Mehrfachreaktivierung von Dokumenten

Oft laufen gleich mehrere Dokumente auf einmal ab. Damit man diese nicht einzeln reaktivieren muss, wurde eine Möglichkeit eingeführt, mehrere Dokumente gleich auf einmal zu reaktivieren.
Um mehrere Dokumente zu reaktivieren, wählen Sie diese zuerst aus der Dokumentenliste oder aus der Taskliste. Klicken auf die rechte Maustaste und wählen Sie den Eintrag „Dokumente reaktivieren“. Es öffnet sich ein Fenster in dem alle gewählten Dokumente noch mal in einer Liste angezeigt werden. Sie können aus dieser Liste Einträge über die rechte Maustaste löschen, falls Sie ein Dokument versehentlich ausgewählt haben.

Kommentare

Wenn Sie zu der Reaktivierung einen Kommentar hinzufügen wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie wählen die Dokumente, die mit dem Kommentar versehen werden sollen aus - Geben den Kommentar ein und klicken auf den Button "Gewählte Einträge aktualisieren". Sollen alle Dokumente denselben Kommentar bekommen können Sie auch den Button "Alle Einträge aktualisieren" anklicken.

Ablaufdatum setzen

Die Dokumente bekommen als neues Ablaufdatum automatisch das aktuelle Datum + Laufzeit zugewiesen. Wenn Sie das Datum auf ein anderes setzen wollen, so wählen Sie die Einträge aus der Liste und klicken auf "Datum wählen". Es öffnet sich ein kleines Fenster in dem Sie das Datum wählen können. Bestätigen Sie mit "OK" und die Dokumente bekommen das Ablaufdatum zugewiesen.

Die Reaktivierung der Dokumente beginnen Sie, indem Sie auf den Button „Anwenden“ klicken. Die Listeneinträge werden danach entsprechend abgearbeitet. Ist der Vorgang abgeschlossen, so schließt sich das Fenster automatisch.

Verständigungsmails senden: Sie können auch festlegen, ob Verständigungsmails versendet werden sollen. Sind die Mails für Dokumente aktiviert, dann wird ein grünes Mailicon angezeigt, sind sie deaktiviert so wird kein Mailicon angezeigt.

Weitere Funktionen:

	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht
	Datum wählen	Setzt ein bestimmtes Ablaufdatum für die aus der Liste gewählten Dokumente.
	Maileinstellungen umschalten	Schaltet den Mailversand für die gewählten Einträge an oder aus.
	Mails aktivieren	Aktiviert den Mailversand für alle Einträge
	Mails deaktivieren	Deaktiviert den Mailversand für alle Einträge
	Löschen	Text

Dokumentenreaktivierung mit neuer Versionsnummer

Bei der Standard - Reaktivierung wird die Versionsnummer gleich gelassen. Für die Reaktivierung von abgelaufenen Dokumenten gibt es aber die Möglichkeit die Dokumente auch mit einer neuen Versionsnummer zu versehen, wenn Sie abgelaufen sind. Dazu müssen Sie zuerst in den Servereinstellungen die entsprechende Option aktivieren. In den Servereinstellungen aktivieren Sie unter "Verschiedenes" die Option "Dokumentenreaktivierung mit neuer Versionsnummer". Bestätigen Sie die Einstellungen mit "OK". Bitte beachten Sie auch, dass Sie Admin - Berechtigung haben müssen, um Änderungen in den Servereinstellungen vornehmen zu können.

Wurde die Option aktiviert, dann bekommt der Button zur Ausführung der Aktion die Bezeichnung "Dokument mit neuer Versionsnummer reaktivieren".