Mehrfachreaktivierung von Dokumenten

Mehrfachreaktivierung von Dokumenten
 
Oft laufen gleich mehrere Dokumente auf einmal ab. Damit man diese nicht einzeln reaktivieren muss, wurde eine Möglichkeit eingeführt, mehrere Dokumente gleich auf einmal zu reaktivieren. Es besteht zur Zeit die Einschränkung, dass keine Mailverständigung erfolgt.
Um mehrere Dokumente zu reaktivieren, wählen Sie diese zuerst aus der Dokument Taskliste, klicken auf die rechte Maustaste und wählen Sie den Eintrag „Dokumente reaktivieren“. Es öffnet sich ein Fenster in dem alle gewählten Dokumente noch mal in einer Liste angezeigt werden. Sie können aus dieser Liste Einträge über die rechte Maustaste löschen, falls Sie ein Dokument versehentlich ausgewählt haben. Wenn Sie zu der Reaktivierung einen Kommentar hinzufügen wollen, tragen Sie diesen bitte in dem unten angeführten Textfeld ein. Danach können Sie den Kommentar auf die aus der Liste gewählten Dokumente, oder auch auf alle Dokumente in der Liste, anwenden. Die entsprechenden Buttons finden Sie rechts vom Kommentarfeld. Wenn der Kommentar übernommen wurde, so wird dieser in der entsprechenden Spalte in der Liste angezeigt. Die Reaktivierung der Dokumente beginnen Sie, indem Sie auf den Button „Anwenden“ klicken. Die Listeneinträge werden danach entsprechend abgearbeitet. Ist der Vorgang abgeschlossen, so schließt sich das Fenster automatisch.
Zusätzlich haben Sie folgende Optionen:
  • Datum setzen: Wenn das vorgeschlagene Datum für die nächste Ablauffrist nicht passt, dann können Sie das oder die Dokumente markieren und über diesen Menüeintrag das Datum setzen. In der Liste werden auch jene Dokumente, deren neue Ablauffrist in der Vergangenheit liegt, mit rot markiert.
  • Verständigungsmails senden: Sie können auch festlegen, ob Verständigungsmails versendet werden sollen. Sind die Mails für Dokumente aktiviert, dann wird ein grünes Mailicon angezeigt, sind sie deaktiviert so wird ein rotes Mailicon angezeigt.

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