Dokumenteneigenschaften

In den Dokumenteneigenschaften können Sie alle Parameter eines Dokumentes ändern, bzw sämtliche Informationen zu dem Dokument einsehen. Unter "Allgemeines" können Sie folgende Parameter auslesen oder einstellen:

• Titel: Titel des Dokuments, kann nur geändert werden, wenn das Dokument nicht ausgecheckt ist.
• Version: Versionsnummer des Dokuments. Diese ist hier änderbar.
• Ordner: Klicken Sie auf den unterstrichenen Text oder den Button rechts im Eingabefeld,um einen anderen Ordner zu wählen
• Dokumentencode: Code des Dokuments (Code kann bei den Identifizierung eines Dokuments helfen). Wenn Sie Autocode- Vergabe aktiviert haben, dann lesen Sie bitte auch hier nach
• Kontakt: primärer Kontakt für das Dokument. Kunde oder Lieferant. Wählen Sie einen über die Liste oder rechte Maustaste. Mit einem Link auf den unterstrichenen Label können Sie die Kontaktdaten betrachten.
• Typ (Dokumententyp): Um welchen Dokumententyp handelt es sich: Arbeitsanweisung, Formblatt etc. Um weitere anzulegen, lesen Sie hier nach
• Sicherheit: Öffentlich, Verteiler, Privat
• Gültig bis: Zeigt an bis wann das Dokument gültig ist.
• Prozess: Nur wenn aktiviert. Weist das Dokument einem Prozess zu
• Vorlage: Wird nur angezeigt, wenn das Dokumente einer Vorlage zugewiesen ist und gibt an, welche Vorlage das Dokument zu Grunde liegt (von welcher Vorlage aus wurde das Dokument erstellt)
• Erweiterung: Dateierweiterung des Dokuments (nur lesen)
• Grund für neue Version: Hier können Sie den Änderungsgrund des Dokuments einsehen bzw ändern oder ergänzen
• Kategorien: Hier können Sie das Dokument verstichworten.

  Unter "Optionen" können Sie folgende Parameter auslesen oder einstellen: 

• Sende QM spezifische Informationen: Alle relevanten Dokumenteninformationen werden an die Office Anwendung gesendet 
• Vorlage: Gibt an, ob das Dokument eine Vorlage ist. Sie können hier auch ein Dokument zu einer Vorlage machen. Das Dokument erscheint dann in der Vorlagenliste, wenn ein neues Dokument erstellt werden soll.
• Archiviert: Gibt an, ob ein Dokument archiviert ist bzw können Sie mit diesen Schalter ein Dokument archivieren oder aus dem Archiv holen.
• Arbeitsdokument: Gibt an, ob es sich bei dem Dokument um ein Arbeitsdokument handelt. Diese werden im Allgemeinen nicht gelenkt, da hier ständig Daten erfasst werden.

Menü und Buttonleiste

Die Menü und Buttonleiste ist abhängig vom Status des Dokumentes, deswegen werden hier nicht alle angezeigt.

	Freigabe starten	Steht hier symbolisch. Hier können die Symbole für prüfen, freigeben etc aufscheinen.
	Mail senden	Versendet das Dokument per E-Mail.
	Betrachten	Freigegebene Version des Dokumentes betrachten
	Dokument auschecken	Checkt das Dokument zur Bearbeitung aus. Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das Dokument nicht freigegeben ist.
	QM - Info senden	Sendet die Metadaten des Dokumentes an das Office oder PDF Dokument.
	Verteilergruppe	Öffnet den Verteiler zum Dokument
	Verlinkungen	Öffnet die Verlinkungen um weiterführende oder aufrufende Dokumente sehen zu können.
	Menü zum Senden von Links	Ruft Optionsmenü auf, um einen Link zu dem Dokument zu einem MS Office Dokument zu senden oder den Link in die Zwischenablage zu kopieren.
	Mülleimer	Verschiebt das Dokument in den Mülleimer.
	Pinwand	Fügt das Dokument zur Pinwand hinzu (Favoriten).
	Kopieren	Kopiert das aktuelle Dokument.
	Kontakt	Zeigt die Kontaktinformationen zum primären Kontakt an, so definiert.
	Optionen	Dahinter verstecken sich einige nützliche Funktionen für MS Office Dokumente.
	Dokument als Vorlage definieren	Hat die selbe Funktion, wie wenn man die Checkbox "Vorlage" anklickt. Definiert das aktuelle Dokument als Vorlage für neue Dokumente.
	Dokument importieren	Hier hat man die Möglichkeit ein Dokument von außerhalb des Systems über das aktuelle Dokument zu importieren. Das heißt also das aktuelle Dokument wird mir dem zu importierenden Dokument überschrieben.
	Dokument exportieren	Exportiert das aktuelle Dokument in ein Verzeichnis Ihrer Wahl.
	PDF Löschen	Wurde zu einem MS Office Dokument ein PDF Dokument erstellt, dann kann man es hier wieder löschen. Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn ein PDF Dokument zu dem Office Dokument erstellt wurde.

Verantwortlichkeiten

Hier können Sie die Prüflogik einsehen und ändern. Weitere Informationen finden Sie hier.

Kommentare

Kommentare zu einem Dokument lesen und erfassen.
Mehr Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt: "Kommentare zu Dokumenten"

History Chart

Zeigt alle Vorversionen zu einem Dokument an.
Mehr Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt: "History Chart"

Änderungsantrag

 

Coming soon

Gesendete Mails

Zeigt alle gesendeten Mails zu einem Dokument an.
Mehr Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt: Mails für Dokument

Verknüpfungen

Hier können Sie die Verknüpfungen von einem Dokument einsehen und auch neu erstellen oder entfernen.

	Verknüpfung im Programm erstellen	Legt eine neue Verknüpfung an.
	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
	Suche anwenden	Lädt alle Einträge aus der Queue in der Dokumentenliste.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Löschen	Löscht eine Verknüpfung
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht
	Zurücksetzen	Text

.
Mehr Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt:  "Verknüpfung im Programm erstellen"

Dokumentenereignisse

 

Es werden alle Aktivitäten zu einem Dokument aufgezeichnet und in dieser Liste können diese angezeigt und ausgelesen werden. Über das Menü der rechten Maustaste kann eingestellt werden welche Ereignisse angezeigt werden sollen. Weiters kann nach Ereignissen gesucht werden bzw festgestellt werden wer wann ein Dokument bearbeitet hat. Zusätzlich kann die Liste in ein Excel Dokument exportiert werden. Es wird nicht nur erfasst, wer und wann was gemacht wurde, sondern auch von welcher Workstation aus und unter Hash (Prüfsumme des Dokumentes) kann man sehen ob ein Dokument verändert wurde.

	Eingechecktes Dokument betrachten	Lädt und öffnet das Dokument vom Server.
	Filter	Filtert die Liste
	Filter zurücksetzen	Hebt den Filter auf und zeigt wieder die gesamte Liste an.
	Drucken	Druckt die aktuelle Liste.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht

Eingecheckte Dokumente

Zur Sicherheit wird bei jedem Checkin eines Dokumentes eine Sicherung des Dokumentes in der Datenbank vorgenommen. Zum einem um einen Datenverlust zu verhindern, sollte die Datenbankverbindung beim Check in abbrechen (was zum Beispiel bei einem WaveLan vorkommen kann) zum anderen um auch innerhalb von einer Revision zu einem früheren Status des Dokumentes zurückgehen zu können, wenn z.B. von einem Mitarbeiter unerwünschte Änderungen vorgenommen wurden. In den Dokumenteneigenschaften zu einem Dokument gibt es den Registereintrag . Klicken Sie den Registereintrag an, wählen Sie einen Eintrag aus der Liste und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag. Das Dokument öffnet sich in der assoziierten Anwendung. Dadurch, dass von jedem Dokument bei jedem Check in eine Sicherung gemacht wird, wird die Datenbank ständig größer, was vor allem dann zu einem Problem werden kann, wenn man die freie Version des Microsoft SQL Server verwendet bei dem es eine Limitierung der Datenbank gibt. Diese Kopien können in den SA-Tools bereinigt und so Speicherplatz freigegeben werden. Die Funktionen "Wiederherstellen zu Entwurf" und "Wiederherstellen zu Freigegeben" sind Admin - Funktion. Werden also nur angezeigt, wenn der Benutzer Admin - Rechte hat.

	Dokument betrachten	Lädt und öffnet das Dokument vom Server.
	Löschen	Löscht das Dokument eingecheckte Dokument.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht

Lokale Cache Dokumente

Wenn in den Benutzereinstellungen -> Dokumente die Option "Entwurf sichern vor erneutem Checkout" aktiviert ist, dann wird auf der lokalen Festplatte eine Sicherung in einem lokalen Backup Verzeichnis gemacht, wenn das Dokument ausgecheckt wird. Hier können Sie diese lokalen Sicherungskopien einsehen und öffnen.

	Dokument betrachten	Öffnet das gesicherte Dokument.
	Löschen	Löscht eine Verknüpfung
	Arbeitsverzeichnis im Explorer öffnen	Öffnet das Arbeitsverzeichnis im Windows Explorer
	Backupverzeichnis im Explorer öffnen	Öffnet das Backup Verzeichnis im Windows Explorer
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.

Volltext

Zeigt den extrahierten Text des Dokuments an. Dieser wird für die Volltextsuche verwendet. Mit "Reindizieren" können Sie veranlassen, dass der Text erneut aus dem Dokument extrahiert wird.

Duplikate

Zeigt mögliche Duplikate des Dokumentes im System an. Dieser Punkt wird nur angezeigt, wenn solche vorhanden sind. Hier haben Sie auch die Möglichkeit ein Duplikat von einem Dokument in einen Link zu wandeln. Wenn Sie eine Liste aller Duplikate haben wollen, dann können Sie hier nachlesen

	Dokument betrachten	Öffnet das gesicherte Dokument.
	Duplikat in Link konvertieren	Löscht das Dokument und fügt stattdessen einen Link/Verknüpfung zu dem Dokument ein.
	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
	Suche anwenden	Lädt alle Duplikat- Einträge in die Dokumentenliste.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht