Hier wird beschrieben, wie die Handhabung mehrerer Kopf und Fußzeilen in MS Excel erfolgen kann.

Setup

Das Einrichten der Kopf und Fußzeile wird hier beschrieben

Layout einem Dokument zuweisen

Wenn Sie das Layout für ein Excel Dokument ändern wollen, dann gehen Sie für das Dokument in die "Eigenschaften". Rechts unten finden Sie ein Element wo sie das Layout auswählen können. Speichern Sie die Änderungen und klicken Sie auf "QM - Info senden" um die Änderungen im Dokument zu sehen.

MS Excel: Vorlage zuweisen

Wenn Sie bei mehreren MS Excel Dokumenten das Layout ändern wollen, dannn markieren Sie zuerst die Dokumente in der Liste und klicken Sie auf den Buttonn MS Office Tools.

Hier können Sie für mehrere Excel Dokumente eine Vorlage zuweisen. Wenn Sie die Option "MS Excel Dokument aktualisieren" klicken, dann werden die Änderungen gleich an das MS Excel Dokument übertragen.

Druck mit Vorlagenwechsel

Wie sie ein Excel Dokument mit einem anderen Layout drucken können können Sie hie nachlesen

Hier wird beschrieben, wie für MS Excel Dokumente die Kopf und Fußzeile sowie die Seiteneinrichtung eingestellt werden kann. Um Änderungen vorzunehmen, gehen Sie in den Servereinstellungen auf "MS Office" und suchen rechts nach der MS Excel Vorlage.

Mit einem Doppelklick auf den Eintrag bzw. "Bearbeiten" kommen Sie in die Bearbeitungsmaske.

Einstellen der Kopf und Fußzeilen

In der Bearbeitungsmaske sind die einzelnen Bereiche der Kopf und Fußzeile abgebildet. Geben Sie in den 6 Bereichen (Kopfzeile – links, mittig und rechts, sowie analog Fußzeile) die Codes ein die dargestellt werden sollen. Soll ein Bereich in der ursprünglichen Art dargestellt werden, dann lassen Sie den Bereich frei. Sollen bestehende nicht mehr benötigte Informationen zurückgestellt werden geben sie "(null)" - mit Klammern aber ohne Anführungszeichen ein. Wir möchten natürlich auch darauf hinweisen, dass Sie uns jederzeit kontaktieren, wenn Sie hier Hilfe benötigen.

Übersicht der Variablen

@cpos	Funktion/Position des Erstellers
Damit diese Werte im Dokument angezeigt werden können, müssen diese bei den Kontakten unter "Position" auch erfasst sein.
@apos	Funktion/Position des Prüfers
@ppos	Funktion/Position des Freigebenden
@title	Bezeichnung des Dokumentes
@t	Bezeichnung des Dokumentes
@version	Aktuelle Version des Dokumentes
@vn	Aktuelle Version des Dokumentes
@vo	Versionsnummer der Vorversion
@code	Dokumentencode
@cn	Ersteller des Dokumentes
@cd	Datum der Erstellung
@co	Datum der Erstellung der Vorversion
@an	Prüfer des Dokumentes
@ad	Datum der Prüfung
@pn	Freigebender des Dokumentes
@pd	Datum der Freigabe
@ppn	Vorfreigebender des Dokumentes
@ppd	Datum der Vorfreigabe
@vf	Gültig von (ab wann das Dokument gültig ist)
@vt	Gültig bis (bis wann das Dokument gültig ist)
@folder	Bezeichnung des Ordners in dem das Dokument gespeichert ist
@history	Letzter Änderungsgrund des Dokumentes
@process	Prozess des Dokumentes
@barcode	Barcode für das Dokument
@dtshort	Dokumententyp kurz (z.B. AA, FB, VO, HB)
@dtlong	Dokumententyp lang (z.B. Arbeitsanweisung, Formblatt, Handbuch)
@codetitle	Code und Titel in einer Zelle mit "-" getrennt. Gebunden ist es besser, da dadurch die Größe der Zelle besser genutzt werden kann.

Von MS Excel bereitgestellte Parameter

Achtung: Diese Parameter unterscheiden sich zum Teil von den gewohnten Parametereinsstellungen.

&A	Seitenzahl
&B	Tabellenblatt (Name des Sheets)
&D	Datum
&S	Seite
@U	Uhrzeit

Standardeinstellungen

Soll z.b. in der Mitte der Kopfzeile der Dokumentencode und die Dokumentenbezeichnung dargestellt werden, so geben Sie @code @title ein.
Wollen Sie Schriftgrad und Schriftart ändern, so geben Sie diese Parameter folgendermaßen ein: &12 für den Schriftgrad. Standardmäßig ist es Schriftgrad 7 also &7. Die Schriftart muss ebenfalls mit dem Zeichen & beginnen und in Anführungszeichen gesetzt werden.

Logo in Kopf oder Fußzeile

Soll ein Firmenlogo in der Kopf oder Fußzeile angezeigt werden, so muss folgendermaßen vorgegangen werden. Das Logo muss sich als Grafikdatei im System befinden. Ist das Logo noch nicht im System so importieren Sie dieses. Geben Sie folgendes in der entsprechenden Zeile ein:
logo:dokumenten-id;parameter;
Über den Bezeichner logo: erkennt das Programm das hier ein Logo eingefügt werden soll. Dokumenten-id ist die 17-stellige eindeutige Dokumenten-ID. Sie können diese in den Dokumenteneigenschaften oder über den Menüpunkt <Link in die Zwischenablage kopieren> ermitteln. Fügen Sie die ID an der entsprechenden Position ein. In diesem Beispielfall ist die ID: 20120629152657550.
Parameter: Zusätzlich zur Formatierung des Logos können Sie auch die Höhe oder Breite des Logos angeben. Um die Höhe auf 20 Pixel zu setzen geben Sie h=20 ein um die Breite auf 100 pixel zu setzen geben Sie w=10; ein.

Barcode am Dokument

Sie können am Dokument auch einen Barcode ausgeben um gedruckte Ausgaben leichter im System zu finden und zu identifizieren. Wenn Sie z.B. in der rechten Kopfzeile einen Barcode haben wollen, so geben Sie im entsprechenden Eingabefeld *@barcode* ein. Die Sternchen sind wichtig, da diese dem Barcode Lesegerät Anfang und Ende des Barcodes angeben.
Sollten Sie noch keine Barcode Schrift haben, so können Sie sich z.b. hier eine gratis Barcode Schrift runterladen. Geben Sie den Namen der Barcode Schrift in dementsprechenden Feld ein z.B. &"IDAutomationHC39M,Standard" und geben Sie die Schriftgröße an. Bei der hier verwendeten Schrift ist &8 also Schriftgröße 8 die Minimalgröße. Kleiner ist diese Schrift nicht verfügbar. Bitte berücksichtigen Sie auch, dass die Schrift zu klein werden kann, wenn das Excelsheet skaliert wird, da in dem Fall auch die Kopf und die Fußzeile skaliert wird. Überprüfen Sie aus dem Grund umgehend, ob der Barcode auch vom Scanner gelesen werden kann. Wir empfehlen den Barcode nur in der Kopfzeile einzusetzen, da zumindest bei der hier verwendeten Schrift, ein Spacing nach unten geht, was dann zur Folge haben kann, dass der Barcode in den Daten angezeigt wird.

Seiteneinrichtung

Neben der Definition der Kopf und Fußzeile können auch die Seitenränder definiert werden. Bleiben die Werte auf 0 gestellt, so werden keine Änderungen am Dokument vorgenommen. Werden Werte größer 0 eingetragen, so werden diese auf das Dokument angewandt. Die Werte sind in Pixel. Je nach Layout der Kopf und Fußzeile sollten diese Werte eingestellt werden und werden auf alle Dokumente angewandt.

Demo 1

Kopfzeile links: Logo in 20 Pixel Größe
Kopfzeile mitte: Code und Titel. Titel wird automatisch umgebrochen
Kopfzeile rechts: Barcode
Fußzeile links: Erstellt, Geprüft, Freigeben (mehrzeilig)
Fußzeile mitte: Ordner
Fußzeile rechts: Versionsnummer und Seitenangaben.

Hier wird beschrieben, wie für MS Word Dokumente die Kopf und Fußzeile eingestellt werden kann. Dieses Dokument ist gültig ab der Version 9.1 der Software. Bei den MS Word Dokumenten werden die Informationen über Ersteller, Prüfer, Freigebenden etc. über Felder angezeigt. Die Felder können frei im Dokument plaziert werden. Hier wird der Vorgang mit MS Word 2010 beschrieben.

Einfügen der Feldinformationen in das Word Dokument

Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der ein Feld eingefügt werden soll. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Feld. Wählen Sie in der Liste Kategorien die Kategorie DocProperty aus. Auf der rechten Seite unter <Eigenschaft> finden Sie alle verfügbaren Felder. Wählen Sie dad gewünschte Feld und klicken Sie auf <OK>. Das Feld wird an der gewählten Stelle eingefügt.

Gültige Felder ab Version 14.1

Neu:
DLSCreatorPosition	Funktion bzw Position des Erstellers
DLSApproverPosition	Funktion bzw Position des Prüfers
DLSApprover2Position	Funktion bzw Position des zweiten Prüfers
DLSPublisherPosition	Funktion bzw Position des Freigebenden
DLSCCList	Verteiler des Dokumentes

Bisher schon verfügbar
DLSTitle	Bezeichnung des Dokumentes
DLSnewVersNr	Aktuelle Version des Dokumentes
DLSoldVersNr	Versionsnummer der Vorversion
DLSCode	Dokumentencode
DLSCreator	Ersteller des Dokumentes
DLSNewCreated	Datum der Erstellung
DLSOldCreated	Datum der Erstellung der Vorversion
DLSApprover	Prüfer des Dokumentes
DLSApproved	Datum der Prüfung
DLSPublisher	Freigebender des Dokumentes
DLSPublished	Datum der Freigabe
DLSPrePublisher	Vorfreigebender des Dokumentes
DLSPrePublished	Datum der Vorfreigabe
DLSValidFrom	Gültig von (ab wann das Dokument gültig ist)
DLSValidTo	Gültig bis (bis wann das Dokument gültig ist)
DLSFolderPath	Gesamter Pfad des Dokumentes
DLSBarCode	Barcode mit der ID und Versionsnummer des Dokumentes
DLSFolder	Bezeichnung des Ordners in dem das Dokument gespeichert ist
DLSHistory	Letzter Änderungsgrund des Dokumentes
DLSProcess	Prozess des Dokumentes
DLSBarcode	Barcode für das Dokument
DLSDocTypeShort	Dokumententyp kurz (z.B. AA, FB, VO, HB)
DLSDocTypeLong	Dokumententyp lang (z.B. Arbeitsanweisung, Formblatt, Handbuch)

Um die Felder im Dokument anzuzeigen markieren Sie das gesamte Dokument und drücken Sie <Umschalt+F9> Dann werden dei Felder mit ihrem Bezeichner angezeigt. Drücken Sie nur F9 um die Felder zu aktualisieren. Ein Dokument mit allen verfügbaren Feldern finden Sie hier zum Download. Damit können Sie die Felder auch einfach in Ihr Dokument kopieren.

Werden die Daten in Kopf und/oder Fußzeile von MS Word Dokumenten nicht aktualisiert, also nicht der richtige Ersteller, Prüfer und Freigebende angezeigt, dann kann das folgende Ursachen haben:

Senden der Metadaten nicht aktiviert

Prüfen Sie als erstes, ob das Option "Sende QM - spezifische Informationen" in den Dokumenteneigenschaften aktiviert ist. Aktivieren Sie die Option und klicken Sie auf "QM - Info senden", um die Metadaten an das Dokument zu übertragen. Wenn Sie QM - Info senden anklicken, dann sollten Sie so ein Fenster sehen, wo man verfolgen kann, wie die Daten an das Office Dokument gesendet werden. Prüfen Sie im Dokument, ob die Daten richtig angezeigt werden. Generell gilt, wenn das Fenster beim Prüfen und Freigeben nicht erscheint, dann ist die Option deaktiviert. Tipp: In den virtuellen Dokumentenansichten finden Sie zwei Ansichten für Word und Excel, wo Sie die Word, Excel Dokumente finden, bei denen die Option nicht aktiviert ist.

Felder fehlen im Dokument

Die zweite Möglichkeit ist, dass die Felder in der Kopf/Fußzeile fehlen oder fix reingeschrieben wurden. Ob ein Feld hinterlegt ist lässt sich einfach überprüfen, wenn Sie die Maus auf den entsprechenden Eintrag stellen und dann in MS Word die Hochstelltaste und F9 drücken. Dann sollte ein Code in geschwungener Klammer angezeigt werden. Ist das nicht der Fall, so wurde der Eintrag manuell per Hand eingegeben oder es wurde die Vorlage nicht angewendet. Sie können das aber beheben, indem Sie die entsprechend Kopf oder Fußzeile per Hand von einem funktionierenden Dokument kopieren, oder wie hier beschrieben die Vorlage auf das Dokument anwenden. Damit werden Kopf und Fußzeile von der Vorlage in das Zieldokument kopiert..