DLS Version 15.1

Hier finden Sie alle Informationen zur Version 15.1

Hilfe

Die kontextbezogene Hilfe ist nun auch über die F1 - Taste erreichbar.

Änderungsanträge bei der Freigabe von Dokumenten

Dokument freigeben - Änderungsantrag betrachten
 
Bei der Freigabe von Dokumenten können nun über das Icon rechts oben auch die Änderungsanträge betrachtet werden, wenn diese noch nicht als abgeschlossen markiert wurden. Damit kann man noch überprüfen, ob diese alle bearbeitet wurden.

Drag&Drop von Dokumenten

Version 15-1 Progressbar
Wenn man mehrere bzw viele Dokumente in einen anderen Ordner zieht (STRG - Taste beim Ziehen gedrückt halten) dann wird nun der Fortschritt angezeigt, damit man nicht den Eindruck bekommt, dass das Programm nicht mehr reagiert. Technisch wurde die Prozedur auch beschleunigt.

Verteilergruppen wählen

Eine Änderung gibt es auch, wenn man Verteilergruppen zuweisen will. Es werden nun jene nicht mehr angezeigt, die bereits ausgenommen wurden und wenn eine aufgenommen wird, dann wird diese aus der Auswahlliste gelöscht. Damit soll man besser Übersicht haben, welche Verteilergruppen bereits aufgenommen wurden und welche noch zur Auswahl stehen. Sollten Sie ein Webinterface installiert haben, dann benötigen Sie auch hier ein Update damit diese Änderung wirksam wird.

Webinterface aktivieren/deaktivieren

Webinterface - aktiviert
 
Bei den Servereinstellungen kann nun mit einem einfachen Schalter das gesamte Webinterface aktiviert oder deaktiviert werden. Bei Systemen, bei denen das Webinterface nicht installiert oder gewünscht ist, kann es nun deaktiviert werden und damit werden auch Komponenten in den anderen Programmteilen ausgeblendet, die sich auf diese Funktion beziehen. Somit werden bei den Benutzern die entsprechenden Einstellungen ausgeblendet und auch die Links zu Dokumenten zum Webinterface werden nicht mehr angezeigt.

Dokumente kopieren - Ordner wählen

Dokumentenordner suchen
 
Wenn man ein Dokument kopiert und wurde die Maske, um den Zielordner zu wählen überarbeitet. Es wurden zum einem die Icons übernommen und zum andern werden nun auch die zuletzt genutzten Ordner in einer Liste angezeigt, sodass man diese schneller wählen kann.

Maximalgröße für E-Mails

Servereinstellungen - Maximale Mailgröße
In den Servereinstellungen kann nun erfasst werden, was die Maximalgröße ist, mit der E-Mails über den Mailserver versendet werden können. Es wird dann eine Warnung angezeigt, wenn das aktuelle Dokument diese Maximalgröße überschreitet.

PDF Dokumente von Office Dokumenten exportieren

PDF Dokumente von Office Dokumenten exportieren
 
Wurde zu den Office Dokumenten ein PDF erstellt, so können diese nun auf einmal exportiert werden. Hierbei kann man wählen, ob die Dokumente einzeln in ein Verzeichnis oder zusammen in eine ZIP - Datei exportiert werden können.

Ordner in Mülleimer löschen

Wird nun ein Ordner gelöscht, dann kommt er auch zuerst mal in den Mülleimer und kann von dort auch wiederhergestellt werden. Was es hier noch zu beachten gibt, wenn die Ordner wiederhergestellt werden, wird noch genauer beschrieben.

Ereignisse zu Ordner

Ordner anlegen und ändern - Ereignisse
 
Geht man in die Einstellungen zu einem Ordner so gibt es einen neuen Eintrag mit Ereignisse. Hier bekommt man einen schnellen Überblick wer welche Änderungen zu dem Ordner vorgenommen hat.

Gesendete Mails

In den gesendeten Mails kann nun über die rechte Maustaste eine Mail erneut verschickt werden. Danach wird die Liste aktualisiert. Anmerkung: Bis die Mail erneut verschickt wird kann es bis zu 15 Minuten dauern.

Erweiterte Suche

Erweiterte Suche
 
Bei der erweiterten Suche wurde das Interface überarbeitet und mit einem Popup Menü versehen, damit Tastaturkürzel verwendet werden können.

Dokumente mit Drag&Drop exportieren

PDF Export DragDrop
 
Mit gedruckter "ALT" Taste lassen sich ja Dokumente direkt aus dem DLS auf den Desktop oder in andere Anwendungen exportieren. Für diesen Export wurde ein Optionsfenster eingebaut, in dem man einstellen kann, ob z.B. das PDF von einem freigegebenen Dokument exportiert werden soll. Ob dieses Optionsfenster erscheint oder nicht, kann man in den Benutzereinstellungen definieren.

Ordner suchen

dokumente - ordner - suchen
 
Das Layout zur Ordner-suche wurde leicht überarbeitet und auch werden nun die Icons angezeigt, damit man sich hier auch leichter orientieren kann, wenn man die Ordnerstrukturen farblich codiert hat. Auch wurde eine eigene Hilfe - Seite implementiert. Auch wurde für Admins die Möglichkeit geschaffen, Suchergebnisse auch zu löschen. (rechte Maustaste). Weiters für Admins kann über die rechte Maustaste auch die Bezeichnung des Ordners geändert werden.

Neue virtuelle Ansichten

Es gibt zwei neue virtuelle Ansichten. Einmal "Alle MS Word Dokumente ohne QM-Info" und "Alle MS Excel Dokumente ohne QM-Info". Mit diesen kann geprüft werden, ob es Dokumente gibt, bei denen das QM - Senden deaktiviert ist. Sollten Dokumente gefunden werden und das eigentlich nicht gewünscht sein, dass die Option für diese Dokumente deaktiviert ist, dann kann man diese Dokumente markieren -> rechte Maustaste -> Eigenschaften und dort über die Mehrfachbearbeitung die Option aktivieren. Danach den Button QM - Info senden klicken, damit die Daten übertragen werden.

Benutzerumleitung

In der Benutzerumleitung gibt es nun eine Option, mit der man einstellen kann, ob eine Meldung angezeigt wird, wenn in einem Dokument die Umleitung erfolgt. Weiters können nun aus der Benutzerumleitung Kontakte, die keine Funktion mehr haben gelöscht werden. Auch wurde diese Prüfung erweitert und es wird nun auch geprüft, ob der Kontakt eine Funktion in den Jobs etc hat.

Benutzer mit Tagesübersicht

Benutzer - Tagesübersicht
 
Bei den Benutzern kann nun über das Menü der rechten Maustaste der Punkt "Benutzer mit Tagesübersicht" aufgerufen werden. Damit hat man eine bessere Auswertung um zu sehen, wer eine Tagesübersicht per Mail bekommt und man kann auch Benutzer hinzufügen oder löschen.

Öffnen von Links

Klickt man auf einen Link (innerhalb oder außerhalb des Programms) wird nun geprüft, ob das Dokument gelöscht wurde. Wenn das Dokument gelöscht wurde, so wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Mehrfachfreigabe auf Icon

Mehrfachfreigabe
Markiert man mehrere Dokumente aus der Liste, so wird nun der Button "Dokument freigeben" aktiv. Klickt man auf diesen, so wird die Mehrfachfreigabe aufgerufen, so man die Berechtigung hat.

Prüfung beim Löschen von Dokumenten

msg 50135 - Dokument verlinked - Dokument kann nicht gelöscht werden
Wollen Sie ein Dokument löschen, so wird nun zuerst geprüft, ob auf das Dokument ein Link gesetzt ist. Ist das der Fall, so lässt sich das Dokument nicht löschen, bis Sie den Link aufgelöst haben.

Mail an Verteilergruppe mit MS Outlook senden

Verteilergruppe - Mail Outlook
Eine neue Funktion mit der man an alle die in einer Verteilergruppe enthalten sind, eine E-Mail über MS Outlook senden kann. Outlook muss dazu bereits geöffnet sein.

Pinnwand (Favoriten) verwalten

Benutzer Einstellungen - Pinnwand
 
In den Benutzereinstellungen wurde ein weiterer Register eingeführt, damit man die Pinnwand Dokumente (also die Favoriten) leichter verwalten und Dokumente von der Pinnwand wieder löschen kann. Bisher war das nur über die Startseite möglich.

Spezielle Linkformate

Links - Spezielle Linkformate
 
Beim Button "Links" in der Buttonleiste neben den Dokumenten gibt es einen neuen Eintrag namens "Spezielle Linkformate". Es erscheint ein Fenster mit der man sich eigene Masken zum verarbeiten von Links erstellen kann. Diese Funktion wurde eigentlich zum eigenen Nutzen erstellt, da wir hier die Bilder für die Dokumentation in unser Joomla vom DLS aus einbinden. Sollten Sie Bedarf haben, dann wenden Sie sich bitte an uns, Sie bekommen dann weitere Erklärungen.

Dokument reaktivieren

Dokument reaktivieren 05
 
Ab der Version 15.1 haben Sie beim "Dokument reaktivieren" nun auch noch mal die Möglichkeit das Dokument zum Betrachten zu öffnen. Auch die Maske zum Versenden der Mails wurde an die anderen Aktionen angepasst. Somit haben Sie nun auch hier die Möglichkeit Verteiler und Personen hinzuzufügen oder zu löschen.

Überwachte Ordner

Das Modul zum Definieren der überwachten Ordner wurde in die AddOns aufgenommen, damit man nicht Admin sein muss, um hier Änderungen in den Einstellungen vornehmen zu können. Aus den Servereinstellungen wird dieser Punkt in der Version 15.2 entfernt werden.

PDF Reader

Beim internen PDF Reader wurden folgende Änderungen vorgenommen:
  • PDF mit Drag&Drop öffnen.
  • PDF mit Drag&Drop anhängen wenn die Umschalttaste oder Steuerungstaste beim Rein-ziehen gehalten wird.
  • PDF Reader zeigt nun an, wenn eine Datei geschützt ist und nicht gespeichert werden kann. Es gibt eine neue Option
  • Der PDF Reader versucht den PDF-Schutz aufzuheben, wenn eine geschützte Datei an eine vorhandene angehängt wird. Aber Achtung - es kann nicht jeder Schutz aufgehoben werden.
  • Für die linke Thumbnail Leiste wurde ein eigenen Popup - Menü eingefügt

Systray

Im Systray (das ist das kleine DLS Icon bei der Uhr) wurde der KVP aufgenommen. Auch kann man dort nun die Dokumente der Pinnwand und die MRU - Dokumente aufrufen.

Weitere Änderungen

  • Kontakte wählen: Hier wurde ein Shortcut eingefügt, damit man alle Kontakte auf einmal wählen kann.
  • Verteilergruppen wählen: Hier wurde ein Shortcut eingefügt, damit man alle Gruppen auf einmal wählen kann.
  • Vorlage auf freigegebene Dokumente anwenden: Auf Dokumente, die selbst Vorlagen sind, kann diese Funktion nicht mehr angewandt werden.
  • MS Office Tools: Bei der Zuweisung der Excel Vorlage wird nun angezeigt, welche Vorlage aktuell verwendet wird.
  • Erweiterte Suche: Ein "Abbrechen" Button wurde eingefügt, damit man auch mit der ESC - Taste schließen kann.
  • Benutzeranlage: Wird ein neuer Benutzer angelegt, kann nun auch über die rechte Maustaste eine Suche geöffnet werden. Das ging nicht mehr seit hier nur mehr jene Kontakte angezeigt werden, die noch keinen Benutzerzugang haben
  • Verteilergruppe anlegen:Legt man eine neue Verteilergruppe an, so werden nun Standardwerte vorgegeben.
  • Projekte und Kalender: Die im Programm gewählte Schriftart wird übernommen.
  • Dokumenteneigenschaften für mehrere Dokumente: Hier wurde der Ablauf dahin geändert, dass nun auch Funktionen für freigegebene Dokumente geändert werden können, so das in den Sicherheitseinstellungen aktiviert ist. Vergessen Sie aber nicht auf "QM - Info senden", wenn hier Änderungen vorgenommen wurden.
  • Ordner exportieren: Hier wird nun nach dem Export der Exportpfad in einem Explorer geöffnet.
  • Mails über abgelaufene Dokumente werden nicht mehr verschickt, wenn der Benutzer eine Tagesübersichtsmail bekommt.

Behobene Bugs

  • In den Dokumenteneigenschaften wurde der Export nach MS Excel nicht ausgeführt, wenn die Aktion über die rechte Maustaste aufgerufen wurde. Dieser Fehler wurde behoben. Dokumente zu Kontakten: Hier gab es eine Fehlermeldung, wenn
  • Nicht leere Ordner löschen: Admins können ja mehrere Ordner auf einmal löschen. Es gilt aber auch, dass Ordner nur dann gelöscht werden können, wenn die Ordner leer sind. Und hier hat sich ein Fehler eingeschlichen, wenn in dem zu löschenden Ordner keine Dokumente sind und in den darunter liegenden Ordnern Dokumente vorhanden waren, dann konnte der Ordner dennoch gelöscht werden. Das wurde behoben, also nun kommt eine entsprechende Meldung, wenn in den Unterordnern noch Dokumente sind.
  • Mehrfachreaktivierung: Bei der Mehrfachreaktivierung wurden die Icons für den Mailversand nicht angezeigt. Das wurde behoben.
  • Dokument per Mail versenden: Zwei Einträge des Popup Menüs "Empfänger" hatten das gleiche Tastaturkürzel
  • Layout der Ordner: Wurde das Icon eines Ordners geändert und hat man das auf die Unterordner angewendet, so konnte es zu einer Exception kommen.
  • Dokument mit Drag&Drop importieren und neue Version erstellen: Hat man ein Dokument per Drag&Drop über ein bestehendes, freigegebenes importiert. so wurde beim ersten Checkout teilweise noch das alte Dokument angezeigt.

DLS Version 14.3

Abgelaufene Dokumente

Laufen Dokumente ab und es besteht eine Weiterleitung, dann werden die Mails und die Tasks nun bei dem Benutzer auf den die Weiterleitung eingerichtet ist geleitet. Damit soll sicher gestellt werden, dass auch jene Dokumente zeitgerecht verlängert werden können, wenn der Ersteller des Dokumentes aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, oder für längere Zeit nicht verfügbar ist.

Benutzerdefininerte Dokumententasks bei Mehrfachfreigabe

Bei der Mehrfachfreigabe wurde implementiert, dass auch hier die benutzerdefininerten Tasks erstellt werden.

Benutzerdefininerte Dokumententasks

Benutzerdefininerte Dokumententasks - Layout
 
Das Layout zum Konfigurieren vom benutzerdefinierten Tasks wurde überarbeitet und sollte nun übersichtlicher sein. Es ist auch ein Punkt hinzugekommen. Unter "Mögliche nicht erstellte Tasks" wird überprüft, ob der Task vielleicht bei einem Dokument nicht erstellt wurde. Es wird verglichen, ob die Erstellung des letzten Tasks vor dem letzten Freigabedatum liegt.

Bearbeiter beim Ordner hinterlegen

Ordner - Bearbeiter beim Ordner hinterlegen
 
Ab dieser Version können schon beim Ordner Bearbeiter hinterlegt werden. Damit müssen diese nicht für jedes Dokument extra definiert werden. Bearbeiter können ein Dokument auch auschecken wenn die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" aktiviert sind. Ansonsten können nur Personen, die im Prüflauf hinterlegt sind, die Dokumente bearbeiten.

Dokumente kopieren

Wird bei ein Dokument kopiert und der Verteiler des Dokumentes wird ebenfalls übernommen, so werden nun im Ursprungsdokument definierte Bearbeiter ebenfalls mit übernommen.

Periodisch zu erstellende Dokumente

Hier werden nun ebenfalls die Bearbeiter übernommen, wenn konfiguriert ist, dass der Verteiler vom Vorgabedokument übernommen werden soll.Beziehungsweise werden die Bearbeiter auch vom Ordner übernommen, so in diesem welche eingestellt sind. Auch wurde behoben, dass das Dokument von der freigegebenen Version und nicht vom Entwurf erstellt wird.

Dokumente prüfen, freigeben etc.

Dokumente prüfen, freigeben etc (Versionsinformation 14.3)
 
In den Dokumentenaktionen wie prüfen und freigeben, wurden nun die Funktionen eingebaut, dass man hier auch noch mal das Dokument auschecken oder den Entwurf betrachten kann. Der Unterschied zwischen auschecken und Entwurf betrachten ist, dass beim Auschecken das Dokument geändert werden kann während beim Entwurf betrachten das nicht der Fall ist. Der Vorteil beim Entwurf betrachten ist jedoch, dass hier das Dokument nicht gesperrt wird.

Tagesmails (Daily Mail)

Die Tagesmails wurden dahingehend überarbeitet, dass im keine Mails versendet werden, wenn keine Tasks anstehen und auch im Mailkörper werden nur mehr Sektionen angezeigt in denen aktive Einträge sind. Sind also keine Jobs etc fällig, dann werden diese Sektionen auch nicht mehr angezeigt.

Suchen und ersetzen

 
Suchen und ersetzen wurde erweitert indem man nun auch im Dokumentencode Suchen und ersetzen kann. Dazu kann man in dem neu eingeführten Feld auswählen, ob man den Dokumententitel oder den Dokumentencode für die Aktion verwenden will.

Dokumentenkategorien in MS Word

Auf Kundenwunsch wurde implementiert, dass nun auch die Kategorien zu einem Dokument an das MS Word Dokument gesendet werden und dort angezeigt werden können. Hintergrund ist, dass hier die Kategorien verwendet werden sollen um den Gültigkeitsbereich eines Dokuments zu erfassen und diesen Gültigkeitsbereich dann auch im Dokument anzugeben.

Archivierte Dokumente

Sind Dokumente archiviert, so können ab dieser Version diese nicht mehr ausgecheckt und/oder geprüft werden. Bei Dokumenten, die nicht freigegeben archiviert wurden, kann man weiterhin den Entwurf betrachten.

Checkout abbrechen

Für die Funktion "Checkout abbrechen" gibt es nun eine Regel in den Sicherheitseinstellungen. Damit können auch nicht Admins für andere Benutzer den Checkout abbrechen.

Verteiler: Bearbeiter definieren

Hat man beim Verteiler einen Bearbeiter definiert (nur möglich, wenn die erweiterten Sicherheitseinstellungen aktiviert sind) dann wurde dieser nicht zurückgestellt, wenn man die Bearbeitung des Verteilers abgebrochen hat.

Neue virtuelle Ansicht

Bei den virtuellen Dokumentenansichten ist ein neuer Eintrag mit der Bezeichnung "Dokumente, die innerhalb von 30 Tagen ablaufen" hinzugekommen.

Prüfung der Datenbankversion

Beim Login wird nun überprüft, ob die Datenbankversion mit der Programmversion übereinstimmt. Damit kann man mit einer neueren Version des Clients nicht mehr mit einer alten Datenbankversion arbeiten. Sollte hier eine entsprechende Meldung erscheinen, so wenden Sie sich bitte an uns. Es muss dann die Struktur der Datenbank aktualisiert werden.

Hochformat und Querformat

Vorlagen - Hochformat und Querformat (Versionsinformation 14.3)
 
Nach und nach werden nun die Dokumenteneigenschaften von MS Word und MS Excel ausgelesen. Dadurch kann bei MS Word Dokumenten festgestellt werden, ob das Format des betreffenden Dokumentes Hoch oder Quer ist. Das hat den Vorteil, dass beim Anwenden von Vorlagen es nicht mehr so leicht vorkommen kann, dass man z.B eine Querformatvorlage auf ein hochformatiges Dokument anwendet. Das war immer wieder ein Ärgernis und damit können wir das hoffentlich einer Lösung zufügen. Wenn Sie also auf Dokumente eine Hochformatvorlage anwenden wollen und es sind Dokumente im Querformat dabei, dann löschen Sie diese einfach aus der Liste und verarbeiten Sie dies in einem zweiten Schritt.

Kontakte archivieren

Kontakte archivieren
Wenn Kontakte archiviert werden sollen, weil z.b. ein Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen ist, dann kann man nun auch gleich festlegen, ob der archivierte Kontakt aus den Benutzern und Verteilergruppen gelöscht werden soll. Er wird aber nicht aus den Dokumenten etc gelöscht. Hier bleibt er weiterhin enthalten. Aus dem Grund ist es auch weiterhin notwendig eine Benutzerumleitung anzulegen.

Kontakte im Hauptmenü

Kontakte im Hauptmenü
Die Kontakte haben auch einen Eintrag im Hauptmenü bekommen, der angezeigt wird, sobald die Kontakte aufgerufen werden. Damit muss nicht mehr alles über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden. Auch wurde ein Menüpunkt eingeführt mit dem dem leichter die archivierten Kontakte anzeigen oder ausblenden kann. Im Allgemeinen kann das auch über die Benutzereinstellungen unter "Kontakte" eingestellt werden, wo auch noch konfiguriert werden kann, ob bei der Suche in den Kontakten auch in den archivierten Kontakten gesucht werden soll.

Dokumente erneut öffnen

Dokumente erneut öffnen
 
Das Verhalten dieses Punktes wurde geändert und hoffentlich verbessert. Es wurden die ausgecheckten und betrachteten Dokumente zusammengefasst und in einer Liste angezeigt. Aktuell werden die letzten 25 Einträge jener Dokumente angezeigt, die zuletzt ausgecheckt oder betrachtet werden. Damit soll vermieden werden, dass man nicht in zwei Listen nachsehen muss, weil man nicht mehr weiß, ob man das Dokument zuletzt bearbeitet oder nur betrachtet hat. Aus dem Hauptmenü ist der entsprechende Menüpunkt entfernt worden um Platz für neue Funktionen zu schaffen.

Pinnwand

Pinnwand - Dokumente hinzufügen
 
Wahrscheinlich relativ unbekannt ist die Funktion, dass man Dokumente an eine "Pinnwand" heften kann. In der Dokumentenliste ist auf der linken Buttonleiste ein gleich aussehendes Icon mit dem man Dokumente zur Pinnwand hinzufügen kann. Aufgabe bzw. Zweck dieser Funktion ist, dass man Dokumente, die man immer wieder braucht an eben diese Pinnwand heften und damit leichter aufrufen kann, ohne danach zu suchen. Bisher musste man dazu über die Startseite gehen, damit man zu Pinnwand Einträgen kommt. Das wurde nun vereinfacht, indem man gleich hier mit dem entsprechenden Icon diese aufrufen kann. Will man Dokumente von der Pinnwand entfernen, so muss man dies weiterhin über die Startseite machen.

Nicht gesendete Mails und Tasks

Nicht gesendete Mails und Tasks
 
Nachdem wir vor einiger Zeit bei einem Kunden wieder mal feststellen mussten, dass der Mailversand nicht funktioniert hat und das keinem aufgefallen ist, haben wir nun mal testweise eine Anzeige eingebaut, die angibt ob und wie viele Mails nicht verschickt wurden. Das haben wurde dann gleich ausgebaut und nun werden auch noch angezeigt, wie viele Tasks offen sind. Damit kann man dies auch gleich auf einen Blick sehen. In weiterer Folge können hier noch weitere Parameter angezeigt werden. Die Anzeige wird im Übrigen ca. alle 10 Sekunden aktualisiert.

Suche in den virtuellen Dokumentenansichten

Suche in den virtuellen Dokumentenansichten
 
Nachdem die Liste der virtuellen Dokumentenansichten immer länger wird, haben wir auch hier eine Suche bzw eine Filter Funktion eingebaut.

Version 14.2

Hier finden Sie Informationen zur aktuellen Version 14.2. Folgende Änderungen und Neuerungen sind bereits in der Version 14.2 eingeflossen, wobei noch nicht alle neuen Funktionen dokumentiert sind. Sollten Sie das also hier lesen, schauen Sie bitte in ein paar Tagen nochmals vorbei.

Webinterface 14.3

Abgelaufene Dokumente

Laufen Dokumente ab und es besteht eine Weiterleitung, dann werden die Mails und die Tasks nun bei dem Benutzer auf den die Weiterleitung eingerichtet ist geleitet. Damit soll sicher gestellt werden, dass auch jene Dokumente zeitgerecht verlängert werden können, wenn der Ersteller des Dokumentes aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, oder für längere Zeit nicht verfügbar ist.

Benutzerdefininerte Dokumententasks bei Mehrfachfreigabe

Bei der Mehrfachfreigabe wurde implementiert, dass auch hier die benutzerdefininerten Tasks erstellt werden.

Benutzerdefininerte Dokumententasks

 
Das Layout zum Konfigurieren vom benutzerdefinierten Tasks wurde überarbeitet und sollte nun übersichtlicher sein. Es ist auch ein Punkt hinzugekommen. Unter "Mögliche nicht erstellte Tasks" wird überprüft, ob der Task vielleicht bei einem Dokument nicht erstellt wurde. Es wird verglichen, ob die Erstellung des letzten Tasks vor dem letzten Freigabedatum liegt.

Bearbeiter beim Ordner hinterlegen

 
Ab dieser Version können schon beim Ordner Bearbeiter hinterlegt werden. Damit müssen diese nicht für jedes Dokument extra definiert werden. Bearbeiter können ein Dokument auch auschecken wenn die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" aktiviert sind. Ansonsten können nur Personen, die im Prüflauf hinterlegt sind, die Dokumente bearbeiten.

Dokumente kopieren

Wird bei ein Dokument kopiert und der Verteiler des Dokumentes wird ebenfalls übernommen, so werden nun im Ursprungsdokument definierte Bearbeiter ebenfalls mit übernommen.

Periodisch zu erstellende Dokumente

Hier werden nun ebenfalls die Bearbeiter übernommen, wenn konfiguriert ist, dass der Verteiler vom Vorgabedokument übernommen werden soll.Beziehungsweise werden die Bearbeiter auch vom Ordner übernommen, so in diesem welche eingestellt sind. Auch wurde behoben, dass das Dokument von der freigegebenen Version und nicht vom Entwurf erstellt wird.

Dokumente prüfen, freigeben etc.

 
In den Dokumentenaktionen wie prüfen und freigeben, wurden nun die Funktionen eingebaut, dass man hier auch noch mal das Dokument auschecken oder den Entwurf betrachten kann. Der Unterschied zwischen auschecken und Entwurf betrachten ist, dass beim Auschecken das Dokument geändert werden kann während beim Entwurf betrachten das nicht der Fall ist. Der Vorteil beim Entwurf betrachten ist jedoch, dass hier das Dokument nicht gesperrt wird.

Tagesmails (Daily Mail)

Die Tagesmails wurden dahingehend überarbeitet, dass im keine Mails versendet werden, wenn keine Tasks anstehen und auch im Mailkörper werden nur mehr Sektionen angezeigt in denen aktive Einträge sind. Sind also keine Jobs etc fällig, dann werden diese Sektionen auch nicht mehr angezeigt.

Suchen und ersetzen

 
Suchen und ersetzen wurde erweitert indem man nun auch im Dokumentencode Suchen und ersetzen kann. Dazu kann man in dem neu eingeführten Feld auswählen, ob man den Dokumententitel oder den Dokumentencode für die Aktion verwenden will.

Dokumentenkategorien in MS Word

Auf Kundenwunsch wurde implementiert, dass nun auch die Kategorien zu einem Dokument an das MS Word Dokument gesendet werden und dort angezeigt werden können. Hintergrund ist, dass hier die Kategorien verwendet werden sollen um den Gültigkeitsbereich eines Dokuments zu erfassen und diesen Gültigkeitsbereich dann auch im Dokument anzugeben.

Archivierte Dokumente

Sind Dokumente archiviert, so können ab dieser Version diese nicht mehr ausgecheckt und/oder geprüft werden. Bei Dokumenten, die nicht freigegeben archiviert wurden, kann man weiterhin den Entwurf betrachten.

Checkout abbrechen

Für die Funktion "Checkout abbrechen" gibt es nun eine Regel in den Sicherheitseinstellungen. Damit können auch nicht Admins für andere Benutzer den Checkout abbrechen.

Verteiler: Bearbeiter definieren

Hat man beim Verteiler einen Bearbeiter definiert (nur möglich, wenn die erweiterten Sicherheitseinstellungen aktiviert sind) dann wurde dieser nicht zurückgestellt, wenn man die Bearbeitung des Verteilers abgebrochen hat.

Neue virtuelle Ansicht

Bei den virtuellen Dokumentenansichten ist ein neuer Eintrag mit der Bezeichnung "Dokumente, die innerhalb von 30 Tagen ablaufen" hinzugekommen.

Prüfung der Datenbankversion

Beim Login wird nun überprüft, ob die Datenbankversion mit der Programmversion übereinstimmt. Damit kann man mit einer neueren Version des Clients nicht mehr mit einer alten Datenbankversion arbeiten. Sollte hier eine entsprechende Meldung erscheinen, so wenden Sie sich bitte an uns. Es muss dann die Struktur der Datenbank aktualisiert werden.

Hochformat und Querformat

 
Nach und nach werden nun die Dokumenteneigenschaften von MS Word und MS Excel ausgelesen. Dadurch kann bei MS Word Dokumenten festgestellt werden, ob das Format des betreffenden Dokumentes Hoch oder Quer ist. Das hat den Vorteil, dass beim Anwenden von Vorlagen es nicht mehr so leicht vorkommen kann, dass man z.B eine Querformatvorlage auf ein hochformatiges Dokument anwendet. Das war immer wieder ein Ärgernis und damit können wir das hoffentlich einer Lösung zufügen. Wenn Sie also auf Dokumente eine Hochformatvorlage anwenden wollen und es sind Dokumente im Querformat dabei, dann löschen Sie diese einfach aus der Liste und verarbeiten Sie dies in einem zweiten Schritt.

Kontakte archivieren

Wenn Kontakte archiviert werden sollen, weil z.b. ein Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen ist, dann kann man nun auch gleich festlegen, ob der archivierte Kontakt aus den Benutzern und Verteilergruppen gelöscht werden soll. Er wird aber nicht aus den Dokumenten etc gelöscht. Hier bleibt er weiterhin enthalten. Aus dem Grund ist es auch weiterhin notwendig eine Benutzerumleitung anzulegen.

Kontakte im Hauptmenü

Die Kontakte haben auch einen Eintrag im Hauptmenü bekommen, der angezeigt wird, sobald die Kontakte aufgerufen werden. Damit muss nicht mehr alles über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden. Auch wurde ein Menüpunkt eingeführt mit dem dem leichter die archivierten Kontakte anzeigen oder ausblenden kann. Im Allgemeinen kann das auch über die Benutzereinstellungen unter "Kontakte" eingestellt werden, wo auch noch konfiguriert werden kann, ob bei der Suche in den Kontakten auch in den archivierten Kontakten gesucht werden soll.

Dokumente erneut öffnen

 
Das Verhalten dieses Punktes wurde geändert und hoffentlich verbessert. Es wurden die ausgecheckten und betrachteten Dokumente zusammengefasst und in einer Liste angezeigt. Aktuell werden die letzten 25 Einträge jener Dokumente angezeigt, die zuletzt ausgecheckt oder betrachtet werden. Damit soll vermieden werden, dass man nicht in zwei Listen nachsehen muss, weil man nicht mehr weiss, ob man das Dokument zuletzt bearbeitet oder nur betrachtet hat. Aus dem Hauptmenü ist der entsprechende Menüpunkt entfernt worden um Platz für neue Funktionen zu schaffen.

Pinwand

 
Wahrscheinlich relativ unbekannt ist die Funktion, dass man Dokumente an eine "Pinwand" heften kann. In der Dokumentenliste ist auf der linken Buttonleiste ein gleich aussehendes Icon mit dem man Dokumente zur Pinwand hinzufügen kann. Aufgabe bzw. Zweck dieser Funktion ist, dass man Dokumente, die man immer wieder braucht an eben diese Pinwand heften und damit leichter aufrufen kann, ohne danach zu suchen. Bisher musste man dazu über die Startseite gehen, damit man zu Pinwand Einträgen kommt. Das wurde nun vereinfacht, indem man gleich hier mit dem entsprechenden Icon diese aufrufen kann. Will man Dokumente von der Pinwand entfernen, so muss man dies weiterhin über die Startseite machen.

Nicht gesendete Mails und Tasks

 
Nachdem wir vor einiger Zeit bei einem Kunden wieder mal feststellen mussten, dass der Mailversand nicht funktioniert hat und das keinem aufgefallen ist, haben wir nun mal testweise eine Anzeige eingebaut, die angibt ob und wie viele Mails nicht verschickt wurden. Das haben wurde dann gleich ausgebaut und nun werden auch noch angezeigt, wie viele Tasks offen sind. Damit kann man dies auch gleich auf einen Blick sehen. In weiterer Folge können hier noch weitere Parameter angezeigt werden. Die Anzeige wird im Übrigen ca. alle 10 Sekunden aktualisiert.

Suche in den virtuellen Dokumentenansichten

 
Nachdem die Liste der virtuellen Dokumentenansichten immer länger wird, haben wir auch hier eine Suche bzw eine Filter Funktion eingebaut.

Tastaturkürzel - Shortcuts

Einige Tastaturkürzel bzw Shortcuts haben sich geändert bzw wurden vereinheitlicht. Die Liste der aktullen Shortcuts entnehmen Sie bitte hier.

Version 14.1

Hier finden Sie Informationen zur aktuellen Version 14.1. Folgende Änderungen und Neuerungen sind in der Version 14.1 eingeflossen.

Version 13.3

Hier finden Sie Informationen zur kommenden Version 13.3. Diese Version ist ab Ende 2017 verfügbar.

Version 13.2

Hier finden Sie Informationen zur kommenden Version 13.2. Diese Version ist seit dem 28.09.2017 verfügbar und kann über die Downloadseite abgerufen werden. Die benötigte Datenbankversion ist 53. Bitte prüfen Sie vor der Installation des Updates, ob Ihre Datenbank die Version 53 hat. (im Programm unter Hilfe -> Info zu finden)