Dokument freigeben

Nachdem das Dokument geprüft wurde, muss es freigegeben werden. Damit wird die Bearbeitung des Dokumentes abgeschlossen und das Dokument kann nicht weiter bearbeitet werden. Um ein Dokument freizugeben, wählen Sie es aus der Liste und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Dokument freigeben>.

Berechtigungen

Wurde der Freigebende noch nicht angegeben, so ist das Feld <Freigebender> aktiviert und die Funktion kann zugewiesen werden. Ebenso verhält es sich, wenn der Benutzer mit der Berechtigung <Admin> ausgestattet ist. An sonst ist das Feld deaktiviert und der Freigebende kann nicht geändert werden.

Aktionen

Mit dem Button "Checkout" können Sie das Dokument auschecken, betrachten und Änderungen vornehmen während über den Button "Entwurf betrachten" keine Änderungen vorgenommen werden können. Dafür wird das Dokument aber auch nicht gesperrt.

Freigegeben am

Geben Sie hier den Tag an, an dem das Dokument freigegeben wurde. Der aktuelle Tag ist vorgegeben.

Überarbeitungsmarkierungen in MS Word zurücksetzen

Wollen Sie ein MS Word Dokument freigeben, so erscheint diese Option. Hier können Sie festlegen, ob sie im freigegebenen Dokument die Überarbeitungsmarkierungen anzeigen lassen wollen, oder ob diese zurückgesetzt werden sollen

Dokumentenschutz

Bei MS Word und MS Excel Dokumenten haben Sie die Möglichkeit die Dokumente noch extra zu schützen. Das ist jener Schutz, der von Excel bzw Word zur Verfügung gestellt wird.

PDF erstellen

Handelt es sich bei dem freizugebenden Dokument um ein MS Office Dokument, so kann von dem Dokument ein parallel geführtes PDF erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie hier

Gültig von - Gültig bis

Hier können Sie den Gültigkeitsbereich für das Dokument festlegen. Bekommt ein Dokument ein "Gültig bis" so bekommt das Dokument den Status abgelaufen, sobald das angegebene Datum überschritten wird, und der Ersteller wird informiert, dass das Dokument abgelaufen ist. "Gültig von" hat keine Relevanz - wir wollten es schon entfernen, aber da haben sich einige Kunden dagegen ausgesprochen - auch wenn sie nicht erklären konnten wofür sie es brauchen.

Benutzerdefinierte Tasks

Mit dem Button rechts oben neben dem Dokumententitel können Sie auch noch dem Dokument einen benutzerdefinierten Task zuweisen, der zu erledigen ist, wenn das Dokument freigegeben wurde. Weitere Informationen finden Sie hier

Änderungsanträge

Sind bei einem Dokument Änderungsanträge hinterlegt, so erscheint bei der Freigabe die Option „Änderungsanträge als erledigt markieren“ Wird diese Option bei der Freigabe aktiviert, dann werden alle Änderungsanträge zu einem Dokument als erledigt markiert und die entsprechenden Tasks gelöscht. Wird diese Option nicht aktiviert, dann bleiben diese bestehen und müssen manuell als erledigt markiert werden.

Weitere Funktionen:

	Hilfe	Klicken Sie diesen Button an, so kommen Sie auf diese Seite.
	Kommentare	Mit dem Button "Kommentare" können Sie etwaige Kommentare zu dem Dokument aufrufen. Weitere Informationen zu den Kommentaren finden Sie hier
	Entwurf betrachten	Öffnet den Entwurf des Dokumentes ohne es auszuchecken und zu sperren. Etwaige Änderungen werden nicht übernommen.
	Dokument auschecken	Checkt den Entwurf des Dokumentes aus und sperrt es bis es wieder eingecheckt wird. Es wird zur Bearbeitung geöffnet und etwaige Änderungen werden übernommen.
	Änderungsanträge	Wird der Button angezeigt, so ist ein Änderungsantrag für das Dokument vorhanden. Klicken Sie darauf, so wird dieser angezeigt. Weitere Informationen zu den Änderungsanträgen finden Sie hier.
	Benutzerdefinierter Dokumententask	Weisen Sie dem Dokument einen Task zu, der nach der Freigabe abzuarbeiten ist.
	PDF Vorschau	Erstellt von dem Dokument ein PDF, damit Sie überprüfen können, ob das PDF auch den Anforderungen entspricht. Es sind aber noch nicht die Freigabeinformationen übertragen.
	Dokument freigeben	Startet die Freigabe des Dokumentes.

Benutzer per E-Mail verständigen

Jene Personen, die im Verteiler sind, können über die Freigabe des Dokumentes  auch per E-Mail verständigt werden. Eine Mail wird an jene Personen gesendet, die im Verteiler sind und für die eine Mail Adresse angegeben ist. Ist eine Person doppelt im Verteiler, so bekommt sie nur einmal die Mail. Ist eine Person der Ansicht, dass sie zu viele Mails über freigegebene Dokumente bekommt, so kann sie bei der Anlage der Verteilergruppe vom Mail Versand ausgeschlossen werden. (Mail Ja/Nein). Wurde die Option <Benutzer per E-Mail verständigen> gewählt, erscheint der Button <Weiter>. An sonst kann der Vorgang mit dem Button <Freigeben> abgeschlossen werden.
Wurde die Option <Benutzer per E-Mail verständigen> gewählt, so öffnet sich ein neues Fenster zum versenden der Mail. In diesem Fenster können Sie nun zuerst festlegen, wie das Dokument versendet werden soll. Wenn sie <Sende Dokument als Link> wählen, so wird das ein Link zu dem Dokument am Inter/Intranetserver generiert und dieser verschickt. Wählen Sie <Sende Dokument als Anhang>, so wird das Dokument direkt mit der Mail verschickt. Unter <Zusätzlicher Mailtext> können Sie noch Anmerkungen zum Dokument verfassen.

Freigabe starten

Klicken Sie auf den Button <Freigeben> um den Vorgang abzuschließen. Die Freigabedaten werden an das Dokument gesendet und das Dokument bekommt den Status freigegeben.