Benutzerdefinierte Dokumententasks - Setup

Mit den benutzerdefinierten Dokumententasks kann nun nach der Freigabe eines Dokumentes einen oder mehreren Benutzern ein frei definierbarer Task zugewiesen werden. Exemplarisch angeführt der Task: „Aushang aufhängen“ Hier kann man einem Mitarbeiter nach der Freigabe eines Dokumentes einen Task in seine Taskliste eintragen, dass er aus dem betreffenden Dokument einen Aushang machen soll. Andere Anwendungsmöglichkeiten sind, dass nach der Freigabe eines Dokumentes Parameter in eine andere Software oder ähnliches vorgenommen wird. Der Mitarbeiter, der den Task bekommt muss Rückmelden, dass der Task erledigt wurde.

Aufruf

Aufgerufen kann das Modul über das Hauptmenü werden. Der Menüpunkt ist in das Untermenü Tools verschoben worden, da es die Liste in dem Bereich zu lange wird und der Menüpunkt nicht zu oft gebraucht wird.

Verwaltung

In dem Fenster zur Verwaltung haben Sie im oberen Bereich alle Tasks, die angelegt wurden bzw wo Sie weitere Tasks anlegen können. Ab der Version 19.2 wurde das Desgin überarbeitet und die oberen und unteren Funktionen wurden geteilt. Damit ist es hoffentlich übersichtlicher. Auch sieht man in der Taskübersicht nun auch mehr Informationen gleich auf einem Blick. So ist zu entnehmen, wie vielen Dokumenten der Task zur Zeit aktiv ist und bei wie vielen Dokumenten und Ordnern der Task zugewiesen ist. Oder Sie sehen auch ob möglicherweise bei Dokumenten der Task nicht erstellt wurde.

Erstellen

Um benutzerdefinierte Dokumententasks zu definieren, klicken Sie im Hauptmenü unter „Dokumente“ auf den Eintrag „Benutzerdefinierte Dokumententasks“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun eigene Dokumententasks definieren können. In der Übersicht können Sie die Tasks sehen, die bereits erstellt wurden.
Ab Version 19.2 gibt es die Option "Nur eine Person muss den Task ausführen" Das bedeutet, dass der Task mehreren Personen zugewiesen werden kann, aber er muss nur von einer Person ausgeführt werden. Wird der Task von der Person, die ihn abgearbeitet hat, als erledigt markiert, dann wird dieser für alle als erledigt markiert und scheint in der Taskliste nicht mehr auf.

Funktionen

	Neu (Ctrl+N)	Neu legt einen neuen benutzerdefinierten Dokumententask an. Es erscheint ein Fenster in dem Sie die Bezeichnung des Tasks angeben können. Mit dem Button "Speichern" in diesem Fenster werden die Änderungen übernommen.
	Bearbeiten	Mit dem Icon "Bearbeiten" können Sie die bestehende Bezeichnung ändern. Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste und klicken Sie auf den Button. Ändern Sie den Titel und bestätigen Sie mit "Speichern".
	Löschen	Mit dem Icon "Löschen" wird ein benutzerdefinierter Dokumententask gelöscht. Offene Tasks werden ebenfalls gelöscht. Bereits abgearbeitet Tasks bleiben bestehen.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht

Adressaten des Tasks

Mit Adressaten des Tasks legen Sie fest an wen der Dokumententask erstellt werden soll. Sie können eine bestehende Verteilergruppe nehmen, oder Sie legen zuerst eine neue Verteilergruppe für den Task an und nehmen dann diesen auf. Sie können hier auch keinen Verteiler angeben, wenn sich der Empfänger des Task ständig ändert. Dann wird bei der Freigabe nach den Empfängern des Tasks gefragt. Dieser kann somit dann individuell vergeben werden.

Funktionen

	Verteilergruppe	Öffnet ein Fenster mit der Übersicht über die Verteilergruppen, um eine oder mehrere Verteilergruppen zu wählen.
	Löschen	Löscht die Verteilergruppe aus dem Verteiler.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht

Offene Tasks

"Offene Tasks" zeigt an, welche Tasks bei den Dokumenten offen sind.

Funktionen

	Löschen	Löscht den Task zu dem Dokument.
	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
	Suche anwenden	Lädt alle Einträge aus der Queue in der Dokumentenliste.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht

Zugewiesene Dokumente

"Zugewiesene Dokumente" zeigt an, welchen Dokumenten der Task zugewiesen ist. Angezeigt werden nicht archivierte und nicht gelöschte Dokumente.

Funktionen

	Löschen	Entfernt den Task von dem Dokument.
	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
	Suche anwenden	Lädt alle Einträge aus der Queue in der Dokumentenliste.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht

Zugewiesene Ordner

"Zugewiesene Ordner" zeigt an, welchen Ordnern der Task zugewiesen ist. Angezeigt werden nicht archivierte und nicht gelöschte Ordner. Ist ein Task einem Ordner zugewiesen, dann werden in dem Ordner neu erstellten Dokumenten der Tasks automatisch zugewiesen.

Funktionen

	Löschen	Entfernt den Task von dem Ordner.
	Zu Ordner wechseln	Geht zum aktuell gewählten Ordner im Ordneraufbau.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht