Benutzerdefinierte Dokumententasks

Erstellen

Um benutzerdefinierte Dokumententasks zu definieren, klicken Sie im Hauptmenü unter „Dokumente“ auf den Eintrag „Benutzerdefinierte Dokumententasks“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun eigene Dokumententasks definieren können. In der Übersicht können Sie die Tasks sehen, die bereits erstellt wurden.

Übersicht über die Funktionen

NeuNeu Neu legt einen neuen benutzerdefinierten Dokumententask an. Es erscheint ein Fenster in dem Sie die Bezeichnung des Tasks angeben können. Mit dem Button "Speichern" in diesem Fenster werden die Änderungen gespeichert.
BearbeitenBearbeiten Mit dem Icon "Bearbeiten" können Sie die bestehende Bezeichnung ändern. Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste und klicken Sie auf den Button. Ändern Sie den Titel und bestätigen Sie mit "Speichern".
LöschenLöschen Mit dem Icon "Löschen" wird ein benutzerdefinierter Dokumententask gelöscht, wenn Sie sich in der Übersicht befinden. Bereits bei Dokumenten erstellte Tasks bleiben bestehen und werden nicht gelöscht. Befinden Sie sich im Verteilerfenster so löscht dieser Button eine Person oder Gruppe aus dem Vereiler.
VerteilerVerteiler An die im Verteiler vordefinierten Personen wird der Task dann erstellt. Ein Verteiler kann, muss aber nicht erstellt werden und ist nur dann sinnvoll, wenn immer dieselben Personen bei jedem Dokument den Task ausführen sollen. Weitere Informationen finden Sie weiter unten unter Adressaten. Bevor Sie einen Verteiler definieren können, müssen Sie einen Eintrag aus der Liste wählen. Haben Sie keinen Eintrag gewählt, dann springt das Programm wieder automatisch auf die Übersicht.
Verteiler - Mitglied hinzufügenVerteiler - Mitglied hinzufügen Nimmt, wie bei den Dokumentenverteiler eine Person in den Verteiler auf. Diese Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn Sie sich im Verteilerfenster befinden.
Verteiler - Gruppe hinzufügenVerteiler - Gruppe hinzufügen Nimmt, wie bei den Dokumentenverteiler eine Gruppe in den Verteiler auf. Diese Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn Sie sich im Verteilerfenster befinden.
 
Benutzerdefinierte Dokumententasks
 

Dokument einen benutzerdefinierten Task zuzuweisen

Um einem Dokument einen benutzerdefinierten Task zuzuweisen, klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie den Eintrag „Dokument einen benutzerdefinierten Task zuweisen“. Es öffnet sich ein Fenster mit folgenden Funktionen:
NeuNeu Mit "Neu" öffnet sich ein Fenster mit einer Liste der angelegten Tasks. Sie können einen oder mehrere auswählen und dem Dokument zuweisen.
LöschenLöschen Mit dem Icon "Löschen" können Sie einen zugewiesenen Task entfernen.
SetupSetup Mit "Setup" kommen Sie in die oben beschriebene Funktion zum Erstellen von Einträgen.
AnwendenAnwenden Mit "Anwenden" können die Tasks erstellt werden.
Wie schon beschrieben können Sie einem Dokument auch mehrere Tasks zuweisen, die dann auch an verschiedene Personen gehen können.

Tasks generieren

Benutzerdefinierte Dokumententasks - Tasks generieren
 
Zurzeit werden die Tasks nur bei der Freigabe generiert. Ist dem Dokument ein Task zugewiesen, dann erscheint nach der Freigabe ein weiteres Fenster in dem die Tasks generiert werden können. Welche Empfänger hier aufgenommen werden können Sie weiter unten unter Adressaten nachlesen.
AnwendenAnwenden Mit Anwenden werden die Tasks laut Liste erstellt und das Fenster wird geschlossen.
LöschenLöschen Mit dem Icon "Löschen" können Einträge aus der Liste gelöscht werden.
VerteilerVerteiler Mit der Schaltfläche "Verteiler" werden die definierten Adressaten zurückgestellt und alle aus dem Verteiler für das Dokument werden übernommen.
Wie schon beschrieben können Sie einem Dokument auch mehrere Tasks zuweisen, die dann auch an verschiedene Personen gehen können.

Adressaten

Benutzerdefinierte Tasks - Erstellen
 
Die Adressaten des Tasks können bei der Anlage des Tasks definiert werden. Das macht aber nur dann Sinn, wenn der Task wirklich immer an dieselben Personen geht. Sind die Adressaten unterschiedlich, so geben Sie hier besser keine an, sondern weisen dem Dokument nur den Task zu.
Ab Version 15.1 gibt es hier ein paar Änderungen im Verhalten. Sind dem Task Adressaten zugewiesen, dann werden die Tasks automatisch erstellt. Sind hier keine Adressaten zugewiesen, so erscheint ein Fenster in dem Sie definieren können, ob die Adressaten vom letzten Task oder vom Verteiler übernommen werden sollen und Sie haben auch noch die Möglichkeit Adressaten hinzuzufügen oder zu löschen.

Kontrolle

Benutzerdefinierte Dokumententasks - Kontrolle
 
Wenn Sie kontrollieren wollen, ob die Tasks richtig erstellt wurden, dann können Sie das machen, indem Sie in den Eigenschaften des Dokumentes unter dem Eintrag „Tasks“ prüfen, ob diese richtig angelegt wurden. Die Benutzer haben die Tasks dann in ihrer Taskliste.

Task als erledigt markieren

Benutzerdefiniert Dokumententasks - Task als erledigt markieren
 
Die benutzerdefinierten Tasks sind wie die andern Dokumententasks in der Taskliste zu finden. Sie können den Task als erledigt markieren, indem Sie auf den Eintrag doppelt klicken oder den entsprechenden Button klicken oder auch über das Menü der rechten Maustaste. In dem Fenster, das sich öffnet, können entweder die Eigenschaften des Tasks betrachten und auch etwaige Anmerkungen lesen und auch den Task abschließen, indem Sie auf den Button „Task als erledigt markieren“ klicken. Wählen Sie den Button „Abbrechen“ so bleibt der Task bestehen und nur das Fenster wird geschlossen. Wählen Sie den Button „Task als erledigt markieren“, so wird das aktuelle Datum als Ausführungsdatum eingetragen, das Fenster geschlossen und der Task aus der Liste gelöscht.

Dokumentenfreigabe

Dokumententasks - Dokumentenfreigabe
 
Bemerkt man erst bei der Freigabe, dass man einen Task zu dem Dokument erstellen will, so kann man über die Schaltfläche rechts oben das Interface zum Erstellen der Tasks aufrufen.

Ordner

Benutzerdefinierte Dokumententasks - Ordner
 
Bei den Ordnern kann man benutzerdefinierte Dokumententasks voreinstellen. Damit bekommen neue Dokumente in dem Ordner automatisch den Task zugewiesen, wenn sie in dem Ordner erstellt werden. Weiter kann man auch bei bereits bestehenden Dokumenten Tasks auf einmal auf alle Dokumente in dem Ordner zuweisen.
Bei den Ordnereigenschaften gibt es ebenfalls einen neuen Eintrag „Benutzerdefinierte Tasks“. Klickt man auf den Eintrag, so öffnet sich ein Fenster in dem Voreinstellungen für den Ordner definiert werden können. Wie bei den Dokumenten können Sie dem Ordner einen oder mehrere Tasks zuweisen. Über das Menü der rechten Maustaste haben Sie noch die Möglichkeit die Einstellung auf alle Unterordner zu übertragen und auch auf alle Dokumente in einem Ordner zu übertragen. Verlinkte Dokumente werden nicht berücksichtigt und ausgenommen. In dem Fall müssen Sie dem Originaldokument den Task zuweisen.

Anmerkungen

Mails werden zurzeit noch nicht verschickt, wenn die Tasks generiert werden. Das ist aber geplant und diese Funktion sollte demnächst ebenfalls zur Verfügung stehen. Ebenso werden die Tasks zurzeit nur getriggert, wenn ein Dokument freigegeben wird. Es ist aber auch angedacht, so sinnvoll und Bedarf besteht, diese Funktion auch bei anderen Aktionen zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie einen Bedarf hier sehen, dann wenden Sie sich bitte an uns. Diese Tasks können auch wie "normale" Dokumententasks weitergeleitet werden.

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