Sie auf die entsprechende Checkbox und definieren Sie den Kontakt für die Mailverständigung und die Verteilergruppe. Den Kontakt für die Mailverständigung müssen Sie in den Kontakten erfassen und eine Mail Adresse eingeben, die auf die einzelnen Personen verteilt, wenn nicht eine einzelne Person sondern eine Gruppe diese Funktion übernimmt. Die Verteilergruppe müssen Sie ebenfalls anlegen. Die Personen in der Gruppe bekommen dann Zugriff auf das Dokument, wenn für das Dokument die zentrale Vorprüfung aktiviert wird.

Mehrere Prüfer aktivieren

Reichen die oben angezeigten Möglichkeiten nicht, dann können Sie mehr oder weniger, unendliche Prüfer aktivieren. Wenn Sie diese Option aktivieren, dann ändert sich das Layout von diversen Modulen. Es werden nicht mehr die DropDown Felder bei den Verantwortlichkeiten angezeigt, sondern alle Funktionen werden in einer Liste angezeigt.

Exemplarische Anzeige

Die Funktionen werden im Allgemeinen wie oben dargestellt. Wichtig ist auch zu beachten, dass, wenn Sie diese Funktion aktivieren, eigene MS Office Vorlagen benötigt werden, die damit umgehen können - soll heißen, die diese Menge an Daten darstellen können.

Pro Dokument können Sie den Dokumententyp vergeben. Sie können also angeben ob es sich bei dem Dokument, um eine Verfahrensanweisung. Arbeitsanweisung etc handelt. In den "Servereinstellungen - Dokumententyp" können Sie die Dokumententypen anlegen und verwalten. Wenn Sie einen neuen Dokumententyp anlegen wollen, dann klicken Sie auf den Button "Datensatz einfügen" Es öffnet sich ein Feld in dem Sie die Kurz und die Langbezeichnung für den Dokumententyp angeben können also z.B. AA und Arbeitsanweisung oder VA und Verfahrensanweisung. Speichern Sie die Eingabe indem Sie auf "Datensatz speichern" klicken. Statt den Buttons rechts oben können Sie auch das Menü der rechten Maustaste verwenden.

Folgende Möglichkeiten bestehen:

• Sie können den Dokumententyp über die Eigenschaften des Dokuments erfassen. Wenn die mehreren Dokumenten den Dokumententyp auf einmal zuweisen wollen, können Sie das ebenfalls, indem sie die gewünschten Dokumente markieren und dann die Eigenschaften aufrufen. Genauso können Sie bei Erstellung eines Dokumentes oder bei der Erstellung einer neuen Version den Dokumententyp erfassen.
• Sie können nach dem Dokumententyp in der einfachen und auch in der erweiterten Suche suchen, oder z.B. die Suche auf Arbeitsanweisung einschränken. 
• Der Dokumententyp wird an das Office Dokument übertragen und kann dort angezeigt werden. Damit haben Sie die Möglichkeit Vorlagen zu erstellen, die gleich den Dokumententyp in der Kopf oder Fußzeile anzeigen. Dadurch können Sie die Anzahl der Vorlagen um einiges reduzieren

Tipp:

Wenn Sie sich entscheiden den Dokumententyp zu verwenden und diesen bisher nicht angegeben haben, dann können Sie wie folgt verfahren: Legen Sie den Dokumententyp zuerst an. Dann wechseln Sie zu den Dokumenten und suchen Sie z.b. nach allen Dokumenten die "Stellen" im Titel haben. Markieren Sie alle "Stellenbeschreibungen" und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf "Eigenschaften". Nun können Sie in der "Mehrfachbearbeitung" allen Stellenbeschreibungen gleich den Dokumententyp zuweisen.

Bei den Einstellungen "Dokumentenformat" kann definiert werden, wie die Dateinamen erstellt und angezeigt werden, wenn ein Dokument geöffnet wird. Damit können Dokumentenentwürfe bereits im Dateinamen markiert werden.

Einstellen des Dokumentenformats

Beim Einstellen des Dokumentenformates haben Sie folgende Variablen zur Verfügung:

• %n - Gibt den Namen des Dokumentes an
• %id - Gibt die 17-stellige Nummer des Dokumentes an und muss enthalten sein, damit beim Checkin das Dokument eindeutig identifiziert werden kann.

Die Anordnung der Parameter ist frei. Es sollten aber keine eckigen Klammern vergeben werden, da es dann bei MS Excel zum Problemen kommen kann, da hier die eckigen Klammern die Arbeitsblätter markieren. Weiter gilt, dass das Entwurfsformat nur umgestellt werden kann, wenn keine Dokumente ausgecheckt sind. Sollten Dokumente ausgecheckt sein, so ist zwar ein ändern möglich, aber es kann zu Problemen kommen.

Erweitertes Format

Beim erweiterten Format, können Sie die selben Einstellungen, wie für die Entwürfe und die freigegebenen Dokumente auch für Abgelaufene, Zurückgezogene und Archivierte Dokumente eingestellt werden.

Bei der Kontaktanzeige können Sie einstellen, wie die Kontakte im Programm und in den Dokumenten angezeigt werden.

Maske QM- Info

Unter "Maske QM-Info" können Sie einstellen, wie die Namen der Verantwortlichen Personen (Ersteller, Prüfer etc) in den Dokumenten angezeigt werden. Mit dem rechts angeführten Beispiel gibt %t den Titel der Person, %fs. den mit Punkt abgekürzten Vornamen und %lf den vollen Nachnamen an. Folgende Parameter stehen zur Verfügung:

• %t - Titel
• %fs - Vorname Kurz (erster Buchstabe)
• %ff - Vorname voll
• %ls - Nachname Kurz (erster Buchstabe)
• %lf - Nachname voll

Kontakte maskieren

Bei "Kontakte maskieren" können Sie einstellen, wie die Namen im Programm angezeigt werden. Mit dem rechts angeführten Beispiel gibt %c den Firmennamen und %n den Namen der Person an. Wenn Sie nur den Namen der Person wollen, dann geben Sie z.b. nur %n an. Wenn Sie den Namen der Person am Anfang und den Firmennamen dahinter haben wollen, dann geben Sie %n - %c ein. Folgende Parameter stehen zur Verfügung:

• %t - Titel
• %f - Firma
• %n - Name

Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, dann klicken Sie einmal auf den unterstrichenen Eintrag "Kontakte maskieren". Dann wird die Kontaktanzeige neu aufgebaut.

Dokumente

Folgende Optionen finden Sie im Bereich Dokumente

• Alle Ordner anzeigen: Standardmäßig sieht der Benutzer nur Ordner in den er auch Zugang zu Dokumenten hat. Admins sehen jedoch alle Ordner, aber auch nur Dokumente, bei denen sie auch im Verteiler sind. Wenn es bestimmte Benutzer oder Gruppen geben soll, die auch alle Ordner sehen sollen, dann kann diese Option hier aktiviert werden. Manchmal ist es auch von Vorteil diese Option bei bestimmten Benutzern oder Gruppen dann zu aktivieren, wenn eine Vielzahl von Ordnern gibt. (>30.000) Damit lässt sich der Ordneraufbau beschleunigen.
• Archivierte Dokument aktivieren
• Dokument - Kommentar anlegen: Damit kann der Benutzer einen Kommentar zu einem Dokument anlegen.
• Dokument als Vorlage definieren: Der Benutzer kann jedes beliebige Dokument zu einer Vorlage machen.
• Dokument bearbeiten (auschecken): Der Benutzer kann Dokumente zum Bearbeiten auschecken und auch wieder einchecken.
• Dokument drucken: Benutzer kann Dokumente aus dem DLS raus drucken. Achtung – Auch wenn diese Option nicht gewährt wird, so kann der Benutzer dennoch das Dokument aus der Zielanwendung gedruckt werden.
• Dokument exportieren: Benutzer kann eines oder mehrere Dokumente aus dem DLS exportieren. Hier kann man einschränkend agieren, da öfters von Kunden zu hören ist, dass sich Mitarbeiter alle Dokumente aus dem System exportiert haben. Übrigens wird der Export mitgeloggt und kann nachvollzogen werden.
• Dokument importieren: Benutzer kann bestehende Dokumente in das System importieren.
• Dokument in anderen Ordner verschieben
• Dokument kopieren
• Dokument löschen
• Dokument mit Drag und Drop importieren
• Dokument neu erstellen
• Dokument per Mail versenden
• Dokument reaktivieren: Berechtigt den Benutzer ein abgelaufenes oder zurückgezogenes Dokument zu reaktivieren und gültig zu setzen.
• Dokument zurückziehen: Berechtigt den Benutzer nicht mehr gültige Dokumente zurückzuziehen. Damit bekommt das Dokument den Status "zurückgezogen“ und die Benutzer können darüber informiert werden, dass das Dokument nicht mehr gültig ist.
• Dokumente archivieren: Berechtigt den Benutzer einzelne Dokumente über die Dokumenteneigenschaften zu archivieren. Diese Dokumente bekommen dann den Status "archiviert“
• Dokumente mit Drag und Drop freigegeben importieren: Ist diese Option aktiv, dann kann der Benutzer mit gedrückter Umschaltaste beim Import, die Dokumente gleich freigegeben importiert werden und müssen nicht mehr gelenkt werden. Wenn ein Benutzer also viele PDF Dokumente importiert, die nicht geprüft und freigegeben werden müssen, so ist es sinnvoll wenn der Benutzer die Möglichkeit hat, diese gleich freigegeben zu importieren.
• Dokumentendetails bearbeiten: Kann die Dokumenteneigenschaften öffnen und ändern.
• Dokumentenereignisse betrachten: Ist diese Option aktiviert, so kann der Benutzer die Dokumentenereignisse in den Dokumenteneigenschaften betrachten. Also er kann genau nachvollziehen, wer ein Dokument erstellt, gelesen, geprüft etc. hat
• Dokumentenliste drucken
• Dokumentenliste exportieren (MS Excel)
• Dokumentenvorlagen betrachten: Berechtigt den Benutzer in die Dokumentenvorlagen einzusehen und je nach weiterer Berechtigung auch zu bearbeiten
• Gesendete Mails einsehen: Berechtigt den Benutzer Einsicht über die gesendeten Mail zu einem Dokument zu nehmen.
• History Chart betrachten: Kann Übersicht der alten Versionen zu einem Dokument öffnen und auch die Dokumente betrachten.
• Kann checkout von Dokumenten von anderen Benutzern abbrechen: Mit dieser Berechtigung können Admins das Recht auch an andere übergeben, dass Dokumentencheckouts abgebrochen werden können. Damit können Dokumente, die von Benutzern gesperrt wurden, wieder bearbeitet werden. Aber hier immer Achtung: "Checkout abbrechen" kann immer auch Datenverlust bedeuten.
• Kann Datumsänderungen beim Prüfen und Freigeben vornehmen: Mit dieser Berechtigung können nicht nur Admins bei der Prüfung und Freigabe, Änderung am Aktionsdatum vornehmen.
• Kann Dokumente auschecken, auch wenn er nicht im Prüflauf ist: Wenn die erweiterten Sicherheitseinstellungen aktiviert sind, können nur Personen, die im Prüflauf sind (Ersteller, Prüfer, Freigebender) das Dokument auschecken. Mit dieser Einstellungen kann man das Recht, ein Dokument auszuchecken, ausweiten.
• Kann Dokumente für andere prüfen und freigeben: Benutzer oder eine Gruppe kann berechtigt werden, Dokumente in Stellvertretung für einen anderen Benutzer zu prüfen oder freizugeben. Bisher war das Admins vorbehalten.
• Kann Dokumente ohne 4 Augenprinzip erstellen und lenken: Ist in den Servereinstellungen der Schalter "4 Augen Prinzip aktivieren" eingeschaltet, dann kann man eine Gruppe von Benutzern von dieser Einschränkung ausnehmen. Diese können dann Dokumente selbst Erstellen und Freigeben, ohne dass ein zweiter das Dokument geprüft hat.
• Kann Dokumentenentwürfe betrachten: Mit dieser Option kann der Benutzer Dokumentenentwürfe betrachten. Also er kann Sie nicht auschecken, aber er kann den aktuellen Entwurf lesen.
• Links bearbeiten: Kann die Links, aufrufende und weiterführende Dokumente, zu einem Dokument betrachten und diese Dokumente auch öffnen.
• Links betrachten: Kann die Links, aufrufende und weiterführende Dokumente, zu einem Dokument bearbeiten
• Mehrfachfreigabe von Dokumenten: Mit diese Option kann der Benutzer mehrere Dokumente auf einmal freigeben. Benötigt wird das zumeist, wenn man z.B. bemerkt, dass alle Bedienungsanleitungen nicht freigegeben importiert wurden und nun 100 Dokumente nicht freigegeben sind und diese nicht einzeln durchprüfen will.
• Mehrfachbearbeitung von Dokumenten: Ermöglicht einer Gruppe von Benutzern Einstellungen für mehrere Dokumente auf einmal vorzunehmen.
• Mehrfachfreigabe von Dokumenten: Ermöglicht einer Gruppe von Benutzern mehrere Dokumente auf einmal freizugeben.
• MS Office Tools: Berechtigt den Benutzer Zugriff auf die MS Office Tools, wo Dokumenten andere Vorlagen zugewiesen werden können, oder VBA - Makros auf Dokumente angewendet werden können.
• Neue Version abbrechen
• Neue Version erstellen: Berechtigt den Benutzer eine neuer Version zu einem Dokument zu erstellen.
• Ordner - Vorgabewerte bearbeiten: Berechtigt den Benutzer in den Ordnereigenschaften die Werte für Prüfer und Freigebenden, sowie die Voreinstellungen für den Dokumentenverteiler zu ändern.
• Ordner - Vorgabe benutzerdefinierte Tasks bearbeiten: Berechtigt die Gruppe in den Voreinstellungen für den Ordner Änderungen bei den benutzerdefinierten Tasks vorzunehmen. Wenn dann in dem Ordner ein neues Dokument erstellt wird, dann bekommt es automatisch den benutzerdefinierten Task zugewiesen.
• Ordner als Archiv markieren: Berechtigt den Benutzer ganze Ordnerbäume und die sich darin befindlichen Dokumente zu archivieren.
• Ordner anlegen, wenn in Sicherheitseinstellungen aufgenommen: Berechtigt den Benutzer neue Ordner anzulegen, wenn er in den Ordnereigenschaften im Register "Sicherheit" als vertrauenswürdig aufgenommen wurde.
• Ordner löschen: Berechtigt den Benutzer Ordner zu löschen, so sie keine Unterordner haben oder sich Dokument in dem Ordner befinden.
• Ordner neu anlegen
• Ordner umbenennen
• Ordner verschieben: Berechtigt den Benutzer einzelne Ordner oder ganze Bäume in einen andern Unterordner zu verschieben.
• Ordnereigenschaften betrachten
• Ordnerlayout ändern: Berechtigt den Benutzer in den Ordnereigenschaften im Register "Layout" Änderungen am Icon und an der Schriftfarbe vorzunehmen.
• PDF erstellen:: Berechtigt den Benutzer ein PDF von einem Office Dokument zu erstellen.
• QM- Info senden: Berechtigt den Benutzer Daten wie Erstellt, Geprüft und Freigegeben an das MS Office Dokument zu senden.
• Verteiler betrachten
• Verteiler ändern: Kann den Verteiler für ein Dokument ändern, damit andere Benutzer Zugriff zu dem Dokument bekommen oder der Zugriff entzogen wird.
• Verteiler für mehrere Dokumente ändern: Berechtigt den Benutzer den Verteiler gleich für mehrere Dokumente zu ändern.
• Vorlage auf freigeben Dokumente anwenden: Berechtigt den Benutzer geänderte Vorlagen auf freigegebene Dokumente anzuwenden. Wenn z.B. sich das Logo geändert hat und nicht alle Dokumente aus diesem Grund eine neue Version bekommen und geprüft und freigegeben werden sollen.

System

Folgende Optionen finden Sie im Bereich System

• Benutzerliste einsehen: Damit kann unterbunden werden, dass Benutzer die Benutzerliste mit den Usernamen etc. sehen. Im Normalfall braucht nur jene Person die zu sehen, die auch die Benutzer anlegt und verwaltet
• Benutzerumleitung: Mit dieser Berechtigung lassen sich die Benutzerumleitungen verwalten (anlegen und löschen)
• Dokumentenaufgaben (Document Tasks)
• Dokumentenaufgabe (Document Task) weiterleiten
• Gesendete Mails einsehen: Berechtigt den Benutzer Einsicht über alle Mails zu allen Dokumenten zu nehmen. Diese Funktion sollte leitenden Personen vorbehalten bleiben
• Logdatei
• Mülleimer einsehen: Benutzer kann damit sehen, wer welches Dokument, Kontakt etc. gelöscht hat.
• Mülleimer ausleeren: Benutzer kann damit die Dokumente endgültig löschen. Damit können sie im System nicht mehr wiederhergestellt werden.
• Mülleimer – wiederherstellen: Versehentlich gelöschte Dokumente können damit wieder hergestellt werden.
• PDF- Queue einsehen: Diese Funktion ist mittlerweile obsolet, da zumeist die PDFs nicht mehr auf dem Server sondern direkt am Client erstellt werden. Hier kann man auf jeden Fall einstellen, ob der Benutzer sehen darf, welche Dokumente in der PDF Queue sind und noch nicht erstellt wurden.
• SA – Tools: Ist ein Satz von Funktionen zur Integritätsprüfung und weiteren verschiedenen Tests. Diese Option sollte dem Admin vorbehalten bleiben.
• Servereinstellungen: Berechtigt den Benutzer Zugriff auf die Servereinstellungen. Also jene Einstellungen mit denen das System generell konfiguriert wird. Wie empfehlen, dass nur Admins diese Berechtigung haben.
• Systemereignisse: Berechtigt den Benutzer Zugriff auf die Systemereignisse. Systemereignisse sind alle Ereignisse, die sich keinem Dokument zuordnen lassen. Darunter fallen z.B. wer sich wann eingeloggt und ausgeloggt hat, wer welchen Ordner angelegt etc.
• Verteilergruppen einsehen: Damit kann unterbunden werden, dass Benutzer die Verteilergruppen sehen können.

Verteilergruppen

Folgende Optionen finden Sie im Bereich Verteilergruppen

• Verteilergruppe anlegen: Lässt neue Verteilergruppen erstellen
• Verteilergruppe bearbeiten: Vergibt die prinzipielle Berechtigung, ob Verteilergruppen bearbeitet werden können. Ob der Benutzer eine konkrete Verteilergruppe geändert werden kann, wird in den Einstellungen der Verteilergruppe selbst reglementiert.
• Verteilergruppe einem Ordner zuweisen
• Verteilergruppe löschen
• Verteilergruppen - Dokumente einsehen: Lässt den Benutzer einsehen, welche Dokumente dem Verteiler zugeordnet sind.
• Verteilergruppen - E-Mail senden: Lässt den Benutzer eine E-Mail an die Verteilergruppe senden.
• Verteilergruppen - Ordner anlegen und bearbeiten: Die Verteilergruppen lassen sich bei größeren Installationen auch in Ordner strukturieren. Hier kann die entsprechende Berechtigung vergeben werden.
• Verteilergruppen drucken: Lässt eine Liste aller Verteilergruppen drucken
• Verteilergruppen kopieren: Lässt eine Verteilergruppe kopieren und somit neu anlegen

Kontakte

Folgende Optionen finden Sie im Bereich Kontakte

• Kontakte - Verteiler einsehen
• Kontakte anlegen
• Kontakte bearbeiten
• Kontakte einsehen
• Kontakte exportieren
• Kontakte importieren
• Kontakte löschen

Unter "Verschiedenes" finden Sie einige Einstellungsmöglichkeiten, die nicht einer Kategorie zuzuordnen sind.

• Alternative Version der Vorlagenkopie verwenden: Diese Option sollten Sie nur unter Rücksprache mit uns aktivieren.
• Automatische Vorlagenübernahme aktivieren: Bei der automatischen Vorlagenübernahme wird bei der Erstellung einer neuen Version zu einem Dokument überprüft, ob die Vorlage geändert wurde. Wenn dies der Fall ist, wird die neue Vorlage automatisch übernommen.
• Automatischer Dokumentencode: Wenn man diese Funktion aktiviert, dann berechnet das System automatisch einen Dokumentencode aus dem Dokumententyp, um für die Dokumente eindeutige Code- Nummern zu bekommen.
• Bei automatischer Vorlagenübernahme auch MS Word Formatvorlagen übernehmen: Ab der Version 11.3 gibt es die Vorlagenüberwachung. Damit wird beim Checkout eines Dokumentes überprüft, ob sich die Dokumentenvorlage geändert hat. Wenn das der Fall ist, dann kann man die neue Vorlage auf das Dokument anwenden und Kopf und Fußzeile von der Vorlage übernehmen. Wenn man auch die MS Word Formatierungen übernehmen will, wie Standardschriftart etc., dann aktivieren Sie diese Option. Wenn Sie das nicht benötigen, dann deaktivieren Sie diese Option, weil dadurch der Ablauf viel schneller geht.
• Bei neuen Dokumenten die Gültigkeit auf den angegebenen Zeitraum beschränken: In den Ordnereigenschaften kann die Gültigkeitsdauer für neu erstellte Dokumente in dem Ordner angegeben werden. Wenn diese Option aktiviert ist, dann wird dieser Wert berücksichtigt.
• Bei neuer Version immer den aktuellen Benutzer als Ersteller nehmen: Ist die Option aktiviert, dann nimmt das System immer den angemeldeten Benutzer als Ersteller. Ist die Option deaktiviert, dann wird der originale Ersteller beibehalten.
• Benutzer Standard Passwort: Legen Sie hier das Standard Passwort für neue Benutzer fest.
• Benutzerseitige PDF Erstellung aktivieren: Keine Verwendung mehr. PDFs werden seit längerem immer auf Clientseite und nicht mehr auf Serverseite erstellt.
• DB - BinBackup: Wert wird von der Fa. VISCOM erfasst, so vorhanden und relevant.
• DLS.Touch Funktionen aktivieren: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie das DLS.Touch Interface verwenden wollen. Damit werden in den Benutzereinstellungen zusätzliche Felder aktiviert. DLS.Touch ist ein Interface, das speziell für Windows Industrie PCs entwickelt wurde und sich über Touch Monitore auch mit Handschuhen und in Feuchträumen bedienen lässt. Das Interface ist bei uns extra erhältlich.
• Dokumentenanzeigekommentare aktivieren: Genereller Schalter, um die Dokumentenanzeigekommentare zu aktivieren oder deaktivieren. Bei den Kommentaren zu Dokumenten, kann angegeben werden, ob ein Kommentar immer angezeigt werden soll, wenn man das Dokument öffnet. Man kann damit dem Leser zusätzliche Informationen vermitteln.
• Dokumentencode muss einzigartig sein: Legt fest, dass keine doppelten Dokumentencodes vorkommen dürfen.
• Dokumentenereignisse in den Dokumenteneigenschaften ausblenden: Spezielle Funktion für spezielle Anlässe ;-) Wenn Sie mehr wissen wollen, dann wenden Sie sich bitte an uns.
• Dokumentenreaktivierung mit neuer Versionsnummer: Wenn diese Option aktiviert ist, dann bekommen abgelaufene Dokumente eine neue Versionsnummer, wenn sie reaktiviert werden.
• Eigenen Kontakt bearbeiten aktivieren:Räumt dem Benutzer das Recht ein, seinen eigenen Kontaktdaten zu ändern auch wenn er laut den Sicherheitseinstellungen keine Kontaktdaten bearbeiten darf.
• Internen PDF - Betrachter verwenden:Mit der Funktion wird der eigens von uns entwickelte PDF - Betrachter/Editor verwendet.
• Kontakt in Jobs anzeigen: Damit werden in den Jobs ein zusätzliches Feld angezeigt, in dem der Kontakt zugeordnet werden kann, den der Job betrifft.
• Mailer: Aktivitätsstatistik per Mail senden: Aktiviert die Aktivitätsstatistik. Details folgen in Kürze.
• Weitere Prüfer aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um "unendlich“ viele Prüfer zu aktivieren. Damit ändert sich aber auch das Layout, bei der Darstellung der Funktionen beim Prüfen etc.
• Nachricht für ablaufende Dokumente an gesamten Verteiler senden: Sollte eigentlich selbsterklärend sein.
• Nachricht für ablaufende Dokumente auch an Freigebenden senden: Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie diese Option deaktivieren, dann wird die Erinnerungsmail für ablaufende Dokumente nur mehr an den Ersteller geschickt und nicht mehr auch an den Freigebenden.
• OLE Timeout MS Excel: Gibt die Zeit in Millisekunden an, die das DLS warten soll, bis es einen neuen Befehl an MS Excel sendet. Je kleiner der Wert ist, umso schneller werden die Daten gesendet. Nachteil MS Excel nimmt den Befehl nicht an und wirft eine Fehlermeldung. Sollten Sie auf einem langsamen System arbeiten, dann kann es sein, dass Sie den Wert erhöhen müssen.
• OLE Timeout MS Word: Lesen Sie den Eintrag oben und ersetzen Sie gedanklich Excel mit Word
• Office Dokumente in neues Dateiformat konvertieren: Wenn Sie diese Option aktivieren, dann können Sie beim Erstellen einer neuen Version Dokumente im alten Dateiformat in das neue Office Dateiformat ab 2003 konvertieren - Diese Option ist aus Sicherheitsgründen zur Zeit nicht aktiv.
• Standardwert für Änderungsgrund: Gibt den Standardwert für den Änderungsgrund bei der Neuanlage eines Dokumentes an.
• Versionsnummer für neue Dokumente: Manche Kunden fangen nicht bei Versionsnummer 1 sonder bei 0 an. Deswegen ist das hier auch einstellbar.
• Volltextsuche - Exklusion: Welche Dokumententypen (Erweiterungen) sollen bei der Volltextsuche nicht berücksichtigt werden (Videos, Fotos etc)
• Vorgabe Autocode Maske: Legen Sie fest, in welchem Format die Dokumentencodes automatisch erstellt werden sollen.
• Weitere Prüfer aktivieren: Schaltet das System auf Prüferliste um. Damit können Sie somit Prüfer festlegen, wie Sie brauchen.
• Überarbeitungsmarkierungen bei MS Word deaktivieren: Deaktiviert die Möglichkeit bei einer neuen Version eines MS Word Dokumentes sich Überarbeitungsmarkierungen anzeigen zu lassen.
• Überarbeitungsmarkierungen bei MS Word immer aktiv: Aktiviert immer die Überarbeitungsmarkierungen bei MS Word Dokumenten, wenn man eine neue Version erstellt.

Unter Mining - Volltextsuche wird angezeigt, wieweit die Volltextsuche die Dokumente indiziert hat. Es können hier nur Informationen ausgelesen werden. Angezeigt werden die verschiedenen Dateierweiterungen, wie viele Dokumente vorhanden sind und wie viele Dokumente davon für die Volltextsuche indiziert sind. In der letzten Spalte wird angezeigt, wann zuletzt ein Dokument mit der entsprechenden Erweiterung aktualisiert wurde.
MS Office Dokumente werden bei der Freigabe automatisch indiziert, wenn Sie jedoch Dokumente importieren, dann sollten die Volltextsuche auch gelegentlich manuell gestartet werden, damit diese Dokumente auch indiziert werden.

Unter Erweiterungen kann definiert werden, mit welcher Anwendung ein bestimmtes Dateiformat bearbeitet bzw. betrachten werden soll. Ist das bei Standard - MS Office Dokumenten nicht wirklich relevant, so kann es doch z.B. bei Bildern oder auch HTML Texten sinnvoll sein, eine andere Anwendung zum Bearbeiten als zum Betrachten zu verwenden. Um eine Zuordnung zu ändern, führen Sie einen Doppelklick auf einen Eintrag aus und geben Sie den Namen der Anwendung an. Am einfachsten ist es, wenn Sie von der Anwendung einen Link erstellen, diesen in das DLS Verzeichnis kopieren und dann hier eintragen.