MS Visio

Kopf und Fußzeile:

Die Übergabe von QM-relevanten Informationen an MS Visio wurde ab Version 22.3 grundlegend erweitert. Auch die Darstellung dieser Daten wurde verbessert. Die können nun flexibel in Kopf- und Fußzeilen oder an beliebigen Positionen innerhalb des Dokuments eingefügt werden. Damit können Sie Kopf und Fußzeile ähnlich den MS Word Dokumenten erstellen.

Ein besonderer Vorteil: Die Informationen werden nun auch in erzeugten PDF-Dateien angezeigt und sind nicht mehr ausschließlich auf Ausdrucke beschränkt. Es werden die Links nun auch eingelesen und in die Datenbank übernommen.

Visio-Dokument mit zentraler Kopfzeile erstellen

Mit einer Hintergrundseite können in Microsoft Visio Dokumentinformationen zentral verwaltet und automatisch auf allen Seiten angezeigt werden. Dies eignet sich insbesondere für QM-Dokumente, Organigramme und Prozessdarstellungen.

1. Hintergrundseite erstellen

Erstellen Sie zunächst eine neue Seite, die als Hintergrundseite verwendet werden soll.

• Neue Seite anlegen.
• Rechtsklick auf die Seite und „Seite einrichten“ auswählen.
• Die Option „Hintergrund“ aktivieren.
• Die Seite als Hintergrundseite speichern.

Diese Seite dient anschließend als Vorlage für alle Inhaltsseiten des Dokuments.

2. Kopfzeile gestalten

Erstellen Sie auf der Hintergrundseite die gewünschte Kopfzeile. Typischerweise besteht sie aus einem Firmenlogo, einem Dokumenttitel und den relevanten Dokumentinformationen.

• Firmenlogo
• Dokumenttitel
• Dokumentnummer
• Version
• Ersteller
• Prüfer
• Freigebender
• Freigabedatum

Für eine einheitliche Darstellung sollten Schriftarten, Farben und Abstände konsistent verwendet werden.

3. Hintergrundseite zuweisen

Damit die Kopfzeile auf allen Seiten sichtbar wird, muss die Hintergrundseite den Inhaltsseiten zugewiesen werden.

• Rechtsklick auf die gewünschte Inhaltsseite.
• „Seite einrichten“ öffnen.
• Zum Reiter „Seiteigenschaften“ wechseln.
• Die zuvor erstellte Hintergrundseite auswählen.

Nach dem Speichern wird die Kopfzeile automatisch auf der jeweiligen Seite angezeigt.

4. Weitere Seiten anlegen

Für zusätzliche Inhaltsseiten sollte dieselbe Hintergrundseite verwendet werden. Dadurch bleibt das Layout über das gesamte Dokument hinweg einheitlich.

• Hintergrundseite allen Seiten zuweisen.
• Gleiche Seitengröße verwenden.
• Druckbereich beachten.

5. Dynamische Dokumentinformationen mit VISCOM.DLS verwenden

VISCOM.DLS stellt Dokumentinformationen als Variablen zur Verfügung. Diese können in Visio-Feldern hinterlegt werden und aktualisieren sich automatisch anhand der Dokumentdaten.

Zum Einfügen eines Feldes gehen Sie wie folgt vor:

• Textfeld oder Shape auswählen.
• „Einfügen → Feld“ öffnen.
• Als Kategorie „Benutzerformel“ auswählen.
• Die gewünschte Formel eingeben.
• Mit „OK“ bestätigen.

Beispiel: Dokumentenart und Code anzeigen

Felder können wie ein Excel über & verbunden werden.
=TheDoc!User.DLSdtShort&" "&TheDoc!User.DLSCode

Verfügbare VISCOM.DLS-Felder in Visio

Die folgenden Felder können in Visio über die Kategorie „Benutzerformel“ verwendet werden. Die Werte werden von VISCOM.DLS automatisch bereitgestellt und können beispielsweise in Kopf- und Fußzeilen angezeigt werden.

Feldname	Beschreibung
TheDoc!User.DLSTitle	Dokumenttitel
TheDoc!User.DLSCode	Dokumentnummer
TheDoc!User.DLSdtShort	Kurzbezeichnung des Dokumenttyps
TheDoc!User.DLSdtLong	Langbezeichnung des Dokumenttyps
TheDoc!User.DLSnewVersNr	Aktuelle Versionsnummer
TheDoc!User.DLSoldVersNr	Vorherige Versionsnummer
TheDoc!User.DLSStatus	Dokumentenstatus
TheDoc!User.DLSCreator	Ersteller
TheDoc!User.DLSCreatorPosition	Position des Erstellers
TheDoc!User.DLSApprover	Prüfer
TheDoc!User.DLSApproverPosition	Position des Prüfers
TheDoc!User.DLSApproved	Prüfdatum
TheDoc!User.DLSApprover2	Zweiter Prüfer
TheDoc!User.DLSApprover2Position	Position des zweiten Prüfers
TheDoc!User.DLSApproved2	Prüfdatum des zweiten Prüfers
TheDoc!User.DLSPrePublisher	Vorfreigeber
TheDoc!User.DLSPrePublisherPosition	Position des Vorfreigebers
TheDoc!User.DLSPrePublished	Datum der Vorfreigabe
TheDoc!User.DLSPublisher	Freigeber
TheDoc!User.DLSPublisherPosition	Position des Freigebers
TheDoc!User.DLSPublished	Freigabedatum
TheDoc!User.DLSValidFrom	Gültig ab
TheDoc!User.DLSValidTo	Gültig bis
TheDoc!User.DLSCategories	Kategorien
TheDoc!User.DLSSecurity	Sicherheitsstufe
TheDoc!User.DLSDocumentClassification	Geheim
TheDoc!User.DLSFolder	Ablageordner
TheDoc!User.DLSProcess	Zugeordneter Prozess
TheDoc!User.DLSHistory	Änderungshistorie
TheDoc!User.DLSCCList	Verteilerliste
TheDoc!User.DLSCCCodes	Verteilercodes
TheDoc!User.DLSBarCode	Barcodewert
TheDoc!User.DLSNewCreated	Erstelldatum der aktuellen Version
TheDoc!User.DLSOldCreated	Erstelldatum der Vorversion
TheDoc!User.DLSReactivated	Reaktivierungsdatum
TheDoc!User.DLSReactivatedBy	Reaktiviert durch

Hinweise zur Verwendung dynamischer Felder

• Dokumentinformationen sollten auf der Hintergrundseite platziert werden.
• Verwenden Sie möglichst keine fest eingetragenen Werte für Dokumentnummern oder Versionen.
• Nutzen Sie stattdessen die bereitgestellten DLS-Felder.
• Prüfen Sie die korrekte Darstellung in der PDF-Ausgabe.
• Testen Sie Vorlagen nach Änderungen an der DLS-Konfiguration.

PDF-Ausgabe prüfen

Vor der Veröffentlichung sollte die PDF-Ausgabe kontrolliert werden.

• Ist die Kopfzeile auf allen Seiten sichtbar?
• Werden alle DLS-Felder korrekt aufgelöst?
• Werden aktuelle Dokumentdaten angezeigt?
• Ist das Firmenlogo korrekt dargestellt?
• Sind alle Texte lesbar?

Wichtige Hinweise

• Hintergrund- und Vordergrundseiten sollten dieselbe Seitengröße besitzen.
• Die Kopfzeile sollte ausschließlich auf der Hintergrundseite erstellt werden.
• Logo, Rahmen und Texte sollten gruppiert werden, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.
• Objekte dürfen sich nicht außerhalb des Druckbereichs befinden.

Durch die Verwendung einer Hintergrundseite und dynamischer VISCOM.DLS-Felder entsteht eine zentral gepflegte Dokumentvorlage mit einer einheitlichen Kopfzeile auf allen Seiten.