Folgende Änderungen und Neuerungen sind in der Version 13.2 eingeflossen. .

Slack- Integration

Ab dieser Version wird es eine Interaktivität von DLS und Slack geben. Dabei können zum einem Dokumente aus dem DLS in Slack geteilt und veröffentlicht werden und auch direkt aus Slack über Slash Befehle Dokumente und weitere Funktionen aus dem DLS abgerufen werden. Weitere Informationen finden Sie bitte hier.

Mattermost - Integration

Ab dieser Version wird es ebenfalls eine Interaktivität von DLS und Mattermost geben. Dabei können zum einem Dokumente aus dem DLS in Mattermost geteilt und veröffentlicht werden und auch direkt aus Mattermost über Slash Befehle Dokumente und weitere Funktionen aus dem DLS abgerufen werden. Weitere Informationen finden Sie bitte hier.

Dokumenteninformationen auf PDF - Dokumenten

Ab dieser Version wird es möglich sein auch auf PDF Dokumenten Informationen zum Dokument, wie Versionsnummer, Freigabedatum und Freigebenden, auszugeben. Welche Felder genau abgebildet werden können, wird noch genauer dokumentiert. Zur Zeit muss auch über die Dokumenteneigenschaften noch für jedes einzelnen PDF Dokument angegeben werden, ob die Dokumenteninformationen gesendet werden sollen. Es werden nicht alle PDF Dokumente automatisch beschickt, da es für die meisten Dokumente nicht notwendig sein wird.

Eigener PDF - Betrachter

Mit dieser Version wird ein eigener PDF – Betrachter ausgeliefert. In der Erstversion wird dieser unter anderem über folgende Funktionen verfügen. Um diesen zu verwenden muss dieser in den Servereinstellungen aktiviert werden. Es wird keine Zuordnung auf Betriebssystemebene geändert und Ihr Standard - PDF Betrachter bleibt erhalten. Entwickelt wurde der PDF Betrachter um in Zukunft besser auf die verschiedenen Bedürfnisse reagieren zu können. So wird es bald möglich sein, über Regeln einzuschränken, ob Benutzer z.B. PDF Dokumente drucken können und PDF werden auch, bei Bedarf, über eine eigene Verschlüsselung verfügen. Weiter bietet sich auch die Möglichkeit, dass PDF Formulare eingelesen und in eine Datenbank oder Excel Tabelle übertragen werden können.

Aktuell bietet der PDF Betrachter unter anderem folgende Funktionen:

• PDF Dokumente öffnen und betrachten.
• Formularfelder ausfüllen
• Formulare erstellen und Anmerkungen einfügen.
• Einzelne PDF - Seiten drehen
• PDF Datei in bestehende einfügen
• Anhänge einfügen und Dateien in das PDF einbetten, speichern und betrachten

PDF Dateien anhängen

Mit dieser Version haben Sie nun auch die Möglichkeit PDF – Dateien an bereits im DLS befindliche Dateien anzuhängen. Sie können einfach bei einem PDF – Dokument, das in Bearbeitung ist, mit Drag&Drop ein PDF - Dokument aus einer Mail oder dem Explorer hineinziehen und es erscheint ein neues Fenster mit der Option PDF – Anhängen. Wenn Sie diese Option wählen wird das Dokument automatisch ausgecheckt, das importierte PDF angehängt und gespeichert.

MS Word - Dokumentenschutz aufheben

Bei MS Word Dokumenten ist es immer wieder vorgekommen, dass absichtlich oder unabsichtlich der Dokumentenschutz „Nur Überarbeitungen zulassen“ gesetzt wurde. Das hatte zur Folge, dass bei einer neuen Version die Überarbeitungsmarkierungen angezeigt wurden, obwohl diese Option deaktiviert wurde. Damit man bei mehreren Dokumenten auf einmal den Schutz aufheben kann, wurde dieser Punkt eingeführt. Damit lassen sich mehrere Dokumente markieren und der Dokumentenschutz aufheben bzw zurücksetzen.

MS Powerpoint konvertieren

In den MS Office Tools ist es nun möglich auch Powerpoint Dokumente in das neue Dateiformat zu konvertieren.

Überprüfen der MS Word Felder

Über die SA - Tools gibt es nun eine Option, mit der man überprüfen kann, ob bei Dokumenten die MS Word Felder alle gesetzt sind bzw ob es Dokumente gibt, wo keine Felder mit den entsprechenden Informationen bezüglich Version, Ersteller, Prüfer, Freigebender etc. vorhanden sind. Da es immer wieder vorkommt, dass in der Kopf und/oder Fußzeile manuell Werte geändert und die Felder gelöscht, und damit nicht mehr automatisch aktualisiert werden, wurde diese Funktion implementiert um regelmäßig überprüfen zu können, ob diese Daten korrekt vorhanden sind.

Dokument reaktivieren

Beim Reaktivieren eines Dokumentes werden in MS Word und MS Excel Ersteller, Prüfender und Freigebender nicht neu beschickt, um das Problem zu umgehen, dass bei einer aktiven Benutzerweiterleitung nicht Personen eingetragen werden, die dass ursprüngliche Dokument nicht erstellt, geprüft oder freigegeben haben.

Bilderordner

Bisher war es nur möglich JPG – Bilder in einen Bilderordner zur platzieren. Nun ist es auch möglich folgende Dateiformate in einem Bilderordner anzuzeigen: PDF, PNG, BMP, GIF, TIF. Von diesen Dateiformaten können Bilder erzeugt und in einem eigenen Bildbetrachter angezeigt werden.

Dokumentenordner - Autoscroll

Bitte beachten Sie zuerst, dass seit der letzten Version die Strg – Taste gedrückt halten müssen, wenn Sie Ordner verschieben wollen. Weiter wurde bei dieser Version eine "Autoscroll" Funktion integriert. Das bedeutet folgendes: Wenn ein Ordner von ganz unten in dem Baum nach oben verschoben werden soll und dieser Ordner ist nicht sichtbar, so bewegt sich der Baum automatisch nach oben bis der entsprechende Eintrag sichtbar wird. Gleiches gilt, wenn ein Ordner von oben nach unten verschoben ist und der Zielordner nicht im sichtbaren Bereich liegt.

“Zur Prüfung kennzeichnen“ von mehreren Dokumenten

Mit dieser Version haben wir auch wieder einiges an Zeit und Aufwand investiert, dass ein schnelleres und einfacheres Arbeiten ermöglicht wird. V.a. vor einem Audit wenn die Zeit meistens knapp wird. Wenn Sie nun mehrere Dokumente im Entwurfsstatus auf einmal markieren und die Aktion „Zur Prüfung kennzeichnen“ wählen, dann öffnet sich ein neues Fenster indem gleich mehrere Dokumente auf einmal behandelt werden können. Neben der Anzeige wer der nächste Prüfer ist, können Sie auch einstellen, ob Verständigungsmails für die einzelnen Dokumente verschickt werden sollen. Es ist zu beachten, dass nur die Verständigungsmails geschickt werden. Die Dokumente werden nicht als Anhang mitgeschickt, um nicht diverse Mailserver zu verstören, wenn da auf einmal X- Dokumente verschickt werden. Wenn das Dokument als Anhang mitgeschickt werden soll, dann müssen Sie die "klassische" Methode verwenden.

“Zurückweisen“ von mehreren Dokumenten

Aus den Dokumententasks und der Dokumentenliste haben Sie nun auch die Möglichkeit mehrere Dokumente auf einmal zurück zuweisen, wenn Sie bei Ihnen zur Prüfung liegen. Egal, ob Sie der Erste Prüfer, Freigebende oder ein weiterer Prüfer sind. Einfach die Einträge aus der Liste wählen und die Aktion „Zurückweisen“ wählen. Haben Sie keine Berechtigung eines der gewählten Dokumente zurück zuweisen, so wird das Dokument nicht in die Liste des Folgefensters aufgenommen. Wenn Sie keine Berechtigung haben eines der gewählten Dokumente zurück zuweisen, so öffnet sich in dem Fall gar kein Folgefenster. In dem Fall müssten Sie prüfen, warum Sie hier keine Berechtigung haben. Wiederum können Sie auch einstellen, ob Verständigungsmails für die einzelnen Dokumente verschickt werden sollen. Es ist zu beachten, dass nur die Verständigungsmails geschickt werden. Die Dokumente werden nicht als Anhang mitgeschickt. Wenn das Dokument als Anhang mitgeschickt werden soll, dann müssen Sie die "klassische" Methode verwenden.

“Zurückziehen“ von mehreren Dokumenten

Aus den Dokumententasks und der Dokumentenliste haben Sie nun auch die Möglichkeit mehrere Dokumente auf einmal zurückzuziehen, wenn die Dokumente freigegeben und nicht mehr gültig oder abgelaufen sind. Einfach die Einträge aus der Liste wählen und die Aktion „Zurückziehen“ wählen. Haben Sie keine Berechtigung eines der gewählten Dokumente zurück zuweisen, so wird das Dokument nicht in die Liste des Folgefensters aufgenommen. Wenn Sie keine Berechtigung haben eines der gewählten Dokumente zurückzuziehen, so öffnet sich in dem Fall gar kein Folgefenster. In dem Fall müssten Sie prüfen, warum Sie hier keine Berechtigung haben. Wiederum können Sie auch einstellen, ob Verständigungsmails für die einzelnen Dokumente verschickt werden sollen. Es ist zu beachten, dass nur die Verständigungsmails geschickt werden. Die Dokumente werden nicht als Anhang mitgeschickt. Wenn das Dokument als Anhang mitgeschickt werden soll, dann müssen Sie die "klassische" Methode verwenden.

“Reaktivieren“ von mehreren Dokumenten

Diese Funktion gibt es nun schon länger, um mehrere abgelaufene oder zurückgezogene Dokumente auf einmal zu reaktivieren, aber das Layout und die Funktionsweise wurde nun an die anderen „Mehrfach“ – Funktionen angepasst. Als weiteres Feature ist dazugekommen, dass man das Ablaufdatum für die Dokumente hier ändern kann, indem man einfach auf einen Listeneintrag doppelklickt oder mehrere Einträge in der Liste markiert und über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag "Datum wählen" anklickt. Damit kann das Ablaufdatum unabhängig von der Vorgabe eingestellt werden.

“Prüfung“ von mehreren Dokumenten

Diese Funktion war die heikelste in diesem Zusammenhang und ist auch nur aus den Dokumententasks aufrufbar. Hier können mehrere Dokumente aus der Taskliste auf einmal markiert und geprüft werden und zwar unabhängig davon auf welcher Prüfstufe sich das Dokument gerade befindet. Das hat v.a. Bedeutung für jene Kundeninstallationen, die mehrere Prüfer aktiviert und in Verwendung haben. Wiederum können Sie auch einstellen, ob Verständigungsmails für die einzelnen Dokumente verschickt werden sollen. Es ist zu beachten, dass nur die Verständigungsmails geschickt werden. Die Dokumente werden nicht als Anhang mitgeschickt. Wenn das Dokument als Anhang mitgeschickt werden soll, dann müssen Sie die "klassische" Methode verwenden.

“Freigabe“ von mehreren Dokumenten

Diese Funktion gibt es nun schon länger, um mehrere Dokumente auf einmal zu freizugeben, aber das Layout und die Funktionsweise wurden nun an die anderen „Mehrfach“ – Funktionen angepasst. Weiter können hier nun auch Verständigungsmails verschickt werden, was bisher nicht möglich war.

Kontakte archivieren

Immer wieder ein Thema, was mit den Mitarbeitern machen, die nicht mehr im Unternehmen sind. Nur löschen ist nicht so einfach, da ja die Mitarbeiter oftmals tief in der Dokumentation verankert sind. Also Ersteller, Prüfer oder Freigebender sind. Es gibt zwar eine Menge an Optionen diese Funktionen auf andere Mitarbeiter umzuleiten, aber auch hier sind Grenzen gesetzt. Aus dem Grund können nun auch Mitarbeiter archiviert werden. Damit sind sie zwar weiter im System vorhanden, werden aber nicht mehr überall angezeigt. Ähnlich wie bei den Dokumenten kann man über die Benutzereinstellungen wählen, ob archivierte Kontakte in der Liste angezeigt werden oder ausgeblendet werden sollen. Auch in der Suche wurde eine Option eingefügt, mit der man nach archivierten Kontakten suchen kann. Auch in den Lookups, also der Auswahl von Kontakten werden die archivierten Kontakte markiert und extra ausgewiesen.

Dokumente nach Erweiterung anzeigen

Diese Funktion war schon mal verfügbar aber aus technischen Gründen, wurde bei der Reimplementierung darauf verzichtet. Nun ist diese Funktion wieder verfügbar. Also man kann die Dokumente nach Art des Dokumentes sortieren (WORD, EXCEL, PDF) wenn sie einfach auf die Spalte klicken in der die Icons angezeigt werden.

Sicherheitseinstellungen betrachten

In den Benutzereinstellungen gibt es neben den neuen Menüeintrag „Kontakt“, bei dem eingestellt werden kann, ob archivierte Kontakte angezeigt oder ausgeblendet werden sollen, auch die Option die aktuellen Sicherheitseinstellungen zu betrachten. Damit können Sie prüfen, auf welche Funktionen Sie Zugriff haben und welche Funktionen für Sie nicht zur Verfügung stehen.

Dokumente zurückziehen aus den Dokumententasks

In den Dokumententasks können nun abgelaufene Dokumente auch zurückgezogen werden. Warum wir erst jetzt auf diesen Gedanken gekommen sind, das an der Stelle einzubauen, ist uns auch nicht klar. Abgelaufene Dokumente können auf jeden Fall einzeln, oder wieder mehrere auf einmal, zurückgezogen werden.

Tasks - Dokumente zur Prüfung markieren

Auch wenn es in der Praxis nicht allzu oft vorkommen wird, wurde in den Dokumententasks die Möglichkeit implementiert zurückgewiesene Dokumente wieder zur Prüfung zu markieren

Mehrere benutzerdefinierte Tasks als erledigt markieren

Wie auch bei den Standard Dokumententasks kann man nun auch gleich mehrere benutzerdefinierte Dokumententasks auf einmal als erledigt markieren. Mailversand ist hier zur Zeit noch keiner vorgesehen.

Kurzbezeichnung in der Kontaktliste

In der Liste der Kontakte wurde die Spalte "Telefon 2" durch die Kurzbezeichnung ersetzt. Da bei vielen Installationen die Kurzbezeichnungen und nicht der volle Name an die Dokumente geschickt werden und die zweite Telefonnummer eigentlich keine Relevanz hat, wurde diese ersetzt, damit man leichter und schneller einen Überblick hat, bei welchen Kontakten keine Kurzbezeichnung angegeben wurde.

Virtuelle Dokumentenansichten

Bei den virtuellen Dokumentenansichten wurde eine Funktion hinzugefügt mit der man eine selbst erstellte Ansicht für alle verfügbar machen kann. Im allgemeinen gilt ja, dass selbst erstellte virtuelle Ansichten nur für den Ersteller sichtbar sind. Über diese Funktion kann man diese dann für alle sichtbar und ausführbar machen.

Dokumenteneigenschaften - Duplikate

In den Dokumenteneigenschaften gibt es einen neuen Eintrag mit der Bennenung "Duplikate". Wenn Sie diesen aufrufen, wird Ihnen angezeigt, ob es zu einem bestehenden Dokument genau gleiche Dokumente im System gibt. Wenn ein Duplikat gefunden wird, haben Sie die Möglichkeit dieses zu löschen oder in einen Link zu verwandeln. Damit bleibt der Eintrag in dem Ordner bestehen, und das verlinkte Dokument wird aufgerufen.

Neues Dokument - Wahl der Vorlage

Bei der Wahl der Vorlage, wenn man ein neues Dokument anlegt wird nun auch der Dokumententyp angezeigt und man kann auch im Dokumententyp suchen.

Links - Archivierte Dokumente

Bei den Links (Weiterführenden Dokumente) wurde die Liste dahingehend erweitert, dass nun auch die Versionsnummer angeführt wird und es wird auch angezeigt, ob das Dokument archiviert oder aktuell ist. Das soll die Übersicht und die Navigation erleichtern

Dokumente zu Dokumentenvorlage

In den Dokumentenvorlage gibt es die neue Funktion "Dokumente zu Dokumentenvorlage", die Ihnen anzeigt, welche Dokumente es zu einer bestimmten Vorlage gibt. Hier ist aber auch zu beachten, dass Sie nur jene Dokumente sehen, für die Sie im Verteiler sind, oder deren Sicherheitsstufe auf "Öffentlich" steht.

Weitere Änderungen

• Ordner: In den Ordnern kann nun über eine Berechtigungsvorgabe in den Sicherheitseinstellungen definiert werden, ob benutzerdefinierte Tasks angelegt oder bearbeitet werden können.
• Ordner: Einträge, auf die der Benutzer auf Grund der Sicherheitseinstellungen keinen Zugriff hat, werden ausgeblendet.
• Ordner: Die Einstellung des Vorgabewerts "Arbeitsdokumente" ist nun auch über die Sicherheitseinstellungen gesteuert.
• Sicherheitseinstellungen: In den Sicherheitseinstellungen kann nun auch nach der Module-ID gesucht werden und ein Fehler beim Aufheben des Filters wurde behoben.
• Erweiterte Suche: Nach dem 9-ten Eintrag beim Speichern der erweiterten Suche als Virtuelle Ansicht, kam es zu einer Fehlermeldung. Dieser Fehler wurde behoben. Weiter wurde beim Bearbeiten einer virtuellen Ansicht der Wert bei einem Datumsfeld nicht angezeigt. Dieses wurde auch behoben.