MS Excel

  • MS Office - Bilder / DLS

    Beim Einbinden von Logos und Bildern in ein MS Office Dokument passiert es zuweilen, dass bestehende große Logos vom Designerdirekt in das Word Dokument übernommen werden ohne zu beachten wie groß das Dokument dann wird. So passiert es, dass oft schon ein Dokument ein halbes Megabyte groß ist, ohne dass noch eine Zeile Text geschrieben wurde. Das führt nicht nur dazu, dass auf den Festplattensystemen unnötig Platz vergeudet wird, sondern es auch im Zusammenhang mit dem DLS zu längeren Zeiten beim Öffnen oder Lenken von Dokumenten zu längeren Prozesszeiten kommen kann. Wie sich das vermeiden lässt ist hier beschrieben.

     

    Ermitteln der Dateigrösse

    Bevor mit der Optimierung begonnen wird - Öffnen Sie bitte ein leeres Dokument, wo nur Kopfzeile mit Logo im Dokument enthalten ist. Wir ermitteln zuerst die Dateigröße, um zu sehen, ob eine Optimierung sinnvoll ist. Die Dateigröße kann für alle MS Office Dokumente auf die selbe Art und Weise ermittelt werden

    Klicken Sie in MS Word im Menü <Datei> auf den Eintrag <Eigenschaften>. Unter Grösse wird die aktuelle Dateigrösse angezeigt. Beträgt die Dateigrösse über 100KB, so kann man eine Optimierung versuchen.

    Optimieren eines Logos in MS Word

    Klicken Sie auf das Logo und wählen Sie aus dem Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Grafik formatieren>

     

    Klicken Sie auf den Button <Komprimieren>

    Es erscheint oben abgebildetes Fenster - Sollten Sie mehrere Grafiken/Bilder in dem Dokument haben, so können Sie auch <Alle Bilder im Dokument> wählen. Bestätigen Sie mit <OK> Speichern Sie das Dokument ab und betrachten Sie erneut die Dateigröße

     

    In dem Fall hat sich eine Einsparung von über 150KB ergeben. Sicherheitshalber sollten Sie aber bevor sie das auf mehrere Dokumente anwenden oder ein derartig optimiertes Dokument als Vorlage verwenden, testen, ob der Druck auch den Anforderungen entspricht. Drucken Sie also das Dokument aus und prüfen Sie den Druck sorgfältig

    Beispiel: Bild einer Digicam in MS Word

    Digitalkameras haben immer eine größere Auflösung und somit haben Bilder von Digicams oftmals schon 5 MB. Wollen Sie solche Bilder von Produkten etc in ein Dokument aufnehmen, so können Sie dieses Verfahren auch auf diese Bilder anwenden um Platz einzusparen und auch z.b. das verschicken solcher Dokumente per E-Mail zu vereinfachen.
     

    Zu Demonstrationszwecken haben wir ein Bild mit 3MB aus einer Digicam in ein Word Dokument eingebunden. Speichert man das Dokument gleich dannach ab, so hat das Dokument eine Größe von ca. 3,2 MB - nach erfolgter Komprimierung ca. 200 KB. Sie sehen also welches Einsparungspotential sich da ergibt.

    Beispiel: Bild einer Digicam in MS Powerpoint

    Analog zu MS Word kann das Verfahren auch auf andere MS Office Dokumente wie Powerpoint und Excel angewendet werden. Wir haben schon erwähntes Bild von einer Digicam mit 3 MB in eine Powerpoint Datei eingefügt.

    Wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag <Grafik formatieren>.

     

    Klicken Sie auf den Button <Komprimieren> und bestätigen Sie das sich öffnende Fenster mit <Ok>

    Wenn Sie über das Menü <Datei> den Eintrag <Eigenschaften> wählen sehen Sie, dass sich ohne Qualitätsverlust die Größe der Powerpoint Präsentation von ca. 3,3 MB auf 165 KB reduziert hat. Haben Sie nun ein paar Bilder in einer Präsentation - so ist die Einsparung an Platz und Größe durchaus beträchtlich.

    Zum Vergleich haben wir Ihnen die beiden Dateien auf unserem Server abgelegt:

  • MS Excel 2007

    Einleitung

    Mit MS Excel 2007 führt Microsoft das docx Dateiformat ein, das eine Kombination aus dem  XML Format  und der ZIP Kompression ist, wobei die  ZIP Kompression dazu dienen soll die Dateigrösse zu reduzieren. Mit dem neuen Format ändert Microsoft auch die Dateierweiterung von .xls auf .xlsx Werden Dokumente im neuen Dateiformat gespeichert, so seien Sie sich bitte gewahr, dass diese von älteren MS Excel Versionen nicht geöffnet werden können. 

    Kompatibiltätsmodus

    Öffnet MS Excel 2007 eine Datei im alten .xls Format, so wird im Fenstertitel der Dateiname (test) sowie der Ausdruck [Kompatibiltätsmodus] angezeigt.

    Kompatibiltätsmodus als Standard einstellen

    An und für sich kann man bei neuen Dokumenten bei <Speichern unter> entscheiden, ob das Dokument im neuen xlsx-Format oder als alte Excel 97-2003 Arbeitsmappe abspeichern will. Versendet man viele Dokumente via eMail oder hat im Unternehmen noch PCs, die mit einer älteren Version von Office laufen, so kann man auch das Standardspeicherformat ändern. Klicken Sie zuerst auf den <Start> Button links oben (1). Klicken Sie danach auf den Button <Excel-Optionen> (2)

    Wählen Sie den Reiter <Speichern> und unter <Dateien in diesem Format speichern> wählen Sie <Excel 97-2003 Arbeitsmappe>. Bestätigen Sie mit OK. Nun werden alle neuen Dokumente im alten .xls Format abgespeichert.

    DLS und MS Excel 2007

    Bereits in das DLS integrierte Arbeitsmappen können mit dem Excel 2007 ohne Probleme geöffnet, bearbeitet und gelenkt werden, da diese automatisch im Kompatibiltätsmodus im Excel 2007 geöffnet werden. Wurde das Excel 2007 neu installiert so stellen Sie bitte sicher, dass auch das Add in neu installiert wurde. Weitere Informationen zur Installation des Add Ins finden Sie hier

    Neue Arbeitsmappen, die per Drag&Drop in das DLS importiert werden, müssen bis zur Version 8.7 zuerst im alten Dateiformat abgespeichert werden, da das DLS die neue Dateierweiterung (.xlsx) nicht erkennt. Das heißt im Detail, es können zwar solche Arbeitsmappen in das DLS importiert werden, jedoch werden die Felder (erstellt, geprüft, freigegeben) nicht beschickt, da das DLS die neuen .xlsx Erweiterung nicht als MS Excel Dokument erkennt. Wir arbeiten jedoch bereits an einer Behebung des Problems.

    DLS - Installation des AddIns über das DLS

    In unserer Testumgebung (Windows XP, Administratorrechte, DLS 8.7, Office 2007) konnte das AddIn ohne Probleme über das DLS installiert werden - eine manuelle Installation war nicht notwendig.
  • Export nach MS Excel

    Der Export der Daten nach MS Excel wird anhand der Projekte erklärt kann aber auch aus den anderen Reports angewandt werden. In den Projekten selektieren Sie zuerst die zu druckenden und in dem Fall auch zu exportierenden Daten aus und klicken Sie auf den Button <Drucken> um den Report zu starten.

    Im Report klicken Sie im Hauptmenu <Datei> auf den Eintrag <Export MS Excel> MS Excel wird gestartet und die Daten werden in ein neues Arbeitsblatt nach Excel exportiert. Sie können danach mit den Daten verfahren, wie es Ihnen beliebt.

  • PDFs generieren

    Serit einigen Jahren können PDF Dateien auch vom Client aus erstellt werden, so eine Office Version ab 2007 installiert ist und diese Funktion in den Servereinstellungen aktiviert wurden. Dann besteht die Möglichkeit von freigegebenen Dokumenten oder bei der Freigabe von Dokumenten, ein PDF des Dokuments zu erstellen. Mittlerweile sollten alle Kundeninstallationen umgestellt sein und auf Client-Seite die PDFs erstellen können. Neue Installationen werden automatisch so ausgeliefert. PDFs können nur von freigegebenen Dokumenten erstellt werden und es werden auch nur die PDFs der freigegebenen Dokumente angezeigt. Wird von einem Dokument eine neue Version erstellt, dann wird automatisch bei der Freigabe auch ein neues PDF erstellt. Überprüfen Sie aber bitte, ob das PDF auch korrekt erstellt wurde.
    Von folgenden Dokumenten können PDF erstellt werden:
    • MS Word
    • MS Excel
    • MS Powerpoint
    • MS Visio
    Weiters gilt:
    • MS Word Dokumente dürfen keine Passwörter gesetzt haben
    • MS Word Dokumente dürfen keine Verknüpfungen auf andere Dokumente haben.
    • MS Excel Dokumente dürfen ebenfalls kein Passwort gesetzt haben
    • MS Excel Dokumente dürfen keine Verknüpfungen auf andere Excel Sheets haben
    • Von archivierten Dokumenten oder zurückgezogenen Dokumenten können keine PDF geöffnet werden.
    • PDFs von MS Visio Dokumenten können auch verwendet werden, um diese an die Mitarbeiter zu verteilen, die kein Visio installiert haben. Hier wird vom Programm automatisch geprüft, ob ein Visio installiert ist. Ist das nicht der Fall, so wird das PDF geöffnet.

    PDF erstellen

    PDFs generiere 01
    Zur Erstellung eines PDFs selektieren sie ein oder mehrere Dokumente aus der Liste. Klicken Sie auf den Button PDF-Erstellen. Dokumente die nicht in ein PDF konvertiert werden können, werde automatisch ignoriert und es wird keine weitere Meldung angezeigt.

    PDF öffnen

    PDF öffnen
    Wurde das PDF erstellt, wird in der oberen Buttonleiste der Button <PDF öffnen> aktiv. Das PDF kann nun betrachtet, per Mail versendet oder exportiert werden.

    PDF löschen

    PDF löschen
    Wollen Sie ein PDF zu einem Dokument löschen, so müssen Sie in die Dokumenteneigenschaften gehen und im Menü ganz links den entsprechenden Punkt aufrufen.
  • Excel 2010 im DLS

     

    An und für sich arbeiten DLS und Office 2010 brav zusammen. Wird jedoch eine ältere Exceldatei (z.b. Excel 2003) geöffnet und werden Formatierungsfunktionen des Excel 2010 ausgeführt, so kommt beim Speichern des Dokumentes eine Warnmeldung. Sie müssen die Checkbox der Warnmeldung deaktivieren und bestätigen. Sonst bleibt das DLS beim Lenken stehen und beendet nicht den Lenkvorgang, da auch dann auf die Bestätigung der Meldung gewartet wird. Wollen sie die Formatierungen beibehalten, so speichern sie das Dokument in einem eigenen Verzeichnis ab und importieren sie das Dokument im DLS über das bestehende.

  • MS Excel Kopf und Fußzeile

    Hier wird beschrieben, wie für MS Excel Dokumente die Kopf und Fußzeile sowie die Seiteneinrichtung eingestellt werden kann. Dieses Dokument ist gültig ab der Version 9.1 der Software. Auf frühere Versionen ist diese Dokumentation nicht anzuwenden.

    Neuerungen

    Die Neuentwicklung zielt darauf ab, sich bei der Erstellung eine MS Excel Dokumentes zum einem nicht mehr um das Layout der Kopf und Fußzeile kümmern zu müssen, zum anderen ein einheitliches Layout für die Dokumente zu gewährleisten und zum letzten schnell etwaige Änderungen im Layout durch z.B eine geänderte Firmen-CI auf die Dokumente anzuwenden, ohne dass die Dokumente manuell nach bearbeitet werden müssen.

    Folgende Neuerungen wurden implementiert:
    • Mehrzeilige Angaben in den einzelnen Bereichen der Kopf und Fußzeile
    • Logo direkt einbinden.
    • Barcode einbinden und ausdrucken
    • Automatischer Umbruch des Titels, damit lange Titel nicht in andere Bereiche der Kopf oder Fußzeile reichen.
     
    Neu ab Version 14.1 (20180315)
    Damit diese Werte im Dokument angezeigt werden können, müssen diese bei den Kontakten unter "Position" auch erfasst sein.
    @cpos Funktion/Position des Erstellers
    @apos Funktion/Position des Prüfers
    @ppos Funktion/Position des Freigebenden
    Bisher schon verfügbar
    @title Bezeichnung des Dokumentes
    @t Bezeichnung des Dokumentes
    @version Aktuelle Version des Dokumentes
    @vn Aktuelle Version des Dokumentes
    @vo Versionsnummer der Vorversion
    @code Dokumentencode
    @cn Ersteller des Dokumentes
    @cd Datum der Erstellung
    @co Datum der Erstellung der Vorversion
    @an Prüfer des Dokumentes
    @ad Datum der Prüfung
    @pn Freigebender des Dokumentes
    @pd Datum der Freigabe
    @ppn Vorfreigebender des Dokumentes
    @ppd Datum der Vorfreigabe
    @vf Gültig von (ab wann das Dokument gültig ist)
    @vt Gültig bis (bis wann das Dokument gültig ist)
    @folder Bezeichnung des Ordners in dem das Dokument gespeichert ist
    @history Letzter Änderungsgrund des Dokumentes
    @process Prozess des Dokumentes
    @barcode Barcode für das Dokument
    @dtshort Dokumententyp kurz (z.B. AA, FB, VO, HB)
    @dtlong Dokumententyp lang (z.B. Arbeitsanweisung, Formblatt, Handbuch)
    @codetitle Code und Titel in einer Zelle mit "-" getrennt. Gebunden ist es besser, da dadurch die Größe der Zelle besser genutzt werden kann.

    Von MS Excel bereitgestellte Parameter

    Achtung: Diese Parameter unterscheiden sich zum Teil von den gewohnten Parametereinsstellungen.

    &A Seitenzahl
    &B Tabellenblatt (Name des Sheets)
    &D Datum
    &S Seite
    @U Uhrzeit

    Einstellen der Kopf und Fußzeilen

    Um die Kopf und Fußzeilen zu ändern klicken Sie im Menü <Erweitert> auf den Eintrag <Servereinstellungen>. Wählen Sie aus der Liste links den Eintrag <MS Office> und wählen Sie einen Excel Eintrag. Zum Beispiel <Excel Standard> Mit einem Doppelklick kann der Eintrag bearbeitet werden. Geben Sie in den 6 Bereichen (Kopfzeile – links, mittig und rechts, sowie analog Fußzeile) die Codes ein die dargestellt werden sollen. Soll ein Bereich in der ursprünglichen Art dargestellt werden, dann lassen Sie den Bereich frei. Sollen bestehende nicht mehr benötigte Informationen zurückgestellt werden geben sie "(null)" - mit Klammern aber ohne Anführungszeichen ein.

    Standardeinstellungen

    MS Excel Kopf und Fußzeile 1
    Soll z.b. in der Mitte der Kopfzeile der Dokumentencode und die Dokumentenbezeichnung dargestellt werden, so geben Sie @code @title ein.
    Wollen Sie Schriftgrad und Schriftart ändern, so geben Sie diese Parameter folgendermaßen ein: &12 für den Schriftgrad. Standardmäßig ist es Schriftgrad 7 also &7. Die Schriftart muss ebenfalls mit dem Zeichen & beginnen und in Anführungszeichen gesetzt werden.

    Logo in Kopf oder Fußzeile

    MS Excel Kopf und Fußzeile 2
    Soll ein Firmenlogo in der Kopf oder Fußzeile angezeigt werden, so muss folgendermaßen vorgegangen werden. Das Logo muss sich als Grafikdatei im System befinden. Ist das Logo noch nicht im System so importieren Sie dieses. Geben Sie folgendes in der entsprechenden Zeile ein:
    logo:dokumenten-id;parameter;
    Über den Bezeichner logo: erkennt das Programm das hier ein Logo eingefügt werden soll. Dokumenten-id ist die 17-stellige eindeutige Dokumenten-ID. Sie können diese in den Dokumenteneigenschaften oder über den Menüpunkt <Link in die Zwischenablage kopieren> ermitteln. Fügen Sie die ID an der entsprechenden Position ein. In diesem Beispielfall ist die ID: 20120629152657550.
    Parameter: Zusätzlich zur Formatierung des Logos können Sie auch die Höhe oder Breite des Logos angeben. Um die Höhe auf 20 Pixel zu setzen geben Sie h=20 ein um die Breite auf 100 pixel zu setzen geben Sie w=10; ein.

    Barcode am Dokument

    MS Excel Kopf und Fußzeile 3
    Sie können am Dokument auch einen Barcode ausgeben um gedruckte Ausgaben leichter im System zu finden und zu identifizieren. Wenn Sie z.B. in der rechten Kopfzeile einen Barcode haben wollen, so geben Sie im entsprechenden Eingabefeld *@barcode* ein. Die Sternchen sind wichtig, da diese dem Barcode Lesegerät Anfang und Ende des Barcodes angeben.
    Sollten Sie noch keine Barcode Schrift haben, so können Sie sich z.b. hier eine gratis Barcode Schrift runterladen. Geben Sie den Namen der Barcode Schrift in dementsprechenden Feld ein z.B. &"IDAutomationHC39M,Standard" und geben Sie die Schriftgröße an. Bei der hier verwendeten Schrift ist &8 also Schriftgröße 8 die Minimalgröße. Kleiner ist diese Schrift nicht verfügbar. Bitte berücksichtigen Sie auch, dass die Schrift zu klein werden kann, wenn das Excelsheet skaliert wird, da in dem Fall auch die Kopf und die Fußzeile skaliert wird. Überprüfen Sie aus dem Grund umgehend, ob der Barcode auch vom Scanner gelesen werden kann. Wir empfehlen den Barcode nur in der Kopfzeile einzusetzen, da zumindest bei der hier verwendeten Schrift, ein Spacing nach unten geht, was dann zur Folge haben kann, dass der Barcode in den Daten angezeigt wird.

    Seiteneinrichtung

    MS Excel Kopf und Fußzeile 4
    Neben der Definition der Kopf und Fußzeile können auch die Seitenränder definiert werden. Bleiben die Werte auf 0 gestellt, so werden keine Änderungen am Dokument vorgenommen. Werden Werte größer 0 eingetragen, so werden diese auf das Dokument angewandt. Die Werte sind in Pixel. Je nach Layout der Kopf und Fußzeile sollten diese Werte eingestellt werden und werden auf alle Dokumente angewandt.

    Demo 1

    MS Excel Kopf und Fußzeile 5
     
    Kopfzeile links: Logo in 20 Pixel Größe
    Kopfzeile mitte: Code und Titel. Titel wird automatisch umgebrochen
    Kopfzeile rechts: Barcode
    Fußzeile links: Erstellt, Geprüft, Freigeben (mehrzeilig)
    Fußzeile mitte: Ordner
    Fußzeile rechts: Versionsnummer und Seitenangaben.
  • MS Excel Worksheetsplitter

    Immer wieder finden wir bei Kunden riesige Excel Dateien vor mit 20 oder mehr Arbeitsblättern. Grundsätzlich nichts schlechtes, nur birgt das dennoch mehrere Nachteile. Zum einem, wenn man z.b. eine Excel Datei mit allen Produktspezifikationen hat, dann muss man die gesamte Datei lenken, wenn auch nur eine Spezifikation überarbeitet wird. Die transferierte Datenmenge wird enorm, die Ladezeiten lang die Navigation schwer. Des Weiteren birgt es auch einige Risiken, da wenn der einen Datei was zustößt (gelöscht oder korrumpiert wird) dann ist der Schaden groß. Neben diesen Faktoren gibt es möglicherweise auch organisatorische Probleme im Ablauf. So kann es z.B. vorkommen, dass nicht alle Funktionen (Ersteller, Prüfer, Freigebender) über die Zeit für alle Spezifikationen in einem Dokument gleich bleiben. Oder ein Produkt wird aus dem Sortiment genommen und kann dann nicht „zurückgezogen“ werden, da es in der großen Datei eingepackt ist. Das sind nur ein paar Beispiele.

    excel_tools Mit diesem Tool können Sie die Tabellenblätter aus einer Excel Datei in mehrere Dateien extrahieren. Ziehen Sie die Excel Dateien auf die Listbox und klicken Sie auf <Start>. Die einzelnen Dateien werden in dem Unterverzeichnis Split abgelegt. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird der Ordner automatisch geöffnet. Die neuen Dateien bekomme  den Dateinamen, der aus dem ursprünglichen Dateinamen und dem Tabellenblatt besteht. 
    Das Tool ist gratis und kann hier runtergeladen werden
  • MS Excel Meldung: Namenskonflikt

    Hier einige Ergänzungen zu dem Thema. Ein Kunde hat uns heute mit einer neuen MS Excel 2010 Meldung konfrontiert, die uns bisher unbekannt war. "Namenskonflikt" - Name darf integriertem Namen nicht gleichen. Nach einiger Recherche konnten wir die Ursache der Meldung identifizieren. Problemverursacher war der Druckbereich in einem Arbeitsblatt, der doppelt definiert war.
  • Verknüpfungen von Office Dokumenten (Links)

    Hier wird beschrieben, wie die Dokumentenverknüpfungen in MS Word und MS Office Dokumenten erstellt werden können. Dieses Dokument ist gültig ab der Version 9.1 der Software. Als Neuerung gilt, dass Links schneller an Dokumente geschickt werden können, dass Links in Dokumenten beim "QM- Info senden" automatisch im Dokument ausgelesen werden und in die Datenbank eingetragen werden, also beim "Lenken" die Links in der Datenbank aktualisiert werden,  und dass in Dokumenten gesetzte Links von einem oder mehreren Dokumenten eingelesen werden können, um den aktuellen Stand zu aktualisieren.

    Verknüpfungen an Word und Excel senden

    Verknüpfungen von Office Dokumenten - Popup
     
    Um einen Link an eine MS Word oder ein MS Excel Dokument zu senden, gehen Sie zuerst in der Dokumentenliste zu dem Dokument zu dem Sie den Link erstellen wollen. Klicken Sie dann auf den Link - Button in der linken Buttonleiste und wählen Sie den entsprechenden Eintrag. Der Link wird nun an das Dokument geschickt, wobei zu beachten ist, dass wenn eine Wort oder eine Zelle mit Inhalt im Dokument markiert ist, das Wort oder die Zelle direkt verlinkt wird. Ist keine Auswahl vorhanden so wird der Link mit der aktuellen Dokumentenbezeichnung geschickt. Zu beachten ist bei diesem Vorgang auch, dass immer nur ein Word oder Excel offen ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass das richtige Dokument beschickt wird. Sind mehrere zum Beispiel MS Word Dokumente offen, so kann es vorkommen, dass das System nicht genau weiß, welches Dokument zuletzt in Bearbeitung war und das falsche beschickt wird.

    Link vs Weblink

    Mit den "normalen" Links werden die Verknüpfungen erstellt, mit denen die Dokumente im Programm geöffnet werden. Klickt man also auf so einen Link, dann öffnet sich das DLS automatisch und es geht zu dem Dokument bzw je nach Einstellung öffnet es auch das Dokument. Bei den Weblinks werden die Links zum Webinterface vom DLS erstellt. Voraussetzung hier ist, dass das Webinterface geöffnet ist. Vorteil hier ist, dass man das DLS Programm nicht installiert haben muss, um einen Link zu öffnen.

    Links aus bestehenden Dokumenten einlesen und aktualisieren

    Wenn in den Servereinstellungen aktiviert, dann werden die Links bzw Verknüpfungen automatisch eingelesen, wenn die Dokumente geprüft oder freigegeben werden. Will man diese aber gleich in der Datenbank haben, dann kann man das auch manuell auslösen. Markieren Sie die Dokumente, die Sie verarbeiten wollen und klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag im Menü. Es werden dann die Links aus den Dokumenten eingelesen.

    Server - Einstellungen

    Servereinstellungen - Links einlesen
     
    Arbeitet man gar nicht mit Dokumentenverknüpfungen, so kann man auch ausschalten, dass die Links aus den Dokumenten beim "QM- Info senden" ausgelesen werden. Da dieser Vorgang doch Zeit in Anspruch nimmt, kann man das ausschalten, so man diese Funktion nicht benötigt.
    Servereinstellungen - Layout Links
     
    In den Servereinstellungen kann man auch definieren, wie die Links gesendet oder in die Zwischenablage kopiert werden sollen.
  • Name wird im Dokument nicht angezeigt

    Wird im MS Word oder MS Excel Dokument das Kürzel des Erstellers, Prüfers oder Freigebenden nicht angezeigt, dann suchen Sie nach der betreffenden Person in den Kontakten und tragen Sie dort das Kürzel ein. Gehen Sie zurück zum Dokument und klicken sie "QM Info senden". Die Daten werden dann im Dokument erscheinen. Ab der Version 13.2 (09/2017) wird in der Kontaktliste auch das Kürzel angezeigt. Damit kann man leichter überprüfen, ob für alle Kontakte ein Kürzel angezeigt wird.
  • Excel Namenskonflikt Druckbereich

    Wie schon vor einiger Zeit hierbeschrieben, kommt es im Excel 2010 immer wieder zu der Meldung: "Namenskonflikt: Name darf integrierten Namen nicht gleichen". Nun war das Ganze schon so zwider, dass dem Problem genauer auf den Grund gegangen wurde. Das Problem tritt unseren Beobachtungen zur folge unter folgenden Voraussetzungen auf:
    • 1. Man verwendet eine deutsche Version von Excel
    • 2. Man hat Druckbereiche gesetzt.
    • 3. Man verwendet XML- Dokumentenformate also das Format, das 2007 eingeführt wurde.
    Das wichtigeste voraus: Hierbei handelt es sich um einen Bug, der seit Excel 2007 existiert und sich im Excel 2010 fortsetzt und bisher noch nicht behoben wurde. (Quelle). Bei diesem Bug werden alle internen Namen ins englische übersetzt also z.b. Druckbereich in Print_Area, wenn man ein Dokument z.b. über OLE geöffnet wird. Aber nicht nur der Druckbereich, sondern auch Funktionen wie z.b. Heute() wenn man das aktuelle Datum anzeigen will wird in Today() übersetzt. Das passiert aber z.b. nach unseren Beobachtungen nicht, wenn man ein Excel im alten Dateiformat behandelt. Dann konnte nicht beobachtet werden, dass die Namen übersetzt werden. Also das Excel ersetzt automatisch Druckbereich in print_area und wenn man das Dokument dann wieder normal öffnet, erkennt das Excel aber nicht, dass es bereits einen Druckbereich (wenn auch in Englisch gibt) und der User legt den Druckbereich neu an. Nun haben wir 2 mal Druckbereich drinnen (D/E) . Beim nächsten mal, wenn das Dokument über OLE geöffnet werden soll, will der den Druckbereich wieder in Print_area übersetzen und zack - dann kommt die Fehlermeldung. Wir konnten nun für unser Dokumentenmangementsystem eine Lösung finden, aber dennoch kann es notwendig sein, zuerst die print_area Einträge aus dem Namensmanager zu löschen.

  • PDF Optionen Excel Splitter

    PDF Optionen Excel Splitter - Popup
    Ab der Version 11.2 gibt es die Funktion "PDF Optionen Excel Splitter". Damit können von einzelnen Arbeitsblättern in einem Excel Dokument PDF Seiten erstellt werden und diese verschiedenen Benutzergruppen zugeordnet werden. Wenn Sie also z.B. als QM umfangreiche Excel Dokumente erstellt haben, haben diese zwar einen Verteiler über den der Zugriff reguliert werden kann, aber wenn eine Benutzergruppe Zugriff auf ein Arbeitsblatt haben soll und eine zweite auf ein anderes, so war das bisher nicht möglich. Das können Sie nun ändern, indem Sie dieses Tool aufrufen. Damit wird von jedem Arbeitsblatt ein PDF – Dokument erstellt, das in einen eigenen Ordner verschoben und mit einem eigenen Verteiler versehen werden kann. Wird in weiterer Folge eine neue Version des ursprünglichen Dokumentes erstellt, so wird auch automatisch ein neues PDF von den einzelnen Arbeitsblättern erstellt und in den definierten Verzeichnissen, den definierten Benutzergruppen zur Verfügung gestellt. Um eine Excel Datei zu splitten, wählen Sie zuerst ein Excel Dokument aus der Liste aus und über das Menü der rechten Maustaste wählen Sie den entsprechenden Menüeintrag an.
    PDF Optionen Excel Splitter - Hauptfenster
     
    Klicken Sie auf den Button "Aufteilen", um alle Arbeitsblätter in PDFs zu konvertieren. Wenn die Erstellung der PDFs abgeschlossen ist, kommt eine entsprechende Meldung.
    PDF Optionen Excel Splitter - Dokumentenliste
     
    Die einzelnen Arbeitsblätter werden in der Dokumentenliste nach Abschluss mit dem Originalnamen des Dokumentes und den Namen des Arbeitsblattes angezeigt. In weiterer Folge haben Sie folgende Optionen:
    • Sie können den Titel des PDF Dokumentes über die Dokumenteneigenschaften ändern.
    • Sie können die einzelnen PDF Dokumente in einen andere Ordner verschieben.
    • Sie können den Verteiler für die einzelne PDF Dokumente anpassen.

    Des weiteren ist zu beachten:

    • Sie benötigen eine Office Version größer 2007. Die Versionen darunter können keine PDF erstellen
    • Es können nur PDFs von freigegebenen Dokumenten gesplittet werden.
    • Wenn ein Dokument neu versioniert wird, dann werden bei der Freigabe auch von den einzelnen Arbeitsblättern neue PDFs erstellt.
    • Haben Sie „Alle aufteilen“ geklickt und Sie benötigen aber nicht alle so können Sie einzelne PDF Dokumente auch wieder löschen.
  • Kontakte aus MS Excel importieren

    Kontakte aus MS Excel importieren
     
    Kontakte können im DLS aus einer MS Excel Datei importiert werden. Dazu rufen Sie den Import auf und geben Sie den Namen der Excel Datei an, aus der Sie importieren wollen. Wenn Sie die Datei angegeben haben, so wählen Sie unter Arbeitsblatt den Namen des Arbeitsblattes, aus dem importiert werden soll. Mit „Öffnen“ bestätigen Sie die Eingabe und die gefunden Kontakte werden in der Liste angezeigt. Mit "Importieren" starten Sie den import. Ist der Import abgeschlossen und sind Sie zurück in der Liste der Kontakte, kann es sein, dass Sie einmal F5 drücken müssen, um die gerade importierten Kontakte auch zu sehen.   Zu beachten ist außerdem, dass in der Excel Datei die Spalten bestimmte Bezeichnungen haben müssen, um importiert zu werden. Bitte passen Sie in der Excel Datei die Spaltennamen zuerst an, bevor Sie den Import starten.
    Spaltenname Bedeutung
    salutation Anrede 
    lastname Nachname
    firstname Vorname
    title  Titel
    company Firma
    street Strasse
    city Stadt
    zip PLZ
    country Land
    phone1 Telefon 1
    phone2 Telefon 2
    fax Fax
    email E-Mail
    web Website
    initials Initialen
    Notes Anmerkungen

    Sind nicht alle Felder vorhanden, so hat das keinen Einfluss auf den Erfolg des Importes. Sollten Felder fehlen, die Sie benötigen, so wenden Sie sich bitte an uns.  
  • Dokument außerhalb des Programmes bearbeitet

    Dokument außerhalb des Programmes bearbeitet
     
    Es kommt bei Kunden immer wieder mal vor, dass ein Dokument nicht aus dem DLS ausgecheckt wird, sondern in Word oder Excel über die zuletzt bearbeiteten Dateien geöffnet wird, ohne dass das Dokument vorher ausgecheckt wird. Aus dem Grund haben wir nun eine Sicherheitsstufe eingebaut, die das abfangen soll und dem Benutzer verschiedene Möglichkeiten bieten soll, wenn das auftritt. Konkret geht das Programm so vor, dass der Hash der Datei, die Lokal am Rechner liegt, ermittelt wird und geprüft wird, ob dieser Hash, schon mal  bei einem Checkout oder Checkin vorgekommen ist. Ist das nicht der Fall so wird davon ausgegangen, dass die Datei außerhalb des Programmes bearbeitet wurde. Lokal: Unter Lokal werden Informationen zur lokalen Datei angeführt. Also jener Datei, die sich lokal auf Ihrem Rechner befindet und bearbeitet wurde und werden kann. Server: In der Rubrik Server werden Informationen vom letzten Checkin am Server angezeigt.
    Es wird angezeigt, wann und von wem das Dokument zuletzt eingecheckt wurde. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
    1. „Abbrechen“: Wählen Sie diese Option, wenn Ihnen nicht ganz klar ist, ob Sie eine der anderen Optionen nehmen können.
    2. Lokale Datei beibehalten: Wenn Sie die Datei zuletzt bearbeitet und nur vergessen haben, diese auszuchecken, dann wählen Sie diese Option. Die lokale Datei wird beibehalten und nicht mit der Datei vom Server überschrieben. Sollte sich das im Nachhinein als Fehler darstellen, dann können Sie noch immer über die Dokumentenereignisse etwaige Änderungen im eingecheckten Dokument betrachten und zusammenführen.
    3. Sichern und überschreiben: In dem Fall wird die lokale Datei mit der Datei aus dem SQL Server überschrieben. Dies lokale Datei wird vorher aber ins Verzeichnis „\Backups“ gesichert und Sie können auch in diesem Fall die Änderungen zusammenführen.
    Achtung: Wenn das Dokument von einer anderen Person zuletzt eingecheckt wurde, so sollten Sie Rücksprache halten, ob das Dokument geändert wurde, da es sonst dazu kommen kann, dass Änderungen an dem Dokument überschrieben werden.