Servereinstelllungen - Dokumententyp

Servereinstellungen - Dokumententyp
 
Pro Dokument können Sie den Dokumententyp vergeben. Sie können also angeben ob es sich bei dem Dokument, um eine Verfahrensanweisung. Arbeitsanweisung etc handelt. In den "Servereinstellungen - Dokumententyp" können Sie die Dokumententypen anlegen und verwalten. Wenn Sie einen neuen Dokumententyp anlegen wollen, dann klicken Sie auf den Button "Datensatz einfügen" Es öffnet sich ein Feld in dem Sie die Kurz und die Langbezeichnung für den Dokumententyp angeben können also z.B. AA und Arbeitsanweisung oder VA und Verfahrensanweisung. Speichern Sie die Eingabe indem Sie auf "Datensatz speichern" klicken. Statt den Buttons rechts oben können Sie auch das Menü der rechten Maustaste verwenden.

Folgende Möglichkeiten bestehen:

  • Sie können den Dokumententyp über die Eigenschaften des Dokuments erfassen. Wenn die mehreren Dokumenten den Dokumententyp auf einmal zuweisen wollen, können Sie das ebenfalls, indem sie die gewünschten Dokumente markieren und dann die Eigenschaften aufrufen. Genauso können Sie bei Erstellung eines Dokumentes oder bei der Erstellung einer neuen Version den Dokumententyp erfassen.
  • Sie können nach dem Dokumententyp in der einfachen und auch in der erweiterten Suche suchen, oder z.B. die Suche auf Arbeitsanweisung einschränken. 
  • Der Dokumententyp wird an das Office Dokument übertragen und kann dort angezeigt werden. Damit haben Sie die Möglichkeit Vorlagen zu erstellen, die gleich den Dokumententyp in der Kopf oder Fußzeile anzeigen. Dadurch können Sie die Anzahl der Vorlagen um einiges reduzieren

Tipp:

Wenn Sie sich entscheiden den Dokumententyp zu verwenden und diesen bisher nicht angegeben haben, dann können Sie wie folgt verfahren: Legen Sie den Dokumententyp zuerst an. Dann wechseln Sie zu den Dokumenten und suchen Sie z.b. nach allen Dokumenten die "Stellen" im Titel haben. Markieren Sie alle "Stellenbeschreibungen" und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf "Eigenschaften". Nun können Sie in der "Mehrfachbearbeitung" allen Stellenbeschreibungen gleich den Dokumententyp zuweisen.

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