Version 11.2

Die Version 11.2 ist nun verfügbar. Wenn die neue Version nicht über das automatische Update verfügbar ist können Sie die aktuelle Version können Sie hier runter laden: DLS Downloads. Achtung: letzte Build vom 12.02.2016.

MS Excel Links

Mit der Version vom 12.02.2016 wurde noch ein Fehler behoben. Bei MS Excel 2010 war in den Links das Format ID#Text zu finden und die Links wurden nicht geöffnet. Das wurde dahingehend behoben, dass zum einem der Link nicht mehr den Text enthält und auch das DLS den Link öffnet, falls es den Text enthalten sollte. 
 

Änderungen im Hintergrund

Neben den Änderungen im Funktionsumfang wird aktuell auch viel Zeit und Energie in die Modernisierung der technischen Grundlage des DLS verwendet. Der verwendete Compiler ist in die Jahre gekommen und aus dem Grund ist die Umstellung auf einen Compiler der neuesten Generation notwendig. Daher werden zur Zeit Funktionen im neuen Compiler neu implementiert und in eine DLL übernommen. Welche das sind kann man zur Zeit daran sehen, dass das Icon anders gestaltet ist. Auch ist das Design z.b. der Schaltflächenleiste etwas anders. Bis Ende des Jahres sollte die Umstellung abgeschlossen sein und dann sollte das DLS auch in einer 64-Bit Version zur Verfügung stehen.

Alle Unterordner auf oder einklappen

Um nicht jeden einzelnen Unterordner auf oder zumachen zu müssen, haben wir eingeführt, dass man mit gedruckter "Umschalt" Taste und einem Klick auf das Plus oder Minus vor der Ordnerbezeichnung, den betreffenden Ordner und alle Unterordner auf einmal aufklappen oder zuklappen kann.

Zu Dokument wechseln

Der Button „Zu Dokument wechseln“ hat eine zusätzliche Funktion bekommen. War er nur bisher dafür zuständig, um bei internen Links zum Originaldokument zu wechseln, kann er nun auch bei der Suche über alle Ordner verwendet werden, um zum Dokument im Ordner zu wechseln. Das bedeutet also, dass mit einem Klick auf den Button zuerst der Ordner geöffnet wird, in dem sich das Dokument befindet und das Dokument wieder markiert wird. Damit können Sie auch in den Einstellungen - Ordner die Option "Ordner mit den Dokumenten verschieben", damit nicht alle Unterordner aufgeklappt werden, wenn Sie sich durch die Suchergebnisse navigieren.

PDF Optionen Excel Splitter

Mit den „PDF Optionen Excel Splitter“ können von einzelnen Arbeitsblättern in einem Excel Dokument PDF Seiten erstellt werden und diese verschiedenen Benutzergruppen zugeordnet werden. Wenn Sie also z.B. als QM umfangreiche Excel Dokumente erstellt haben, haben diese zwar einen Verteiler über den der Zugriff reguliert werden kann, aber wenn eine Benutzergruppe Zugriff auf ein Arbeitsblatt haben soll und eine zweite auf ein anderes, so war das bisher nicht möglich. Das können Sie nun ändern, indem Sie dieses Tool aufrufen. Damit wird von jedem Arbeitsblatt ein PDF – Dokument erstellt, das in einen eigenen Ordner verschoben und mit einem eigenen Verteiler versehen werden kann. Wird in weiterer Folge eine neue Version des ursprünglichen Dokumentes erstellt, so wird auch automatisch ein neues PDF von den einzelnen Arbeitsblättern erstellt und in den definierten Verzeichnissen, den definierten Benutzergruppen zur Verfügung gestellt. Lesen Sie mehr.

Druck mit Vorlagenwechsel

Beim Druck mit Vorlagenwechsel wurde die Möglichkeit eingeführt, aus bestehenden freigegebenen Dokumenten PDFs mit einer anderen Kopf und Fußzeile zu erstellen, die dann weiter verarbeitet werden können. Mögliche Anwendungsfälle wären: Dokument wurde mit Layout für Betrieb 1 erstellt soll aber in Betrieb 2, das ein anderes Layout und Logo hat auch verwendet werden. Dokument, das mit einem internen Layout erstellt wurde, soll z.B. an einen Kunden, Lieferanten oder Prüfungsstelle geschickt werden und braucht dafür ein anderes Layout. Lesen Sie mehr.

Dokumentenkommentare

Die Dokumentenkommentare wurden um die Checkbox "Anzeigen beim Öffnen des Dokumentes" erweitert. Damit wird der Kommentar angezeigt, wenn das Dokument zur Ansicht geöffnet wird, Damit lassen sich schnell zusätzliche Informationen dem Betrachter vermitteln. Lesen Sie mehr.

Export von Dokumenten

Beim Export von Dokumenten wurden folgende Erweiterungen implementiert. Zum einem kann man mit einer Checkbox definieren, ob die zu exportierenden Dokumente in ein Verzeichnis oder mit der Verzeichnisstruktur exportiert werden soll. Des Weiteren öffnet nach dem Export der Explorer und zeigt zur weiteren Verarbeitung die exportierten Dokumente an. Lesen Sie mehr.

Neue Version – Vorlagenänderung

Mit dieser Release wurde eine Möglichkeit eingebaut, Änderungen an den Vorlagen automatisch auf die zugeordneten Dokumente anzuwenden. Wird eine neue Version bei einem Dokument erstellt und hat sie die Vorlage dazu geändert (sprich von der Vorlage gibt es auch eine neue Version) dann wird man gefragt, ob die neue Vorlage auf das Dokument angewendet werden soll.

MS Word Tools – Makro ausführen

In dieser Version wurde auch die Möglichkeit erweitert, MS Word Makros auf Dokumente anzuwenden. Bisher war das Problem, dass ein erstelltes Makro nur Lokal zugänglich war und anderen Benutzern nicht zur Verfügung stand. In dieser Version wurde das dahin geändert, dass die Makros nicht mehr Lokal gespeichert werden, sondern in der Datei „dls.dotm“, die automatisch mitgeöffnet wird und damit allen zur Verfügung steht.
 

Neuaufbau Verteiler

Der Aufbau des Verteilers wurde komplett überarbeitet. Neben einer überarbeiteten Darstellung wurde auch die Möglichkeit eingeführt, bei aktiven erweiterten Sicherheitseinstellungen, wo bisher nur Personen in der Prüflogik das Dokument auschecken durften, auch weitere Bearbeiter zu definieren, die das Dokument bearbeiten dürfen. Des Weiteren werden bei den Einträgen auch gleich die Funktionen angezeigt, sodass man gleich sehen kann, wer Ersteller, Prüfer oder Freigebender ist.

Die bisherige gebündelte Auflistung von Gruppen und Mitgliedern wurde überarbeitet und bietet nun folgende Funktionen:
  • Gruppen und Mitglieder: entspricht der bisherigen Darstellung. Gruppen und einzelne Personen werden zusammen in einer Liste dargestellt.
  • Nur Gruppen: Es werden nur die Verteilergruppen, die in dem Verteiler involviert sind dargestellt.
  • Nur Mitglieder: Es wird jedes Mitglied des Verteilers nur einmal angeführt. Egal ob es einzeln oder über eine oder mehrere Gruppen im Verteiler ist. Damit lässt sich leichter überblicken, wer den nun konkret Zugang zu dem Dokument hat.
  • Leseliste: Zeigt an, wer das Dokument in welcher Version zuletzt gelesen hat. Also um genau zu sein, wer das Dokument zuletzt in welcher Version geöffnet hat. Ob das Dokument gelesen und verstanden wurde kann hier nicht überprüft werden. Hierfür müssen Sie die Dokumententests heranziehen.
  • Verteilerereignisse: Hier wird noch angegeben, wer den Verteiler bearbeitet hat. Also Mitglieder oder Gruppen hinzugefügt oder entfernt hat.

Dokumentenpfade exportieren und importieren

Dokumentenpfade können nun exportiert und in einer anderen Installation importiert werden.

Beim Export klicken Sie auf den Eintrag, den Sie exportieren wollen und wählen Sie dann den entsprechenden Eintrag aus dem Menü. Sie werden nach dem Verzeichnis gefragt, in das Sie exportieren wollen. Danach wird der gewählte Ordner, sowie alle Unterverzeichnisse in eine Datei exportiert, die Sie dann weitergeben können oder in einer anderen Installation importieren können.

Beim Import ist zu beachten, dass Sie vor dem Import den Mauszeiger auf den Eintrag setzen, in das die Verzeichnisse importiert werden sollen. Prüfen Sie auch die Voreinstellungen für Verteiler, Prüflogik etc., denn diese Einstellungen werden für die zu importierenden Verzeichnisse übernommen. Es öffnet sich dann ein Fenster in dem Sie die zu importierende Datei angeben können. Hier gilt, dass die ID des Ordners (17stelliger Code) überprüft wird. Ist der Ordner bereits vorhanden, so wird nur gegebenenfalls der Titel geändert, aber er wird nicht hinzugefügt. Wird die ID nicht gefunden, so wird der neue Ordner hinzugefügt
 

Benutzerumleitung

Die Benutzerumleitung wurde überarbeitet und hoffentlich nicht verschlimmbessert. Die Übersicht ist gleich geblieben, jedoch muss man nun, um einen Eintrag zu bearbeiten auf den Eintrag doppelklicken. Es öffnet sich dann ein Fenster, indem zuerst die allgemeinen Daten angezeigt werden. Also gilt die Umleitung für einen gewissen Zeitraum oder permanent etc. Im Eintrag „Ordner“ wird angezeigt, in welchen Ordnern die umzuleitende Person in der Prüflogik ist. Im Eintrag „Dokumente“ wird angezeigt in welchen Dokumenten die betreffende Person in der Prüflogik ist. Bei einer permanenten Umleitung (Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen) sollten Sie auf jeden Fall die Voreinstellungen für die Ordner übernehmen, damit für neue Dokumente, die in dem Ordner erstellt werden, nicht die umgeleitete Person genommen wird. Bei den Dokumenten ist das nicht gleich notwendig, da diese dann im Zuge der Prüfung oder Freigabe automatisch umgestellt werde. Um einen Kontakt in den Dokumente oder Ordnern zu ändern, wählen Sie die einzelnen Einträge aus der Liste oder Strg+A für alle und wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste „Auf gewählte anwenden“. Werden die Dokumente und/oder Ordner auf mehrere Personen verteilt, so müssen Sie den Vorgang entsprechend wiederholen. Es wurden auch einige Fehler korrigiert. So z.B., dass, wenn die erweiterten Sicherheitseinstellungen aktiviert sind, bei einer bestehenden Weiterleitung und Reaktivierung des Dokumentes, die Person auf die weitergeleitet wurde, das Dokument nicht auschecken konnte.
 

Sicherheitseinstellungen bei den Dokumentenverzeichnissen

Von Kundenseite wurde gewünscht, die Bearbeitung der Ordnerstruktur auf einen gewissen Personenkreis einschränken zu können, sodass nur diese neue Ordner anlegen bzw. umbenennen oder löschen können. Hierfür wurde der Reiter „Sicherheit“ in die Ordnereigenschaften aufgenommen. Hier kann ähnlich dem Verteiler angegeben werden welche Gruppen oder Personen die Berechtigung haben sollen Ordner zu bearbeiten. Mit „Sicherheitseinstelllungen auf Unterordner anwenden“ können Sie die Eingabe auf die Unterordner ausdehnen. Steht „Nicht vererbt“ oben, so wurden in diesem Ordner die Werte definiert und können hier geändert werden. Steht hier „Vererbt von Ordner xy“ so können Sie hier auslesen, unter welchem übergeordneten Ordner die Einstellungen vorgenommen wurden. Rufen Sie dann diesen Ordner auf, um Änderungen vorzunehmen. Natürlich können Sie auch untergeordnete Ordner auch anders definieren. In dem Fall wird die Wartung aber mit zunehmender Pfadtiefe immer komplexer.

PDF Erstellung für MS Powerpoint

Umstellungen haben es notwendig gemacht, dass man auch MS Powerpoint Dateien als PDF erstellen kann. Damit haben Sie nun die Möglichkeit, sofern Sie da zweifelhafte Vergnügen haben MS Office 2010 oder höher zu verwenden, auch direkt PDFs auf MS Powerpoint Dokumenten zu erstellen. Dies kann in mit dem entsprechenden Button in der Dokumentenliste geschehen, oder gleich bei der Freigabe indem Sie die die entsprechende Checkbox aktivieren. Bitte beachten Sie, dass auch bei den Servereinstellungen notwendig ist, die Option „PDF Erstellung am Client zulassen“ zu aktivieren.

Startseite

Bei Office 2013 wurde die Funktion eingestellt, dass man eine Powerpoint Präsentation als HTML Präsentation speichern kann. Laut MS war diese Funktion zu unpopulär. Als Resultat funktioniert die Umwandlung der Powerpoint Startseite nicht mehr und wirft die Fehlermeldung "Presentation.SaveAs: Invalid request. Saving as an HTML presentation is not supported " Aus diesem Grund haben wir eine neue Option implementiert, die Startseite anzuzeigen. Nehmen Sie einfach die Powerpoint Datei oder es kann auch eine MS Word Datei sein. Erstellen Sie ein PDF aus dem DLS, wie oben beschrieben. Dann wird das PDF im Startfenster angezeigt und die Links sollten geklickt werden können. Es gilt: Acrobat Reader muss installiert sein. Wir arbeiten an einer Lösung ohne diesen auszukommen. Wenn Sie die Startseite ändern wollen, dann müssen Sie diese Freigeben wie jedes Dokument, eine PDF erstellen, was automatisch erfolgen sollte, erst dann wird die neue Startseite angezeigt

Synchronisierung mit MS Outlook

Aktuell wurden folgende Optionen zur Synchronisation mit MS Outlook neu implementiert oder verbessert: Synchronisation der Kontakte (Export/Import) Synchronisation der Jobs mit den Aufgaben in MS Outlook. Synchronisation des Kalenders

Neue Version abbrechen

Wenn eine neue Version abgebrochen wurde, wurden die „Gültig Bis“ Daten nicht wiederhergestellt. Das wurde behoben. Damit bekommt das Dokument seinen „Abgelaufen“ Status, wenn von einem abgelaufenen Dokument eine neue Version erstellt wird und diese dann wieder abgebrochen wird.

Abgelaufene Dokumente mit Weitergeleiteten Ersteller

Läuft ein Dokument ab und für den Ersteller ist eine Weiterleitung eingerichtet, dann wurde bisher die Verständigungsmail an den Originalersteller und nicht an die weitergeleitete Person geschickt. Das wurde behoben und nun bekommen beide eine E-Mail Verständigung.

Jobs

Bei den Jobs, kann man nun den Kontakt ausblenden, wenn man diesen nicht benötigt. Dazu gehen Sie als Admin in die Servereinstellungen -> Verschiedenes und deaktivieren Sie die Funktion „Kontakt in Jobs anzeigen“

History Chart

Beim Druck der History Chart wurden ein paar Felder (Version, Gültig bis) nicht beschickt. Der Fehler wurde behoben. Weiters waren noch ein paar Spaltenbezeichnungen englisch. Das wurde ebenfalls behoben. Bei einer der letzten Versionen hat sich ein Fehler eingeschlichen, dass ein Dokument nicht über das Menü geöffnet werden konnte. Das wurde behoben.

Dokumententest

Bei den Dokumententest wurden folgende Änderungen vorgenommen:
  • Bei der Testdurchführung wird nun geprüft, ob zumindest eine Antwort angeklickt wurde und erst dann kann der Test weitergeführt werden.
  • Bei den Dokumententests wurde unter "Von mir erstellten Tests" eine Gliederung eingebaut, in der die erstellten Tests nach dem Jahr der Erstellung gruppiert werden, damit die Liste übersichtlicher wird.
  • E-Mailbenachrichtigung an Prüflinge, dass ein Test erstellt wurde und an Ersteller, sobald Test abgelaufen und abgeschlossen ist.
  • Testdurchführung: Button "Zurück" eingebaut, damit man zur vorigen Fragen kommt.
  • Testliste -> Aufnahme eines neuen Ordners, wo alle abgelaufenen Tests einer Person aufgelistet werden
  • Druckmöglichkeit eingebaut, sodass ein Dokumententest als Dokument ausgedruckt werden und der Test offline durchgeführt werden kann. Im Layout des Druckes werden noch einige Verbesserungen folgen. 

Behobene Fehler und kleinere Änderungen

Weitere Fehler wurden behoben:
  • Ist ein Dokument abgelaufen und gleichzeitig eine Benutzerumleitung aktiv, so ging die Verständigungsmail an den Originalersteller und nicht an den umgeleiteten Benutzer. Das wurde behoben, indem nun die Mail an beide geht.
  • Bei der Vorlagenbezeichnung in den Dokumenteneigenschaften wurde das Anzeigefeld vergrößert. Man kann nun auch den Text daraus markieren und kopieren.
  • Drucken Dokumentenliste: Der Status wurde nicht übernommen - wurde behoben.
  • Druck in der History Chart wurde verbessert.
  • Bei abgelaufenen Dokumenten, konnte bei einer Benutzerumleitung der Ersteller das Dokument nicht bearbeiten -> Behoben.
  • Bei der Neuversionierung merkt sich das Programm nun, ob "Änderungen im Dokument" aktiviert ist. Damit muss der Benutzer es nicht immer ausschalten, wenn es nicht gewünscht wird.
  • Die Sortierung in den Dokumentenereignisse, der Dokumenteneigenschaften war nicht korrekt. Wenn man beim Datum von Absteigend auf Aufsteigend geweschselt ist, dann wurde die Uhrzeit nicht korrekt sortiert.
  • Beim Druck in der Dokumentenmatrix wurde teilweise Text überschrieben - wurde ebenfalls behoben.
  • Virtuelle Dokumentenansichten konnten nicht bearbeitet werden. Das wurde behoben.
  • Fehlermeldung bei Servereinstellungen -> Erweiterungen, bei zu langen Dateierweiterungen.

Servereinstellungen - Verschiedenes

In den Servereinstellungen unter Verschiedenes finden Sie bereits einige Optionen, die erst in der kommenden Version eine Bedeutung haben. Wie
  • Weitere Prüfer aktivieren
  • Office Dokumente auf neues Dateiformat konvertieren
  • Internen PDF- Betrachter verwenden
Des weiteren gibt es einige Punkte, die nur unter Rücksprache mit uns aktiviert werden sollten, wie:
  • Alternative Version der Vorlagenkopie verwenden
  • Bei automatischer Vorlagenübernahme auch MS Word Formatvorlagen übernehmen.
  • DLS.Touch Funktionen aktivieren.