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VISCOM - Dokumentenmangementsystem

Wie schon vor einiger Zeit hier beschrieben, kommt es im Excel 2010 immer wieder zu der Meldung: "Namenskonflikt: Name darf integrierten Namen nicht gleichen". Nun war das Ganze schon so zwider, dass dem Problem genauer auf den Grund gegangen wurde. Das Problem tritt unseren Beobachtungen zur folge unter folgenden Voraussetzungen auf:
  • 1. Man verwendet eine deutsche Version von Excel
  • 2. Man hat Druckbereiche gesetzt.
  • 3. Man verwendet XML- Dokumentenformate also das Format, das 2007 eingeführt wurde.
Das wichtigeste voraus: Hierbei handelt es sich um einen Bug, der seit Excel 2007 existiert und sich im Excel 2010 fortsetzt und bisher noch nicht behoben wurde. (Quelle). Bei diesem Bug werden alle internen Namen ins englische übersetzt also z.b. Druckbereich in Print_Area, wenn man ein Dokument z.b. über OLE geöffnet wird. Aber nicht nur der Druckbereich, sondern auch Funktionen wie z.b. Heute() wenn man das aktuelle Datum anzeigen will wird in Today() übersetzt. Das passiert aber z.b. nach unseren Beobachtungen nicht, wenn man ein Excel im alten Dateiformat behandelt. Dann konnte nicht beobachtet werden, dass die Namen übersetzt werden.
Also das Excel ersetzt automatisch Druckbereich in print_area und wenn man das Dokument dann wieder normal öffnet, erkennt das Excel aber nicht, dass es bereits einen Druckbereich (wenn auch in Englisch gibt) und der User legt den Druckbereich neu an. Nun haben wir 2 mal Druckbereich drinnen (D/E) . Beim nächsten mal, wenn das Dokument über OLE geöffnet werden soll, will der den Druckbereich wieder in Print_area übersetzen und zack - dann kommt die Fehlermeldung. Wir konnten nun für unser Dokumentenmangementsystem eine Lösung finden, aber dennoch kann es notwendig sein, zuerst die print_area Einträge aus dem Namensmanager zu löschen.

Ein Kunde hat uns heute mit einer neuen MS Excel 2010 Meldung konfrontiert, die uns bisher unbekannt war. "Namenskonflikt" - Name darf integriertem Namen nicht gleichen. Nach einiger Recherche konnten wir die Ursache der Meldung identifizieren. Problemverursacher war der Druckbereich in einem Arbeitsblatt, der doppelt definiert war.

Immer wieder finden wir bei Kunden riesige Excel Dateien vor mit 20 oder mehr Arbeitsblättern. Grundsätzlich nichts schlechtes, nur birgt das dennoch mehrere Nachteile. Zum einem, wenn man z.b. eine Excel Datei mit allen Produktspezifikationen hat, dann muss man die gesamte Datei lenken, wenn auch nur eine Spezifikation überarbeitet wird. Die transferierte Datenmenge wird enorm, die Ladezeiten lang die Navigation schwer. Des Weiteren birgt es auch einige Risiken, da wenn der einen Datei was zustößt (gelöscht oder korrumpiert wird) dann ist der Schaden groß. Neben diesen Faktoren gibt es möglicherweise auch organisatorische Probleme im Ablauf. So kann es z.B. vorkommen, dass nicht alle Funktionen (Ersteller, Prüfer, Freigebender) über die Zeit für alle Spezifikationen in einem Dokument gleich bleiben. Oder ein Produkt wird aus dem Sortiment genommen und kann dann nicht „zurückgezogen“ werden, da es in der großen Datei eingepackt ist. Das sind nur ein paar Beispiele.

excel_tools

Mit diesem Tool können Sie die Tabellenblätter aus einer Excel Datei in mehrere Dateien extrahieren. Ziehen Sie die Excel Dateien auf die Listbox und klicken Sie auf <Start>. Die einzelnen Dateien werden in dem Unterverzeichnis Split abgelegt. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird der Ordner automatisch geöffnet. Die neuen Dateien bekomme  den Dateinamen, der aus dem ursprünglichen Dateinamen und dem Tabellenblatt besteht. 


Das Tool ist gratis und kann hier runtergeladen werden

Mails von MS Outlook können noch nicht direkt ins Programm übernommen werden. Wir prüfen aber gerade die Möglichkeiten. Bis dahin kann man sich aber mit folgendem Ansatz helfen, der nicht sehr aufwendig ist. Ziehen Sie die Mail vom Outlook zuerst auf den Desktop und von dort in das DLS. Damit haben die die Mail komplett im Programm. Sie können das natürlich auch mit mehreren Mails auf einmal machen und wenn Sie sich den Desktop nicht "versauen" wollen auch über ein Verzeichnis im Explorer machen.

Wird eine Workstation mit Citrix betrieben und befinden sich die Office Programme am Citrix Server, dann muss auch das DLS über den Citrixserver gestartet werden, da es sonst eine OLE- Kommunikation nicht möglich ist. Macht man das nicht, betreibt als das DLS lokal am Client, und MS Offoce am Citrix Server, dann ist zwar das Lesen und Bearbeiten von Dokumten möglich, jedoch können keine Daten vom DLS an die Officedatei übertragen werden. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an uns.

An und für sich arbeiten DLS und Office 2010 brav zusammen. Wird jedoch eine ältere Exceldatei (z.b. Excel 2003) geöffnet und werden Formatierungsfunktionen des Excel 2010 ausgeführt, so kommt beim Speichern des Dokumentes eine Warnmeldung. Sie müssen die Checkbox der Warnmeldung deaktivieren und bestätigen. Sonst bleibt das DLS beim Lenken stehen und beendet nicht den Lenkvorgang, da auch dann auf die Bestätigung der Meldung gewartet wird. Wollen sie die Formatierungen beibehalten, so speichern sie das Dokument in einem eigenen Verzeichnis ab und importieren sie das Dokument im DLS über das bestehende.

Mit dem neuen Webinterface zum VISCOM Dokumentenmanagementsystem haben sie noch mehr Möglichkeiten Dokumente aus dem DMS auf ihrer Website oder in ihrem Intraweb einzubinden. Bisher ist das Interface nur auf Firefox optimiert. Eine bessere Einbindung andere Browser folgt in Kürze.

Ob ein Dokument im Entwurfstatus oder freigegeben ist, ist bei den meisten Dokumentenvorlagen nicht immer auf den ersten Blick sicher. Wie man das visuell unterstützen kann wird hier beschrieben.

Das Problem, wenn man das Druckdatum in MS Word einfach mitdem Feld "PRINTDATE" einfügt ist, dass es die meiste Zeit nicht stimmt. Kopiert man z.B. ein Dokument, so wird das letzte Druckdatum vom kopierten Dokument angezeigt, obwohl das betreffende Dokument noch nie gedruckt wurde. Des weiteren gibt es keine Möglichkeit, das Druckdatum zu resetten sprich zurückzustellen oder in einer anderen Art und Weise zu manipulieren. Zumindest wurde von meiner Seite keine Möglichkeit gefunden über VBA oder OLE Einfluss auf das interne Druckdatum zu nehmen. Alle Lösungsansätze gingen über ein Makro, dass über eine Dokumentenvariable das aktuelle Datum ausgeben, aber ein Makro war wegen der schlechten Distributierbarkeit keine Option.

Nach einiger Recherche ist es nun doch gelungen, ohne einentsprechendes Makro zu programmieren, eineMethode herauszufinden, wie das Druckdatum nur am Ausdruck angezeigt wird. Manvergleicht im Feld das Druckdatum mit dem letzten Speicherdatum und nur wenndas Druckdatum größer oder gleich dem letzten Speicherdatum ist, so wird dasDruckdatum angezeigt.