Dokument kann nicht eingecheckt werden

Wird ein Dokument ausgecheckt, dann wird gespeichert von welcher Workstation und bei Remote Desktop bzw Citrix Verbindungen auch von welcher Session aus, der Checkout erfolgte. Und nur von dieser Workstation aus kann das Dokument auch wieder eingecheckt werden. Wird versucht von einer anderen Workstation oder Session aus das Dokument einzuchecken, so wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Sie haben dann folgende Möglichkeiten. Zum einem können Sie zur Workstation gehen, von der Sie zuletzt das Dokument ausgecheckt haben um es von dieser aus wieder einzuchecken. Bei RDP oder Citrix Sessions wird es schon schwieriger, da diese nach einiger Zeit gelöscht werden und nicht mehr zur Verfügung stehen. In dem Fall können Sie nur ihre IT kontaktieren, wenn Sie in dem entsprechenden Dokument viele Änderungen vorgenommen haben, die sie nicht verlieren wollen. Sind die Änderungen nicht sehr umfangreich, dann können Sie auch den Checkout abbrechen. Wenn Sie sich nicht sicher sein sollten, dann wenden Sie sich bitte an uns - wir können dann versuchen das nach entsprechender Analyse noch versuchen das Dokument zu finden.

Checkout abbrechen

Um den Checkout abzubrechen markieren Sie das Dokument in der Liste und über das Menü der rechten Maustaste gehen Sie auf "Tools -> Administration -> Checkout abbrechen" Dann wird der Checkout von dem Dokument abgebrochen und Sie können das Dokument wieder von einer andern Workstation/Session aus auschecken. Bitte beachten Sie aber, dass in dem Fall etwaige Änderungen in dem Dokument seit dem letzten Checkin verloren sind. Haben Sie die Option wie rechts abgebildet nicht, dann sind Sie kein Admin. In dem Fall bitten Sie einen Admin, den Checkout für Sie abzubrechen.

Checkout über Benutzer abbrechen

Alternativ, wenn Sie das Dokument nicht in der Dokumentenliste suchen wollen, können Sie auch über den Benutzer den Checkout abbrechen. Gehen Sie dazu auf die Benutzerliste und suchen Sie nach dem entsprechenden Benutzer. Mit einem Doppelklick kommen Sie in die Details zu dem Benutzer. Wählen Sie aus dem Menü den Eintrag "Dokument Tasks". Suchen Sie nach dem Dokument und wählen Sie die Aktion "Checkout abbrechen"

Wird im MS Word oder MS Excel Dokument das Kürzel des Erstellers, Prüfers oder Freigebenden nicht angezeigt, dann suchen Sie nach der betreffenden Person in den Kontakten und tragen Sie dort das Kürzel ein. Gehen Sie zurück zum Dokument und klicken sie "QM Info senden". Die Daten werden dann im Dokument erscheinen. Ab der Version 13.2 (09/2017) wird in der Kontaktliste auch das Kürzel angezeigt. Damit kann man leichter überprüfen, ob für alle Kontakte ein Kürzel angezeigt wird.

Wird immer wieder die selbe Mail verschickt, sprich eine Mail hängt, dann liegt das zumeist daran, dass eine Mail Adresse nicht gültig ist. Sie können schnell reagieren, indem Sie im Menü "Erweitert" auf den Eintrag "Gesendete E-Mails" klicken, dann in der Auswahlliste "Nicht gesendete Mails" wählen und in der Liste den Eintrag, der immer wieder gesendet wird, löschen. Das geht über das Menü der rechten Maustaste. Prüfen sie vielleicht vorher im Feld "An:" ob die Adressen, die hier eingetragen sind, alle gültig sind.

Wird die Fehlermeldung "Presentation.SaveAs: Invalid request. Saving as an HTML presentation is not supported" angezeigt, wenn Sie auf die Startseite klicken, dann haben Sie wahrscheinlich Office 2013 installiert. Ab dieser Version wird diese Option nicht mehr unterstützt. Das Problem wird/wurde ab Version 11.2 gelöst. Erstellen Sie von der Powerpoint ein PDF im DLS. Es wird dann das PDF in der Startseite angezeigt. Links etc sind weiter verfügbar.

Bei Erstellen eines PDFs vom einem Excel Dokument kommt die Meldung "Die Select Methode des Sheet.Objektes konnte nicht ausgeführt werden". In dem Fall haben wir herausgefunden, dass das Excel Dokument wahrscheinlich ein verstecktes Arbeitsblatt hat. Öffnen Sie das Dokument, klicken Sie mit der rechten Maustaste unten auf den Reiter mit den Namen der Arbeitsblätter. Wenn "Einblenden" aktiv ist, klicken Sie darauf und blenden Sie die versteckten Arbeitsblätter wieder ein. Achtung. Wenn das Dokument freigegeben ist, dann müssen Sie zuerst eine neue Version erstellen.

Werden keine Mails verschickt, dann kann das mehrere Ursachen haben. Eine davon kann sein, dass der Fehler von einer einzelnen Mail verursacht wird, die vielleicht keinen oder einen ungültigen Empfänger aufweist oder zu groß ist. Um das zu prüfen können, rufen Sie im Menü Erweitert den Punkt Gesendete Mails auf und wählen Sie Nicht gesendete Mails. In der Liste rechts sollten nun alle Mails angezeigt werden, die noch nicht versendet wurden. Gehen Sie an das Ende der Liste und prüfen Sie, ob die Mail vielleicht keinen Empfänger oder einen falschen Empfänger hat. Sie können diese Mail über das Menü der rechten Maustaste löschen. Danach können Sie das Fenster verlassen. Warten Sie, ob nun die Mails verschickt werden. Ist nach einer halben Stunde noch immer keine Mail angekommen, so wenden Sie sich bitte an uns. Wir werden das dann weiter untersuchen. Wir arbeiten auch schon daran, dass eine fehlerhafte Mail nicht das ganze System aufhält.

Werden die Daten in Kopf und/oder Fußzeile von MS Word Dokumenten nicht aktualisiert, also nicht der richtige Ersteller, Prüfer und Freigebende angezeigt, dann hat es meistens damit zu tun, dass diese Werte nicht als Felder hinterlegt sind, sondern fix reingeschrieben wurden. Ob ein Feld hinterlegt ist lässt sich einfach überprüfen, wenn Sie die Maus auf den entsprechenden Eintrag stellen und dann in MS Word die Hochstelltaste und F9 drücken. Dann sollte ein Code in geschwungener Klammer angezeigt werden. Ist das nicht der Fall, so wurde der Eintrag manuell per Hand eingegeben. Sie können das aber beheben, indem Sie die entsprechend Kopf oder Fußzeile per Hand von einem funktionierenden Dokument kopieren, oder wie hier beschrieben vorgehen.

Eine Vorlage wird dazu verwendet ein neues Dokument zu erstellen. Damit eine Vorlage gültig ist muss sie zumindest in der Version 1 freigegeben sein.  Ein Dokument können Sie in zwei Arten zu einer Vorlage machen. 

1. Sie können über die rechte Maustaste die Dokumenteneigenschaften öffnen und die Checkbox "Vorlage" setzen. Dann wird das Dokument automatisch zu einer Vorlage von der neue Dokumente erstellt werden können. 
2. Sie ziehen das Dokument in den Ordner "Dokumentenvorlagen". Dann ist das Dokument jedoch nicht mehr in seinem Original Ordner verfügbar. 

Zugriff Dokumentenvorlagen über Verteiler steuern

Vorlagen sind im allgemeinen für alle sichtbar und die Verteilereigenschaften wirken hier nicht, außer es ist in den Servereinstellungen so definiert, dass die Verteiler auch auf die Vorlagen anzuwenden sind. Wird die Option aktiviert, dann haben die Benutzer nur Zugriff auf die Vorlagen, in deren Verteiler sie aufgenommen sind. Wird eine Vorlage in den Sicherheitseinstellungen als öffentlich definiert, dann haben wiederum alle Benutzer unabhängig vom Verteiler zugriff auf die Vorlage.

Verwendet wird diese Option zumeist für Unternehmen und Institutionen, die für verschiedene Standorte und Tochterfirmen unterschiedliches Corporate Design haben.