Die Kombination aus dem VISCOM DLS (Dokumentenleitsystem) und 506.ai schafft eine starke Synergie zwischen klassischer, strukturierter Dokumentenverwaltung und moderner Künstlicher Intelligenz. Während VISCOM die "Ordnung" garantiert, liefert 506.ai die "Intelligenz".
Hier sind die zentralen Synergieeffekte:
1. Vom Archiv zum aktiven Wissensspeicher
- VISCOM DLS dient als sicherer Ankerpunkt für gelenkte Dokumente (ISO-Zertifizierungen, Verfahrensanweisungen, Handbücher). Es stellt sicher, dass nur die aktuell freigegebene Version im Umlauf ist.
- 506.ai greift über Schnittstellen auf diesen strukturierten Datenbestand zu. Anstatt dass Mitarbeiter hunderte Seiten nach einer Information durchsuchen, können sie der KI Fragen stellen (z. B. „Wie ist der Prozess bei einer Reklamation laut Handbuch?“), und 506.ai liefert die Antwort basierend auf den VISCOM-Daten.
2. Automatisierung von Routineaufgaben
- Intelligente Klassifizierung: 506.ai kann Dokumente beim Import in VISCOM DLS automatisch analysieren, Schlagworte vergeben oder sie den richtigen Kategorien zuordnen.
- Zusammenfassungen: Für Qualitätsmanagement-Beauftragte kann 506.ai lange Revisionsänderungen oder neue Normtexte, die in VISCOM abgelegt werden, in Bullet-Points zusammenfassen, um den Prüfungsprozess zu beschleunigen.
3. Compliance trifft auf KI-Sicherheit
- Beide Systeme legen großen Wert auf Datenschutz und Hosting in der EU. Die Synergie liegt hier in einer rechtssicheren Arbeitsumgebung: VISCOM stellt die Revisionssicherheit (wer hat was wann gelesen/geändert), während 506.ai sicherstellt, dass die KI-Antworten nur auf den internen, verifizierten Quellen basieren (RAG - Retrieval Augmented Generation), ohne dass Daten in öffentliche Modelle wie ChatGPT abfließen.
4. Onboarding und Support-Beschleunigung
- Neue Mitarbeiter nutzen das in VISCOM DLS gespeicherte Expertenwissen über eine Abfrageverwaltung im DLS oder über das KI-Interface von 506.ai. Die Synergie verkürzt die Einarbeitungszeit massiv, da das "stille Wissen" der Dokumente per Chat sofort abrufbar ist, ohne erfahrene Kollegen zu binden.
| Funktion | VISCOM DLS (Das Fundament) | 506.ai (Der Turbo) |
| Datenhaltung | Revisionssichere Ablage & Freigaben | Analyse & Interpretation der Inhalte |
| Zugriff | Klassische Suche & Ordnerstruktur | Natürlicher Sprach-Chat (Frage-Antwort) |
| Fokus | Prozesssicherheit & Qualitätsmanagement | Effizienzsteigerung & Wissensmanagement |
Ein typischer Workflow, der die Stärken beider Systeme vereint, lässt sich am besten am Beispiel eines Qualitätsmanagement-Prozesses (z. B. die Einführung einer neuen Verfahrensanweisung) illustrieren.
Hier ist der Schritt-für-Schritt-Ablauf:
Smart Compliance Workflow
Synergie: VISCOM DLS (Dokumentenleitsystem) & 506.ai (Künstliche Intelligenz)
| Phase | VISCOM DLS (Struktur) | 506.ai (Intelligenz) |
|---|---|---|
| 1. Erstellung | Upload des Entwurfs & Start des Freigabeworkflows. | Automatisierter Check auf Konsistenz mit bestehenden Normen. |
| 2. Klassifizierung | Vergabe der Revisionsnummer & Revisionssichere Ablage. | KI extrahiert Metadaten (Keywords, Tags) für die Maske. |
| 3. Wissenstransfer | Zentraler Speicherort (Source of Truth). | Dokument wird in den "Wissens-Vektor" für den Chat aufgenommen. |
| 4. Abfrage | Dokument liegt sicher im Archiv. | Mitarbeiter stellt Fragen via Natural Language Chat. |
| 5. Resultat | Liefert das rechtssichere Original-Dokument. | Liefert die präzise Antwort inkl. Quellenverweis. |
Das Ergebnis
Durch diese Verknüpfung wird das Suchen durch Finden ersetzt. Das VISCOM DLS garantiert die Sicherheit, während 506.ai den Zugriff so einfach wie ein Gespräch macht.