Ermitteln der Dateigrösse

Bevor mit der Optimierung begonnen wird - Öffnen Sie bitte ein leeres Dokument, wo nur Kopfzeile mit Logo im Dokument enthalten ist. Wir ermitteln zuerst die Dateigröße, um zu sehen, ob eine Optimierung sinnvoll ist. Die Dateigröße kann für alle MS Office Dokumente auf die selbe Art und Weise ermittelt werden

Klicken Sie in MS Word im Menü <Datei> auf den Eintrag <Eigenschaften>. Unter Grösse wird die aktuelle Dateigrösse angezeigt. Beträgt die Dateigrösse über 100KB, so kann man eine Optimierung versuchen.

Optimieren eines Logos in MS Word

Klicken Sie auf das Logo und wählen Sie aus dem Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Grafik formatieren>

Klicken Sie auf den Button <Komprimieren>

Es erscheint oben abgebildetes Fenster - Sollten Sie mehrere Grafiken/Bilder in dem Dokument haben, so können Sie auch <Alle Bilder im Dokument> wählen. Bestätigen Sie mit <OK> Speichern Sie das Dokument ab und betrachten Sie erneut die Dateigröße

In dem Fall hat sich eine Einsparung von über 150KB ergeben. Sicherheitshalber sollten Sie aber bevor sie das auf mehrere Dokumente anwenden oder ein derartig optimiertes Dokument als Vorlage verwenden, testen, ob der Druck auch den Anforderungen entspricht. Drucken Sie also das Dokument aus und prüfen Sie den Druck sorgfältig

Beispiel: Bild einer Digicam in MS Word

Digitalkameras haben immer eine größere Auflösung und somit haben Bilder von Digicams oftmals schon 5 MB. Wollen Sie solche Bilder von Produkten etc in ein Dokument aufnehmen, so können Sie dieses Verfahren auch auf diese Bilder anwenden um Platz einzusparen und auch z.b. das verschicken solcher Dokumente per E-Mail zu vereinfachen.

Zu Demonstrationszwecken haben wir ein Bild mit 3MB aus einer Digicam in ein Word Dokument eingebunden. Speichert man das Dokument gleich dannach ab, so hat das Dokument eine Größe von ca. 3,2 MB - nach erfolgter Komprimierung ca. 200 KB. Sie sehen also welches Einsparungspotential sich da ergibt.

Beispiel: Bild einer Digicam in MS Powerpoint

Analog zu MS Word kann das Verfahren auch auf andere MS Office Dokumente wie Powerpoint und Excel angewendet werden. Wir haben schon erwähntes Bild von einer Digicam mit 3 MB in eine Powerpoint Datei eingefügt.

Wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Grafik formatieren>.

Klicken Sie auf den Button <Komprimieren> und bestätigen Sie das sich öffnende Fenster mit <Ok>

Wenn Sie über das Menü <Datei> den Eintrag <Eigenschaften> wählen sehen Sie, dass sich ohne Qualitätsverlust die Größe der Powerpoint Präsentation von ca. 3,3 MB auf 165 KB reduziert hat. Haben Sie nun ein paar Bilder in einer Präsentation - so ist die Einsparung an Platz und Größe durchaus beträchtlich.

Zum Vergleich haben wir Ihnen die beiden Dateien auf unserem Server abgelegt:

• Original mit ca 3,2 MB
• Optimiert mit ca 165 KB

Einleitung

Mit MS Excel 2007 führt Microsoft das docx Dateiformat ein, das eine Kombination aus dem  XML Format  und der ZIP Kompression ist, wobei die  ZIP Kompression dazu dienen soll die Dateigrösse zu reduzieren. Mit dem neuen Format ändert Microsoft auch die Dateierweiterung von .xls auf .xlsx Werden Dokumente im neuen Dateiformat gespeichert, so seien Sie sich bitte gewahr, dass diese von älteren MS Excel Versionen nicht geöffnet werden können. 

Kompatibiltätsmodus

Öffnet MS Excel 2007 eine Datei im alten .xls Format, so wird im Fenstertitel der Dateiname (test) sowie der Ausdruck [Kompatibiltätsmodus] angezeigt.

Kompatibiltätsmodus als Standard einstellen

An und für sich kann man bei neuen Dokumenten bei <Speichern unter> entscheiden, ob das Dokument im neuen xlsx-Format oder als alte Excel 97-2003 Arbeitsmappe abspeichern will. Versendet man viele Dokumente via eMail oder hat im Unternehmen noch PCs, die mit einer älteren Version von Office laufen, so kann man auch das Standardspeicherformat ändern. Klicken Sie zuerst auf den <Start> Button links oben (1). Klicken Sie danach auf den Button <Excel-Optionen> (2)

Wählen Sie den Reiter <Speichern> und unter <Dateien in diesem Format speichern> wählen Sie <Excel 97-2003 Arbeitsmappe>. Bestätigen Sie mit OK. Nun werden alle neuen Dokumente im alten .xls Format abgespeichert.

DLS und MS Excel 2007

Bereits in das DLS integrierte Arbeitsmappen können mit dem Excel 2007 ohne Probleme geöffnet, bearbeitet und gelenkt werden, da diese automatisch im Kompatibiltätsmodus im Excel 2007 geöffnet werden. Wurde das Excel 2007 neu installiert so stellen Sie bitte sicher, dass auch das Add in neu installiert wurde. Weitere Informationen zur Installation des Add Ins finden Sie hier

Neue Arbeitsmappen, die per Drag&Drop in das DLS importiert werden, müssen bis zur Version 8.7 zuerst im alten Dateiformat abgespeichert werden, da das DLS die neue Dateierweiterung (.xlsx) nicht erkennt. Das heißt im Detail, es können zwar solche Arbeitsmappen in das DLS importiert werden, jedoch werden die Felder (erstellt, geprüft, freigegeben) nicht beschickt, da das DLS die neuen .xlsx Erweiterung nicht als MS Excel Dokument erkennt. Wir arbeiten jedoch bereits an einer Behebung des Problems.

DLS - Installation des AddIns über das DLS

In unserer Testumgebung (Windows XP, Administratorrechte, DLS 8.7, Office 2007) konnte das AddIn ohne Probleme über das DLS installiert werden - eine manuelle Installation war nicht notwendig.

Es kommt bei Kunden immer wieder mal vor, dass ein Dokument nicht aus dem DLS ausgecheckt wird, sondern in Word oder Excel über die zuletzt bearbeiteten Dateien geöffnet wird, ohne dass das Dokument vorher ausgecheckt wird. Aus dem Grund haben wir nun eine Sicherheitsstufe eingebaut, die das abfangen soll und dem Benutzer verschiedene Möglichkeiten bieten soll, wenn das auftritt. Konkret geht das Programm so vor, dass der Hash der Datei, die Lokal am Rechner liegt, ermittelt wird und geprüft wird, ob dieser Hash, schon mal bei einem Checkout oder Checkin vorgekommen ist. Ist das nicht der Fall so wird davon ausgegangen, dass die Datei außerhalb des Programms bearbeitet wurde. Lokal: Unter Lokal werden Informationen zur lokalen Datei angeführt. Also jener Datei, die sich lokal auf Ihrem Rechner befindet und bearbeitet wurde und werden kann. Server: In der Rubrik Server werden Informationen vom letzten Checkin am Server angezeigt.
Es wird angezeigt, wann und von wem das Dokument zuletzt eingecheckt wurde. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

1. „Abbrechen“: Wählen Sie diese Option, wenn Ihnen nicht ganz klar ist, ob Sie eine der anderen Optionen nehmen können.
2. Lokale Datei beibehalten: Wenn Sie die Datei zuletzt bearbeitet und nur vergessen haben, diese auszuchecken, dann wählen Sie diese Option. Die lokale Datei wird beibehalten und nicht mit der Datei vom Server überschrieben. Sollte sich das im Nachhinein als Fehler darstellen, dann können Sie noch immer über die Dokumentenereignisse etwaige Änderungen im eingecheckten Dokument betrachten und zusammenführen.
3. Sichern und überschreiben: In dem Fall wird die lokale Datei mit der Datei aus dem SQL Server überschrieben. Dies lokale Datei wird vorher aber ins Verzeichnis „\Backups“ gesichert und Sie können auch in diesem Fall die Änderungen zusammenführen.

Achtung: Wenn das Dokument von einer anderen Person zuletzt eingecheckt wurde, so sollten Sie Rücksprache halten, ob das Dokument geändert wurde, da es sonst dazu kommen kann, dass Änderungen an dem Dokument überschrieben werden.

Sollten Sie sich gar nicht im Klaren sein, was Sie tun sollen, dann klicken Sie "Abbrechen" und kontaktieren Sie uns bitte.

Der Export der Daten nach MS Excel wird anhand der Projekte erklärt kann aber auch aus den anderen Reports angewandt werden. In den Projekten selektieren Sie zuerst die zu druckenden und in dem Fall auch zu exportierenden Daten aus und klicken Sie auf den Button <Drucken> um den Report zu starten.

Im Report klicken Sie im Hauptmenu <Datei> auf den Eintrag <Export MS Excel> MS Excel wird gestartet und die Daten werden in ein neues Arbeitsblatt nach Excel exportiert. Sie können danach mit den Daten verfahren, wie es Ihnen beliebt.

Mit diesen Tool können Sie MS Office - Dokumente als PDF exportieren. Markieren Sie die zu versendenden oder zu exportierenden Dokumente aus der Dokumentenliste und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste im Untermenü "Tools" auf den Eintrag "PDF exportieren".

Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Dokumente in ein Verzeichnis oder in eine ZIP - Datei zu exportieren. Wenn Sie eine ZIP - Datei wollen, geben Sie bitte einen Dateinamen an und klicken Sie dann auf den Button "In ZIP-Datei exportieren".
Es startet nun der Vorgang und von den Office Dokumenten wird ein PDF erstellt und in die ZIP Datei gepackt. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Verzeichnis im Explorer geöffnet in dem die ZIP-Datei zu finden ist.

Zu MS Office Dokumenten können parallel PDF Dokumente geführt werden. PDFs können nur von freigegebenen Dokumenten erstellt werden und es werden auch nur die PDFs der freigegebenen Dokumente angezeigt. Wird von einem Dokument eine neue Version erstellt, dann wird automatisch bei der Freigabe auch ein neues PDF erstellt. Überprüfen Sie aber bitte, ob das PDF auch korrekt erstellt wurde.

Nutzen

• Benutzer können so eingestellt werden, dass die PDF Dokumente bevorzugt werden und diese zur Ansicht geöffnet werden. Dadurch hat es natürlich mehr Sicherheit.
• Webinterface: Auch am Client vom Webinterface kann eingestellt werden, dass die Benutzer die PDF Dokumente öffnen und nicht die MS Office Dokumente. Dadurch kann man auch Mitarbeiter einbinden, die kein MS Office installiert haben (z.B. Produktion)
• Dokumente versenden: Will man freigegebene Dokumente per Mail versenden, so hat man beim Drag & Drop der Dokumente in ein Mailprogramm die Option die PDF Dokument anstatt der MS Office Dokumente zu versenden.

Von folgenden Dokumenten können PDF erstellt werden:

• MS Word
• MS Excel, wobei hier gilt, dass das PDF nur vom ersten Arbeitsblatt erstellt wird. Brauchen Sie PDF Dokumente von allen Arbeitsblättern, dann verwenden Sie den PDF Splitter.
• MS Powerpoint
• MS Visio

Weiters gilt:

• Von archivierten Dokumenten oder zurückgezogenen Dokumenten können keine PDF geöffnet werden.
• PDFs von MS Visio Dokumenten können auch verwendet werden, um diese an die Mitarbeiter zu verteilen, die kein Visio installiert haben. Hier wird vom Programm automatisch geprüft, ob ein Visio installiert ist. Ist das nicht der Fall, so wird das PDF geöffnet.

PDF erstellen

Zur Erstellung eines PDFs selektieren sie ein oder mehrere Dokumente aus der Liste. Klicken Sie auf den Button PDF-Erstellen. Dokumente die nicht in ein PDF konvertiert werden können, werde automatisch ignoriert und es wird keine weitere Meldung angezeigt.

PDF öffnen

Wurde das PDF erstellt, wird in der oberen Buttonleiste der Button <PDF öffnen> aktiv. Das PDF kann nun betrachtet, per Mail versendet oder exportiert werden.

PDF bei Freigabe erstellen

Sie können ein PDF zu einem Dokument auch während der Freigabe erstellen, wenn Sie einfach diese Option anklicken.

PDF löschen

Wollen Sie ein PDF zu einem Dokument löschen, so müssen Sie in die Dokumenteneigenschaften gehen und im Menü ganz links den entsprechenden Punkt aufrufen.

SA Tools - Überprüfen auf nicht aktuelle PDFs

Im Menü "Erweitert" finden Sie die Admin - Funktion "SA Tools". Rufen Sie diese auf und gehen Sie zu dem Eintrag "PDF nicht aktuell". Hier werden alle Dokumente angezeigt, deren PDFs aus diversen Gründen nicht aktuell sind. Ist die Liste leer dann sind alle PDF Dokumente aktuell.

Funktionen

	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste vom Hauptprogramm.Klicken Sie auf "PDF Erstellen" um das PDF zu aktualisieren.
	Suche anwenden	Lädt alle Dokumente aus der aktuellen Liste in die Dokumentenliste vom Hauptprogramm. Markieren Sie dort alle Dokumente und klicken Sie auf "PDF Erstellen" um alle PDF zu aktualisieren. Sie können das aktuelle Fenster offen lassen und einfach über den Taskmanager zum Hauptprogramm wechseln. Wenn Erstellung abgeschlossen ist, dann können Sie zurück wechseln und mit "Aktualisieren" überprüfen, ob die Aktion erfolgreich war und das Dokument in der Liste nicht mehr angezeigt wird.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	PDF Löschen	Löscht das PDF zum Office Dokument.

Outdated:

• In den User-Einstellungen wurde die Option entfernt, dass die PDFs Clientseitig erstellt werden können, da das nun Standard wird.
• Die PDF - Queue wurde ebenfalls entfernt, da diese nicht mehr notwendig ist.

Hier wird beschrieben, wie die Handhabung mehrerer Kopf und Fußzeilen in MS Excel erfolgen kann.

Setup

Das Einrichten der Kopf und Fußzeile wird hier beschrieben

Layout einem Dokument zuweisen

Wenn Sie das Layout für ein Excel Dokument ändern wollen, dann gehen Sie für das Dokument in die "Eigenschaften". Rechts unten finden Sie ein Element wo sie das Layout auswählen können. Speichern Sie die Änderungen und klicken Sie auf "QM - Info senden" um die Änderungen im Dokument zu sehen.

MS Excel: Vorlage zuweisen

Wenn Sie bei mehreren MS Excel Dokumenten das Layout ändern wollen, dannn markieren Sie zuerst die Dokumente in der Liste und klicken Sie auf den Buttonn MS Office Tools.

Hier können Sie für mehrere Excel Dokumente eine Vorlage zuweisen. Wenn Sie die Option "MS Excel Dokument aktualisieren" klicken, dann werden die Änderungen gleich an das MS Excel Dokument übertragen.

Druck mit Vorlagenwechsel

Wie sie ein Excel Dokument mit einem anderen Layout drucken können können Sie hie nachlesen

An und für sich arbeiten DLS und Office 2010 brav zusammen. Wird jedoch eine ältere Exceldatei (z.b. Excel 2003) geöffnet und werden Formatierungsfunktionen des Excel 2010 ausgeführt, so kommt beim Speichern des Dokumentes eine Warnmeldung. Sie müssen die Checkbox der Warnmeldung deaktivieren und bestätigen. Sonst bleibt das DLS beim Lenken stehen und beendet nicht den Lenkvorgang, da auch dann auf die Bestätigung der Meldung gewartet wird. Wollen sie die Formatierungen beibehalten, so speichern sie das Dokument in einem eigenen Verzeichnis ab und importieren sie das Dokument im DLS über das bestehende.

Hier wird beschrieben, wie für MS Excel Dokumente die Kopf und Fußzeile sowie die Seiteneinrichtung eingestellt werden kann. Um Änderungen vorzunehmen, gehen Sie in den Servereinstellungen auf "MS Office" und suchen rechts nach der MS Excel Vorlage.

Mit einem Doppelklick auf den Eintrag bzw. "Bearbeiten" kommen Sie in die Bearbeitungsmaske.

Einstellen der Kopf und Fußzeilen

In der Bearbeitungsmaske sind die einzelnen Bereiche der Kopf und Fußzeile abgebildet. Geben Sie in den 6 Bereichen (Kopfzeile – links, mittig und rechts, sowie analog Fußzeile) die Codes ein die dargestellt werden sollen. Soll ein Bereich in der ursprünglichen Art dargestellt werden, dann lassen Sie den Bereich frei. Sollen bestehende nicht mehr benötigte Informationen zurückgestellt werden geben sie "(null)" - mit Klammern aber ohne Anführungszeichen ein. Wir möchten natürlich auch darauf hinweisen, dass Sie uns jederzeit kontaktieren, wenn Sie hier Hilfe benötigen.

Übersicht der Variablen

@cpos	Funktion/Position des Erstellers
Damit diese Werte im Dokument angezeigt werden können, müssen diese bei den Kontakten unter "Position" auch erfasst sein.
@apos	Funktion/Position des Prüfers
@ppos	Funktion/Position des Freigebenden
@title	Bezeichnung des Dokumentes
@t	Bezeichnung des Dokumentes
@version	Aktuelle Version des Dokumentes
@vn	Aktuelle Version des Dokumentes
@vo	Versionsnummer der Vorversion
@code	Dokumentencode
@cn	Ersteller des Dokumentes
@cd	Datum der Erstellung
@co	Datum der Erstellung der Vorversion
@an	Prüfer des Dokumentes
@ad	Datum der Prüfung
@pn	Freigebender des Dokumentes
@pd	Datum der Freigabe
@ppn	Vorfreigebender des Dokumentes
@ppd	Datum der Vorfreigabe
@vf	Gültig von (ab wann das Dokument gültig ist)
@vt	Gültig bis (bis wann das Dokument gültig ist)
@folder	Bezeichnung des Ordners in dem das Dokument gespeichert ist
@history	Letzter Änderungsgrund des Dokumentes
@process	Prozess des Dokumentes
@barcode	Barcode für das Dokument
@dtshort	Dokumententyp kurz (z.B. AA, FB, VO, HB)
@dtlong	Dokumententyp lang (z.B. Arbeitsanweisung, Formblatt, Handbuch)
@codetitle	Code und Titel in einer Zelle mit "-" getrennt. Gebunden ist es besser, da dadurch die Größe der Zelle besser genutzt werden kann.

Von MS Excel bereitgestellte Parameter

Achtung: Diese Parameter unterscheiden sich zum Teil von den gewohnten Parametereinsstellungen.

&A	Seitenzahl
&B	Tabellenblatt (Name des Sheets)
&D	Datum
&S	Seite
@U	Uhrzeit

Standardeinstellungen

Soll z.b. in der Mitte der Kopfzeile der Dokumentencode und die Dokumentenbezeichnung dargestellt werden, so geben Sie @code @title ein.
Wollen Sie Schriftgrad und Schriftart ändern, so geben Sie diese Parameter folgendermaßen ein: &12 für den Schriftgrad. Standardmäßig ist es Schriftgrad 7 also &7. Die Schriftart muss ebenfalls mit dem Zeichen & beginnen und in Anführungszeichen gesetzt werden.

Logo in Kopf oder Fußzeile

Soll ein Firmenlogo in der Kopf oder Fußzeile angezeigt werden, so muss folgendermaßen vorgegangen werden. Das Logo muss sich als Grafikdatei im System befinden. Ist das Logo noch nicht im System so importieren Sie dieses. Geben Sie folgendes in der entsprechenden Zeile ein:
logo:dokumenten-id;parameter;
Über den Bezeichner logo: erkennt das Programm das hier ein Logo eingefügt werden soll. Dokumenten-id ist die 17-stellige eindeutige Dokumenten-ID. Sie können diese in den Dokumenteneigenschaften oder über den Menüpunkt <Link in die Zwischenablage kopieren> ermitteln. Fügen Sie die ID an der entsprechenden Position ein. In diesem Beispielfall ist die ID: 20120629152657550.
Parameter: Zusätzlich zur Formatierung des Logos können Sie auch die Höhe oder Breite des Logos angeben. Um die Höhe auf 20 Pixel zu setzen geben Sie h=20 ein um die Breite auf 100 pixel zu setzen geben Sie w=10; ein.

Barcode am Dokument

Sie können am Dokument auch einen Barcode ausgeben um gedruckte Ausgaben leichter im System zu finden und zu identifizieren. Wenn Sie z.B. in der rechten Kopfzeile einen Barcode haben wollen, so geben Sie im entsprechenden Eingabefeld *@barcode* ein. Die Sternchen sind wichtig, da diese dem Barcode Lesegerät Anfang und Ende des Barcodes angeben.
Sollten Sie noch keine Barcode Schrift haben, so können Sie sich z.b. hier eine gratis Barcode Schrift runterladen. Geben Sie den Namen der Barcode Schrift in dementsprechenden Feld ein z.B. &"IDAutomationHC39M,Standard" und geben Sie die Schriftgröße an. Bei der hier verwendeten Schrift ist &8 also Schriftgröße 8 die Minimalgröße. Kleiner ist diese Schrift nicht verfügbar. Bitte berücksichtigen Sie auch, dass die Schrift zu klein werden kann, wenn das Excelsheet skaliert wird, da in dem Fall auch die Kopf und die Fußzeile skaliert wird. Überprüfen Sie aus dem Grund umgehend, ob der Barcode auch vom Scanner gelesen werden kann. Wir empfehlen den Barcode nur in der Kopfzeile einzusetzen, da zumindest bei der hier verwendeten Schrift, ein Spacing nach unten geht, was dann zur Folge haben kann, dass der Barcode in den Daten angezeigt wird.

Seiteneinrichtung

Neben der Definition der Kopf und Fußzeile können auch die Seitenränder definiert werden. Bleiben die Werte auf 0 gestellt, so werden keine Änderungen am Dokument vorgenommen. Werden Werte größer 0 eingetragen, so werden diese auf das Dokument angewandt. Die Werte sind in Pixel. Je nach Layout der Kopf und Fußzeile sollten diese Werte eingestellt werden und werden auf alle Dokumente angewandt.

Demo 1

Kopfzeile links: Logo in 20 Pixel Größe
Kopfzeile mitte: Code und Titel. Titel wird automatisch umgebrochen
Kopfzeile rechts: Barcode
Fußzeile links: Erstellt, Geprüft, Freigeben (mehrzeilig)
Fußzeile mitte: Ordner
Fußzeile rechts: Versionsnummer und Seitenangaben.

Immer wieder finden wir bei Kunden riesige Excel Dateien vor mit 20 oder mehr Arbeitsblättern. Grundsätzlich nichts schlechtes, nur birgt das dennoch mehrere Nachteile. Zum einem, wenn man z.b. eine Excel Datei mit allen Produktspezifikationen hat, dann muss man die gesamte Datei lenken, wenn auch nur eine Spezifikation überarbeitet wird. Die transferierte Datenmenge wird enorm, die Ladezeiten lang die Navigation schwer. Des Weiteren birgt es auch einige Risiken, da wenn der einen Datei was zustößt (gelöscht oder korrumpiert wird) dann ist der Schaden groß. Neben diesen Faktoren gibt es möglicherweise auch organisatorische Probleme im Ablauf. So kann es z.B. vorkommen, dass nicht alle Funktionen (Ersteller, Prüfer, Freigebender) über die Zeit für alle Spezifikationen in einem Dokument gleich bleiben. Oder ein Produkt wird aus dem Sortiment genommen und kann dann nicht „zurückgezogen“ werden, da es in der großen Datei eingepackt ist. Das sind nur ein paar Beispiele.

Mit diesem Tool können Sie die Tabellenblätter aus einer Excel Datei in mehrere Dateien extrahieren. Ziehen Sie die Excel Dateien auf die Listbox und klicken Sie auf <Start>. Die einzelnen Dateien werden in dem Unterverzeichnis Split abgelegt. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird der Ordner automatisch geöffnet. Die neuen Dateien bekomme  den Dateinamen, der aus dem ursprünglichen Dateinamen und dem Tabellenblatt besteht. 
Das Tool ist gratis und kann hier runtergeladen werden

Hier einige Ergänzungen zu dem Thema. Ein Kunde hat uns heute mit einer neuen MS Excel 2010 Meldung konfrontiert, die uns bisher unbekannt war. "Namenskonflikt" - Name darf integriertem Namen nicht gleichen. Nach einiger Recherche konnten wir die Ursache der Meldung identifizieren. Problemverursacher war der Druckbereich in einem Arbeitsblatt, der doppelt definiert war.

Hier wird beschrieben, wie die Dokumentenverknüpfungen in MS Word und MS Office Dokumenten erstellt werden können. Dieses Dokument ist gültig ab der Version 9.1 der Software. Als Neuerung gilt, dass Links schneller an Dokumente geschickt werden können, dass Links in Dokumenten beim "QM- Info senden" automatisch im Dokument ausgelesen werden und in die Datenbank eingetragen werden, also beim "Lenken" die Links in der Datenbank aktualisiert werden,  und dass in Dokumenten gesetzte Links von einem oder mehreren Dokumenten eingelesen werden können, um den aktuellen Stand zu aktualisieren.

Verknüpfungen an Word und Excel senden

Um einen Link an eine MS Word oder ein MS Excel Dokument zu senden, gehen Sie zuerst in der Dokumentenliste zu dem Dokument zu dem Sie den Link erstellen wollen. Klicken Sie dann auf den Link - Button in der linken Buttonleiste und wählen Sie den entsprechenden Eintrag. Der Link wird nun an das Dokument geschickt, wobei zu beachten ist, dass wenn eine Wort oder eine Zelle mit Inhalt im Dokument markiert ist, das Wort oder die Zelle direkt verlinkt wird. Ist keine Auswahl vorhanden so wird der Link mit der aktuellen Dokumentenbezeichnung geschickt. Zu beachten ist bei diesem Vorgang auch, dass immer nur ein Word oder Excel offen ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass das richtige Dokument beschickt wird. Sind mehrere zum Beispiel MS Word Dokumente offen, so kann es vorkommen, dass das System nicht genau weiß, welches Dokument zuletzt in Bearbeitung war und das falsche beschickt wird.

Link vs Weblink

Mit den "normalen" Links werden die Verknüpfungen erstellt, mit denen die Dokumente im Programm geöffnet werden. Klickt man also auf so einen Link, dann öffnet sich das DLS automatisch und es geht zu dem Dokument bzw je nach Einstellung öffnet es auch das Dokument. Bei den Weblinks werden die Links zum Webinterface vom DLS erstellt. Voraussetzung hier ist, dass das Webinterface geöffnet ist. Vorteil hier ist, dass man das DLS Programm nicht installiert haben muss, um einen Link zu öffnen.

Links aus bestehenden Dokumenten einlesen und aktualisieren

Wenn in den Servereinstellungen aktiviert, dann werden die Links bzw Verknüpfungen automatisch eingelesen, wenn die Dokumente geprüft oder freigegeben werden. Will man diese aber gleich in der Datenbank haben, dann kann man das auch manuell auslösen. Markieren Sie die Dokumente, die Sie verarbeiten wollen und klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag im Menü. Es werden dann die Links aus den Dokumenten eingelesen.

Server - Einstellungen

Arbeitet man gar nicht mit Dokumentenverknüpfungen, so kann man auch ausschalten, dass die Links aus den Dokumenten beim "QM- Info senden" ausgelesen werden. Da dieser Vorgang doch Zeit in Anspruch nimmt, kann man das ausschalten, so man diese Funktion nicht benötigt. In den Servereinstellungen kann man auch definieren, wie die Links gesendet oder in die Zwischenablage kopiert werden sollen.

Wird im MS Word oder MS Excel Dokument das Kürzel des Erstellers, Prüfers oder Freigebenden nicht angezeigt, dann suchen Sie nach der betreffenden Person in den Kontakten und tragen Sie dort das Kürzel ein. Gehen Sie zurück zum Dokument und klicken sie "QM Info senden". Die Daten werden dann im Dokument erscheinen. Ab der Version 13.2 (09/2017) wird in der Kontaktliste auch das Kürzel angezeigt. Damit kann man leichter überprüfen, ob für alle Kontakte ein Kürzel angezeigt wird.

Wie schon vor einiger Zeit hierbeschrieben, kommt es im Excel 2010 immer wieder zu der Meldung: "Namenskonflikt: Name darf integrierten Namen nicht gleichen". Nun war das Ganze schon so zwider, dass dem Problem genauer auf den Grund gegangen wurde. Das Problem tritt unseren Beobachtungen zur folge unter folgenden Voraussetzungen auf:

• 1. Man verwendet eine deutsche Version von Excel
• 2. Man hat Druckbereiche gesetzt.
• 3. Man verwendet XML- Dokumentenformate also das Format, das 2007 eingeführt wurde.

Das wichtigeste voraus: Hierbei handelt es sich um einen Bug, der seit Excel 2007 existiert und sich im Excel 2010 fortsetzt und bisher noch nicht behoben wurde. (Quelle). Bei diesem Bug werden alle internen Namen ins englische übersetzt also z.b. Druckbereich in Print_Area, wenn man ein Dokument z.b. über OLE geöffnet wird. Aber nicht nur der Druckbereich, sondern auch Funktionen wie z.b. Heute() wenn man das aktuelle Datum anzeigen will wird in Today() übersetzt. Das passiert aber z.b. nach unseren Beobachtungen nicht, wenn man ein Excel im alten Dateiformat behandelt. Dann konnte nicht beobachtet werden, dass die Namen übersetzt werden. Also das Excel ersetzt automatisch Druckbereich in print_area und wenn man das Dokument dann wieder normal öffnet, erkennt das Excel aber nicht, dass es bereits einen Druckbereich (wenn auch in Englisch gibt) und der User legt den Druckbereich neu an. Nun haben wir 2 mal Druckbereich drinnen (D/E) . Beim nächsten mal, wenn das Dokument über OLE geöffnet werden soll, will der den Druckbereich wieder in Print_area übersetzen und zack - dann kommt die Fehlermeldung. Wir konnten nun für unser Dokumentenmangementsystem eine Lösung finden, aber dennoch kann es notwendig sein, zuerst die print_area Einträge aus dem Namensmanager zu löschen.

Ab der Version 11.2 gibt es die Funktion "PDF Optionen Excel Splitter". Damit können von einzelnen Arbeitsblättern in einem Excel Dokument PDF Seiten erstellt werden und diese verschiedenen Benutzergruppen zugeordnet werden. Wenn Sie also z.B. als QM umfangreiche Excel Dokumente erstellt haben, haben diese zwar einen Verteiler über den der Zugriff reguliert werden kann, aber wenn eine Benutzergruppe Zugriff auf ein Arbeitsblatt haben soll und eine zweite auf ein anderes, so war das bisher nicht möglich. Das können Sie nun ändern, indem Sie dieses Tool aufrufen. Damit wird von jedem Arbeitsblatt ein PDF – Dokument erstellt, das in einen eigenen Ordner verschoben und mit einem eigenen Verteiler versehen werden kann. Wird in weiterer Folge eine neue Version des ursprünglichen Dokumentes erstellt, so wird auch automatisch ein neues PDF von den einzelnen Arbeitsblättern erstellt und in den definierten Verzeichnissen, den definierten Benutzergruppen zur Verfügung gestellt. Um eine Excel Datei zu splitten, wählen Sie zuerst ein Excel Dokument aus der Liste aus und über das Menü der rechten Maustaste wählen Sie den entsprechenden Menüeintrag an. Klicken Sie auf den Button "Aufteilen", um alle Arbeitsblätter in PDFs zu konvertieren. Wenn die Erstellung der PDFs abgeschlossen ist, kommt eine entsprechende Meldung. Die einzelnen Arbeitsblätter werden in der Dokumentenliste nach Abschluss mit dem Originalnamen des Dokumentes und den Namen des Arbeitsblattes angezeigt. In weiterer Folge haben Sie folgende Optionen:

• Sie können den Titel des PDF Dokumentes über die Dokumenteneigenschaften ändern.
• Sie können die einzelnen PDF Dokumente in einen andere Ordner verschieben.
• Sie können den Verteiler für die einzelne PDF Dokumente anpassen.

Des weiteren ist zu beachten:

• Sie benötigen eine Office Version größer 2007. Die Versionen darunter können keine PDF erstellen
• Es können nur PDFs von freigegebenen Dokumenten gesplittet werden.
• Wenn ein Dokument neu versioniert wird, dann werden bei der Freigabe auch von den einzelnen Arbeitsblättern neue PDFs erstellt.
• Haben Sie „Alle aufteilen“ geklickt und Sie benötigen aber nicht alle so können Sie einzelne PDF Dokumente auch wieder löschen.

Kontakte können im DLS aus einer MS Excel Datei importiert werden. Dazu rufen Sie den Import auf und geben Sie den Namen der Excel Datei an, aus der Sie importieren wollen. Wenn Sie die Datei angegeben haben, so wählen Sie unter Arbeitsblatt den Namen des Arbeitsblattes, aus dem importiert werden soll. Mit „Öffnen“ bestätigen Sie die Eingabe und die gefunden Kontakte werden in der Liste angezeigt. Mit "Importieren" starten Sie den import. Ist der Import abgeschlossen und sind Sie zurück in der Liste der Kontakte, kann es sein, dass Sie einmal F5 drücken müssen, um die gerade importierten Kontakte auch zu sehen.   Zu beachten ist außerdem, dass in der Excel Datei die Spalten bestimmte Bezeichnungen haben müssen, um importiert zu werden. Bitte passen Sie in der Excel Datei die Spaltennamen zuerst an, bevor Sie den Import starten.

Spaltenname	Bedeutung
salutation	Anrede
lastname	Nachname
firstname	Vorname
title	Titel
company	Firma
street	Strasse
city	Stadt
zip	PLZ
country	Land
phone1	Telefon 1
phone2	Telefon 2
fax	Fax
email	E-Mail
web	Website
initials	Initialen
Notes	Anmerkungen
Code	Code/Personalnummer
Function	Funktion
Function	Funktion
Username	Benuztername
PersNr	Code/Personalnummer

Sind nicht alle Felder vorhanden, so hat das keinen Einfluss auf den Erfolg des Importes. Sollten Felder fehlen, die Sie benötigen, so wenden Sie sich bitte an uns.