Im MS Word können Links zu anderen Dokumenten eingebettet werden, die dann im DLS geöffnet werden. Bitte beachten Sie auch die notwendigen Voraussetzungen im Setup des DLS, die notwendig sind, damit das möglich wird.

• Links im MS Word für Windows erstellen und Dokumente im DLS öffnen
• Voraussetzungen

Links im MS Word für Windows erstellen und Dokumente im DLS öffnen

Um einen Link zu setzen, suchen Sie zuerst aus der Dokumentenliste jenes zu dem der Link gesetzt werden soll. Sie können auch mehrere Dokumente aus der Liste wählen. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie unter <Tools> den Eintrag <Link in Zwischenablage kopieren> Gehen Sie auf den Reiter <DLS - Links> und betrachten Sie die Einträge. "dlssvr://" steht für das Protokoll und die Nummer danach für die DokumentenID. Kopieren Sie die Links in die Zwischenablage und wechseln Sie zu MS Word. In MS Word geben Sie den Linktext ein (z.B. Dokumententitel) und wählen Sie aus dem Menü <Einfügen> den Eintrag <Hyperlink>. in dem Dialogfeld fügen Sie nun den Inhalt aus der Zwischenablage ein - sodass nur mehr der Text stehen bleibt und bestätigen Sie mit <OK>. Der Link ist fertig und mit einem Klick auf den Link kann nun das Dokument im DLS geöffnet werden.

Voraussetzungen

Wählen Sie aus dem Hauptmenü den Eintrag <Einstellungen> im Menü <Erweitert> und klicken Sie auf den Registereintrag <Links> Protokoll registrieren:
Damit das Dokument im DLS geöffnet werden kann, muss dem Betriebssytem mitgeteilt werden, dass es diesen Link mit dem DLS verknüpfen soll. Klicken Sie bitte den Button <Protokoll registrieren> um die Verknüpfung in der Registry einzutragen. Achtung: Es ist notwendig, dass Sie Administratorenrechte auf dem Rechner haben. Sollte eine Fehlermeldung erscheinen, so wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

Dokument automatisch öffnen:
Ist diese Checkbox aktiviert, so wird das Dokument automatisch geöffnet und das DLS navigiert nicht nur zu dem Dokument.

DLS mit letztem Profil automatisch öffnen:
Diese Option ist nur relevant, wenn Sie das DLS in einer Mehrbenutzerumgebung verwenden oder das DLS als Berater verwenden.

Protokoll beim Start registrieren:
Diese Option ist ebenfalls nur relevant, wenn Sie das DLS in einer Mehrbenutzerumgebung verwenden oder das DLS als Berater verwenden. Beachten Sie bitte, dass Sie Administratorenrechte auf dem Rechner haben.

Technische Info:
Das zu registrierende Protokoll heisst dlssvr://
Ein Link ist wie folgt aufgebaut:
dlssvr://documentid/option

documentid ist die id des Dokumentes, das geöffnet werden soll
option kann den Wert <draft>, wenn es sich um ein Dokument im Entwurfsmodus handelt, oder <published>, wenn es sich um ein freigegebenes Dokument handelt.

Ab der Version 8.6 können Benutzer Automatische Updates der Software von unserem Server beziehen. Die automatischen Updates können über die Benutzereinstellungen aktiviert werden und sind zur Zeit nur Installationen zugänglich, die auch die Datenbank bei uns gehosted haben. Für Kunden mit eigener Datenbank sind die automatischen Updates noch nicht verfügbar.

Ist ein Update verfügbar, so wird in der Hauptleiste des Programms der Button "Update verfügbar" aktiv. Klicken Sie auf diesen Button, um den Aktualisierungsprozess zu starten. Das DLS wird geschlossen und das Update Programm wird gestartet.

Haben Sie nicht die automatischen Updates aktiviert, können Sie auch nachsehen, ob Updates verfügbar sind, indem Sie unter "Hilfe" auf den Eintrag "Update" klicken. Auch dann wird das Programm zum Aktualisieren gestartet.

Software aktualisieren

In den Update Programm wird in einer Liste angezeigt, welche Dateien erneuert werden und auch werden die Informationen zu den Neuerungen im Programm von unsere Website angezeigt. Drücken Sie auf "Start Update", um das Update zu beginnen. Nachdem alle Dateien geladen wurden, wird das DLS neu gestartet.

Einstellungen

Um die automatischen Updates zu aktivieren klicken wählen Sie zuerst aus dem Menü <Erweitert> den Eintrag <Einstellungen>.

Wählen Sie den Reiter <Erweitert> und aktivieren Sie die Checkbox bei <Start auf Updates prüfen> Bestätigen Sie mit <Ok> Ab diesem Zeitpunkt wird bei jedem Start des DLS geprüft, ob am Server neuere Versionen der Software vorhanden sind.

• Verteilergruppe anlegen
• Verteilergruppe bearbeiten
• Verteilergruppe löschen
• Verteilergruppe kopieren
• Verteilergruppe drucken
• Verteilergruppe exportieren
• Dokumente mit Lesetask

Um zu der Übersicht der Verteilergruppen zu kommen, klicken Sie auf der Buttonleiste auf die markierte Schaltfläche oder wählen Sie aus der Ordnerliste den Eintrag "Verteilergruppen"

Verteilergruppe anlegen

Klicken Sie in der Ordnerübersicht auf den Ordner <Verteilergruppen> um eine Übersicht der angelegten Verteilergruppen zu bekommen. Um eine neue Verteilergruppe anzulegen, klicken Sie auf den Button <Neu> oder über das Menü der  rechten Maustaste auf den Eintrag <Neu> Es öffnet sich ein neues Fenster, indem die Verteilergruppe definiert werden kann. Zuerst geben Sie die Beschreibung der Verteilergruppe und die Sicherheitsstufe an. Um einen Kontakt in die Verteilergruppe aufzunehmen klicken Sie auf den Button <Hinzufügen> es erscheint eine Liste mit den angelegten Kontakten. Wählen Sie aus der Liste einen Kontakt aus und klicken Sie auf den Button <Hinzufügen>. Sie können beliebig viele Kontakte in die Verteilergruppe aufnehmen. Um einen Kontakt aus der Verteilergruppe zu löschen, wählen Sie den zu löschenden Kontakt aus der Liste und klicken Sie auf den Button <Löschen>. Wollen Sie die Verteiler in Ordner strukturieren, so können Sie auch den Ordner angeben, in dem die Verteilergruppe abgelegt werden soll.

Anmerkung: Ist eine Verteilergruppe einem Dokument zugewiesen und wird ein Kontakt in die Verteilergruppe aufgenommen, so erhält dieser Kontakt sofortigen Zugang zu der Verteilergruppe. Vice versa, wenn ein Kontakt aus einer Verteilergruppe gelöscht wird, verliert er auch Zugang zu den Dokumenten.
Weitere Optionen:

• E-Mail (ja/nein): Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob das Mitglied der Verteilergruppe eine E-Mail bekommen soll, wenn ein neues Dokument oder eine neue Version freigegeben wird.
• Gültig bis: Hier kann man den Zugriff zu den Dokumenten über diese Verteilergruppe zeitlich limitieren.
• Gruppe aus den Dokumententests ausschließen: Wenn man der Ansicht ist, dass eine Gruppe wie zum Beispiel "Geschäftsführung" keine Dokumententests ausführen muss, dann kann man das hier definieren.

Ist die Erstellung der Verteilergruppe abgeschlossen, klicken Sie auf den Button <OK> um das Fenster zu schließen.

Verteilergruppe bearbeiten

Um eine Verteilergruppe zu bearbeiten, führen Sie einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf die zu bearbeitende Verteilergruppe aus, oder wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste dein Eintrag <Eigenschaften>. Die Verteilergruppe wird in einem neuen Fenster geöffnet. Bearbeiten Sie die Verteilergruppe  wie oben beschrieben und speichern Sie die  Änderungen über den Button <OK>.

Verteilergruppe löschen

Löscht den gesamten Verteiler. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Sind Personen nur in dem zu löschenden Verteiler aufgenommen, so verlieren diese den Zugriff auf die Dokumente für die dieser Verteiler definiert wurde. Achtung: Sie könne sich selbst den Zugang zu Dokumenten entziehen, wenn Sie Verteiler löschen und nicht über einen anderen Verteiler oder über die Funktion bei einem Dokument Zugriff auf die Dokumente haben.

Verteilergruppe kopieren

Um einen Verteiler zu kopieren wählen Sie jenen aus der Liste, des als Basis dienen soll. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag <Verteilergruppe kopieren>. Das Fenster zum Definieren des Verteilers wird geöffnet. Die Kopie bekommt die Bezeichnung <Kopie...>.Ändern Sie die Bezeichnung und nehmen Sie weitere Stellen in den Verteiler auf. Speichern Sie den neuen Verteiler mit <OK>

Verteilergruppe drucken

Um alle Mitglieder einer Verteilergruppe zu drucken, wählen Sie diese aus der Liste der Verteiler und öffnen Sie diese zur Bearbeitung. Danach klicken Sie auf den "Drucken" - Button. Der Report öffnet sich in einem neuen Fenster. Alternativ können Sie die Verteilergruppe zur Bearbeitung öffnen - da haben Sie auch eine Druckoption.

Verteilergruppe exportieren

Die Kontakte in einer Verteilergruppen können nach MS Excel zur weiteren Verarbeitung exportiert werden, wobei gewählt werden kann welche Daten (Name, Adresse, E-Mail etc) exportiert werden soll. Aufgerufen wird der Export über das Menü der rechten Maustaste.

Bearbeiter

Wenn die Sicherheitsstufe auf "Admin und dezidierte Mitglieder" gestellt wird - so kann man hier die "dezidierten Mitglieder" definieren. Also nehmen Sie hier Mitarbeiter auf die keine Admin - Berechtigung haben, aber dennoch den Verteiler bearbeiten können sollen.

Ereignisse

Ab der Version 15.1 können hier alle Ereignisse betreffend des Verteilers betrachtet werden.

Das Problem, wenn man das Druckdatum in MS Word einfach mitdem Feld "PRINTDATE" einfügt ist, dass es die meiste Zeit nicht stimmt. Kopiert man z.B. ein Dokument, so wird das letzte Druckdatum vom kopierten Dokument angezeigt, obwohl das betreffende Dokument noch nie gedruckt wurde. Des weiteren gibt es keine Möglichkeit, das Druckdatum zu resetten sprich zurückzustellen oder in einer anderen Art und Weise zu manipulieren. Zumindest wurde von meiner Seite keine Möglichkeit gefunden über VBA oder OLE Einfluss auf das interne Druckdatum zu nehmen. Alle Lösungsansätze gingen über ein Makro, dass über eine Dokumentenvariable das aktuelle Datum ausgeben, aber ein Makro war wegen der schlechten Distributierbarkeit keine Option.
Nach einiger Recherche ist es nun doch gelungen, ohne ein entsprechendes Makro zu programmieren, eineMethode herauszufinden, wie das Druckdatum nur am Ausdruck angezeigt wird. Man vergleicht im Feld das Druckdatum mit dem letzten Speicherdatum und nur wenn das Druckdatum größer oder gleich dem letzten Speicherdatum ist, so wird dasDruckdatum angezeigt.

Immer wieder finden wir bei Kunden riesige Excel Dateien vor mit 20 oder mehr Arbeitsblättern. Grundsätzlich nichts schlechtes, nur birgt das dennoch mehrere Nachteile. Zum einem, wenn man z.b. eine Excel Datei mit allen Produktspezifikationen hat, dann muss man die gesamte Datei lenken, wenn auch nur eine Spezifikation überarbeitet wird. Die transferierte Datenmenge wird enorm, die Ladezeiten lang die Navigation schwer. Des Weiteren birgt es auch einige Risiken, da wenn der einen Datei was zustößt (gelöscht oder korrumpiert wird) dann ist der Schaden groß. Neben diesen Faktoren gibt es möglicherweise auch organisatorische Probleme im Ablauf. So kann es z.B. vorkommen, dass nicht alle Funktionen (Ersteller, Prüfer, Freigebender) über die Zeit für alle Spezifikationen in einem Dokument gleich bleiben. Oder ein Produkt wird aus dem Sortiment genommen und kann dann nicht „zurückgezogen“ werden, da es in der großen Datei eingepackt ist. Das sind nur ein paar Beispiele.

Mit diesem Tool können Sie die Tabellenblätter aus einer Excel Datei in mehrere Dateien extrahieren. Ziehen Sie die Excel Dateien auf die Listbox und klicken Sie auf <Start>. Die einzelnen Dateien werden in dem Unterverzeichnis Split abgelegt. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird der Ordner automatisch geöffnet. Die neuen Dateien bekomme  den Dateinamen, der aus dem ursprünglichen Dateinamen und dem Tabellenblatt besteht. 
Das Tool ist gratis und kann hier runtergeladen werden