Neues Dokument mit Drag&Drop erstellen

Um ein Dokument mit Drag&Drop im DLS zu erstellen, wählen Sie zuerst den Ordner aus in dem das Dokument erstellt werden soll. Wechseln Sie in den Explorer, wählen Sie das Dokument das importiert werden soll und ziehen Sie es mit gedruckter linker Maustaste in das DLS. Das Dokument wird damit in das System übernommen. Sie können auf diese Weise auch mehrere Dokumente auf einmal importieren. Überprüfen Sie die Voreinstellungen für den Ordner, ob Prüfer, Verteiler etc. richtig eingestellt sind, sonst müssen Sie das im Nachhinein ändern. Es öffnet sich ein Fenster in dem die zum Import markierten Dokument nochmal angezeigt werden. Sie können nun nochmal Dokumente hinzufügen oder entfernen. Weiters können Sie angeben, ob die Dokumente gleich Freigegeben importiert werden sollen, also nicht durch den Prüflauf geschickt werden müssen. PDFs mit Betriebsanleitungen etc. brauchen ja nicht wirklich eine Freigabe.
Für das importierte Dokument können Sie im Nachhinein:

• Die Eigenschaften bearbeiten
• Den Verteiler bearbeiten
• Die Links bearbeiten
• Eine Dokumentenvorlage zuweisen

Weiters gilt:

• Als Erstellungsdatum wird das Speicherdatum der Datei genommen.
• Sonderzeichen werden durch Leerzeichen ersetzt.
• Als Prüfer und Freigebender werden die Vorgaben für den Ordner übernommen.
• Als Verteiler werden die Vorgaben für den Ordner übernommen.
• Ist ein Dokument geöffnet oder schreibgeschützt, dann kann das Dokument nicht importiert werden. Schließen Sie in dem Fall das Dokument oder heben Sie den Schreibschutz auf.
• Bei einigen Mac Dateiservern kann es möglich sein, dass der Import direkt vom Server wegen der Sonderzeichen nicht funktioniert. In dem Fall kopieren sie sich die Dokumente zuerst lokal und importieren sie dann in das DLS.
• Wird ein Dokument freigegeben importiert, dann kann keine Vorlage auf das Dokument angewendet werden.
• Es können auch ganze Verzeichnisse und Verzeichnisbäume importiert werden.

Vorlage anwenden

Wird ein MS Word Dokument importiert, so geht nach dem Import ein Fenster auf, bei dem Sie festlegen können welche Vorlage auf das importierte Dokument angewendet werden soll. Wählen Sie dazu die entsprechende Vorlage aus der Liste uns klicken Sie auf "Start" oder wenn Sie keine Vorlage auf das importierte Dokument anwenden wollen, dann klicken sie auf "Abbrechen". Sie können die Vorlage über die "MS Office Tools" auch zu einem späteren Zeitpunkt kopieren.
Optionen:

• MS Word Seiteneinrichtung übernehmen: ist dies Option aktiv, werden Einstellungen, wie Seitenabstand oben, links und rechts etc. übernommen.
• Styles kopieren: Hier werden alle Formatvorlagen wie Überschrift 1, Überschrift 2 etc von der Vorlage auf das importierte Dokument angewendet.
• MS Word verbergen: Es wird der Import beschleunigt, sie haben jedoch nicht die Möglichkeit zu sehen, wenn ein Fehler beim Import auftritt.
• Nur mit DLS markierte Formatvorlagen kopieren: Wählen Sie diese Option, wenn für die Kopf und Fußzeile eigene Formatvorlagen erstellt wurden und diese in der Bezeichnung den Term "DLS" haben. Dann werden nur diese kopiert. So sollte die Kopf und Fußzeile im richtigen Layout erscheinen und der Rest des Dokumentes nicht angepasst werden.

Weiters gilt:
Bei einem einseitigen Dokument und einer zweiseitigen Vorlage, automatisch in das zu importierenden Dokument eine weitere Seite eingefügt wird, damit die Kopf und Fußzeile der zweiten Seite auch übernommen werden kann.

Ordner mit Drag&Drop importieren

Wollen Sie einen ganzen Ordner oder ganze Ordnerstrukturen importieren, so können Sie diesen ebenfalls über den Explorer auswählen und in das DLS ziehen. Es öffnet sich ein anderes Fenster indem alle Ordner und Dokumente angezeigt werden. Mit einem Klick auf den Button "Importieren" wird der Import gestartet.
Optionen:

• Bilder verkleinern: Wenn Sie diese Option auswählen, werden Bilder und Fotos, die importiert werden automatisch verkleinert. Sie können die Maximalwerte hierfür in den Benutzereinstellungen angeben.
• Leere Unterordner ignorieren: Ordner, die keine Dokumente beinhalten werden ignoriert und nicht importiert.
• Freigegeben importieren: Dokumente werden gleich freigegeben importiert.
• Dupliklatenwarnung ignorieren: Soll ein Dokument importiert werden, dass bereits im System ist, wird das mit "Bereits importiert" angezeigt. Sie können diese löschen oder dennoch importieren. In dem Fall wird beim Import nochmal eine Warnung angezeigt, dass das schon im System ist. Wenn Sie diese Anzeige unterdrücken wollen, wählen Sie diese Option aus.

Drag&Drop von PDF und Bildern

Wählt man ein freigegebenes PDF aus der Liste aus und zieht ein PDF darüber, so kommt eine eigene Maske in der entschieden werden kann, ob von dem aktuellen PDF eine neue Version gemacht werden und mit dem importierten ersetzt werden soll. Gleiches gilt für Bilddateien wie JPG, PNG, GIF etc. verdrückt man sich und macht versehentlich eine neue Version, ohne das zu wollen so kann man das rückgängig machen, indem man die neue Version abbricht. Dafür gibt es einen eigenen Menüeintrag im Menü der rechten Maustaste.

Drag&Drop - PDF anhängen

Wählt man ein nicht freigegebenes PDF aus der Liste aus und zieht ein PDF darüber, so kommt eine zusätzliche Option "PDF Anhängen". Hier kann man in das bestehende PDF Dokument die Seiten des importierten anhängen und aus zwei Dokumenten somit eines machen.