Wichtig

Arbeiten Sie nicht weiter, wenn das Problem auftritt. Es muss umgehend behoben werden. Es können zwar Dokumente gelesen werden, aber Änderungen, Import etc dürfen nicht vorgenommen werden, da dadurch weitere Fehler entstehen können, die zwar behoben werden können, aber das ist zeitaufwendig.

Ursache

Jedes mal, wenn ein Dokument eingecheckt wird, dann wird im MSSQL Server eine Sicherungskopie gemacht. Dadurch kann eine ziemliche Datenmenge zusammenkommen und bei auf 10GB begrenzten Serverversionen kommt dann diese Meldung, wenn die 10GB überschritten sind.

Behebung

Schnelle Behebung kann erfolgen, indem Dokumente aus dem Mülleimer gelöscht werden.
Umfangreicher beheben kann das Problem ein DLS - Admin. Dieser kann die SA-Tools im Menü erweitert aufrufen. Gehen Sie zum Eintrag "Cleanup" und erweitern diesen. Wählen Sie den Eintrag "Backups mit gleichem Hash". Es kann durchaus dauern, bis die Liste geladen wird. In der Liste finden Sie die Sicherungen von Checkins der Dokumente, die nicht verändert wurden.
Wählen Sie alle Einträge aus der Liste und klicken Sie ausführen. Es kann dann ebenfalls eine Zeit dauern, bis die Liste abgearbeitet ist und die Einträge gelöscht sind.

Zusätzlich können auch noch die Backups aus alten Jahren gelöscht werden. Je nach Datenmenge können Daten älter als 2 Jahre gelöscht werden. Wichtig: Vorversionen von Dokumenten bleiben natürlich bestehen. Das hier, hat mit den permanenten Vorversionen nichts zu tun. Hier geht es rein um die Backups von Dokumenten, die durch den Checkin entstehen.

MS Word Meldung: "Der Speicherungsvorgang kann von Word aufgrund eines Dateiberechtigungsfehlers nicht abgeschlossen werden"

Heute hat sich ein Kunde mit gemeldet, weil ein die Meldung "Der Speicherungsvorgang kann von Word aufgrund eines Dateiberechtigungsfehlers nicht abgeschlossen werden" kam und damit das Dokument nicht gespeichert, eingecheckt und schon gar nicht geprüft werden konnte. Bis zu diesem Zeitpunkt, war uns diese Meldung trotz Jahrzehnten Erfahrung mit MS Word nicht bekannt.

Nachdem ausgeschlossen werden konnte, dass es an Berechtigungen in MS Word oder am Dateisystem lag, musste es am Dokument liegen. Nachdem selbst nicht mal der Übertrag des Dokumenteninhalts in ein neues MS Word Dokument geholfen und MS Word zum Absturz gebracht hat, hat folgende Lösung geholfen.

Dokument als OTD - Open Office Dokument speichern.

• Speichern Sie das Dokument als OTD - Open Office.
• MS Word schließen.
• OTD Dokument erneut öffnen und wieder als MS Word Dokument speichern.

Danach das neu gespeicherte Dokument wieder im DLS über das bestehende Dokument importieren.

Danach konnte mit dem Dokument wieder wie gewohnt verfahren werden. Natürlich kann es zu Formatierungsverlusten oder Verlust von Kommentaren oder Überarbeitungsmarkierungen kommen.

Wird im MS Word oder MS Excel Dokument das Kürzel des Erstellers, Prüfers oder Freigebenden nicht angezeigt, dann suchen Sie nach der betreffenden Person in den Kontakten und tragen Sie dort das Kürzel ein. Gehen Sie zurück zum Dokument und klicken sie "QM Info senden". Die Daten werden dann im Dokument erscheinen. Ab der Version 13.2 (09/2017) wird in der Kontaktliste auch das Kürzel angezeigt. Damit kann man leichter überprüfen, ob für alle Kontakte ein Kürzel angezeigt wird.

Immer wieder kommt es vor, dass das MS Excel das Dokument öffnet, aber die Arbeitsmappe nicht sichtbar ist. Das verursacht immer wieder Schrecken beim Benutzer. Wie das passieren kann, ist uns noch immer nicht klar. Wir haben die Vermutung, dass das v.a. dann passiert, wenn man große Excel Dateien in mehreren Instanzen offen hat.

Beheben kann man das auf jeden Fall indem Sie auf die Registerkarte Ansicht (View) gehen und auf die Gruppe "Fenster" klicken.

Es wird dann die ausgeblendete Arbeitsmappe angezeigt. Einfach auswählen und mit "OK" bestätigen. Dann ist die Arbeitsmappe sichtbar. Ändern Sie sicherheitshalber eine Zelle bevor Sie diese speichern und schließen.

Falls der Verzeichnisbaum bei ausgeblendeten Archiv-Ordnern unvollständig oder fehlerhaft erscheint, liegt dies meist an aktiven Unterordnern innerhalb archivierter Strukturen. Wenn ein übergeordneter Ordner ausgeblendet wird, während seine Unterordner aktiv bleiben, verlieren diese ihren Bezugspunkt und werden fälschlicherweise direkt in der Root-Ebene (Stammverzeichnis) angezeigt. Um dies zu korrigieren, archivieren Sie bitte auch die betroffenen Unterordner oder verschieben Sie diese in einen nicht archivierten Bereich.

Wird immer wieder die selbe Mail verschickt, sprich eine Mail hängt, dann liegt das zumeist daran, dass eine Mail Adresse nicht gültig ist. Sie können schnell reagieren, indem Sie im Menü "Erweitert" auf den Eintrag "Gesendete E-Mails" klicken, dann in der Auswahlliste "Nicht gesendete Mails" wählen und in der Liste den Eintrag, der immer wieder gesendet wird, löschen. Das geht über das Menü der rechten Maustaste. Prüfen sie vielleicht vorher im Feld "An:" ob die Adressen, die hier eingetragen sind, alle gültig sind.

Wird die Fehlermeldung "Presentation.SaveAs: Invalid request. Saving as an HTML presentation is not supported" angezeigt, wenn Sie auf die Startseite klicken, dann haben Sie wahrscheinlich Office 2013 installiert. Ab dieser Version wird diese Option nicht mehr unterstützt. Das Problem wird/wurde ab Version 11.2 gelöst. Erstellen Sie von der Powerpoint ein PDF im DLS. Es wird dann das PDF in der Startseite angezeigt. Links etc sind weiter verfügbar.

Bei Erstellen eines PDFs vom einem Excel Dokument kommt die Meldung "Die Select Methode des Sheet.Objektes konnte nicht ausgeführt werden". In dem Fall haben wir herausgefunden, dass das Excel Dokument wahrscheinlich ein verstecktes Arbeitsblatt hat. Öffnen Sie das Dokument, klicken Sie mit der rechten Maustaste unten auf den Reiter mit den Namen der Arbeitsblätter. Wenn "Einblenden" aktiv ist, klicken Sie darauf und blenden Sie die versteckten Arbeitsblätter wieder ein. Achtung. Wenn das Dokument freigegeben ist, dann müssen Sie zuerst eine neue Version erstellen.

Werden keine Mails verschickt, dann kann das mehrere Ursachen haben. Eine davon kann sein, dass der Fehler von einer einzelnen Mail verursacht wird, die vielleicht keinen oder einen ungültigen Empfänger aufweist oder zu groß ist. Um das zu prüfen können, rufen Sie im Menü Erweitert den Punkt Gesendete Mails auf und wählen Sie Nicht gesendete Mails. In der Liste rechts sollten nun alle Mails angezeigt werden, die noch nicht versendet wurden. Gehen Sie an das Ende der Liste und prüfen Sie, ob die Mail vielleicht keinen Empfänger oder einen falschen Empfänger hat. Sie können diese Mail über das Menü der rechten Maustaste löschen. Danach können Sie das Fenster verlassen. Warten Sie, ob nun die Mails verschickt werden. Ist nach einer halben Stunde noch immer keine Mail angekommen, so wenden Sie sich bitte an uns. Wir werden das dann weiter untersuchen. Wir arbeiten auch schon daran, dass eine fehlerhafte Mail nicht das ganze System aufhält.

Werden die Daten in Kopf und/oder Fußzeile von MS Word Dokumenten nicht aktualisiert, also nicht der richtige Ersteller, Prüfer und Freigebende angezeigt, dann kann das folgende Ursachen haben:

Senden der Metadaten nicht aktiviert

Prüfen Sie als erstes, ob das Option "Sende QM - spezifische Informationen" in den Dokumenteneigenschaften aktiviert ist. Aktivieren Sie die Option und klicken Sie auf "QM - Info senden", um die Metadaten an das Dokument zu übertragen. Wenn Sie QM - Info senden anklicken, dann sollten Sie so ein Fenster sehen, wo man verfolgen kann, wie die Daten an das Office Dokument gesendet werden. Prüfen Sie im Dokument, ob die Daten richtig angezeigt werden. Generell gilt, wenn das Fenster beim Prüfen und Freigeben nicht erscheint, dann ist die Option deaktiviert. Tipp: In den virtuellen Dokumentenansichten finden Sie zwei Ansichten für Word und Excel, wo Sie die Word, Excel Dokumente finden, bei denen die Option nicht aktiviert ist.

Felder fehlen im Dokument

Die zweite Möglichkeit ist, dass die Felder in der Kopf/Fußzeile fehlen oder fix reingeschrieben wurden. Ob ein Feld hinterlegt ist lässt sich einfach überprüfen, wenn Sie die Maus auf den entsprechenden Eintrag stellen und dann in MS Word die Hochstelltaste und F9 drücken. Dann sollte ein Code in geschwungener Klammer angezeigt werden. Ist das nicht der Fall, so wurde der Eintrag manuell per Hand eingegeben oder es wurde die Vorlage nicht angewendet. Sie können das aber beheben, indem Sie die entsprechend Kopf oder Fußzeile per Hand von einem funktionierenden Dokument kopieren, oder wie hier beschrieben die Vorlage auf das Dokument anwenden. Damit werden Kopf und Fußzeile von der Vorlage in das Zieldokument kopiert..

Eine Vorlage wird dazu verwendet ein neues Dokument zu erstellen. Damit eine Vorlage gültig ist muss sie zumindest in der Version 1 freigegeben sein.  Ein Dokument können Sie in zwei Arten zu einer Vorlage machen. 

1. Sie können über die rechte Maustaste die Dokumenteneigenschaften öffnen und die Checkbox "Vorlage" setzen. Dann wird das Dokument automatisch zu einer Vorlage von der neue Dokumente erstellt werden können. 
2. Sie ziehen das Dokument in den Ordner "Dokumentenvorlagen". Dann ist das Dokument jedoch nicht mehr in seinem Original Ordner verfügbar. 

Zugriff Dokumentenvorlagen über Verteiler steuern

Vorlagen sind im allgemeinen für alle sichtbar und die Verteilereigenschaften wirken hier nicht, außer es ist in den Servereinstellungen so definiert, dass die Verteiler auch auf die Vorlagen anzuwenden sind. Wird die Option aktiviert, dann haben die Benutzer nur Zugriff auf die Vorlagen, in deren Verteiler sie aufgenommen sind. Wird eine Vorlage in den Sicherheitseinstellungen als öffentlich definiert, dann haben wiederum alle Benutzer unabhängig vom Verteiler zugriff auf die Vorlage.

Verwendet wird diese Option zumeist für Unternehmen und Institutionen, die für verschiedene Standorte und Tochterfirmen unterschiedliches Corporate Design haben.