MS Excel Kopf und Fußzeile

Hier wird beschrieben, wie für MS Excel Dokumente die Kopf und Fußzeile sowie die Seiteneinrichtung eingestellt werden kann. Dieses Dokument ist gültig ab der Version 9.1 der Software. Auf frühere Versionen ist diese Dokumentation nicht anzuwenden.

Neuerungen

Die Neuentwicklung zielt darauf ab, sich bei der Erstellung eine MS Excel Dokumentes zum einem nicht mehr um das Layout der Kopf und Fußzeile kümmern zu müssen, zum anderen ein einheitliches Layout für die Dokumente zu gewährleisten und zum letzten schnell etwaige Änderungen im Layout durch z.B eine geänderte Firmen-CI auf die Dokumente anzuwenden, ohne dass die Dokumente manuell nach bearbeitet werden müssen.

Folgende Neuerungen wurden implementiert:
  • Mehrzeilige Angaben in den einzelnen Bereichen der Kopf und Fußzeile
  • Logo direkt einbinden.
  • Barcode einbinden und ausdrucken
  • Automatischer Umbruch des Titels, damit lange Titel nicht in andere Bereiche der Kopf oder Fußzeile reichen.
 
Neu ab Version 14.1 (20180315)
Damit diese Werte im Dokument angezeigt werden können, müssen diese bei den Kontakten unter "Position" auch erfasst sein.
@cpos Funktion/Position des Erstellers
@apos Funktion/Position des Prüfers
@ppos Funktion/Position des Freigebenden
Bisher schon verfügbar
@title Bezeichnung des Dokumentes
@t Bezeichnung des Dokumentes
@version Aktuelle Version des Dokumentes
@vn Aktuelle Version des Dokumentes
@vo Versionsnummer der Vorversion
@code Dokumentencode
@cn Ersteller des Dokumentes
@cd Datum der Erstellung
@co Datum der Erstellung der Vorversion
@an Prüfer des Dokumentes
@ad Datum der Prüfung
@pn Freigebender des Dokumentes
@pd Datum der Freigabe
@ppn Vorfreigebender des Dokumentes
@ppd Datum der Vorfreigabe
@vf Gültig von (ab wann das Dokument gültig ist)
@vt Gültig bis (bis wann das Dokument gültig ist)
@folder Bezeichnung des Ordners in dem das Dokument gespeichert ist
@history Letzter Änderungsgrund des Dokumentes
@process Prozess des Dokumentes
@barcode Barcode für das Dokument
@dtshort Dokumententyp kurz (z.B. AA, FB, VO, HB)
@dtlong Dokumententyp lang (z.B. Arbeitsanweisung, Formblatt, Handbuch)
@codetitle Code und Titel in einer Zelle mit "-" getrennt. Gebunden ist es besser, da dadurch die Größe der Zelle besser genutzt werden kann.

Von MS Excel bereitgestellte Parameter

Achtung: Diese Parameter unterscheiden sich zum Teil von den gewohnten Parametereinsstellungen.

&A Seitenzahl
&B Tabellenblatt (Name des Sheets)
&D Datum
&S Seite
@U Uhrzeit

Einstellen der Kopf und Fußzeilen

Um die Kopf und Fußzeilen zu ändern klicken Sie im Menü <Erweitert> auf den Eintrag <Servereinstellungen>. Wählen Sie aus der Liste links den Eintrag <MS Office> und wählen Sie einen Excel Eintrag. Zum Beispiel <Excel Standard> Mit einem Doppelklick kann der Eintrag bearbeitet werden. Geben Sie in den 6 Bereichen (Kopfzeile – links, mittig und rechts, sowie analog Fußzeile) die Codes ein die dargestellt werden sollen. Soll ein Bereich in der ursprünglichen Art dargestellt werden, dann lassen Sie den Bereich frei. Sollen bestehende nicht mehr benötigte Informationen zurückgestellt werden geben sie "(null)" - mit Klammern aber ohne Anführungszeichen ein.

Standardeinstellungen

MS Excel Kopf und Fußzeile 1
Soll z.b. in der Mitte der Kopfzeile der Dokumentencode und die Dokumentenbezeichnung dargestellt werden, so geben Sie @code @title ein.
Wollen Sie Schriftgrad und Schriftart ändern, so geben Sie diese Parameter folgendermaßen ein: &12 für den Schriftgrad. Standardmäßig ist es Schriftgrad 7 also &7. Die Schriftart muss ebenfalls mit dem Zeichen & beginnen und in Anführungszeichen gesetzt werden.

Logo in Kopf oder Fußzeile

MS Excel Kopf und Fußzeile 2
Soll ein Firmenlogo in der Kopf oder Fußzeile angezeigt werden, so muss folgendermaßen vorgegangen werden. Das Logo muss sich als Grafikdatei im System befinden. Ist das Logo noch nicht im System so importieren Sie dieses. Geben Sie folgendes in der entsprechenden Zeile ein:
logo:dokumenten-id;parameter;
Über den Bezeichner logo: erkennt das Programm das hier ein Logo eingefügt werden soll. Dokumenten-id ist die 17-stellige eindeutige Dokumenten-ID. Sie können diese in den Dokumenteneigenschaften oder über den Menüpunkt <Link in die Zwischenablage kopieren> ermitteln. Fügen Sie die ID an der entsprechenden Position ein. In diesem Beispielfall ist die ID: 20120629152657550.
Parameter: Zusätzlich zur Formatierung des Logos können Sie auch die Höhe oder Breite des Logos angeben. Um die Höhe auf 20 Pixel zu setzen geben Sie h=20 ein um die Breite auf 100 pixel zu setzen geben Sie w=10; ein.

Barcode am Dokument

MS Excel Kopf und Fußzeile 3
Sie können am Dokument auch einen Barcode ausgeben um gedruckte Ausgaben leichter im System zu finden und zu identifizieren. Wenn Sie z.B. in der rechten Kopfzeile einen Barcode haben wollen, so geben Sie im entsprechenden Eingabefeld *@barcode* ein. Die Sternchen sind wichtig, da diese dem Barcode Lesegerät Anfang und Ende des Barcodes angeben.
Sollten Sie noch keine Barcode Schrift haben, so können Sie sich z.b. hier eine gratis Barcode Schrift runterladen. Geben Sie den Namen der Barcode Schrift in dementsprechenden Feld ein z.B. &"IDAutomationHC39M,Standard" und geben Sie die Schriftgröße an. Bei der hier verwendeten Schrift ist &8 also Schriftgröße 8 die Minimalgröße. Kleiner ist diese Schrift nicht verfügbar. Bitte berücksichtigen Sie auch, dass die Schrift zu klein werden kann, wenn das Excelsheet skaliert wird, da in dem Fall auch die Kopf und die Fußzeile skaliert wird. Überprüfen Sie aus dem Grund umgehend, ob der Barcode auch vom Scanner gelesen werden kann. Wir empfehlen den Barcode nur in der Kopfzeile einzusetzen, da zumindest bei der hier verwendeten Schrift, ein Spacing nach unten geht, was dann zur Folge haben kann, dass der Barcode in den Daten angezeigt wird.

Seiteneinrichtung

MS Excel Kopf und Fußzeile 4
Neben der Definition der Kopf und Fußzeile können auch die Seitenränder definiert werden. Bleiben die Werte auf 0 gestellt, so werden keine Änderungen am Dokument vorgenommen. Werden Werte größer 0 eingetragen, so werden diese auf das Dokument angewandt. Die Werte sind in Pixel. Je nach Layout der Kopf und Fußzeile sollten diese Werte eingestellt werden und werden auf alle Dokumente angewandt.

Demo 1

MS Excel Kopf und Fußzeile 5
 
Kopfzeile links: Logo in 20 Pixel Größe
Kopfzeile mitte: Code und Titel. Titel wird automatisch umgebrochen
Kopfzeile rechts: Barcode
Fußzeile links: Erstellt, Geprüft, Freigeben (mehrzeilig)
Fußzeile mitte: Ordner
Fußzeile rechts: Versionsnummer und Seitenangaben.

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