Ab der Version 11.2 gibt es die Funktion "PDF Optionen Excel Splitter". Damit können von einzelnen Arbeitsblättern in einem Excel Dokument PDF Seiten erstellt werden und diese verschiedenen Benutzergruppen zugeordnet werden. Wenn Sie also z.B. als QM umfangreiche Excel Dokumente erstellt haben, haben diese zwar einen Verteiler über den der Zugriff reguliert werden kann, aber wenn eine Benutzergruppe Zugriff auf ein Arbeitsblatt haben soll und eine zweite auf ein anderes, so war das bisher nicht möglich. Das können Sie nun ändern, indem Sie dieses Tool aufrufen. Damit wird von jedem Arbeitsblatt ein PDF – Dokument erstellt, das in einen eigenen Ordner verschoben und mit einem eigenen Verteiler versehen werden kann. Wird in weiterer Folge eine neue Version des ursprünglichen Dokumentes erstellt, so wird auch automatisch ein neues PDF von den einzelnen Arbeitsblättern erstellt und in den definierten Verzeichnissen, den definierten Benutzergruppen zur Verfügung gestellt. Um eine Excel Datei zu splitten, wählen Sie zuerst ein Excel Dokument aus der Liste aus und über das Menü der rechten Maustaste wählen Sie den entsprechenden Menüeintrag an.
Klicken Sie auf den Button "Aufteilen", um alle Arbeitsblätter in PDFs zu konvertieren. Wenn die Erstellung der PDFs abgeschlossen ist, kommt eine entsprechende Meldung.
Die einzelnen Arbeitsblätter werden in der Dokumentenliste nach Abschluss mit dem Originalnamen des Dokumentes und den Namen des Arbeitsblattes angezeigt. In weiterer Folge haben Sie folgende Optionen:
Sie können den Titel des PDF Dokumentes über die Dokumenteneigenschaften ändern.
Sie können die einzelnen PDF Dokumente in einen andere Ordner verschieben.
Sie können den Verteiler für die einzelne PDF Dokumente anpassen.
Des weiteren ist zu beachten:
Sie benötigen eine Office Version größer 2007. Die Versionen darunter können keine PDF erstellen
Es können nur PDFs von freigegebenen Dokumenten gesplittet werden.
Wenn ein Dokument neu versioniert wird, dann werden bei der Freigabe auch von den einzelnen Arbeitsblättern neue PDFs erstellt.
Haben Sie „Alle aufteilen“ geklickt und Sie benötigen aber nicht alle so können Sie einzelne PDF Dokumente auch wieder löschen.
