Vorlagen werden benötigt, um neue Dokumente erstellen zu können. Prinzipiell können Sie aus jedem Dokument eine Vorlage machen. Alle Dokumentenvorlagen finden Sie im Ordner "Vorlagen". Das ist eine virtuelle Ansicht, denn die Dokumenten müssen physisch nicht wirklich in dem Pfad liegen. Es werden dort alle Dokumente angezeigt, die den Flag "Vorlage" gesetzt haben.
Um aus einem Dokument eine Vorlage zu machen, wählen Sie das betreffende Dokument aus der Liste aus, und klicken Sie auf den entsprechenden Button oder klicken über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Eigenschaften>. Bitte beachten Sie, dass es eine freigegebene Version des Dokumentes geben muss, damit die Vorlage auch zur Auswahl vorliegt
Das Eigenschaftsfenster des Dokumentes öffnet sich. Aktivieren Sie die Option "Vorlage" und bestätigen Sie mit "Speichern". Alternativ können Sie das Dokument auch in den Vorlagen- Ordner ziehen. Vorlagendokumente stehen zur Verfügung, wenn ein neues Dokument erstellt wird. Vorlagen können genauso geändert und bearbeitet werden, wie normale Dokumente. Damit ist gemeint, sie können genauso überarbeitet, geprüft und freigegeben werden. Damit ein Dokument als Vorlage gültig ist, muss zumindest eine freigegebene Version vorliegen. Wird eine Vorlage überarbeitet, so steht die neue/geänderte Vorlage ebenfalls erst zur Verfügung, wenn diese freigegeben ist. Die Vorlagen können in jedem beliebigen Ordner liegen und werden automatisch in der virtuellen Ansicht <Vorlagen> angezeigt. Analog gehen Sie vor, wenn Sie eine Vorlage nicht mehr als solche benötigen. Einfach in die Eigenschaften gehen und die entsprechende Checkbox deaktivieren. Wenn die Vorlage, die Sie nicht mehr brauchen, im Vorlagenordner abgelegt haben, nicht mehr brauchen, so schieben Sie das bitte in einen anderen Ordner.
Es können alle Dateiformate als Vorlagen definiert werden. Vorlagen, die abgelaufen, zurückgezogen oder archiviert sind, werden auch nicht mehr bei der Auswahl zur Verfügung gestellt.
