Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente in der Liste und öffnen Sie das Menü der rechten Maustaste – gehen Sie zu „Tools“ und wählen Sie den Menüpunkt wie angezeigt.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem die markierten Word Dokumente angezeigt werden. Steht im Status „Update“ dann ist die vorhandene Vorlage neuer als die im Dokument verwendet. Steht „OK“ dann ist die verwendeter Vorlage aktuell. Steht unter „Vorlage“ noch kein Eintrag, dann ist dem Dokument noch keine Vorlage zugewiesen. Das kann v.a. bei älteren Dokumenten vorkommen, da diese Funktion erst später eingeführt wurde. Ist dem Dokument noch keine Vorlage zugewiesen, dann wählen Sie die Option “Dokumente der unten angeführten Vorlage neu zuweisen“ und wählen Sie die richtige Vorlage aus.

Die MS Office Tools für MS Word und MS Excel Dokumente wurden ab Version 19.2 neu strukturiert und auch in der Funktion erweitert. In den Reitern werden die einzelnen verfügbaren Funktionen für MS Office und MS Excel angezeigt.

MS Word: Vorlage zuweisen

Hier können Sie bestehenden Word Dokumenten eine neue Vorlage zuweisen. Damit werden Kopf und Fußzeile von der Vorlage übernommen. In dieser Maske können Sie das aber nur für Dokumente machen, die noch nicht freigegeben sind. Wenn Sie die Vorlage für freigegebene Dokumente ändern wollen, so wählen Sie die entsprechende Option. Weitere Informationen finden Sie hier

MS Word: Suchen und Ersetzen

Mit dieser Option können Sie in MS Word Dokumenten nach einen Begriff Suchen und diesen durch einen anderen Ersetzen. Als würden Sie in MS Word direkt ein Suchen und Ersetzen durchführen. Nur können Sie es hier auf mehrere aus der Dokumentenliste gewählte Dokumente anwenden. Vorbereitend können Sie in der erweiterten Suche im DLS eine Volltextsuche auf MS Word Dokumente nach dem Begriff durchführen, um nur die entsprechenden Dokumente angezeigt zu bekommen. Danach können Sie hier den Begriff ersetzen. Die Ersetzung kann auch auf freigegebene Dokumente angewandt werden, damit, wenn sich z.B. nur die Telefon oder die Raumnummer in der Dokumentation ändert, nicht von allen Dokumenten eine neue Version erstellt werden muss. Bitte beachten Sie auch, dass vor der Volltextsuche die Indizierung geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden muss.

MS Word: Konvertieren

Konvertiert die MS Word Dokumente in das XML – Format, dass 2003 eingeführt wurde. Es werden in der Liste nur die .doc Dokumente angezeigt, also nur jene Dokumente, die noch im alten Dateiformat sind. Sie sollten nach und nach die Konvertierung vornehmen, das das neue Office bereits viele Formatierungen hat, die im alten Format nicht abgespeichert werden können. Des weiteren ist es bei neueren Word Versionen bereits so, dass die alten .doc Dokumente über das Trust Center deaktiviert sind. Mann muss dann die Bearbeitung immer aktivieren und es ist dann auch so, dass der Datenaustausch zwischen DLS und dem Word Dokument so lange nicht funktioniert, bis man die Einstellungen im Trust Center ändert.

MS Word: Makro ausführen

Hier können Sie über die gewählten Dokumente ein MS Word Makro ausführen, das Sie zuerst angelegt haben. Bitte beachten Sie das das erstellte Makro in der "normal.dot" abgespeichert sein muss und nicht in einem Dokument, da es sonst anderen Dokumenten nicht zur Verfügung steht. Aktuell können Sie das nur für nicht freigegebene Dokumente ausführen. Wenn Sie hier bedarf haben, so wenden Sie sich besser zuerst an uns, damit wir Ihnen hier helfen können. Wenn Sie die Option "Auf MS Office Benutzereingabe warten" aktivieren, dann lässt das Programm das Word Dokument offen und Sie können noch etwaige Änderungen vornehmen.

MS Word: Dokumentenschutz aufheben

Hier können Dokumente, die mit einem persönlichen Passwort versehen wurden, entsperrt werden. Der Schutz kann dann über das DLS gesteuert werden. Welche Dokumente einen Schutz haben, können Sie in den SA Tools ermitteln. Da finden Sie einen eigenen Menüpunkt "Office Dokumente mit Schutz" wo Ihnen alle entsprechenden Dokumente aufgelistet werden.

MS Excel: Vorlage zuweisen

Hier können Sie für mehrere Excel Dokumente eine Vorlage zuweisen. Die Vorlagen können Sie in den Servereinstellungen anlegen.

MS Excel: Konvertieren

Konvertiert MS Excel Dokumente in das neue XML – Format, dass 2003 eingeführt wurde. Es werden in der Liste nur die .xls Dokumente angezeigt, also nur jene Dokumente, die noch im alten Dateiformat sind. Man kann hier noch wählen, ob man in ein "normales“ neues Excelformat konvertieren will, oder in ein Excel – Dokument mit Makros. Wenn ein Excel – Dokument Makros enthält, dann sollten Sie dieses unbedingt auswählen. Sie sollten nach und nach die Konvertierung vornehmen, das das neue Office bereits viele Formatierungen hat, die im alten Format nicht abgespeichert werden können. Des weiteren ist es bei neueren Excel Versionen bereits so, dass die alten .xls Dokumente über das Trust Center deaktiviert sind. Mann muss dann die Bearbeitung immer aktivieren und es ist dann auch so, dass der Datenaustausch zwischen DLS und dem Excel Dokument so lange nicht funktioniert, bis man die Einstellungen im Trust Center ändert.

MS Excel: Makro ausführen

Hier können Sie über die gewählten Dokumente ein MS Excel Makro ausführen, das Sie zuerst angelegt haben. Wenn Sie die Option "Auf MS Office Benutzereingabe warten" aktivieren, dann lässt das Programm das Word Dokument offen und Sie können noch etwaige Änderungen vornehmen.

MS – Powerpoint: Link Analyse

Analysiert die DLS - Links in MS Powerpoint Dokumenten. Damit kann man z.b. bei selbst erstellten Startseiten prüfen, ob alle Links richtig gesetzt sind und die Links auf gültige Ordner oder Dokumente verweisen. Natürlich können auch Internetlinks verifiziert werden. Weitere Informationen finden Sie hier

MS – Powerpoint: Konvertieren

Konvertiert die MS Powerpoint Dokumente in das XML – Format, dass 2003 eingeführt wurde. Es werden in der Liste nur die .ppt Dokumente angezeigt, also nur jene Dokumente, die noch im alten Dateiformat sind. Hier haben Sie wiederum die Möglichkeit das Format mit oder ohne Makros zu wählen.

MS Visio: Konvertieren

• VSDX zu VSD konvertieren: Konvertiert die neueren VSDX Dateien in das ältere VSD Format. Diese Option kann aber dennoch nur mit einem neuen Visio ausgeführt werden. Dieser Punkt ist dafür gedacht, dass eine Visio Datei mit der neuen Version erstellt wurde, aber Kollegen noch nicht die neue Version haben.
• VSD zu VSDX konvertieren: Konvertiert alte VSD Dateien in das neue VSDX Format.

PDF

An PDF - Dokumente können ja auch in begrenzter Form die Metadaten, wie erstellt, geprüft etc, gesendet werden. Wenn man da aber Rückgängig machen will, dann hat man hier die Möglichkeit, die Daten wieder zu entfernen. Zur Info: Unter den Virtuellen Dokumentenansichten gibt es einen Eintrag, der Ihnen alle PDF Dokument ausgibt, wo diese Option aktiviert ist.

Admin

Unter "Admin" finden Sie noch 3 Optionen, die nur unter Absprache mit uns verwendet werden sollten. An und für sich kann man hier aus importierten Dokumenten die Metadaten einlesen und den Dokumenten zuordnen. Das passiert im Allgemeinen wenn ein System neu aufgesetzt wird.

Vorlagen werden benötigt, um neue Dokumente erstellen zu können. Prinzipiell können Sie aus jedem Dokument eine Vorlage machen. Alle Dokumentenvorlagen finden Sie im Ordner "Vorlagen". Das ist eine virtuelle Ansicht, denn die Dokumenten müssen physisch nicht wirklich in dem Pfad liegen. Es werden dort alle Dokumente angezeigt, die den Flag "Vorlage" gesetzt haben. Um aus einem Dokument eine Vorlage zu machen, wählen Sie das betreffende Dokument aus der Liste aus, und klicken Sie auf den entsprechenden Button oder klicken über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Eigenschaften>. Bitte beachten Sie, dass es eine freigegebene Version des Dokumentes geben muss, damit die Vorlage auch zur Auswahl vorliegt
Das Eigenschaftsfenster des Dokumentes öffnet sich. Aktivieren Sie die Option "Vorlage" und bestätigen Sie mit "Speichern". Alternativ können Sie das Dokument auch in den Vorlagen- Ordner ziehen. Vorlagendokumente stehen zur Verfügung, wenn ein neues Dokument erstellt wird. Vorlagen können genauso geändert und bearbeitet werden, wie normale Dokumente. Damit ist gemeint, sie können genauso überarbeitet, geprüft und freigegeben werden. Damit ein Dokument als Vorlage gültig ist, muss zumindest eine freigegebene Version vorliegen. Wird eine Vorlage überarbeitet, so steht die neue/geänderte Vorlage ebenfalls erst zur Verfügung, wenn diese freigegeben ist. Die Vorlagen können in jedem beliebigen Ordner liegen und werden automatisch in der virtuellen Ansicht <Vorlagen> angezeigt. Analog gehen Sie vor, wenn Sie eine Vorlage nicht mehr als solche benötigen. Einfach in die Eigenschaften gehen und die entsprechende Checkbox deaktivieren. Wenn die Vorlage, die Sie nicht mehr brauchen, im Vorlagenordner abgelegt haben, nicht mehr brauchen, so schieben Sie das bitte in einen anderen Ordner.
Es können alle Dateiformate als Vorlagen definiert werden. Vorlagen, die abgelaufen, zurückgezogen oder archiviert sind, werden auch nicht mehr bei der Auswahl zur Verfügung gestellt.

Hier können MS Powerpoint Dokumente analysiert werden. Es werden die Links der einzelnen Shapes (Formen) ausgelesen und es wird geprüft, ob diese Links gültig sind.

Wählen ein Powerpoint Dokument klicken Sie auf "Analysieren".Das Dokument wird geöffnet und alle Links werden eingelesen und in der Liste angezeigt.

Elemente der Liste

• Status: Hier wird der Status des Links angezeigt. Es wird angezeigt, ob es sich um einen Link zu einem Ordner, Dokument oder Internetlink handelt. Mit "OK" wird angezeigt, ob der Link gefunden wurde.
• Name: Gibt den Namen des Powerpoint Shapes (Form) an. Kopiert man immer nur die Shapes im der Datei, dann kommt es dazu wie hier in der Liste, dass alle Shapes denselben Namen haben.
• Link Text: Gibt die Bezeichnung des Links an.
• Link Adresse: Zeigt die Adresse des Links an, die bei dem Shape hinterlegt ist.
• DLS Name: Zeigt den Ordnernamen oder den Dokumententitel an.
• Links, Oben, Rechts, Unten: Zeigt die Position und die Abmessung des Shapes an.
• Slide: Gibt an auf welcher Seite sich das Objekt befindet.
• Index: Nummer des Shapes
• ID: ID des Shapes

Funktionen:

	Link löschen	Löscht den Link des gewählten Objektes aus dem Powerpoint Dokument.
	Aktualisieren	Liest wieder alle Dokumente ein und zeigt sie wieder an. Damit kann man versehentlich gelöschte Einträge wieder anzeigen lassen.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Zu Dokument wechseln	Geht im DLS zum Ordner oder Dokument. Handelt es sich um einen Internetlink, dann wird dieser geöffnet.
	Gehe zu Form	Geht im Powerpoint Dokument zum gewählten Shape
	Gewählten einlesen	Markieren Sie im Powerpoint Dokument eine Shape und klicken Sie auf diese Option. Dann wird Ihnen der Name des Objektes angezeigt.

Internet

• Website: Gibt den Link zum DLS - Webinterface an. Dieser kann an Mitarbeiter weitergegebe werden bzw. kann im Hauptmenü unter "Hilfe - Webinterface" das Webinterface aufgerufen werden.
• Dokumene: Url zum Laden von Dokumenten. Dieser wird für "Weblink an Office Dokumente senden" verwendet.
• Logo: Link zum Firmenlogo für die Mails
• Dashbord: Dokumenten-ID für das Dashbord/Startseite. Siehe auch: Startseite selbst erstellen

Webinterface

• Webinterface aktiviert: Switch um das Webinterface zu aktivieren oder zu deaktivieren
• IP blockieren nach: Gibt an, nach wie vielen erfolglose Login und Dokumentenaufrufen eine Internet IP geblockt werden soll
• Standard Upload Ordner: Im Webinterface kann man auch Dokumente hochladen. Hier wird angegeben in welchem Ordner diese abgelegt werden sollen.
• Blockierte Erweiterungen: Gibt an welche Dateitypen über das Webinterface nicht abgerufen werden dürfen.
• Dokumentenupload aktivieren: Aktiviert/Deaktiviert die angegebene Funktion
• Checkout, Checkin, Prüfen aktivieren: Aktiviert/Deaktiviert die angegebene Funktionen im Webinterface.
• Login für das Laden von Dokumenten: Gibt an, ob der Benutzer eingeloggt sein muss, um einen Link aufrufen und das Dokument laden zu können.

Maileinstellungen

• Max. Mail Größe: Mailserver haben oft Limits für Größe eine Mail oder Anhänge. Hier kann man dieses Limit eingeben. Dann werden Dokumente, die größer sind nicht an die Verständigungsmail angehängt und die Mails bleiben dann nicht hängen bzw werden diese nicht zurückgewiesen.
• Versenden von Mail Anhängen aktivieren: Hier kann man das Anhängen der Dokumente an die Verständigungsmails komplett deaktivieren. Das kann sinnvoll sein, wenn zum einem alle Mitarbeiter Zugang zum System haben und es nicht gewünscht wird, dass Kopien der Dokumente im Unternehmen gibt. Weiters entlastet es den Mailserver.

Dokumente - Sicherheit

Einstellungen für die Dokumentensicherheit wie unten angezeigt. Sie können Einträge aktvieren oder deaktivieren und die Bezeichnungen ändern.

Sicherheitsstufe

Hier können Sie die Bezeichnungen für die Sicherheitsstufen der Benutzer anpassen.

Verteilersicherheit

Hier können Sie die Bezeichnungen für die Sicherheitsstufen der Verteilergruppen anpassen.

Dokument Status

Hier können Sie die Bezeichnungen der Dokumentenstati anpassen.

Zusätzliche Verantwortlichkeiten

• 4te Funktion aktivieren: Aktiviert nach Ersteller, Prüfer und Freigebenden einen weiteren - 2ten Prüfer bzw. 4te Funktion.
• 5te Funktion aktivieren: Aktiviert nach Ersteller, Prüfer und Freigebenden einen weiteren - 3ten Prüfer bzw. 5te Funktion.
• Änderungsantrag senden an: Hier kann man einen zentrale Stelle (Kontakt) definieren, die alle Änderungsanträge zugestellt bekommt.

Sollten diese zusätzlichen Verantwortlichkeiten nicht reichen, dann können Sie unter "Verschiedenes" die Funktion Weitere Prüfer aktivieren. Dann schaltet das Layout der Verantwortlichkeiten um, und sie können so viele Prüfer definieren, wie Sie benötigen. Etwaige Eingaben hier in dieser Maske sind dann hinfällig.

Zentrale Vorprüfung

Hier kann eine gesamte Gruppe (Verteilergruppe) zur Vorprüfung aktiviert werden, um inhaltliche oder Layoutchecks etc zu machen bevor das Dokumente weiter in den Prüflauf kommt.

Haben Sie über die Links oder in den Dokumenten weiterführende Dokumente angegeben, dann können Sie mit dieser Funktion das aktuelle Dokument und alle weiterführende Dokumente auf einmal drucken.

Funktionen:

	Gewählte drucken	Druckt nur die Dokumente, die in der Liste ausgewählt sind.
	Alle Dokumente drucken	Druckt alle Dokumente aus der Liste.
	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
	Suche anwenden	Lädt alle Einträge aus der Liste in der Dokumentenliste.
	Löschen	Löscht die gewählten Einträge aus der Liste, wenn man diese nicht drucken will.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht

Aufruf der Funktion

Aufrufen können Sie diese Funktion von der vertikalen Buttonleiste links von der Doumentenliste. Wählen Sie den Eintrag "Drucken mit weiterführenden Dokumenten".

Beim Druck mit Vorlagenwechsel wurde die Möglichkeit eingeführt, aus bestehenden freigegebenen Dokumenten PDFs mit einer anderen Kopf und Fußzeile zu erstellen, die dann weiter verarbeitet werden können. Mögliche Anwendungsfälle wären: Dokument wurde mit Layout für Betrieb 1 erstellt soll aber in Betrieb 2, das ein anderes Layout und Logo hat auch verwendet werden. Dokument, das mit einem internen Layout erstellt wurde, soll z.B. an einen Kunden, Lieferanten oder Prüfungsstelle geschickt werden und braucht dafür ein anderes Layout. Den Druck mit Vorlagenwechsel gibt es für MS Word und MS Excel. Aus dem Grund müssen auch Vorlagen für beide Dateiformate vorhanden sein.

Hier können Sie eine Vorlage auf bestehende Dokumente anwenden, die nicht freigegeben sind. Wählen Sie zuerst die Dokumente aus der Liste aus, die Sie bearbeiten wollen und klicken Sie auf den Eintrag "MS Office Optionen". In der Liste werden dann alle Dokumente angezeigt, die nicht freigegeben sind und auf die somit die Vorlage angewendet werden kann.
In der Liste wird angezeigt welche Vorlage das Dokument aktuell hat und wie der Status ist. Zeigt der Status OK an und ist auch die Vorlage die richtige, dann muss das Dokument eigentlich nicht bearbeitet werden und kann über das Menü der rechten Maustaste wieder gelöscht werden. Beim Format angezeigt, ob das Dokument im Hochformat oder Querformat angelegt wurde. Diese Information ist wichtig, denn wenn Sie eine Hochformatvorlage auf ein querformatiges Dokument anwenden, dann wird das Ergebnis eher bescheiden sein. Sortieren Sie nach dem Format und löschen Sie alle Einträge es Formates, das nicht passt.
Unter "Vorlage" können Sie die Vorlage wählen, die Sie anwenden wollen.
Optionen:

• MS Word Seiteneinrichtung übernehmen: ist dies Option aktiv, werden Einstellungen, wie Seitenabstand oben, links und rechts etc. übernommen.
• Alle MS Word Formatvorlagen kopieren: Hier werden alle Formatvorlagen wie Überschrift 1, Überschrift 2 etc von der Vorlage auf das importierte Dokument angewendet.
• MS Word verbergen: Wenn MS Word verborgen ist, wird es schneller, sie haben jedoch nicht die Möglichkeit zu sehen, wenn ein Fehler beim Import auftritt.
• Nur mit DLS markierte Formatvorlagen kopieren: Wählen Sie diese Option, wenn für die Kopf und Fußzeile eigene Formatvorlagen erstellt wurden und diese in der Bezeichnung den Term "DLS" haben. Dann werden nur diese kopiert. So sollte die Kopf und Fußzeile im richtigen Layout erscheinen und der Rest des Dokumentes nicht angepasst werden.

Klicken Sie auf "Start" um den Vorgang zu starten. Die Dokumente werden der Reihe nach abgearbeitet. In der Statusspalte wird die Dauer der Aktion angezeigt, damit Sie sehen können, wie lange ein Dokument braucht. Mit diesem Wert können Sie bei mehreren Dokumenten auch hoch rechnen wie lange es dauern wird, die gesamte Liste abzuarbeiten.

Makroname

Sie können in MS Word ein VBA Makro erstellen, und in der "normal.dot" abspeichern. Mit solchen Makros können Sie zusätzliche Änderungen in der Formatierungen oder auch ein "Suchen und Ersetzen" im Dokument vornehmen. Wenn Sie ein Makro im Zuge der Aktion ausführen wollen, geben Sie den Makroname an.

Die Übersicht "Dokumentenvorlagen" ist eine virtuelle Ansicht. Es werden alle Dokumente angezeigt, die über die Dokumenteneigenschaften als Vorlage definiert sind. Grundsätzlich werden Vorlagen wie normale Dokumente behandelt. Sie müssen also auch versioniert und geprüft werden. Erst wenn eine Vorlage in der Version 1 freigegeben ist, ist es eine gültige Vorlage und kann verwendet werden, wenn ein neues Dokument erstellt wird. Die Vorlagen können diesem Ordner zugewiesen sein - können sich aber auch in anderen Ordnern befinden. In welchem Ordner sich die Vorlage physisch befindet ist nicht relevant. Importiert können Dokumentenvorlagen nur in einen "echten Ordner" werden - dann können sie aber in den Vorlagenordner verschoben werden.

Eine Vorlage wird dazu verwendet ein neues Dokument zu erstellen. Damit eine Vorlage gültig ist muss sie zumindest in der Version 1 freigegeben sein.  Ein Dokument können Sie in zwei Arten zu einer Vorlage machen. 

1. Sie können über die rechte Maustaste die Dokumenteneigenschaften öffnen und die Checkbox "Vorlage" setzen. Dann wird das Dokument automatisch zu einer Vorlage von der neue Dokumente erstellt werden können. 
2. Sie ziehen das Dokument in den Ordner "Dokumentenvorlagen". Dann ist das Dokument jedoch nicht mehr in seinem Original Ordner verfügbar. 

Zugriff Dokumentenvorlagen über Verteiler steuern

Vorlagen sind im allgemeinen für alle sichtbar und die Verteilereigenschaften wirken hier nicht, außer es ist in den Servereinstellungen so definiert, dass die Verteiler auch auf die Vorlagen anzuwenden sind. Wird die Option aktiviert, dann haben die Benutzer nur Zugriff auf die Vorlagen, in deren Verteiler sie aufgenommen sind. Wird eine Vorlage in den Sicherheitseinstellungen als öffentlich definiert, dann haben wiederum alle Benutzer unabhängig vom Verteiler zugriff auf die Vorlage.

Verwendet wird diese Option zumeist für Unternehmen und Institutionen, die für verschiedene Standorte und Tochterfirmen unterschiedliches Corporate Design haben.