DLS Version 16.2

Hier werden finden Sie die Informationen zur Version 16.2. Diese Version wird mit Ende des Quartals 3/2020 zur Verfügung stehen.

Die Design und Styles aus der Version 16.1 wurden wieder zurückgenommen, da dadurch das Programm, v.a. bei PCs mit nicht sehr schneller Grafikkarte, zu langsam wurde und der Fensteraufbau nicht schnell genug war. Wir werden aber dennoch versuchen in Kürze einen Darkmode zur Verfügung zu stellen. Auf jeden Fall wurde das Design mal dahingehend überarbeitet, dass die Icons nun zentral bereitgestellt werden und damit in allen Bereichen des Programms auch gleich aussehen. Des weiteren wurden die Sprachdateien in Deutsch und Englisch überarbeitet.


Nun zu den neuen Funktionen:

Aktivitätsstatistik

Aktivitätsstatistik
 
In der Aktivitätsstatistik kann man sich eine jährliche oder monatliche Auswertung über alle Ereignisse im DLS erstellen lassen. Mit einem Doppelklick auf z.B. alle exportierten Dokumente bekommen Sie ein eine tabellarische und optische Auswertung zu dem Ereignis und können über das Info Icon auch gleich alle Einträge zu dem Event in dem Zeitraum betrachten. Exportieren lassen sich die Daten natürlich auch.
stat02
 

Ereignis - Report

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In den Statistiken gibt es auch zwei neue Einträge mit Ereignsreport - Täglich und Ereignsreport - Monatlich. Damit lassen sich für diverse Ereignisse Grenzwerte festlegen, damit man dann per Mail verständigt werden kann, wenn dieser Grenzwert überschritten wird.

Dokumente prüfen, freigeben etc.

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Bei den Prüf- und Freigabeaktionen gibt es nun eine Buttonleiste oben mit den verschiedenen Aktionen, wie Entwurf betrachten, auschecken, Kommentare ansehen etc.

MS Powerpoint

Die Darstellung und die Übertragung der Daten nach MS Powerpoint hat sich grundlegend geändert - es können nun viel mehr Daten an das MS Powerpoint Dokument gesendet und in das Layout eingebunden werden. Hierfür wird es in Kürze eine eigene Anleitung geben bzw. das entsprechende Kapitel aktualisiert werden.

Ordner suchen

dokumente - ordner - suchen
 
Hier kann man nun auch nach einer Ordner-ID suchen. Also dem 17 stelligen Code des Ordners.

Vorlagenübersicht

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Bei der Vorlagenübersicht in den SA-Tools bekommt man einen Überblick, welche Dokumente welche Vorlage haben und wie viele dieser Dokumente keine aktuelle Vorlage haben. Dieses Tool kann man dann gut verwenden, wenn man die Vorlagen umstellen will.

Dokumente erneut öffnen (MRU) und Pinnwand

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Bei den zwei Punkten wurde auch eine Suche implementiert, falls die Listen mal länger werden.

Servereinstellungen - Volltextsuche

servereinstellungen - volltextsuche
 
Bei der Volltextsuche wurde die Möglichkeit implementiert die Einstellungen zu ändern und damit Dokumententypen aus den Volltextsuche auszuschließen.

Benutzereinstellungen zurücksetzen

Benutzereinstellungen zurücksetzen
 
Es kommt zuweilen vor, dass die Listenansichten durcheinander kommen und nicht mehr richtig angezeigt werden. Hier kann man für den gewählten Benutzer diese Einstellungen zurücksetzen. Weiters kann man auch beim Login diese Option wählen, wenn man die eigenen Einstellungen zurücksetzen will.

Dokumentenordner aus Textfeld einfügen

Ordner Popup
Muss man mehrere Unterordner auf einmal erstellen, dann kann man dies schneller machen, wenn man diese Option hier wählt und alle Ordnernamen in dem Textfeld eingibt oder aus z.B. Excel Liste importiert. Die Einstellungen (Prüfer, Freigebender, Verteiler) werden von dem Ordner übernommen, unter dem diese eingefügt werden. Stellen Sie also vorher sicher, dass diese Einstellungen ihren Anforderungen entsprechen.

Dokument - Events

Document Event Info
Wird ein Dokument importiert, so wird nun mitgeloggt von welcher Datei importiert wurde. Beim Check-in wird das ebenfalls mitgeloggt, damit man das hier schnell ermitteln kann. Einsehen kann man das in dem man in den Dokumenten - Events (aufzurufen über die Dokumenteneigenschaften) auf einen Eintrag doppelklickt.

Prüfung ob ein Dokument bereits importiert wurde

Dokument importieren - Duplikat ignore
 
Wird eine ganze Dokumentenstruktur importiert (also ein gesamter Baum) dann wird auch geprüft, ob ein Dokument bereits vorhanden ist. Bisher konnte man bei dieser Prüfung nur Abbrechen also das Dokument wurde nicht importiert. Nun hat man auch die Möglichkeit diesen Hinweis zu ignorieren und das Dokument dennoch zu importieren.

Eindeutiger Dokumentencode

Servereinstellungen - Dokumentencode
 
Es wurde nun in den Servereinstellungen eine Option aufgenommen, mit der man das System so konfigurieren kann, dass Dokumentencodes nur einmal vergeben werden können. Wir beim Erstellen, Kopieren versucht einen bereits bestehenden Code noch mal zu vergeben, so erscheint ein entsprechender Hinweis.

Reports - Mehrfacher Code

Report Dokumentencode
 
Um mehrfache vergebene Dokumentencodes aufzuspüren, wurde eine Report Funktion in das Hauptmenü aufgenommen. Hier finden Sie einen Punkt bei dem alle mehrfach vergebenen Codes aufgelistet werden. Bitte beachten Sie das gelöschte Dokumente nicht, archivierte Dokumente aber schon berücksichtigt werden. Mit "Suche anwenden" können Sie die Ergebnisse in der Dokumentenliste anzeigen und die Codes über die Dokumenteneigenschaften ändern.

Reports - Mehrfacher Titel

Wie beim Code können hier Dokumente mit dem selben Titel aufgelistet werden.
Suche - Voller Verzeichnispfad
 

Dokumentensuche - Voller Verzeichnispfad

In der Dokumentensuche kam ebenfalls eine Option hinzu. Ist die Option nicht aktiviert, dann wird unter Ordner nur der einfache Ordnername angezeigt, in dem sich das Dokument befindet. Ist die Option angeklickt, dann wird der vollständige Verzeichnispfad angezeigt. Diese Option wurde eingefügt, da es bei mehreren Dokumenten recht lange dauern kann, bis alle vollen Verzeichnispfade für alle Dokumente erstellt wurden. Mit der einfachen Ordneranzeige wird die Anzeige der Suchergebnisse beschleunigt.

Alle ausgecheckten Dokumente

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Für "Admins" gibt es eine neue Funktion, damit sie alle ausgecheckten Dokumente von allen Benutzern einsehen und gegebenenfalls den Checkout abbrechen können.

Dokument reaktivieren mit neuer Versionsnummer

Dokument reaktivieren
 
Von einem Kunden eingemeldet wurde der Wunsch, dass man eine neue Versionsnummer bekommt, wenn man ein abgelaufenes Dokument reaktiviert. Diesem Wunsch haben wir umgesetzt und in die Auswahl zum reaktivieren aufgenommen. Wird diese Option gewählt, dann wird auch das Freigabedatum aktualisiert. Das "Gültig bis" Datum wird berechnet aus dem aktuellen Freigabedatum und der letzten Dauer der Gültigkeit. Wenn Sie diese Option nicht brauchen, oder verwirrend finden, dann wenden Sie sich bitte an uns.

Weitere behobene Bugs

  • Beim Klick auf die zuletzt verwendeten Ordner wurde eine Exception ausgelöst, wenn noch auf keinen Ordner geklickt wurde.

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