VISCOM.DLS

Dokumentenmanagement

Das Problem

Eine grundlegende Forderungen der diverser Normenreihen. an ein Unternehmen ist die Erstellung und Lenkung von Unterlagen über die betrieblichen Prozesse, Zielsetzungen und Vorkehrungen des angestrebten Qualitätsmanagementsystems. Es müssen somit eine Vielzahl von Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen etc. erstellt werden. Wenn nicht gleich von Beginn an ein effektives System zur Verwaltung dieser Dokumente zur Verfügung ist, kann es mit zunehmendem Umfang der Dokumentation zu Problemen und Unstetigkeiten kommen, die den Erfolg des gesamten QMS gefährden können und deren Richtigstellung sehr zeitaufwendig ist.
Wichtige Eigenschaften, die ein System zur Verwaltung von Dokumenten aufweisen sollte, sind:
  • Eine Systematik, v.a. bei der Vergabe der Dokumentennamen, die für künftige Entwicklungen entsprechend offen geplant ist.
  • Die Regelung der Kompetenzen und Abläufe zur Erstellung, Änderung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten.
  • Organisation der Verteiler.
  • Die Sicherstellung, daß nur die aktuelle Ausgabe von Dokumenten an den dafür vorgesehenen Stellen aufliegen.
  • Regelungen über die Archivierung von Dokumenten.
  • Daß bei der Neuausgabe eines Dokumentes gleich gekennzeichnet ist, welche Punkte geändert wurden, damit die Kollegen nicht erst zeitaufwendig nach den Neuerungen suchen müssen.
  • Eine schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten im Bedarfsfall (z.B. Audit).
  • Ein System, das das richtige Verhältnis an zentraler Verwaltung und dezentralem Zugriff ermöglicht.
  • Die Sicherstellung der Durchgängigkeit zwischen den Dokumenten.

Die Lösung

Wir haben in mehrjähriger enger Zusammenarbeit mit zertifizierten Betrieben ein System entwickelt, mit dem nicht nur die Forderungen der Norm konsequent umgesetzt werden, sondern das auch die Verwaltung der Dokumente in der Praxis erleichtert und den dafür notwendigen Zeitaufwand auf ein erträgliches Maß reduziert.

Da jede Firma ihre eigene Struktur und individuelle Ansprüche hat, bieten wir ein ausgewogenes System aus kompetenter Beratung und Softwareunterstützung zum Thema Lenkung der Dokumente.
Systemvoraussetzungen

Das DLS ist eine Client/Server basierte Lösung, wobei es grundsätzlich 2 Möglichkeiten gibt das DLS zu betreiben

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SERVER - VISCOM

Bei der Variante 1 (SERVER - VISCOM) wird der Datenbankserver von der Fa. VISCOM aus betrieben. der Vorteil für Sie:
  • Kein Betreiben eines eigenen Datenbankservers nötig. Wir sorgen für die Wartung der Datenbank, sowie Backup der Daten.
  • Updates werden automatisch eingespielt und zur Verfügung gestellt.
  • Sie verfügen automatisch ebenfalls über ein Webinterface und Mitarbeiter innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens können via Browser auf Ihre Dokumente zugreifen.
  • Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens, sowie Mitarbeiter die viel unterwegs sind können über Notebook und Handy (ab GPRS) jederzeit auf Ihre Dokumente zugreifen.
  • Es fallen keine Kosten für die Datenbankinstallation an.

Sie benötigen:
  • Gute Internetverbindung (ab ADSL)
  • DLS - Client - Der Client ist ein relativ einfach zu installierendes Programm und benötigt sehr wenig Ressourcen. ca 12 MB Hauptspeicher und ca 140 MB Plattenkapazität bei Vollinstallation.

ANMERKUNG: Sollten Sie sich zuerst für Variante 1 entscheiden, so ist es kein Problem zu einem späteren Zeitpunkt den Server in house zu verlagern. In dem Fall wird ganz einfach die Datenbank transferiert.

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SERVER - INHOUSE

Wenn Sie den Datenbankserver in house betreiben wollen, benötigen Sie einen Microsoft SQL - Server. Unser Produkt wurde bisher mit folgenden SQL Server Versionen getestet: MS SQL 2000, MS SQL 2005, MS SQL 2008R2, MS SQL 2012, MS SQL 2016, MS SQL 2017 (Linux Edition)

Für keinere und mittlere Installationen kann der MSDE von Microsoft genommen werden, der gratis aus von Microsoft heruntergeladen werden kann. Je nach Version bestehen hier Limits betrefffend der Datenbankgröße. Aktuell ist die Datenbankgröße mit 10GB beschränkt. Natürlich benötigen Sie auch einen Server um diesen zu betreiben. Im allgemeinen kann der SQL - Server auf einem FileServer hinzuinstalliert werden, ohne die Leistung des FileServers zu beeinträchtigen. Um das DLS zu betreiben, wird nicht viel Rechenleistung benötigt.

Um das Webinterface zu betreiben benötigen Sie einen IIS, der aber ab Windows 2000 in jedem Betriebssystem integriert ist und sehr einfach aktiviert/installiert werden kann.
Für kleine bis mittlere Installationen fallen also keine weiteren Anschaffungskosten an.

 
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Systemvoraussetzungen
Windows - Clients

  • MS Windows ab Windows 7
  • MS Office ab Version 2007. Es gehen auch ältere Versionen, nur stehen dann nicht alle Funktionen zur Verfügung)
  • benötigter Hauptspeicher ca 10 MB
  • benötigter Festplattenspeicher nach Vollinstallation mit allen Modulen ca 140 MB, wobei die Installation auf einem allgemein zugänglichen File-Server durchgeführt werden kann und für die einzelnen Benutzer nur eigene Initialisierungsdateien angelegt werden müssen.
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Systemvoraussetzungen
Nicht Windows - Clients

  • Internetbrowser
  • OpenOffice oder PDF Reader zum Lesen der Dokumente
  • IIS Server wenn man den Server im eigenen Unternehmen betreibt
  • Anmerkung: Benutzer, die nur lesend auf die Dokumente zugreifen müssen, können auch ohne den Windows Client über einen Internetbrowser zugreifen so der Webclient installiert ist.
Features