Version 13.1

Hier finden Sie Informationen zur Version 13.1.
Dass die neue Version des DLS so lange auf sich warten hat lassen, hat den Grund, dass wir das DLS auf einen neuen Compiler transferiert haben und damit einiges an Portierungsarbeit zu leisten hatten. Aber durch die Entwicklungen der letzten Jahre war dieser Schritt zwingend notwendig. Aus dem Grund freuen wir uns nun umso mehr, hier das neue DLS bald auch in einer 64Bit Version präsentieren zu können.  Das neue DLS ist damit nicht nur mit einem neuen modernen Compiler sondern auch mit vielen neuen Features ausgerüstet, wobei wir wie immer dabei darauf geachtet haben, dass das bisherige Look & Feel gleich bleibt und es für die Standardfunktionen nicht zwingend Schulungsmaßnahmen erfordert. Wichtig für die neue Version: Das Drag&Drop - Verhalten wurde geändert. Wenn Sie Dokumente in einen andern Ordner verschieben wollen, oder die Dokumentenordner verschieben wollen, so müssen Sie beim Ziehen die Strg- Taste gedrückt halten. Wir haben das geändert, weil es immer wieder zu Beschwerden kam, dass sich "Ordner von selbst verschieben".  Durch das Drücken einer zusätzlichen Taste sollten sich die Ordner nicht mehr so leicht selbst verschieben. Die unten angeführte Liste an Änderungen ist noch nicht vollständig. Damit bitten wir Sie in ein paar Tagen noch mal vorbeizukommen, um den gesamten Umfang der Änderungen und Neuerungen zu erfassen.
 

Dokument außerhalb des Programmes bearbeitet

Es kommt bei Kunden immer wieder mal vor, dass ein Dokument nicht aus dem DLS ausgecheckt wird, sondern in Word oder Excel über die zuletzt bearbeiteten Dateien geöffnet wird, ohne dass das Dokument vorher ausgecheckt wird. Hier wurde ein Sicherheitsfeature eingefügt, dass die Auswirkungen abfedern soll.  Weitere Informationen können Sie hier entnehmen. 
 

PDF bei Freigabe versenden

Auf Kundenwunsch haben wir implementiert, dass bei der Freigabe auch gleich das PDF Dokument versendet werden kann. Wird also bei der Freigabe die Option PDF – Dokument erstellen aktiviert, dann hat man beim Mail versenden die Option aktiv, ob man das erstellte PDF als Anhang versenden will.

Mehrfachbearbeitung

 
Wollte man bisher Ersteller, Prüfer oder Freigebenden für eine Reihe von Dokumenten ändern, so war das recht aufwendig, da man für jedes einzelne Dokument  die Eigenschaften öffnen musste und dann für jedes Dokument die Verantwortlichkeiten zu adaptieren hatte. Das haben wir vereinfacht indem nun gleich für mehrere Dokumente auf einmal die Verantwortlichkeiten geändert werden können, indem Sie mehrere Dokumente aus der Liste markieren und über die rechte Maustaste die Eigenschaften öffnen. Die Maske hat sich leicht geändert und in einen allgemeinen Teil und den Reiter für die Funktionen bzw. Verantwortlichkeiten aufgespalten. Klicken Sie den Reiter „Funktionen“ an, um die Verantwortlichkeiten für die gewählten Dokumente zu ändern. In der aktuell vorliegenden Version jedoch zurzeit nur für Ersteller, Prüfer und Freigebenden. Weiterführende Funktionen werden in Kürze folgen. Eine weitere aktuelle Einschränkung ist, dass nur nicht freigegebene Dokumente geändert werden können. Weitere Informationen finden Sie bitte hier.

Weblinks in Dokumenten

 
In vielen Dokumenten wird zu Webseiten und Dokumenten im Internet verlinkt. Um die Korrektheit dieser Links verifizieren zu können haben wir ein Modul eingeführt, das die Weblinks aus den MS Word Dokumenten ausliest und auf deren Richtigkeit überprüft. Wird ein Link als fehlerhaft gelistet so kann man diesen dann leicht ändern bzw. löschen. Weiterführende Informationen werden in Kürze zur Verfügung stehen.

Vorgabewerte für Ordner

 
Sollen die Vorgabewerte für Dokumentenordner geändert werden, so können diese Änderungen nun auch, wenn man Admin – Berechtigung hat,  auf die Unterordner bzw. die Dokumente in dem Ordner übertragen. Weitere Informationen folgen in Kürze.

PDF von Dokument löschen

Hat man von einem Dokument ein PDF erstellt, dann war es bisher nur möglich, dieses zu löschen, wenn man bei einer neuen Version des Dokumentes bei der Freigabe die Checkbox für die Erstellung des PDFs nicht mehr angeklickt hat. Nun kann man ein versehentlich erstelltes PDF auch löschen, indem man die Eigenschaften des Dokumentes öffnet und dann im Menü „PDF löschen“ anwählt.

PDF von verlinkten Dokument

Wurde von einem Dokument ein interner Link erstellt, so war es nicht möglich von dem Orginaldokument das PDF zu öffnen, so erstellt. Der Fehler wurde behoben.

Admintool: Mehrfachfreigabe

 
Das Admin – Tool Mehrfachfreigabe wurde ebenfalls erweitert, dass man nun auch Ersteller, und Prüfer bei der Mehrfachfreigabe einstellen kann, so notwendig.

Neue Version eines PDF Dokuments importieren

 
Das Verwalten von PDF Dokumenten wurde vereinfacht. PDF Dokumente sind ja zumeist externe Dokumente, deren neue Versionen aus dem Internet oder per Mail kommen. Wenn also von einem PDF eine neue Version zu erstellen war, so musste man bisher im DLS zuerst eine neue Version erstellen und dann recht kompliziert über das Menü der rechten Maustaste das Dokument importieren. Nun brauchen Sie nur mehr die neue Version des PDF Dokumentes auf einen bestehenden Eintrag ziehen und es öffnet sich eine Maske, die Ihnen ein paar Optionen anzeigt. Unter anderem können Sie gleich eine neue Version von dem Dokument erstellen und das reingezogene Dokument wird automatisch importiert.

Statistik

 
Ebenfalls auf Kundenwunsch wurde ein kleines Statistikmodul erstellt, dass Ihnen ein paar grundlegende Informationen über Art und Ausmaß ihrer Dokumentation gibt. Aufzurufen über das Menü „Erweitert“. Die Informationen in dem Modul werden in künftigen Versionen noch erweitert werden.

MS Office Tools

 
Die MS Office Tools für MS Word und MS Excel Dokumente wurden neu strukturiert und auch in der Funktion erweitert. So kann man z.b. nun auch freigegebene MS Word und MS Excel Dokumente auf das 2003 eingeführte neue Dokumentenformat (docx und xlsx) bringen. Weitere Informationen finden Sie in hier.

Erweiterte Funktionen für MS Word Dokumente

 
Öffnet man die Eigenschaften zu einem MS Word Dokument so befindet sich rechts oben ein neuer Button, der ein weiteres Fenster öffnet. Je nach Status des Dokumentes stehen hier weitere Funktionen zur Verfügung.
  • „QM Info senden“ gibt es auch in der allgemeinen Dokumentenliste. Wurde hier aber der Vollständigkeit halber ebenfalls reingenommen.
  • „QM Info senden an freigegebenes Dokument starten und auf Eingabe warten“: Damit wartet das DLS auf eine Bestätigung ihrerseits bevor das Dokument wieder in den Server transferiert wird. Damit haben Sie die Möglichkeit noch in das MS Word Dokument zu wechseln und z.b. noch die Seitenabsätze zu korrigieren.
  • „MS Word Änderungsmarkierungen wiederherstellen“: Wurden die Änderungsmarkierungen nicht aktiviert oder bei der Freigabe zurückgesetzt, dann haben Sie hier die Möglichkeit die Änderungsmarkierungen wiederherzustellen, indem das aktuelle Dokument mit der vorherigen Version verglichen wird. Auch hier wartet das DLS auf Ihre Bestätigung, damit Sie die Möglichkeit haben, die Änderungen zu kontrollieren und gegeben falls abzubrechen, falls das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht.

Timeline

 
Die „Timeline“ ist ein Derivat vom DLS.Touch und ein eigenes Modul. Hier hat man die Möglichkeit zu sehen, welche Dokumente von wem zuletzt bearbeitet oder betrachtet wurden. Klickt man auf einen Eintrag, so kann man die Ereignisse betrachten. Klickt man auf den grünen Pfeil so wird das Dokument in der Dokumentenliste aufgerufen. Erkennt das Modul neue neue Ereignisse am Server, so wird ein entsprechender Aktualisierungsbutton angezeigt, der die Ansicht aktualisiert. Da es ein eigenes Modul ist, wird es nicht automatisch geschlossen, wenn das DLS geschlossen wird. Gegebenfalls müssen Sie es selbst schließen.

Virtuelle Dokumentenansichten

Bei den virtuellen Dokumentenansichten gibt es eine neue Ansicht mit der Bezeichnung „Word Dokumente mit nicht aktueller Vorlage“ wird diese angewählt, so werden alle Word Dokumente angezeigt für die es eine neuere Vorlage gibt.

Arbeitsdokumente

 
Ebenfalls auf Kundenwunsch wurde implementiert, dass man Dokumente als Arbeitsdokumente markieren kann. Über die Eigenschaften des Dokumentes kann nun festgelegt werden, ob es sich bei dem gewählten Dokument um ein Arbeitsdokument handelt. Wird es als solches markiert, dann wird beim Dokumentenstatus nicht mehr der aktuelle Status angezeigt, sondern nur mehr „Arbeitsdokument“. Sie können dieses Flag auch für mehrere Dokumente auf einmal setzen indem Sie mehrere Dokumente aus der Liste markieren und dann über die rechte Maustaste auf Eigenschaften klicken. Dann kommen Sie in die Mehrfachbearbeitung, in der Sie diese Einstellung für die gewählten Dokumente vornehmen können.

Reports

Alle Reports wurden überarbeitet und neu implementiert. Das Look & Feel der Reports wurde dadurch verändert, es sollte jedoch kein Problem sein, sich hierbei zurecht zu finden. Auch stehen noch ein paar Reports der Portierung aus. z.B. Dokumentenmatrix – diese werden in Kürze nachgeliefert.

Mailkopf und CSS

 
Bei Mailkopf und CSS in den Servereinstellungen unter dem Reiter Mailvorlagen können nun Adaptierungen bezüglich des Layouts der Mails vorgenommen werden. So können Schriftart und Schrittgröße geändert werden. Man sollte für Änderungen in diesem Bereich aber Kenntnisse in HTML und CSS haben. Sollten Sie Änderungen bezüglich des Designs wünschen, so können Sie sich auch an uns wenden, wir helfen gerne.

Mehrfachreaktivierung von Dokumenten

 
Oft laufen gleich mehrere Dokumente auf einmal ab. Damit man diese nicht einzeln reaktivieren muss, wurde eine Möglichkeit eingeführt, mehrere Dokumente gleich auf einmal zu reaktivieren. Mit der Einschränkung, dass keine Mailverständigung erfolgt, da das bei der Reaktivierung von mehreren Dokumenten nicht zu handeln ist. Weitere Informationen zur Mehrfachreaktivierung von Dokumenten finden Sie hier.

Signatur für Mails

 
Auf Kundenwunsch haben wir eine Option implementiert, dass die Mailsignaturen nicht für jeden Benutzer eingestellt werden müssen. Bisher konnte eine Signatur nur bei den Benutzereinstellungen eingestellt werden. Nun ist es möglich in den Servereinstellungen unter Mailvorlagen die Signatur für alle Benutzer auf einmal einzustellen. Sie können die Signatur zuerst in einem HTML Designer erstellen und dann den HTML- Code in das angeführte Textfeld kopieren. Um die Signatur für die Benutzer zu personalisieren, können Sie Variable verwenden. Sollten Sie weitere Variablen benötigen, so wenden Sie sich bitte an uns. Die zur Zeit unterstützen Variablen sind:
  • @firstname: Vorname
  • @lastname: Nachname
  • @phone1: Telefonnummer 1
  • @cell: Mobiltelefonnummer
  • @mail: Mail - Adresse
Wenn Logos eingebunden werden sollen, so sollten diese am besten auf einem Webserver abgelegt und eingebunden werden. Aktuell werden Logos nicht per Mail mitverschickt.

Dokumente per Drag&Drop importieren

 
Das Verhalten vom Drag&Drop Import hat sich geändert. Werden nun Dokumente per Drag&Drop in das DLS importiert, erscheint ein Fenster indem Sie sehen welche Dokumente importiert werden, Sie sehen auch, ob z.B. das zu importierende Dokument geöffnet ist , was dahin gehend wichtig ist, dass Sie das Dokument dann nicht importiert werden kann. Zusätzlich können Sie nun einfach über eine Checkbox definieren, wenn das Dokument freigegeben importiert werden soll. Sie müssen nicht mehr umständlich die Umschalt Taste gedrückt halten, wenn Sie die Dokumente freigegeben importieren wollen. Wenn Sie nicht alle zu importierenden Dokumente erwischt haben, so können Sie durch einen Klick auf den rot markierten Button noch ein Auswahlfenster öffnen und ein oder mehrere Dokumente zum Import auswählen.

Sucheingaben speichern

 
Sucheingaben werden gespeichert und können wieder aufgerufen werden. Das soll die Arbeit vereinfachen und man weiß, was man zuletzt gesucht hat.

Benutzereinstellungen

 
Die Benutzereinstellungen wurden zusammengeräumt und neu strukturiert und viele Einstellungen werden nun serverseitig gespeichert. Bitte überprüfen Sie Ihre Einstellungen nach dem Update.

Weitere Servereinstellungen

Die Optionen unter Verschiedenes in den Servereinstellungen wurden um diese Punkte erweitert:
  • Überarbeitungsmarkierungen in MS Word immer aktiv: Wird diese Option aktiviert, dann werden die MS Word Überarbeitungsmarkierungen bei einer neuen Version immer aktiviert und der Benutzer hat nicht die Möglichkeit diese Option zu deaktivieren

Weitere Änderungen

  • In den Filter/Sucheinstellungen gibt es einen neuen Punkt „Vorlagen-ID“. Damit kann man nach Dokumenten suchen, die auf einer bestimmten Vorlage basieren. Die Vorlagen-ID ist der 17 stellige Code und Sie bekommen diesen indem Sie die Vorlage markieren und über die Links den Link zu dem Dokument in die Zwischenablage kopieren.
  • Ordnereinstellungen: Die Vorgaben zu den benutzerdefinierten Tasks wurden in einen Frame gelegt und werden nicht mehr in einen eigenen Fenster geöffnet.
  • Export von Dokumenten bei langen Dateinamen: Wurden Dokumente mit einem Dateinamen über 250 Zeichen exportiert, so kam es zu einem Fehler und die Dokumente wurden nicht exportiert. Dieser Fehler wurde behoben.